未払金とは？煩雑化しやすい消込業務の解決策なども紹介
BtoB取引（企業間取引）の場合、商品・サービスを購入してから代金を支払う「掛取引」が多く採用されています。掛取引の際に発生する勘定科目に未払金があります。未払金は、取引相手がそのまま支払わないと催促業務が発生するため、請求業務に負担がかからないよう早急に回収しなければなりません。また、未払金が支払われた際の消込作業は煩雑化する傾向にあるため、ミスが生じやすいという課題もあります。この記事では、未払金の基礎知識を解説した上で、煩雑化しやすい消込業務の課題解決策をご紹介します。
未払金とは
未払金とは、商品購入やサービスの提供がされた時点までに代金の支払いが完了していない際に使う勘定科目です。具体的には、営業活動に直接結びつかない事務用品や備品などを後払いした時に適用されます。ここでは、未払金の仕訳と類似する勘定科目との違いについてご紹介します。
未払金の仕訳
勘定科目は、資産・負債・純資産・収益・費用の5つに分類されますが、未払金はこのうちの負債に属します。
未払金の仕訳は、「一年基準」のルールに則り、貸借対照表日の翌日から1年以内が支払い期日の場合は未払金として流動負債に計上され、1年以上の場合は長期未払金として固定負債に計上されます。一年基準とは、貸借対照表において資産や負債を流動または固定のどちらに分類するかを判断するルールの一つで、未払金のほかにも定期預金や貸付金、受入保証金などが対象です。
流動負債とは、営業取引によって発生した債務及び一年基準に支払い期限がある債務などの経過勘定のことで、固定負債とは上記以外の経過勘定になります。固定負債には、社債などの長期金銭債務や、金融機関から長期的に融資を受けている借入金も該当します。そのため、会社の財政状況を安定させる上で重要な勘定科目と言えるでしょう。
なお、流動負債と固定負債を見極める基準として、一年基準とは別に「正常営業循環基準」があります。正常営業循環基準では、商品を仕入れて販売し、得た利益で次の商品を仕入れるサイクルに含まれる負債を流動負債、含まれない負債を一年基準でさらに判断する仕組みです。ただし、個人事業主が青色申告をする場合は、流動負債・固定負債の区別までは求められません。
買掛金・未払費用との違い
買掛金とは、取引先からの仕入れや外注など、事業に関連する取引の際に発生する勘定科目です。買掛金・未払金ともに「確定している未払いである」という概念は変わらないものの、勘定科目の発生原因に違いがあります。具体的には、買掛金の場合は売上原価や製造原価になる費用の未払いなのに対し、未払金はメイン事業以外の費用の未払いで発生します。
未払費用とは、時間の経過とともに収益や費用として変換される経過勘定科目の一つです。経過勘定科目とは、継続的な契約がある場合に適切な業績を把握するために使う勘定科目のことで、土地の貸借料や借入金の利息などが該当します。未払金との違いは、支払期日が到達しているかどうかです。どちらも未払いに変わりはありませんが、未払金は支払期日が確定しているが支払っていない状態であるのに対し、未払費用は支払期日が確定しておらず支払っていない状態を指します。
未払金が発生した時のポイント
取引相手の未払金は、自社にとっての未収金にあたります。未収金には最短1年・最長5年の時効期間があり、時効期間を経過した場合は代金を回収できなくなってしまいます。時効によって未収金が消滅することで、事業を継続できずに黒字倒産を招く可能性も少なくありません。そのため、未払金が発生した際には早急に回収することが大切です。ここでは、取引相手の未払金が発生した場合に注意すべきポイントをご紹介します。
会計処理が正確か確認する
未払金の会計処理は、「発生主義」の考えに基づいて行います。発生主義とは、現金の支出・支払いに限らず、支出・収入の必要性が発生するたびに計上する会計処理のことです。具体的には、取引に使用した納品書や請求書について、決算時に審査してから発生主義の会計処理を行います。また会計処理後は、回収予定残高・与信の確認を行います。
さらに、未払金を回収しなければ自社の利益にならないため、回収期日を過ぎた案件があるかどうかの確認も重要です。支払いが滞っている場合は、取引先の信用状況や遅延の原因を確認したのち、貸倒引当金の計上も視野に入れた会計処理を行いましょう。
催促作業を行う
