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請求書を作成する前に確認しておきたい5つのポイント

請求書作成

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請求書作成イメージ

請求書は間違いなく正確に作成、送付するのが大切です。書式や作成段階での誤りがないようにすることももちろん重要なのですが、実は作成に取りかかる前に確認しておくべきことも少なくありません。ここでは、請求書を作成する前に確認しておきたいポイントをご紹介します。

そもそも請求書とは

ビジネスにおける請求書とは、サービスや商品の対価の支払いを求めていることを、相手先に通知するための文書のことを言います。また、取引の内容を証明する「証憑(しょうひょう)書類」の一つでもあります。
正しい金額と内容、支払い期限や振込口座などを請求書に記載することで、相手先の支払い忘れや間違いなどを防ぐことに役立ちます。

請求書を作成する前に確認しておくべきポイント

ポイント1:請求書の発行日

経理の締め日や支払日は、企業によってさまざまです。請求のタイミングと先方の処理のタイミングが合うように、請求書の発行日についてはあらかじめ請求先に確認したうえで決めておくようにしましょう。

ポイント2:支払期限はいつまでか

支払期限が明確になっていないと、請求したにもかかわらず支払いがなかなか行われないという事態を招くことになりかねません。こうしたトラブルを避けるために、支払期限はきちんと確認し、伝えておくことが大切です。

ポイント3:振込手数料はどちらが負担するのか

振込手数料は、支払う側が負担するのが一般的となっています。しかし、契約で振込手数料についての取り決めや指定があるケースもあるため、あらかじめ契約を確認しておきましょう。また、相手に振込手数料を負担させたくない場合は、請求書に明記しておくと良いでしょう。

ポイント4:消費税の扱いはどうなるのか

消費税の算出で端数が出た場合、一般的には「切り捨て」とすることが多いですが、企業によっては「四捨五入」「切り上げ」といったルールを設けているケースもあります。相手先の企業での算出方法について、事前に確認しておくことをおすすめします。

ポイント5:相手先の正式な名称を確認しておく

通常の業務では、相手先の正式な名称(社名)を意識することが少ないものです。「株式会社○○」なのか「○○株式会社」なのかなど、間違いのないように請求書作成の前に正式な社名を確認しておきましょう。

請求書作成イメージ②

請求書を実際に作成する前に確認しておいたほうが良いポイントを5つご紹介しました。作成してしまってから間違いに気づいたり、間違った内容で作成した請求書を送付してトラブルになってしまったりすることのないように、作成前にしっかりと確認しておくことをおすすめします。

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