口座振替(収納代行)の手続きの仕方

口座振替(収納代行)の手続きの仕方

[記事更新日]

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 家賃や公共料金、携帯電話の支払い等、定期的な集金を銀行振込や手渡しではなく口座振替を利用されてる方も多いかと思います。
今回は事業者様が口座振替サービスを利用するにあたり、必要な手順をまとめております。
実際に、エンドユーザーの口座からお金を引き落とすために大きく分けて5つのステップが存在します。それぞれ見ていきましょう。

口座振替(収納代行)の手続きの仕方

1.収納代行機関あるいは決済代行会社と契約をしましょう

口座振替サービスの利用には収納代行機関(金融機関)や提携先の決済代行会社との契約が必要になります。国内では約10社近くの企業が口座振替サービスを提供しておりますが、各会社により下記のような点が変わってきます。ご希望に合ったサービスを選択しましょう。

・振替日
毎月の引き落とされる日程が各会社により変わります。
(例:毎月10日・15日・26日・27日など)

・導入スケジュール
ご利用前に指定の収納代行機関の審査が必要になります。各会社により審査期間が変わります。また、各会社により提出書類が異なりますのでご注意下さい。

・ご利用料金
1件あたりの手数料や振替依頼書の発行費などがございます。

2.お客様に振替依頼書を記入して頂きましょう

無事に、口座振替サービスをご契約頂いた後は、エンドユーザーに振替依頼書を記入して頂きます。引き落としをかける金融機関口座の登録に必要な書類となり、記入の際のポイントが幾つかございます。各ポイントは別の記事より参照ください。

【口座振替依頼書の書き方/手続きでよくあるお悩み4選】

口座振替依頼書の書き方/手続きでよくあるお悩み4選

3.振替依頼書を収納代行機関に送付しましょう

エンドユーザーへ記入頂いた振替依頼書は指定の収納代行機関に郵送しましょう。その際、下記2点に注意しましょう。

・到着期限の確認
指定した振替日ごとに、収納代行機関への到着期限があります。
詳細の期限は、各収納代行機関が発表しておりますスケジュール表にてご確認ください。

・依頼書の控えを取る(コピーまたはスキャン)
4.で説明させて頂くデータ入力後に、修正が必要になる場合があるため、控えを取ることを推奨致します。

4.請求情報を登録しましょう

エンドユーザーより振替依頼書が返送されましたら、管理画面へ口座情報・振替データを入力しましょう。入力はWeb上から行う場合が一般的です。入力データが多い際は、CSVデータでまとめて登録する方法もございます。ぜひ活用しましょう。

※ CSVデータ: Comma Separated Valueの略で、Comma(カンマ)で Separated (区切った)Value(値)です。

5.引き落とし結果を待ちましょう

口座振替の振替結果は振替日から数日後に確認ができます。即日ではありませんのでご注意下さい。結果を確認後、引き落としができなかった方の原因の調査や督促のご連絡は加盟店様自身で行って頂きます。

今回ご紹介した内容を一度チェックしていただくだけでも、サービス選定や業務改善に期待できるかと思います。ぜひご利用ください。


著者プロフィール
松永 慎哉

2017年ROBOT PAYMENT入社後、決済サービス営業部へ配属。
これまで複数社のベンチャー企業で勤務していた経験を活かし、配属後は主にサービス立ち上げ期の集金周りのサポートに従事しており、延べ150社近くの支援に携わる。

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