BtoB取引では、未払金が発生しやすい傾向にあります。特に、フリーランスやベンチャー企業といった従業員数が少ない企業は、業務が多忙であることや経理業務に慣れていないなどの理由から未払金が発生しがちです。未払金の発生は今後の取引にも影響するため、入金期日の1週間前または期日を過ぎても入金がされていない場合はリマインドメールで催促しましょう。
催促業務では、言葉の使い方一つで取引先が受ける印象も変わってくるため、テンプレートを用意して体裁にあった内容を送信するのが得策です。また、送付した請求書が取引先に届いていない場合を考慮して、リマインドメールにPDF方式の請求書を添付すると良いでしょう。
未払金が年度をまたいでしまう場合の注意点
会計処理の目的は、適切な損益計算から自社の財政状態を適切に処理することです。そのため、未払金が決算を経て決済書に記載されても何ら問題はありません。逆に、現状の経営状態で未払金が記載されていない決算書は、発生主義の会計処理がなされていないと疑われてしまうこともあります。また、決算後の仕訳は修正ができないのでより注意しなければなりません。ここでは、未払金が年度をまたいでしまった場合の注意点をご紹介します。
補助科目を使って内容を明確にしておく
補助科目とは、勘定科目をより細分化して管理するために設定する項目のことです。取引先別に補助科目を設定しておけば、勘定科目に集約されず取引先別で残高の確認ができるため、管理がとても楽になります。また、補助科目ごとに集計も可能なので、予算と実績を比較したり前年度からの推移を分析したりと、自社の経営にも活用できます。
補助科目の設定は法律で定められていないため、会社ごとに自由に設定が可能です。設定を工夫することで、未払金が支払われた際に素早く会計処理を行うこともできます。ただし、補助科目の設定は入力項目が増えて業務の手間がかかるため、現行の会計ソフトのメモタグや備考欄を代用する手段もおすすめです。
売掛金の残高が適切か確認する
売掛金回収の際には、取引先に残高確認を行うのが一般的です。取引先の買掛金と自社の売掛金の金額に齟齬がなければ、帳簿の金額が正しいという証拠になります。しかし、相違がある場合は「差異分析」を行い正しい金額に修正する必要があります。差異分析とは、経営活動による結果と当初の計画値とを比較して差異を算出し、原因を分析して経営上の課題を見つけることです。
また、売掛金が貸し倒れる可能性がある場合には、貸倒引当金として計上するかを判断する必要があります。
未払金の消込業務は煩雑化しやすい
BtoB取引では後払いが一般的なため、未払い状態の取引を支払い完了まで管理する必要があります。しかし、取引先件数が増えるにつれて管理も煩雑になりやすく、手作業で行っている場合は人的ミスによる企業間のトラブルに発展するリスクもあります。
特に、消込業務は気を付けていてもミスや漏れが生じてしまうケースが少なくありません。ここでは、未払金の消込業務における課題をご紹介します。
チェック体制の課題
多くの企業では、経理業務においてダブルチェックが採用されています。
複数人で確認することで確実性が増すように思えますが、チェック体制が形式化されているとむしろミスが発生しやすくなる場合もあるため注意が必要です。
例えば、「他の担当者が確認するであろう」「ミスはないだろうから大まかなチェックでいいだろう」などといった体制では、ダブルチェックが機能しているとは言えません。
また、チェックを行う担当者がそれぞれ別の情報を所有している場合、社内の情報共有が徹底されていないと正しい情報を誤った情報と誤認してしまい、業務が滞る要因にもなります。
名義/金額の照合作業の課題
名義/金額の照合作業では文字や数字の羅列が続くため、高い集中力と正確性が求められます。さらに、銀行振込の場合は名義がカタカナ表記で行われるため、同姓同名の取引先があった場合には照合に手間がかかります。
しかし、月末などの繁忙期には請求書の発行や振込確認などの作業によって負担が強いられるため充分な確認時間が取れず、正確さよりもスピードを重視してしまうことも少なくありません。その結果、欄や桁のズレに気づかないといったミスが起こりやすくなります。
請求の繰越/合算の課題
取引先の都合上、請求の繰越や合算を依頼されることも少なくありません。依頼された場合、経理担当者に情報共有されていれば問題はありませんが、そうでない場合は計算ミスが発生する恐れがあります。
繰越や合算が必要な場合、本来は経理部門に伝達することが常識です。しかし、繁忙期や担当者が不在だった場合などは、周囲が事情を把握していないことにより伝達が漏れ、後日計算ミスが発覚するケースがあります。
