RPAで経理業務が効率化できる?RPAを導入するメリットとは?

経理

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事業を行う上でお金の流れを管理する経理業務は生命線とも言えます。経理を効率化させるためにはいくつかの方法がありますが、RPAというツールが特に注目を集めています。しかしRPAとは一体何なのか、自社のシステムに組み込む事が出来るのかどうか分からないという人も少なくないでしょう。本稿ではRPAの基礎知識から導入によって期待出来るメリットまでを網羅してご紹介します。

RPAとは

RPAは正式名称を「Robotic Process Automation」と言い、物理的なツールではなくPCやサーバー上で機能するソフトウェアです。設定しておいた作業の自動化(ロボット化)によって経理業務を効率化させる事が出来ます。基本的には従来人間が手作業で担当していた業務をソフトウェアに代行させる場合に利用されるツールです。人手を確保出来るので他の業務にスタッフを回せるようになるため、上手く使いこなせれば経理に留まらず社内全体の業務効率化にも良い影響が期待出来るでしょう。

RPAの特徴

RPAは業務の自動化という特性上、定期的・定型的に行われる作業に対して適用されるツールとなっています。RPAの導入により業務の効率化や生産性の向上が可能です。人間が業務を行わないので人為的なミスが減少するという特徴もあります。ここでRPAの特徴について深く掘り下げて見ていきましょう。

<ロボットが業務を行う>
RPAの最も大きな特徴は「ロボットが業務を代行する」という事です。ここで言われているロボットというのは物理的な機械の事ではなく、パソコンなどにインストールされているソフトウェアを意味しているので注意しておきましょう。ルーチンワークとして行われている経理業務の中には支出入データの取り込みや伝票への記帳など、毎回ある程度決まった処理を行う定型業務がいくつか存在します。これらは経理にとって重要な仕事ですが同じ事を繰り返す単純作業であるため、担当者の集中力が切れると入力ミスが発生する可能性があるのです。定型業務は逐一人間が判断を下す必要性が低いので、RPAを導入する事で人的コストを省く事が出来るでしょう。

<業務が自動化される>
RPAによって自動化される業務は、従来人間がマウスやキーボードを用いて手作業で行っていたものになります。ここで注意しておきたいのは、RPAはあくまで「予め設定された作業の実行する」ためのツールだという事です。業務のロボット化・自動化と聞くとAIを思い浮かべる人も多いでしょう。一見RPAとAIは似たもの同士に見えますが、その実情は大きく異なります。AIは人工知能が様々な経験を蓄積する事によって、状況に適した自己判断を下すようになるというのが大きな特徴です。一方のRPAでは定型業務を自動的にこなしていくだけなので、統計的なデータを基にしてロボットが自発的に判断を行うという事はありません。

<ミスが起こらない>
RPAを導入する事によって期待される大きなメリットのひとつに、人為的なミスの減少という点が挙げられます。RPAによる動作はすべてロボット制御であるため、同じ条件下であれば同じ精度・クオリティで反復作業を行う事が可能です。人間はどんなに優秀なスタッフであっても、その日の体調や不注意によって作業にミスが生じてしまう可能性は否めません。しかしRPAであればそうした心配が無く定型業務の正確性が向上するのです。

<導入が簡単>
業務の自動化に伴うシステム導入は、専門的な知識が必要で敷居が高いと感じてしまいがちです。確かに導入するシステムによっては既存システムとの連携や初期設定など、ある程度のスキルや知識が要求されるのも事実と言えるでしょう。しかしRPAの導入に関して言えば、このような心配はありません。RPAを自社に導入するには、まずRPAサービスを開発している企業と契約を結ぶ事が必要になります。契約が締結された後は開発元の企業がシステムのセットアップを行ってくれるのです。導入の手間がかからないという点はRPAの大きな特徴と言えるでしょう。なお、RPAのサービスを提供している企業は数多く存在しています。料金プランやサービス内容はそれぞれの企業によって異なるので、自社の事情と照らし合わせて最適なサービスを利用する事が重要です。

RPAができないことはどんなこと?

RPAは経理の業務効率化に大きな効果が期待出来ますが、万能なツールという訳ではありません。RPAにも不得意な分野や出来ない事があるので、システムを導入する前にはこうした弱みもしっかり把握しておく事が大切です。まず前述の通り、RPAはAIと異なり自己判断を行うためのプログラムが施されていません。そのため、RPAが判断項目の多い業務を行う事は難しいという点には十分留意しておきましょう。学習機能が備わっている訳ではないので、経験値が必要とされる業務にもRPAは向いていません。

また、RPAはあくまで定型業務を反復して実行するためのツールです。そのため、データを解析して業務内容を調整するといった作業は不得意としています。経理業務の多くはある一定のルールに従って行われますが、時には例外的な処理が必要になる場面もあるでしょう。RPAは予め設定されたルールを遵守した作業を得意としているものの、ルールを超えた業務内容についてはプログラムが上手く機能しません。

RPAの活用が経理業務と相性がいい理由

RPAは数ある業務の中でも、経理業務との相性が良好であるとされています。それは経理という業務が予め定められたルールに沿い、正しい手順で正確な作業を求められるためです。例えば会計ソフトへのデータ・数値入力や表計算ソフトからの情報転記など、現状ではこうした単純作業を人間が手作業で行っているケースが多いと言えます。これらの作業は入力箇所・フォント・データ形式など、予め定められたルールに従って行われるものです。導入する現場に定型業務が多ければ多いほどRPAによる効果は大きなものになります。そして経理業務はこの条件に当てはまっていると言えるでしょう。

RPAを活用できる経理業務とは?

