クラウド会計とは？会計ソフトとの違いやメリットなどを解説！
経理業務に欠かせない会計ソフトですが、従来型の会計ソフトではなく「クラウド会計」を導入する企業が近年増加しています。そもそもクラウド会計とは何か、またクラウド会計を導入した場合のメリットやデメリットについてお伝えしていきます。
クラウド会計とは？
クラウド会計とは、インターネット環境上で会計処理を行うことができるサービスのことを言います。
いわゆる会計ソフトは、購入したアプリケーションをパソコンにインストールして使用するもの。入力後はそのデータを、パソコンに保存するのが常識となっていました。しかし、クラウド会計は、インターネット環境さえあれば、いつどこにいても会計処理が可能です。また、アプリケーションをインストールしたパソコンでしか会計業務ができなかったのが、クラウド会計では業務を共有することが可能です。
サービスによっては、帳簿作成や決算書の作成もワンクリックで行うことができ、確定申告作業などもとても簡単になります。仕訳の登録なども、勘定科目を探すことなく自動で対応することもできます。
これまで会計ソフトを使っていた方は、「乗り換えるのは難しそう」と感じるかもしれませんが、クラウド会計はこれまで利用されてきた主要会計ソフトと連携し、データの移行も簡単かつスムーズに行えます。
クラウド会計と従来の会計ソフトの比較
会計ソフトと比べてどのような点が優れているのでしょうか？詳しくみていきましょう。
従来型会計ソフトのココが大変だった
従来型会計ソフトに不満を感じている多くの方は、次のような点が扱いにくいと感じたことでしょう。
・ソフトをインストールしたパソコンでしか会計処理ができない
・使用できるOSが限られMacに対応しないソフトがある
・毎年一回のアップデートが必要、しかも有料である
・支払はパッケージごとでソフト自体が高額
・操作が難しく、ソフトを扱うための知識が必要になる
・預金取引は手動のため、結局業務は効率化できていない
・会計のグラフレポートなどが作成できない
作業を効率化させるために導入したはずの会計ソフトも、結局思ったような効果は得られなかったという方も多いのではないでしょうか。ソフトはパッケージごとに購入だから、インストールしてしまえばあとの経費は掛からないかと思いきや、毎年のアップデートは有料です。
初心者でも簡単にできる！という会計ソフトもありますが、いちいち勘定科目を探して手動で登録し、ボタンや項目が多すぎて次にやりたい作業を探すのですら一苦労だったりもします。これでは、「税理士に頼んだほうがよかった」と考えてしまいます。
クラウド会計はココがすごい
一方、クラウド会計を利用すると次のようなメリットを感じることができるでしょう。
・パソコン、タブレット、スマートフォン、どんな機器でも会計処理ができる
・安価な月額料金で利用できる
・操作が簡単
・口座取引情報を自動取得できる
・使用OSを選ばない
・バージョンアップは無料かつ自動アップデートも行われる
整理すると、全部で4つが挙げられます。
まず1つ目は、クラウドであることのメリットです。サーバにバックアップがあるので、データ消失などのリスクがかなり低いことです。従来のソフトウエアでありがちな、パソコンの故障によるデータの消失は回避されます。また時間や場所を気にせず、ネット環境さえあればいつでもどこでも会計作業が可能な点。複数の人が同時にアクセスでき、またmac・windowsにも対応し、タブレットやスマートフォンでの作業も可能なため、働き方自体に革命的な変化をもたらしてくれるのです。
2つ目は、各種自動対応機能があることです。決算書や確定申告の必要書類を自動作成する機能や、科目などを自動仕訳する機能を搭載しており作業効率がぐんと良くなります。他にもクレジットカード明細や、ネットバンキングによる銀行振込や入出金明細なども自動取得することができ、入力の手間と時間を大幅に削減できます。
3つ目は、自動アップデートと無料バージョンアップが行われる点です。従来の会計ソフトのようなアップデートが不要で、税率や社会保険率などの改変にも常に対応してくれるので、安心して利用することができます。
4つ目のメリットは、経理の知識にあまり自信がない人にも、ハードルが低いことです。ヘルプ機能・サポート機能が豊富で、専門用語を知らなくても作業がサクサクと進むため、必要最低限の知識があれば会計業務に当たれます。サービスによっては、そのサービスに詳しい税理士を紹介し、初心者でも簡単に扱えるようサポート体制も充実しています。
クラウド会計にも注意点はある
画期的なクラウド会計にもデメリットはあります。それらを整理してみると、2つのことが言えそうです。
まず1つ目は、わりとコストがかさむことです。確かに、従来の会計ソフト（インストールタイプのソフトウエア）と比較して、初期費用はかかりませんが、基本的に月額プランのサービスなので、ランニングコストはかかり続けます。
2つ目は、扱いづらさです。現金の手入力が多い方の場合は、従来のソフトの方が作業性は高いので扱いにくさを感じるかもしれません。そもそもインターネット接続がなければ、まったく作業ができないという点でも、場合によっては扱いにくいサービスとなってしまいます。また採算性などの観点から、クラウド会計に対応しない税理士がまだまだ多いのも難点と言えるかもしれません。
クラウド会計で変化すること
クラウド会計を導入すると、入力作業がすべて手作業から自動へと切り替わります。上記で紹介した通り、取引データも入力する必要がありません。会計処理の手間から一気に解放されるようになるでしょう。またこれまで長い時間をかけて行っていた帳簿作成や決算書作成も劇的に効率化します。特にフリーランスや個人事業主の方は確定申告書類を出力できるクラウド会計サービスは、一度利用すると手放せなくなるでしょう。
クラウド会計は他サービスとの連携でよりスムーズな会計処理を行うことができます。その代表が請求管理クラウドです。
請求・入金管理のわずらわしさからも解放され、毎月の請求管理データをそのままクラウド会計に一括インポートするだけになるため、会計処理を間違うことがありません。仕訳もクラウド請求管理クラウド上で対応できるため「書類上の金額が合わない！」と慌てることもなくなります。
まとめ
クラウド会計の現実についてお伝えしてきましたが、いかがでしたか？クラウド系のアプリをよく利用される方や、銀行業務も日頃からネットで行うという方には、作業効率が抜群に良くなる一方、現金の入力作業が多い企業の方には、従来型ソフトの方が便利と言えるかもしれません。
自社のふだんの会計業務の内容をよく検討して、クラウド会計を有効的に利用してみてくださいね。
