「バーチャル口座」とは?振込専用口座の活用で消込作業が改善 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

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「バーチャル口座」とは?振込専用口座の活用で消込作業が改善

入金消込

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オンラインショップではクレジットカード決済が主流となってきていますが、クレジットカードを所持していない人やネットでのクレジットカード支払いに抵抗がある人も一定数存在しており、そうしたお客様にニーズが高いのが銀行振込による支払いになります。
しかし、銀行振込ではクレジットカード決済と比べて入金消込作業が煩雑になるのが悩ましいところ。銀行振込を利用するお客様が増えるほど、毎月の消込作業の負担も大きくなってしまいます。中には、消込作業の遅れから発送が遅れ、クレームにつながってしまうといったケースも。

そんな売掛金の消込作業をスムーズに行うために活用したい「バーチャル口座」についてご説明します。

「バーチャル口座」ってどんなもの?

通常の銀行口座では、1つの預金口座に対して固有の口座番号が割り当てられています。口座番号はいずれの銀行においても7桁の数字となっていて、これに銀行ごとに割り当てられた3桁の銀行番号を合わせて口座番号と呼ぶこともあります。

こうした実際の口座とは別に、「バーチャル口座」というものがあります。これは銀行など各金融機関が事業者に提供する、振込専用の口座番号です。口座番号ごとに現実の預金口座が存在しているわけではなく、あくまでもシステム上のバーチャル(仮想)口座となります。

具体的な活用法は? バーチャル口座のしくみ

システム上のバーチャルな口座と言われてもピンと来ないという方もいるかもしれません。そこで、具体的にどのように活用するものなのかをご説明したいと思います。

(1)金融機関が事業者に対して複数の口座番号(バーチャル口座)を提供します。
(2)事業者は提供されたバーチャル口座の口座番号を、「取引先ごとや各取引ごと」に割り当て、請求書を発行します。
(3)取引先は、指定されたバーチャル口座に請求額を入金します。バーチャル口座宛てに入金されたお金は、実際には請求主である事業者が指定した口座に振り込まれます。
(4)事業者は、振込入金データを取得。入金された口座番号から取引先や取引を即座に特定できるため、消込がすぐに完了します。

つまりお客様ごとや注文ごとに、振込先として個別のバーチャル口座を割り当てることにより、入金データからお客様や注文を特定できるようになるサービスです。

経理担当者を悩ませる「消込作業」とは

「消込」とは、債権および債務の勘定科目の残高を消していくことを言います。売上と入金のタイミングが異なる取引では、売上が立ったタイミングで「売掛金」として借方で仕訳を切り、入金されたタイミングで「預金」として貸方で仕訳を切ります。この2つを合わせると売掛金が消えることになり、この売掛金を消していく作業が「消込作業」です。
取引件数や取引先が多くなる程、この消込作業は煩雑になります。膨大な入金情報のリストと、請求先のリストをつき合わせて作業を行う必要があるためです。

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消込作業はミス発生によるリスクが大きい!

消込作業は確認が何度も必要になり、効率も悪く経理担当者の負担がかなり大きいものです。結果的にミスも起こりやすいといえるでしょう。
消込にミスがあれば、売掛金が回収できないだけでなく、請求漏れや二重請求などで、取引先に迷惑をかけてしまう可能性も。単純に売掛金の未回収だけではなく、企業の信用にも関わるリスクがあるのです。
つまり、消込はミスが起こりやすい作業であるにもかかわらず、ミス発生の際のリスクが非常に大きい作業なのです。

そんな消込作業に時間を取られて、月末はいつも仕事が終わらないという経理の方も多いのではないでしょうか。

バーチャル口座を利用するメリットとは

振込専用口座としてバーチャル口座を利用することによって、以下のようなメリットが得られます。

・消込作業の負担軽減
バーチャル口座の特定の口座番号を利用することで、自動的に消込作業を完了させることができます。消込作業にかかる時間と労力が大幅に軽減され、ミスも起こりにくくなり、結果としてコストの軽減にもつながります。また、同姓同名のお客様がいる場合や、ご家族名義での振り込みなどのケースでも正確に消込を行うことができます。

・取引先へのサービス向上
入金確認後に商品を発送するようなビジネスでは、消込作業のスピードアップにより商品発送までの時間が短縮され、取引先へのサービス向上となります。
先方の入金遅れや入金金額の間違いなどもすぐに発見できるため、迅速に対応することが可能になります。

・経理データが即時作成できる
消込作業が即座に完了することにより、常にリアルタイムでの経理データを参照できるようになります。売掛金の回収状況を把握しやすくなり、キャッシュフロー計画が立てやすくなります。

・専用口座を開設しなくてもOK
オンラインショップでは、法人名義や屋号(ショップ名義)での口座を開設するのが一般的ですが、こうした口座の開設には証明書類が必要なケースなども多く、意外とハードルが高いものです。バーチャル口座を利用する場合、専用の口座を開設する必要がありません。口座開設の労力を省くことができるのもバーチャル口座利用のメリットの一つだと言えるでしょう。

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まとめ

以上、バーチャル口座の基本事項をご紹介しました。オンラインショップの運営を行っている方、煩雑な入金管理に悩まされている方、毎月の消し込み作業の負担やトラブルにお悩みの経理担当者や経営者の方は、バーチャル口座の利用をご検討なさってみてはいかがでしょうか。

 
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