担当者必見!押さえておきたい請求書の送り方

担当者必見!押さえておきたい請求書の送り方

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請求書を作成したら、正しい相手先に間違いなく送る必要があります。また、送付の際には失礼のないよう、マナーを意識することも大切です。ここでは、請求書の送り方とマナーについてご説明します。

担当者必見!押さえておきたい請求書の送り方

請求書を送る前に確認すること

請求書を送付する前に、以下の点について確認しましょう。

・相手先が間違っていないか
送付先に対して正しい請求書を送付しようとしているかどうかを確認します。

・請求書の内容が正しいかどうか
封入する前に、作成した請求書の記載内容に誤りがないかを確認します。相手先の名称などに間違いがあれば失礼ですし、金額の記載間違いなどがあれば支払いの遅れや損失になることも考えられます。一つ一つの項目について、正確に記載されているか最終確認を行いましょう。

請求書の郵送での送り方

請求書の送り方は、現在でも郵送が主流となっています。請求書は、郵便法および信書便法に規定される「信書」すなわち「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書」にあたる文書です。信書は郵便や総務省の許可を受けた信書便事業者以外を利用して送ることが禁じられているため、宅配便ではなく郵便で送ります。

郵送する場合は、請求書に送付状を添えて封筒に入れて送付します。3つ折りにする際は、文字が印字されている面を内側にして折りましょう。請求書と送付状の右側が封筒の上側になるように封筒に入れ、封をしたら「〆」など封字を書きましょう。封字を書く代わりに、封字のスタンプやシールを使用しても問題ありません。

住所や宛名は間違いのないように書き、宛名には会社宛であれば「御中」、個人宛であれば「様」を付けます。
「請求書在中」の添え字は、縦書きであれば表面の左下、横書きであれば表面の右下に記載しましょう。

請求書の郵送以外での送り方

請求書は基本的に郵送で送るのが一般的ですが、相手先の了承が得られている場合にはFAXやPDFで送ることもできます。早めに請求書を確認したい場合や、郵送では締め日に間に合わない場合などに、取り急ぎFAXやPDFで請求書を送付し確認するといった使われ方が多いようです。

FAXで請求書を送付する場合は、送付状を添えてFAXした後、エラーなどで未着になっていないか確認のためにも電話で連絡することをおすすめします。
請求書は原本で保管するのが基本となっているため、FAXで送付した場合でも、後日改めて原本を郵送するのが良いでしょう。

PDFで請求書を送付する場合は、メールに添付して送付します。こちらも送付後、電話でも連絡することをおすすめします。
請求書を電子データとして保管することも認められていますが、そのためにはシステムの準備および事前申請が必要になっています。電子データでの書類保存に対応していない会社の場合は、改めて原本を求められることが多いと考えられます。

担当者必見!押さえておきたい請求書の送り方

請求書の送り方と、送付の際に押さえておきたいビジネスマナーについてお伝えしました。紹介した内容を参考に、誤りや失礼のない送り方を心がけましょう。

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