給与計算で抑えておくべき基礎ポイント
給与計算は従業員の支給給料に直結するものです。間違ってはいけない仕事ですが、どのような仕組みで計算するかを今一度理解しておくことも必要ではないでしょうか。
給料計算をする上で抑えておきたい基礎的なポイントをまとめました。
給与と給料の違いとは
混同しがちになる二つの言葉ですが厳密には意味が違います。まず給料は基本給を指すものです。給与とは給料に扶養手当などの諸手当を足したものです。計算すべきところは給与であることをまず認識します。
給与計算の基本
総支給額 － 控除額 ＝ 差引支給額
という式が給与計算の前提です。給与から引かれるものとして所得税、住民税といった税金や各種社会保険料があります。社会保険料は企業が天引きして納付するきまりです。給与については支給額固定給与と支給額変動給与があります。給与として支給されるものの区分は以下の通りです。
・支給額固定給与
基本給 能力給 役職給 家族手当 住宅手当 など
・支給額変動給与
残業手当 営業手当 休日出勤手当 など
給与総額を計算するときにはこれらの名目をチェックし支給の裏付けとなるデータを確認した上で所定の計算をすることになります。場合によっては勤怠データや業績データ（営業成績や歩合制の部分）をもとに総額に増減が出てきます。
控除額の取り決め
控除の種類としては法定控除とその他の控除の2つです。法定控除は税金や社会保険、その他の控除は企業ごとに定めるもので組合費や社宅使用料など従業員それぞれ異なるものになります。主な控除となる法定控除の内容を見ていきましょう。
所得税・住民税
所得税は1年間の所得に応じてきまるもので、月々の天引きは見込みのものです。年末の段階で再度所得額を計算する年末調整を行い、差額の調整をします。
住民税は従業員が住む各自治体に納付するものです。住民税の額は前年の所得に応じて自治体が計算し企業に納付通知書が送られます。企業側では控除の手続きと納付業務を対応します。
健康保険料・介護保険料・厚生年金保険料
これらの保険料は企業と従業員が半額ずつ負担するものです。給与から従業員負担分の額を控除し企業負担分と合わせて各種納付先に納めます。
雇用保険
企業が6割、授業員が4割を負担するものです。これも給与から従業員負担分の額を控除し企業負担分と合わせて都道府県労働局に納めます。
毎月の給与計算業務
総支給額の決定
勤怠データで残業時間などの数字を確認します。さらに通勤交通費や家族の増減で手当面の変動がないかのチェックです。その他に欠勤遅刻早退などの不就労分控除額も計算して総支給額が決まります。
控除総額の計算
法定控除とその他の控除の額の計算です。総支給額から控除額を引き差し引き支給額を計算します。その後は給与明細の作成や振り込み手続きの対応となります。
給与計算はアウトソーシングできる
給与計算は通常、社内で人事関係の部署などが担当するものですが業務そのものをアウトソーシングするという風潮が起きつつあります。もともとは欧米で普及したもので日本でも90年代以降、業務の効率化を図ることを目的に活用されるようになりました。2000年以降、企業経営にアウトソーシングを求める動きが出てきたことをきっかけに給与計算のアウトソーシング化も広がってきています。
では給与計算をアウトソーシングするメリットとはどのようなものがあるのでしょうか。
1．コスト削減
アウトソーシングで給与計算担当者の人件費や給与計算に必要なコンピューターシステムのもろもろの費用といった部分が削減できます。業務を委託する給与計算代行会社は大容量の作業が可能なコンピューターシステムを保有し、業務をまとめて処理するので費用を抑えることができるのです。これにより企業が自前でコンピューターシステムを保持、管理しなくてもいいようになります。
また小規模な会社だと給与計算担当者の退職などで業務が滞るリスクが考えられます。労働法規の専門知識を必要とする仕事なので後任がすぐ見つかるとも限りません。アウトソーシングであればこうした事態に直面しないということもメリットです。
2．法令の改正に対応できる
法令改正があったときには給与計算代行会社でそれに見合ったシステムに適応できることもメリットです。給与計算で面倒なのは労務関係や社会保険制度の改正があったときに逐一対応しなければならない点です。担当者がそれを把握し社内規定や業務手順などに反映していく必要があります。正確に対応しなければならず労力負担が大きく業務の複雑化もあるでしょう。こうした煩雑なプロセスを給与計算代行会社にアウトソーシングすることにメリットがあります。
3．人員をコア業務にシフトできる
定型業務である給与計算をアウトソーシングすることで人員を他の業務に振り分けることができます。どの範囲までアウトソーシングするかにもよりますが、現在の給与関係の業務をアウトソーシングすることで7～8割を削減できるというものです。人員を本業の収益を生み出す部分にコミットさせることもでき、業務のあり方に多様性が出てくることでしょう。
まとめ
給与計算は毎月の作業でありながら従業員の賃金の支払いという重要な業務です。ミスのないように慎重に進めることが求められます。
また給与計算のアウトソーシングとして給与計算代行サービスを請け負っているところがあります。給与計算を始め総務業務にコミットしたものであり業務軽減が期待できるものです。こうしたアウトソーシングに目を向けてみてはいかがでしょうか。
