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請求書業務の外注とは?請求代行サービスについて詳しく解説

経理

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企業間取引の多くは掛け払い(後払い)で契約するのが一般的です。そのため、販売会社は契約が成立すると請求書を作成・発行し、期日に商材の代金を回収することになります。

ビジネスでは欠かせない請求書ですが、請求書業務に関する意味や目的について正確に理解していない方もおられるでしょう。この記事では請求書業務の概要、請求書業務の外注、請求代行サービスを導入するメリット、請求代行サービスの懸念点、請求代行サービスの選び方のポイントといったトピックについて解説します。

※目次※
1.請求書業務とは
2.請求書業務の外注とは?
3.請求代行サービスを導入するメリット
4.請求代行サービスの懸念点
5.請求代行サービスの選び方のポイント
6.請求管理ロボを導入して請求業務を効率化しよう!
7.まとめ

請求書業務とは


請求書業務の概要を理解するために、まずは請求書の必要性、請求書業務の流れ、請求書業務の課題について解説します。

請求書の必要性

請求書は、どのような商材を提供したか、請求元と請求先は誰か、請求方法、いつまでに支払ってもらうかといった取引内容を証明するものです。そのため、請求書には契約で合意した取引内容について対価を求めるという意味と、支払ってもらうべきお金を確認・管理をするという意味があります。
請求書を発行せずに取引を行うことも可能ではありますが、請求書がないと税務調査の時に会計処理の証明ができず、課税の対象になってしまうこともあるため、ビジネスにおいては基本的に発行すべき書類として扱われます。

請求書業務の流れ

請求書業務は、多くのプロセスを経て成り立っています。
請求する側、つまり販売する側の流れは、「請求の種類と金額の確定→請求書の作成・発行(印刷)→承認・捺印→請求書の送付→入金の確認→未払いの場合は督促」というのが通常のパターンです。請求書を作成するタイミングは商材を納入した後か、あるいは納入と同時になることが大半です。また、請求書は企業によっては営業担当者が作成することもありますし、経理担当者が作成することもあります。

一方、請求書を受け取る側、つまり購入する側の流れは、「請求書の受領→経理部門へ回覧→請求内容と請求額の確認→支払い→会計帳簿などへの入力→所定期間の保管」というのが通常のパターンです。請求書は大抵の場合経理部宛てに送られてくることが多く、実際の入金作業は経理担当者が行います。

請求書業務の課題

請求書業務においては、いくつかの課題を指摘することができます。
例えば小規模な会社では、営業担当者が請求書業務を兼任する場合があります。しかし、営業担当者が経理業務を兼任すると、新規顧客開拓や既存顧客へのフォローなどを行うリソースを食われ、安定した経営が阻害される恐れがあります。

また、経理担当者が請求書業務を行う場合でも、請求書業務に時間を割かれて付加価値の高い本来の経理業務に注力できなり、例えば与信管理を疎かにすれば、売掛金の未回収リスクが大きくなるかもしれません。

対策としてはシステムを導入して効率化するか、請求書業務を外注してスリムな業務スタイルを確立することなどが考えられます。

請求書業務の外注とは?

請求書業務を効率化する手段の1つに、請求代行サービスへの外注があります。
請求代行サービスとは、取引先への請求書の作成・発行、封筒への封入、郵送手配・発送などの請求にまつわる煩雑な業務を一括して引き受けてくれるサービスのことです。何かと手間と時間がかかる入金管理や与信審査、督促をサポートしてくれることも請求代行サービスの大きな特徴です。

経理部門では月末月初に請求業務が集中して残業を強いられることが多く、重い負担となっていますが、請求代行サービスを利用すれば経理スタッフは過酷な請求書業務から解放されます。また、請求業務に関わる人員を絞り、経理部門をスリム化して組織の合理化を図ることも可能です。

請求代行サービスを導入するメリット


請求代行サービスを導入するメリットとしては、請求書業務の効率化、未回収リスクの回避、与信審査・与信管理の省力化などが挙げられます。以下にそれぞれについて解説します。

請求書業務の効率化

請求代行サービスを導入すると、請求書の発行や送付といった事務的な作業の他にも、与信審査や督促など経理担当者にとって業務負荷の高いものも代行してもらうことができます。これにより、取引全般にまつわる作業効率の向上が目指せます。経理担当者は煩雑で付加価値の低い業務から解放され、よりコアな本来の業務に集中できるようになり、企業全体としての生産性向上が見込めます。

未回収リスクの回避

企業間決済においては、掛け売りで取引するのが一般的ですが、支払い漏れや債権回収漏れの発生といったリスクはたびたび起こるものです。支払いが滞れば売り手側は督促や未回収金の取り立てといった負担をせねばならず、それに要するコストが経営の足かせにならないとも限りません。

現在利用できる請求代行サービスは集金・督促まで代行してくれるサービスを提供しているものもあり、さらには万一貸し倒れや焦げ付きという事態になっても債権を保証してくれるものもあります。このような請求代行サービスを導入すれば、未回収によって発生するリスクに対する不安から解放され、企業はリスクを負担することなく、そして労することもなく利益の安定化を図ることが可能です。

与信審査・与信管理の省力化

掛け売りは即金による都度会計取引とは異なり、相互の信用関係で成り立つ取引です。この信用度を査定するために与信審査という手続きを経ますが、審査基準の確立や情報収集、定期的な見直しなど、管理に少なくない手間がかかります。しかも与信にまつわる業務は、取引相手が増えればそれに比例して負担が大きくなり、管理に充てる人件費などの固定費も増えるものです。

