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請求書を電子化するメリット / デメリットと注意点

請求書電子化

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封書で請求書を送ることによって起きる、紛失や破損などのトラブル。ファイリングの管理と発送にかかる封筒代や切手代も考えると、請求書の電子化はメリットが大きい手段といえます。請求書を電子化するメリットについて解説していきます。

起こりうる紙の請求書のトラブルとかかるコスト

 紙の請求書は従来からのスタンダードな方法ですが、電子化など今まで他に送達の方法がなかったので、問題点などを見直すチャンスもありませんでした。

紙の請求書で起こりうるトラブルとして、電子化されたデータと逆に実態のある紙文書なので「届かない」「届いたけれどみつからなくなった」、または誤送信、住所間違いにより送り主に戻るなど、人の手があいだに入る分、ミスが起こる可能性がありました。

また、請求書の送付先が多くなると請求書を管理するのも大変です。ワードやエクセルの文書データで請求書を作成して管理している場合は、記載ミスや記載不足、データを上書きしてしまうなど、といったトラブルを避けるための細かい神経を使います。

コストの面ではどうでしょうか。切手、封筒代、作成する人の人件費は意外にかかるものです。自分で請求書を作成している事業者の方でしたら、電子化して時間に余裕ができればその時間で稼げる時間がつくれるわけです。

 

請求書の電子化によって得られる4つのメリット

請求書を電子化することによって得られるメリットを4つご紹介します。

  1. オリジナルの請求書がすぐにできる

クラウドのサービスなどを使う場合は、インターネット上に電子化されたデータが保存され、インターネットに接続できる環境があれば請求書をどこでも作成して送付することができます。

  1. 請求書の内容を会計データなどに取り込みできる

クラウドのサービスを使った請求書作成システムと連動した会計ソフトを使う場合は、わざわざ会計ソフトで売上入力をしなくても、ボタンひとつで金額の連動可能となります。

3.PDF印刷やメール送信がかんたん

請求書の作成の時にPDF化などの電子化の操作をすれば、簡単にPDF形式の請求書を作成でき、メールで送付先に送ることが可能です。外出先などでは、便利なシステムです。

  1. 取引先の専用請求書を作成できる

電子化サービスのシステムを利用して、取引先別の個別のフォーマットを作成することができるサービスが付加していれば、自分でエクセルやワードで作成する手間はありません。

電子化サービスの一般的な請求書発行の流れ

 請求書を電子化するための、一般的な手続きの流れをみてみましょう。

帳票など書式形式の打ち合わせをして、作成したい相手別に明細データの準備、帳票を確認します。この段階で問題がなければ、取引先へ紙の請求書から電子化することについて周知します。次月から、請求書の電子化サービス利用開始します、まだ、この段階では紙文書との並行利用が望ましいです。さらに次月になってから、完全に請求書の電子化に移行という流れとなります。
3か月ほどの猶予期間をもってシステム移行します。弊社が開発した請求管理クラウド「請求管理ロボ」では、請求書の電子化が可能になります。請求書を自動でメール送付し、会計データに取り込むこともできます。よろしければご覧ください。

メリットまとめ

請求書を電子化することにより、税務上の課税文書の定義からはずれて印紙税が必要なくなります。電子データでも印刷したら紙なので印紙が必要なのでは、と思われがちですが、電子データの場合は、データが「原本」になり印刷した紙が「コピー」という扱いになりますので印紙税は必要なくなるのです。

以上、請求書を電子化することのメリットについて紹介しました。
では反対に請求書を電子化することには、どのようなデメリットがあるのでしょうか。
ここからは「請求書を電子化するデメリット」と「請求書の電子化における問題点」について考えてみたいと思います。

請求書を電子化するデメリットと問題点

請求書を電子化するデメリットと問題点

請求書を電子化するデメリット

請求書を電子化することには、少なからず以下のようなデメリットがあります。

・視認性が悪い

多くの方が文書はパソコンの画面で見るよりも、紙に印刷したほうが見やすいと考えているのではないでしょうか。
パソコンの画面上で請求書を見ながら作業すると、紙の請求書を使用する場合よりも作業効率が落ちてしまう可能性があります。

・電子データ化するまでが大変

もし、それまでの全ての請求書を紙媒体で保存していた場合は、それら全てをデータ化するのに膨大な作業量が必要となってしまいます。

・情報漏洩の可能性が高くなる

紙媒体で保管されている請求書に比べて、電子化された請求書は第三者に情報が抜き取られる可能性が高くなります。


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請求書の電子化における問題点

請求書を電子化するデメリットと問題点
請求書の電子化を普及させていくためには、いくつかの問題点や今後解決していかなくてはならない課題があります。
特に以下のような「請求される側が受ける負担」の解決策の検討は、大きな課題であるといえるでしょう。

・コストを削減できるのは請求する側だけ

紙の請求書を作成・郵送するコストを削減できることが、請求する側の大きなメリットとなっていましたが、請求される側はどうでしょうか?
請求先は請求書を電子データで受領した場合、紙で出力する際に自社で印刷コストを負担しなければならなくなります。

・サーバーが落ちるとデータを閲覧できなくなる

請求書を全て電子データで保存していると、万が一サーバーが落ちてしまった場合に、それらのデータを閲覧することが出来なくなってしまいます。
特にデータ化された請求書を送った後でサーバーが落ちてしまった場合は、請求される側に大きな迷惑を掛けてしまうことでしょう。

・IDとパスワードを管理しなければならない

請求される側は、電子化された請求書を閲覧する際に、IDとパスワードを入力してログインしなければなりません。
そのため請求書を電子化している支払先が増えれば増えるほど、請求先の担当者は多くのIDとパスワードを管理しなければいけなくなります。

このように請求書の電子化は、請求される側にとってはまだまだメリットが少ないものとなっています。
「双方にとって如何にメリットの大きいものにしていくか」というのが、請求書の電子化における今後の重要課題であるといえるでしょう。

デメリットまとめ

請求書の電子化を推進する際には、上記のような事態を事前に想定しておきましょう。弊社の提供する請求書クラウド「請求管理ロボ」では、請求書のメール送信と郵送の両方に対応しております。相手先によって送付手段を切り替えることも可能なため、コスト削減と顧客関係の構築を同時に取り組むことが可能なのでぜひお試しください。
請求管理」「請求書電子化」「請求書作成」「請求書送付」「リカーリング(継続請求)」といった機能を備えており、貴社の請求管理を効率化します。
 

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