経理代行とはどういったサービス？対象の業務やメリットを解説

経理 2024.02.09

企業が避けて通れない付帯業務の1つに経理があります。事業を軌道に乗せて継続的に利益を出すには、毎月の支出・収入をしっかりと管理していく必要があります。しかし、個人事業主や中小企業の場合は、経理担当者の採用が困難で経理業務を行える人がいない、あるいはそもそも経理業務まで手が回らないということもあるでしょう。

経理業務の問題を抱えている方にとって助けになる選択肢の1つが、経理代行サービスの利用です。日々の事務処理を行っていくうえでボトルネックになっている部分を外部に委託することで、事務効率の向上とコスト削減が期待できます。この記事では経理代行の概要とメリット、経理代行を利用する際の注意点を解説すると共に、経理業務の効率化を実現できる「請求管理ロボ」をご紹介します。

経理代行について

ここでは、経理代行について、経理の仕事とは何か、経理代行とは何かについて解説します。

経理の仕事とは

経理の仕事には「日常業務」「月次業務」「年次業務」の3つのサイクルがあります。

「日常業務」としては、日々の取引の記帳や現金出納の管理、経費の精算、伝票整理などが挙げられます。「月次業務」としては、給与や社会保険料の計算や月次決算書の作成、請求・支払い業務などがあり、「年次業務」としては、決算整理や年次決算書の作成、税務申告、年末調整などがあります。

なかでも重要なのは決算書の作成です。決算書はその一年の会社の成績表ともいえるものであり、それをもとに今後の経営についての判断がされるためです。

このように、毎日の取引をコツコツと記録することから決算書の作成まで、会社全体のお金の流れを数値化して記録し、管理するのが経理の仕事なのです。

経理代行とは

経理代行とは、日常の業務のなかから、経理の業務を専門に請け負ってくれる外部委託サービスです。経理業務を行うにはある程度の専門知識が必要ですが、専門性の高い人材を採用したり、経理のできる社員を育てたりするには時間と費用がかかります。

また、企業によっては経理が本業ではない従業員や経営者本人が経理業務を行っているケースがあります。その場合、本人の負担は大きく、専門ではないためミスにつながってしまうこともあるでしょう。

経理代行サービスは、煩雑な経理業務の一部または全てを請け負ってくれて、自社の状況に合わせてどの業務を委託するかを選ぶこともできます。業務は経理のプロが行うため、自社で行うよりも早くて正確な仕事が期待できます。

経理代行に含まれる主な業務

ここでは、依頼できる業務について解説します。

記帳業務

記帳業務は、日々の取引を帳簿に付けて仕訳処理や記帳処理をする業務で、経理業務のなかでも基本的なものです。日々発生する伝票の処理や入金の処理を、複式簿記を用いて数値化する仕訳作業と仕訳した結果を集計する記帳作業がこれにあたります。

具体的には、預貯金出納帳の記帳、現金出納帳の記帳、売上と仕入れの計上、給与の仕訳、領収書や請求書の綴り込みと管理などの業務です。

仕訳と記帳をもとに決算書を作成して税金の申告をすることになりますが、仕訳と記帳に間違いがあると決算書の数値に正しく反映されず、決算書をもとにした税金の申告も間違ったものになってしまいます。納税額が変わってくることがあるため、経理は日々の業務を正確に処理していくことが求められます。

一方、経理代行サービスを利用すれば請求書、領収書、通帳のコピーなどを預けるだけで仕訳と記帳を行ってくれて、煩雑な作業を代行してもらって正しい決算書を作成することに集中できます。

決算・申告業務

決算・申告業務は、決算仕訳の入力、決算書・税務申告書などを作成する業務です。記帳代行と同様に請求書、領収書、通帳のコピーなどを預ければ1年分の記帳、決算報告書作成、勘定科目明細書、税務申告書作成、法人税・消費税納税申告まで代行してもらえます。

これらは通常は時間のかかる作業ですが、何とか締め切りに間に合わせたい、決算や申告が遅れることでトラブルが発生するのは避けたいといったケースに対応して、短納期で決算・申告業務を行ってくれるサービスを提供している経理代行サービス会社もあります。電話やメールでやり取りをして、一度も顔を合わせずに依頼することも可能です。

なお、税務申告は税理士法人もしくは税理士事務所でなければ代行できないと法律で定められています。会計士や税理士などの専門家に任せることで納税額をできるだけ抑えたり、融資の審査に有効な決算書を準備したり、税務調査をされても何ら問題にならない決算にしたりすることができます。

給与計算

給与計算は、従業員の毎月の給与額を計算する業務です。従業員が多ければ多いほど業務は膨大になりますが、給与の計算の間違いは従業員の会社に対する信頼や仕事へのモチベーションに関わることであり、ミスは許されません。

また、給与計算業務の内容は多岐に渡ります。例えば、源泉所得税の計算や社会保険・雇用保険の届出業務、労働保険の適用管理、住民税の特別徴収管理業務など、労務管理の知識も必要となるのです。

経理代行では、従業員の入退社や扶養家族の有無などの情報と、当月の就業状況、会社の就業規則などの資料を提出することで、給与計算業務を一括して正確に行ってくれます。

年末調整業務

年末調整とは、1年間の所得が確定してから源泉徴収された所得税と実際に納めなければならない所得税の差額を計算し、還付・徴収する手続きのことです。この手続きは賞与や残業代などが確定する11～12月にかけて行われます。

また、このとき、住宅ローンや生命保険料など本来税金がかからない分の控除額を含めて計算したり、扶養家族の人数が変わったりすればその変更も含めての計算を行わなければなりません。忙しい年末に、さらに煩雑な業務が加わることになるのです。

