電子帳簿保存法におけるスキャナ保存 概要をご紹介！
平成27年の税制改正により電子帳簿保存法におけるスキャナ保存の要件が改正されました。書類の保管コストは費用がかかるものであり、請求書の電子化など電子帳簿で保存すればコストの削減にもなります。改正によりスキャナ保存がしやすくなるということですが、スキャナ保存の概要とはどのようなものなのでしょうか。
電子帳簿保存法におけるスキャナ保存とは
領収書、請求書、見積書などの国税関係書類についてスキャナで保存することです。書類内容を税務署の承認を受けた場合に保存が認められています。今回要件が緩和されたことにより、利用がしやすいものになりました。
改正事項
書類の対象が変更
契約書、領収書、請求書のすべてが対象になります。今までは3万円未満というのが条件でしたが、これが廃止されました。注意事項として相互けん制、定期的なチェックや再発防止策の整備が必要です。
書類保存を行う場合の要件見直し
重要書類をスキャナ保存する場合に必要とされている関係帳簿の電子保存の承認要件が廃止されました。以前は申請時点で業務サイクルなどを申請書に記載する必要がありました。
電子署名は不要に
領収書や請求書をその受領者や作成者がスキャンする場合、電子署名を不要としタイムスタンプを付し（3日以内）、入力者に関する情報の保存が要件となります。
A4以下の場合、書類の大きさや色の情報は不要に
スキャンする際にカラーで保存する必要はなく、A4以下のサイズであれば書類の大きさ情報は不要になりました。
小規模企業者の特例を創設
平成28年の改正で小規模企業者に限り定期的なチェックを税務代理人が行う場合は適正事務処理要件における相互けん制の要件は不要になりました。
このほかにも平成28年の改正でスキャナについて「原稿台と一体型に限る」という要件が廃止されています。これにより社外でもスマートフォンで撮影しデータを送信するということが可能になりました。
スキャナ保存にあたっての注意
申請
国税関係書類を改正後の要件でスキャナ保存する場合、保存に移行する3か月前までに税務署に申請書を提出する必要があります。そこで承認されて保存が可能になるのです。
入力要件
①書類の作成又は受領後、速やかに（1週間以内に）入力（規則3⑤一イ）
②業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力（規則3⑤一ロ）
通常の期間とは業務処理サイクルが長い場合を考慮して約1か月と見なされています。
タイムスタンプ
1ファイルごとにタイムスタンプを押すことが必要です。また複数ファイルに1つのタイムスタンプを押す方法も要件を満たせば可能となります。
読み取った際の解像度階調と大きさの情報を保存します。
書類のスキャナ保存は書類管理にも効率的でデータ化しておくことで把握が楽になるものです。こうした業務を請け負う専門のソフトが販売されていて業務の軽減やセキュリティなどに有効です。
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