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マイナンバー制度と経理! 経理担当者が知っておくべきポイント

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マイナンバー制度導入! 経理担当者が知っておくべきポイント

2015年10月から個人に通知され、2016年1月に実質的に活用されたマイナンバー。マイナンバー制度とは、一人一人に12桁の個人番号を付与するという制度です。マイナンバーは国民ひとりひとりに割り振られる固有のナンバーで、私たちはこのマイナンバーを一生使っていくことになります。マイナンバーによってこれまでバラバラだった年金番号や健康保険、雇用保険の管理番号がひとつに統一されることになり、社会福祉以外にも、労働、医療、税金、災害対策など幅広い分野での活躍が期待されています。

マイナンバーで変わる生活

マイナンバー制度の導入によって、以下2点大きな変化があります。

①「手続きの簡素化」
まず、マイナンバー制度の導入で期待されているのが、行政手続きの簡素化です。管理番号が統一され、情報の参照が容易になるためです。
今後、私たちが行政手続きを行う際は、これまで複雑だった申請や添付書類が削減され、より手続きが行いやすくなることが予想されます。

②「より公平に」
これまで、生活保護の不正受給などが幾度か取り沙汰されてきました。マイナンバーが導入されることによって、より国民の所得や固定資産などが明確に参照できるようになり、国民にとってより公平な判断が下されるようになります。
不正受給にだけでなく、これまで本当に制度が必要だったのにも関わらず支援が行き届いていなかった家庭への支援も期待されます。

企業におけるマイナンバー制度の影響

国の管理や国民の手続きがしやすくなるというメリットのあるマイナンバー制度。
その一方で、企業には以下のような影響が及ぶことが考えられます。

・マイナンバー収集における業務の発生
法定調書や源泉徴収票など企業が役所に提出する書類には、マイナンバーの記載が義務づけられます。そのため、マイナンバーを社員から集めなくてはならず、管理しなければなりません。担当となる課が一時的に激務になる可能性が予想されるため、企業の規模によっては一時増員などを検討しなければならない可能性があります。

・会計ソフトなどのへの影響
源泉徴収票を作成する会計ソフトなどがマイナンバーに対応していない場合、導入ソフトの見直しを検討する必要があります。源泉徴収票などには、マイナンバーの記載が義務づけられているからです。独自にソフトの開発会社に依頼している場合は、フォーマットの変更を依頼しなければなりません。

・社員教育の徹底
マイナンバーは各個人の固有の番号であり、大切な個人情報になります。マイナンバーを取り扱う際はどのような点に注意しなければならないのかなど、企業には社員教育の徹底が求められます。

経理担当者が知っておきたいマイナンバー制度のポイント

マイナンバー制度導入! 経理担当者が知っておくべきポイント

・マイナンバーを記載しなければならない書類
基本的にマイナンバーは届け出や公的機関へ書類を提出する際に使用されます。源泉徴収票や支払調書の他、厚生年金や健康保険の資格取得届、雇用保険の資格取得届への記載が必要です。また年末調整の際にもマイナンバーが必要になってきます。

・マイナンバーを収集する際の注意点
基本的には社員のマイナンバーを集めるわけですが、注意しておかなければならないのは社員に扶養家族がいる場合です。扶養している家族がいる場合は、その家族のマイナンバーも書類に記載しなくてはならないため、本人だけでなく扶養家族のマイナンバーも収集する必要があります。また、アルバイトや外注の方のマイナンバーも忘れずに申告してもらうようにしましょう。

・マイナンバーの保管における注意点
マイナンバーは、いわゆる個人情報です。もしマイナンバーが流出してしまったら、健康保険、厚生年金、雇用保険などさまざまな情報が漏れてしまう可能性があり、悪用される可能性もあります。使用する際は、しっかりと責任を持つと同時に、普段どのように管理するかについてもしっかりと規定する必要があります。

経理や総務に関わるマイナンバー制度

マイナンバー制度により、源泉徴収票や健康保険・厚生年金の手続き、雇用保険などにおいてマイナンバーを使用されます。経理・総務などにおいてはマイナンバーの管理はもちろん、マイナンバーが配布されてから、情報漏えいしないようにどのように集めるかなども注意しなければなりません。

また、マイナンバーの収集にあたって、どのような用途で使用するかなど、従業員にしっかり告知することも大切です。

 
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