請求代行サービスを導入すればこのような難関業務をプロに任せることができ、取引の開始や情報収取など取引先との様々なやり取りが格段にスムーズになります。取引の開始スピードを早めることができれば、毎月の売上額の予測も容易になるでしょう。
省力化によって生み出されたリソースは他の業務に活用することができ、同時に企業体質の改善や取引リスクの低減に活かすことができます。したがって、請求書業務の外注化によってさらなる効率化・省力化を目指すなら、与信管理から請求・督促まで一括で提供してくれるサービスを選ぶといいでしょう。

請求代行サービスの懸念点


上述したように請求代行サービスは様々なメリットがありますが、同時に懸念すべき点もいくつかあります。以下に詳しく解説します。

導入によるフローの構築に手間がかかる

請求代行サービスを導入するにあたっては、導入に伴って新たな請求フローを構築しなければならず、その切り替えに手間がかかることもあるというデメリットがあります。そして、導入によって生じる新しいルールに従ってもらえるよう、社内の関係部署に漏れなく周知を徹底しなければなりません。社員の中で請求代行サービスについての認識にズレがあると、導入前よりも請求業務に時間がかかってしまうミスマッチが起こり、かえって効率が悪化する恐れがあります。

このような問題を回避するためには、請求代行サービスの活用方法を説明するセミナーを開催するなど、情報法共有の場を設けると効果的でしょう。また、分からないことがある時や問題が起きた時に誰に聞けばいいのかという質問ルートを整備しておけば、社内の混乱を防いでスムーズに導入が進みます。

ノウハウが身につかない

請求代行サービスで請求業務の大半を代行してもらえるのは確かにメリットである反面、それは請求業務のノウハウを身につけるチャンスを逸してしまうことも意味しています。
また、請求代行サービスを導入したことで、人員に余剰が出てスタッフ配置換えなどで安易に減らしてしまうと、外注を止めた場合に内製化することが難しくなってしまいます。

請求業務のノウハウを会社として蓄積・伝承していきたいなら、請求代行サービスに委託する業務範囲を限定するのも1つの手です。また、常時2人で請求業務を担当し、1人が抜けてもノウハウを引き継いでいける体制作りも必要でしょう。

請求代行サービスの選び方のポイント


請求代行サービスを導入するには、いくつかのポイントを押さえて選ぶ必要があります。ここでは、必ず確認しておくべき2つのポイントを解説します。

請求書発行業務以外も対応しているか

請求代行サービスの中には、請求書の発行だけを請け負うというものもあります。このようなサービスは利用料金が安価なものの、業務負担の軽減を実現するのは難しいでしょう。取引先の数が一定以上あるなら、請求書の発行に付随して発生する入金管理、代金回収、入金消し込み、督促、与信管理といった業務まで請け負ってくれるサービスを選べばより良い使い勝手が見込めます。

また、イレギュラー対応が発生した場合、別途料金が発生するのか、依頼してからどのくらいの期間で処理してもらえるのかなど、あらゆるケースを想定して依頼先を決めるようにしましょう。

自社の業種やビジネスモデルに対応しているか

業種ごとにビジネスモデルは異なり、請求代行サービスの選び方も変わってきます。例えば、サブスクリプションサービスやリカーリングビジネスなどは近年成長が著しい分野ですが、このような継続課金や従量課金ビジネスに対応しているサービスかを忘れずに確認しましょう。

また、セキュリティ対策も確認しておくべき項目です。取引先の情報や売上金額が分かる請求情報は、企業にとって非常に重要ものです。そのため、外注先の企業がどのようなセキュリティ対策を講じているか、スタッフへの教育は徹底できているかなども選定時に比較して検討しておきましょう。

請求管理ロボを導入して請求業務を効率化しよう!

請求管理ロボ
「月末月初は請求業務の負荷の高さに経理担当者が悲鳴を上げている」「請求業務でミスが頻発している」といった課題を抱えている企業は少なくないでしょう。課題の解決方法にお悩みの企業は、ぜひ請求管理ロボの導入をご検討ください。
請求管理ロボは請求書の発行・送付から始まって、代金回収、入金管理、入金消し込み、督促に至るまでを自動化し、請求業務に要する時間を最大80%削減が可能なクラウドサービスです。

管理画面の案内に従って請求先情報を入力し、請求スケジュールを設定すれば以後は自動的に請求書が作成・発行されるようになります。サブスクリプションサービスやリカーリングビジネスを展開している場合も、1回登録すれば継続的に請求処理を行い、請求業務を肥大化させることなく業務の効率化が可能です。無料キャンペーンや従量課金にも対応しておりますので、様々なビジネスモデルでご活用いただけます。

まとめ

請求業務は請求書の発行や送付のみならず、入金確認、消し込み、督促などの業務も付随しているため、煩雑になりやすい業務です。取引件数が増えればそれだけ多くの時間を割かれ、またミスが発生しやすくなります。請求業務をいかに正確かつ効率的に行うかは、多くの企業にとって喫緊の課題と言えるでしょう。

解決方法としては、本記事で解説したように請求代行サービスを導入することが挙げられます。請求代行サービスを導入するには費用がかかるものの、請求業務を全て社内で処理するのにかかる人件費と比べれば費用対効果は歴然です。一方で、ノウハウが社内に蓄積しないといったデメリットもあるため、利用に際しては社内でどの範囲を任せるか、社内との外注先との連携はどのように行うかよく検討しておきましょう。

また、なるべく自社内で業務を完結させたい、しっかりしたセキュリティ対策が敷かれたシステムを利用したいとお考えの方は、中小企業から大企業に至るまで500社以上の納入実績がある請求管理ロボにぜひお任せください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
サブスクリプションサービスに特化した決済代行サービスを提供しています。
「お金をつなぐクラウドで世の中を笑顔に」というビジョンを下にお客様に満足を提供致します。
 
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