業務改善!企業の生産性向上に必要な要素は?

業務改善!企業の生産性向上に必要な要素は?

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業務改善! 企業の生産性向上に必要な要素は?

経済のグローバル化の進展、少子高齢化、環境問題の深刻化など、構造的な変化により、国内の中小企業における景気の回復度合いは大企業と比べていまだ低い状況です。一方で、中小企業は、消費者や取引先のニーズに柔軟に対応し、創造的なビジネス展開をおこなえる存在と考えられており、中小企業の生産性向上は重要な課題となっています。
ここでは、中小企業の生産性を向上するために必要な要素にはどのようなものがあるのかについて考えていきましょう。

日本は先進国最低レベル!?「労働生産性」の重要性

「労働生産性」とは、投入した労働量に対してどのぐらいの生産量が得られたかを表す指標で、生産過程における労働の効率を示すものです。いくつかの解釈があり、生産額を生産物の量で示したものを物的生産性、価格で示したものを価値生産性と言います。

公益財団法人日本生産性本部が発表している「労働生産性の国際比較(2016年度版)」によれば、2015年の日本の時間当たり労働生産性は、42.1ドル(4,439円)。米国の6割強の水準で、順位はOECD加盟35カ国中20位。1人あたりの労働生産性は、74,315ドル(783万円)、OECD加盟35カ国中22位となっています。これは、主要先進国の中で最下位です。

労働生産性が高ければ、少ない労働で大きな収益を生み出すことになり、逆に労働生産性が低ければ、多くの労働で少ない収益を生み出すということになります。

労働生産性の向上の重要性を認識し、効果的に労働生産性を向上させる取り組みをおこなっていくことは、これからの日本企業にとって大きな課題であると言えるでしょう。

ホワイトカラーにおける労働生産性の向上が課題に

日本の製造業の生産性や品質の高さは世界に知られるところです。それにもかかわらず、日本の労働生産性の高さは先進国の中で最下位となっています。これは主に、ホワイトカラーの生産性の低さが大きな要因であると考えられています。日本の産業構造の主流が第2次産業から第3次産業へとシフトし、雇用形態も多様化するなか、ホワイトカラーの生産性向上は重要な課題となっています。

日本のホワイトカラーにおける生産性の低さの理由として、主に以下の3点が指摘されています。

(1)ホワイトカラーの生産性に対する、経営者の意識の低さ
(2)ホワイトカラーの業務の効果測定のしづらさ
(3)残業代の支給による総労働時間の長さ

上記の(2)と(3)に関連して、ホワイトカラーの労働者に対し労働時間に基づき給与を決定すると、同じ作業と成果を長時間かけて完成させる方が残業代を多く支給され、効率よく業務を完了させると残業代が少ないぶん支給される給与額が低くなるという問題があります。この問題に対する解決策としてアメリカやドイツなどの国で実施されているのが、時間ではなく成果に応じて給与が決定される「ホワイトカラーエグゼンプション」という制度です。

日本でもホワイトカラーの生産性向上を図るため導入に向けた動きが見られますが、一方で長時間労働を助長する可能性も懸念されており、慎重に検討が進められている状況です。

日本企業の労働生産性が低い原因は?

先述のとおり日本の労働生産性は、先進国の中で最も低いのが現状です。では、アメリカやドイツなど高い労働生産性を誇る国々と日本では、どのような違いがあるのでしょうか。

生産性が高いとされる諸外国の労働者と、日本人の労働者の資質や能力に大きな差があるというわけではありません。

大きな違いとして、業務に対する重要度の設定が明確になっているかどうかという点が考えられます。労働生産性の高い国々では「重要な業務にしっかりと労力をかけ、それほど重要ではない業務については力を抜く」という働き方が当たり前のように確立しているのです。
一方で日本人の労働者は、すべての業務に対してまんべんなく労力を投じ、丁寧にやりとげようとする傾向があります。これは日本人の美徳とも言えますが、あまりにこの傾向が強いとやはり生産性は低くなります。また、経営者や上司にもこうした働き方を良しとする風潮がまだまだ強い点も問題です。些末な部分にまで多大な時間や労力を求めるコスト意識の低さが、日本の労働生産性の低さの大きな要因になっていると考えられています。

個人の労働生産性の向上に有効な方法は?

個人の労働生産性を向上するには、以下のような方法が有効であると考えられています。

・成果を明確にする
成果が曖昧になっている仕事では、クオリティの向上は望めません。限られた時間の中でクオリティの高い仕事をするには、依頼者や発注者の求める成果を最優先する必要があるのです。成果を明確にすることでおこなうべき業務の取捨選択ができるようになります。まずは何を目的とした仕事なのか、成果を明確にするのが大切です。

・必要なタスクを洗い出し段取りする
求められる成果を実現するためにどのような工程が必要になるのか、おこなうべき業務の洗い出しをあらかじめしっかりとおこないます。どのようなタスクが生じ、それぞれにどの程度時間がかかるのか、どのタスクが重要なのかについて把握することでスムーズに業務をおこなうための段取りができます。

・一つの作業にはできるだけまとまった時間を確保する
ピーター・F・ドラッカーは、著書『プロフェッショナルの条件』で「時間は、大きなまとまりにする必要がある。小さなまとまりでは、いかに合計が多くとも役に立たない」と述べています。一つの仕事を細切れにおこなうよりも、まとまった時間を取って作業するほうが当然、生産性は向上します。一つのタスクに必要な時間を大まかに見積り、できるだけまとまった時間を確保して作業に取り組む必要があるのです。

・休憩や仮眠を取り入れる
限られた時間内での生産性を向上するためには、時間内により多くの作業時間を確保しなければならないと考えがち。しかし、集中力を常に最大に保ち続けるのは難しいものです。集中して作業する時間の間に適宜、休憩や仮眠を取り入れることで業務への集中力が高まり、結果的に生産性向上につながります。

個人の労働生産性の向上に有効な方法は?