伝達ミスには、経理担当者だけの問題だけではなく社内全体のコミュニケーション不足が挙げられます。そのため、社内環境の見直しと経理における伝達のルールの徹底化が必要です。
消込作業の課題はシステム化で解消しよう
消込業務でミスが発生すると、売掛金回収の不能が起こるだけではなく、二重請求・請求漏れといったトラブルに発展し、会社としての信頼を損なう要因にもなります。
こうした課題を解消するには、消込業務を自動化するシステムの導入がおすすめです。システムを導入すれば、人的ミスの軽減や作業効率化が見込めます。ここでは、消込業務を自動化するシステムの導入によって得られるメリットをご紹介します。
作業効率の向上
手作業・目視による管理は、気を付けていてもミスが生じるものです。特に繁忙期で管理にかかる時間が多いほど、集中力の低下によるミスや作業スピードの遅延が発生しやすくなります。
システムを導入すれば管理業務をシステムに一任できるため、経理担当者の負担が軽減されるとともに人的ミスの防止にもつながるでしょう。また、システムには疲労という概念がないため、長時間の作業でも問題なく作業を遂行できます。消込作業だけではなく請求書の発行・送付も自動化できるシステムを選べば、より作業効率の向上が見込めます。
属人化の解消
消込業務を含む経理業務は属人化しやすい傾向があります。特に、繁忙期の経理業務はスピードと確実性が求められることから特定の人材に任されるケースが少なくありません。しかしその場合、担当者の不在時には作業が行えなくなるリスクがあります。
システム導入に踏み切れば、消込業務に不慣れな人材でも簡単な操作で作業を完結させられるため、属人化に陥っていた社内環境の改善に効果的です。
進捗状況の可視化
取引先からの入金確認を通帳記帳で行う場合、担当者しか確認できない点や振込時間によってタイムラグが発生してしまう点が課題です。
入金データをシステム上で自動取得できるシステムを導入すれば、誰でも入金確認が行えるようになります。また、入金状況だけではなくクレジットカード決済情報などもリアルタイムで可視化できるため、わざわざ通帳記帳のために銀行を訪れる手間を省くことも可能です。
人的コストの削減
経理業務でのミスは会社の信用にも影響を及ぼすため、人員を割いてでもミスを防ぐ必要があります。しかし人員を割くことは人件費を余分に捻出することにもなるので、双方のバランスを考慮しなければなりません。
煩雑な経理作業をシステムに任せることができれば、人員を削減した上で経理担当者がコア業務に集中できるようになります。また、今までは経理業務に割いていた人的リソースを他部門に回せるようになれば、会社全体の作業効率の向上にもつながるでしょう。
請求管理ロボを導入して相手方企業の未払い対策をしよう！
未払金の消込業務を手作業で行うのは、人的ミスの発生や業務の属人化など様々な課題が挙げられます。そうした課題を解消するには、消込業務を自動化するシステム導入がおすすめです。
しかし、システム提供事業者は数多く存在し、自社にとって最適なものを選ぶには苦労するでしょう。そんな時はROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボにお任せください。
請求管理ロボとは、請求書の発行・送付から消込、催促など一連の請求業務をすべて自動化できるクラウド型の請求管理・請求業務システムです。毎月発生する請求業務の作業時間を約80%削減できます。請求情報を一度登録してしまえば、毎月自動で請求書の発行・送付できるほか、顧客情報と請求金額が入金データと合致している場合はシステム上で自動引き当ても実施します。
決済手段もクレジットカード決済をはじめ口座振替、銀行振込、コンビニ決済など多岐にわたり一元管理が可能です。煩雑化しやすい消込業務も自動化して未収対策にも貢献します。
まとめ
「掛取引」を行う際に発生する勘定科目が未払金です。未払金が発生したら発生主義を活用した会計処理を行い、支払いが遅延している場合には催促業務を行わなければならなりません。また、未払金の消込業務は、他の勘定科目よりも煩雑化しやすく人的ミスや属人化が発生するリスクもあります。これらの課題を解消するには、システムの導入も一つの手です。
ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボは、請求業務の作業時間を約80％カットする効果が期待できることから、大手企業から中小企業に至るまでこれまでに500社以上の導入実績を誇ります。未払金の消込業務に苦労されている方はぜひ、請求管理ロボの導入をご検討ください。