しかし、この業務も経理代行に委託することができます。ただし、年末調整の業務は税理士だけが行うことができるため、税理士のいる代行業者に委託する必要があります。

売掛金・買掛金管理

多くの企業では、掛取引が行われています。売掛金・買掛金は、債権・債務に関わるため、厳重な管理が必要です。また、売掛金には時効があるため、きちんと管理していないと回収できなくなってしまう場合があります。

一方、買掛金は、いつまでも放っておくと支払わないものとみなされ、収益として税務調査などで指摘されてしまう可能性があります。売掛金・買掛金の管理にまで手が回っていない場合、経理代行に管理を任せておけば思わぬトラブルを回避することができます。

経理代行のメリット

ここまで、経理代行について、委託できる業務内容などについてご紹介しました。

経理代行に業務委託することによって何が変わるのでしょうか。ここからは、経理代行に業務委託することによって得られるメリットをご紹介します。

本業に集中できる

これまで述べてきたように、経理業務にはさまざまな内容があり、業務量も非常に多いです。また、専門性を求められる業務も多くあります。

しかし、経理部門を持つ企業は比較的規模の大きな企業であり、中小企業や個人事業では、少ない人員でさまざまな業務を兼務しなければならない場合が多いでしょう。専門知識や経験を持たない人が経理業務を行うには、多くの時間と精神的な負担がかかります。

そのような経理業務を専門家である経理代行サービスに委託することにより、従業員は本来自分がやるべき業務に集中することができます。従業員のモチベーションアップが期待できるほかにも、企業の生産性アップにもつながります。

コスト削減

経理担当者を雇用する場合、人件費というコストがかかります。人件費は、募集、選考などの採用までにかかる費用や雇用している間の給与の支払いという金銭面の負担だけではありません。企業側には、人事労務管理や適正な福利厚生を提供すること、適正な休暇を与えることなどの義務が生じ、雇用人数が増えるほど管理面の負担も増えるのです。

また、社員教育で経理のできる人材を育てる場合にも、時間とお金がかかります。年間で計算すれば、数百万円という単位でコストがかかります。

一方、経理代行サービスに委託した場合、委託した業務の範囲や企業の規模にもよりますが、年間数十万で済む場合もあります。人材管理に手間やコストをかけたくないという場合は、経理代行サービスを利用すると良いでしょう。

正しい経営判断ができる

経理代行業者は、専門知識や経験が豊富な経理のプロであり、税理士や会計士などが経理代行を行っている場合もあります。こうしたプロに経理業務を任せることによって、早くて正確な経理を実現することができます。

また、頻繁に行われる法改正に対しても、すばやく対応してもらえます。経営者は経営状況をスピーディかつ正確に把握可能となり、適切な経営判断をすることができます。また、代行サービスによっては、経理のプロから見て最適な経営判断をアドバイスしてもらえることも、メリットの1つです。

経理代行を利用する際の注意点

経理代行を利用することで多くのメリットが得られますが、一方でデメリットも存在します。ここでは、経理代行を利用する際の注意点を、デメリットも含めてご紹介します。

経理担当者が育たない

社内に経理部門がある企業では、経理のノウハウが後進にも伝えられ、蓄積されていきます。そのため、担当者が変わる場合でも引継ぎがスムーズに行えます。

しかし、経理代行に業務を委託している場合は、社内に経理のノウハウが蓄えられることはなく、経理担当者のスキルが育つこともありません。社員に経理のスキルを身に付けさせるためには、経理の専門職を雇用して後進を育てていくか、社員教育を行う必要があります。

機密情報流出の危険性

経理代行に業務を委託する際には、領収書や請求書、従業員の給与や個人情報、税務関連の書類などさまざまな情報を預けることになります。そのため、万が一送付先の間違いや紛失が起きてしまうと、社内の機密情報が流出してしまいます。

情報の扱いには充分に注意すると同時に、代行業者を選ぶ際には慎重に、信頼できる業者を選ぶ必要があります。

「請求管理ロボ」「請求まるなげロボ」で経理業務の効率化を実現！

経理代行のご利用を検討中であれば、「請求管理ロボ」の活用をご検討ください。請求管理ロボは、株式会社RBOTPAYMENTが提供するクラウド請求書発行システムで、大手企業から中小企業まで、500社以上の導入実績があります。経理業務のなかで時間と手間のかかる請求業務を電子化し、請求書の発行、メール送信や郵送での発送の完全自動化をサポートしています。

請求書は、一度設定すれば次回からは請求書発行日になれば自動的に作成・送付いたします。また、多くの販売管理ソフトや会計ソフトとの連携により、集金、消込、入金期限切れ顧客への催促など、売掛金管理の一連の業務も自動化可能です。請求管理ロボは、請求業務・売掛金管理業務の工数が劇的に減らせるだけでなく、処理の正確性とスピードの向上も実現いたします。

そして、請求書業務・債権管理をすべて「まるなげ」できる「請求まるなげロボ」は、与信審査・請求書作成/送付・集金・入金消込・督促の全てをROBOT PAYMENTが代行しますので、担当者を請求管理業務から開放いたします。

サービスの利用方法は、毎月の請求データを請求管理ロボ経由でアップロード、あとは何もせずに入金日を待つだけです。なお、請求・集金の状況はシステム上にリアルタイムで反映されるため、いつでもステータスの確認が可能です。さらに、債権は100％保証なので代金未回収のリスクはなくなり、安定したキャッシュフローを実現できます。