中小企業の生産性向上につながるクラウドサービス

勤怠管理や採用管理などの事務作業は煩雑で、これらの事務処理に要する時間が本来の生産性を高める業務への集中を妨げているケースは少なくありません。そうした事務処理の労力軽減に役立つのが、さまざまなデータを一元管理できるクラウド型のサービスです。導入することで生産性向上に役立つ、注目のクラウドサービスをいくつかご紹介します。

・jinjer(ジンジャー)
https://hcm-jinjer.com/

jinjerは採用管理、勤怠管理、人材管理、マイナンバー管理など人事領域のさまざまな業務データをシームレスに管理できるシステムです。クラウド型のサービスなので、サーバーの設置や設定、バージョン管理などの必要がなく、いつでも最新バージョンを使用できます。 人事領域のデータの数値化および可視化を実現することで、生産性向上が期待できるサービスです。

・ジョブカン勤怠管理

トップページ

ジョブカンは15,000社以上が導入しているクラウド型の勤怠管理システムです。ICカード打刻、指静脈打刻、モバイル打刻など多彩な打刻方法に対応し、出勤管理やシフト管理、休暇および残業申請管理など、勤怠管理にまつわるデータを連動して管理することができます。スタッフの勤怠状況を自動で集計、ダウンロードして会計ソフトや給与ソフトと連動することも可能です。

・KING OF TIME(キングオブタイム)
http://www.kingtime.jp/

KING OF TIMEは、さまざまな業種・業態の企業8,000社以上に導入されているクラウド勤怠管理システムです。PCやモバイル、ICカード、生体認証(指紋・指静脈)など多くの打刻方法が可能で、打刻データはリアルタイムで自動計算されます。また、シフト管理や残業管理、休暇管理、承認申請などさまざまな業務に対応しています。CSVデータの出力、インポートもできるため、給与ソフトやほかのサービスとの連携も可能です。

・HRMOS(ハーモス)採用管理
https://hrmos.co/saiyo/

HRMOS採用管理は、採用活動のデータを可視化・分析するクラウド採用管理システム。応募者の情報や人材紹介会社とのやりとり、面接の評価など採用に関するデータを一元管理することができるシステムです。煩雑な採用業務を一元化することで、採用業務の生産性向上につながります。また、応募者数や面接実施数、面接官の評価など、採用のあらゆる情報をリアルタイムに可視化できるため、精度の高い判断が可能となります。

・リクログ(Reclog)
https://www.hr-s.co.jp/product/reclog/

リクログは、クラウド型の中途採用向け業務支援・採用管理システムです。採用ホームページ管理・更新機能や応募受付・管理を効率化する応募者重複チェック、複数の求人媒体経由の応募情報を一元管理する機能、会社説明会管理機能、進捗管理機能、面接管理機能、アラートメール機能など多彩な機能で採用業務をサポートしてくれます。これまで多大な時間を割いていた管理業務や連絡業務を効率化することでより重要度の高い業務に集中することができ、生産性の向上に役立ってくれるでしょう。

生産性向上のために活用したい「中小企業投資促進税制」とは

「中小企業投資促進税制」は、中小企業における生産性の向上を図るために導入された制度です。これは確定申告で青色申告書を提出する中小企業や個人事業主に適用される制度で、設備投資に使ったお金を「特別償却」として計上したり、税額控除を受けたりできるというもの。一定の設備投資を行った場合に、税額控除(7%)または特別償却(30%)の適用が認められます。概要は以下のとおりです。

【適用期間】
平成30年度末まで

【対象者】
・中小企業者等(資本金額1億円以下の法人、農業協同組合等)
・従業員数1000人以下の個人事業主

【対象設備】
機械および装置【1台160万以上】
・測定工具及び検査工具【1台120万以上、1台30万以上かつ複数合計120万以上】
・一定のソフトウェア【一つのソフトウェアが70万以上、複数合計70万以上】
※複写して販売するための原本、開発研究用のもの、サーバー用OSのうち一定のものなどは除く
・貨物自動車(車両総重量3.5トン以上)
・内航船舶(取得価格の75%が対象)

【措置内容】
個人事業主および資本金3,000万以下の中小企業:30%特別償却または7%税額控除
資本金3,000万超の中小企業:30%特別償却

中小企業投資促進税制を利用すれば、設備投資に対する減税を見込むことができるため、さらなる設備投資をおこないやすくなります。設備投資を予定している企業は、制度を理解したうえで上手に活用することで生産性の向上につながると言えるでしょう。

中小企業の労働生産性向上のために

企業の生産性を向上するために必要なさまざまな要素についてご紹介してきました。労働生産性の向上の重要性を認識し、向上させるための取り組みをおこなっていくことはこれからの中小企業に欠かせない視点だと言えるでしょう。
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