いつまで残しておくべき?請求書の保存期間について

いつまで残しておくべき?請求書の保存期間について

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請求書保管期間イメージ①

取引にともなって、請求書をはじめとした書類や書面は日々増えていくものです。こうした書類の保管スペースの確保に頭を悩ませている方もいらっしゃるのではないでしょうか?
しかし、請求書は一定期間保存することが義務付けられています。スペースが足りないからと勝手に処分してしまうわけにはいきません。ここでは、請求書の保存期間についてご説明します。

法人の場合、請求書の保存期間は7年

請求書や領収書など、取引に関して作成または受領した書類は証憑(しょうひょう)書類と呼ばれ、取引の証拠となるものです。
法人は、これらの証憑書類を帳簿とともに7年間保存する義務があります。つまり、法人の場合、請求書を7年間保存する必要があるというわけです。

ここでいう7年間とは、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から起算するものです。請求書の発行日や受領日から7年間というわけではないので注意してください。
法人の確定申告の提出期限は、事業年度終了の日の翌日から2か月以内と定められているので、例えば3月決算の法人の場合、5月末から起算して7年間が請求書の保存期間となります。

ただし、平成23年12月の税制改正で青色申告書を提出した事業年度の欠損金の繰越期間が9年とされたことにともない、平成20年4月1日以後に終了した欠損金の生じた事業年度に発行された請求書の保存期間は9年間となっています。
また、平成27年度および28年度税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する欠損金の生ずる事業年度に発行された請求書の保存期間が10年間に延長されました。

個人事業主の場合、請求書の保存期間は5年

個人事業主も請求書などの証憑書類を保存する必要があります。保存期間は、青色申告か白色申告かに関わらず、5年間と定められています。ただし、帳簿については7年間保存する義務があるため、できれば請求書もあわせて7年間保存すると良いでしょう。

個人事業主の場合も、保存期間である5年間の起算は請求書の発行日や受領日からではありません。個人事業主の場合、その請求書が発行された年の確定申告の期限日から数えて5年間が保存期間となります。

基準期間(前々年度)の課税売上高が1,000万円以下の個人事業主は、消費税が免除される「消費税免税事業者」となりますが、これを上回る場合は「消費税課税事業者」となります。消費税課税事業者の場合は個人事業主であっても、請求書を7年間保存しなければいけません。

請求書保管期間イメージ②

請求書の保存期間は、法人か個人事業主かによって異なります。また、欠損金や消費税課税など、それぞれの場合に例外となるケースもあるため、個々の請求書の保存期間がどれにあてはまるのかは慎重に判断する必要があります。法律で定められた期間を知るとともに、例えば「すべて10年間保存する」など自社でルールを決めて保存すると間違いがないと言えるでしょう。

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