ひとくちに経理といってもその業務内容は多岐に及ぶため、RPAによる効果が期待出来るものを見極める事も重要なポイントです。ここではRPAを効果的に活用出来る経理業務を4つご紹介します。

<経費精算>
“RPAを経理業務に導入する事例として代表的なものが経費精算です。経費精算業務では「社員からの申請」「上司による承認」「経理担当による確認・仕分け・精算」といった具合に複数の確認作業が存在しています。RPAの導入によってこの確認作業の一部を自動化する事が可能なのです。例えば交通費を経費として計上する作業を人間が行う場合、ホームページで経路や運賃を調べて申請内容と突合する過程が必要になります。しかしこれらは言ってしまえばルールに沿っているかどうかを確認する定型業務です。RPAに予めチェックリストを設定しておけば、使用経路や運賃などの申請内容が支払いルールに沿っているかどうかを確認してくれます。
RPAは単独で書類をスキャンして認識する事が出来ないため、経理業務において領収書を読み込んで解析するといった作業には向きません。ただし、紙面の文字データをスキャンしてデジタル化する「OCR」と呼ばれるツールを併用する事でこの弱点を補えるので覚えておきましょう。RPAとOCRの組み合わせは業務効率化の定番システムとなっています。

<伝票データの入力>
RPAは伝票データの入力を効率化するのにも有用です。特に売上伝票を転記して振替伝票を作成するような業務には効果的に作用するでしょう。伝票処理は従来人間が手作業で行っており、多いところでは年間4000件以上の伝票が作成されています。しかし実情として多くの企業において伝票処理を行う社員は専任もしくは少人数であるケースが多く、負担の大きさから入力ミスが発生する事もしばしばです。RPAは売上明細の出力・フォーマット変換・会計システムへ売上伝票として再入力といった業務を自動化する事が可能になります。これらの業務自動化は他のツールを組み合わせる事でも実現可能ですが、システムの構築には専門的なスキルや手間隙が必要です。しかしRPAであればサービス提供企業と契約するだけで自動化が完了します。
また、RPAに設定したメールアドレスに送られた伝票データを自動的に会計システムへ記入するするというサービスも存在します。手作業で1件あたり18分かかっていた作業を1件あたり2分まで時間短縮したという事例もあり、社員の負担を大幅に軽減する事に成功しているのです。

<帳票の作成>
帳票作成業務もRPAによって自動化する事が可能です。例えば会計システムに入力されたデータを参照して請求書を作成し、それをメールに添付して取り引き先へ送付するというRPAサービスがあります。帳票作成は外部企業や顧客との取り引きにも関わるため、宛先や添付するファイルなどを間違える事が許されない重要な業務です。しかしながら手作業で請求書の発行や添付作業を行っている企業も少なくありません。取り引き先が多い企業では膨大な時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスも発生してしまう可能性が高いです。請求書作成時のデータ入力やメールの宛先・添付ファイル選択などは単純作業になるので、RPAによる自動化によって大幅な業務効率化が期待出来ると言えるでしょう。

<売掛金や買掛金の管理>
売掛金・買掛金の管理は人間の手で行われる場合が多いですが、その実は単純作業が多いのでRPAによって業務を効率化させる事が可能です。これらの業務は取り引き先とやり取りした請求書などから仕訳けした上で、実際の口座の入出金データとの突合を行うというプロセスを踏みます。請求書のなどの内容をデータ化してしまえば、後はRPAによって口座の入出金情報との突合や取り引き先へのメール送付が自動的に行われるのです。

RPAの3つのクラスとは?

実はRPAには「RPA」「EPA」「CA」という3つのクラスが設けられており、それぞれに自動化出来る業務範囲が異なります。クラスによって導入コストも変わってくるので、自社の業務効率化に適したクラスはどれなのかを確認しておきましょう。

<クラス1 RPA>
RPA(Robotic Process Automation)は3つのクラスの中で最もベーシックな仕様となっています。定型業務の自動化が適応範囲となっており、予め定義しておいた定型業務のみを自動化するツールです。一般的には請求書からの情報取得や振替伝票へのデータ入力、経費申請の検証などを自動化する際に用いられます。

<クラス2 EPA>
3つのクラスの中で中間レベルにあたるのがEPA(Enhanced Process Automation)です。従来のRPAでは例外的な判断が必要になる非定型業務の自動化は範疇外でしたが、EPAでは外部のAIと連携させる事によって一部の非定型業務の自動化が可能になっています。RPAの基本性能に加えて自然言語解析・画像解析・音声解析といった機能が追加されている他、機械学習機能も搭載されているのが特徴です。

<クラス3 CA>
クラス最高峰のCA(Cognitive Automation)では定型・非定型業務の自動化に留まらず、業務効率化システムとしての高度な自律化が期待されています。具体的には業務プロセスの解析や改善、さらには人間が判断を下す様な意思決定の自動化がCAの業務範囲に盛り込まれているのです。このような高度な自動化を実現するために、CAにはディープラーニング機能が搭載されています。自動化した業務をこなしていく過程で自主的に学習し、最終的な経営判断や意思決定の精度を向上させる成長システムが実現されているのが大きなポイントです。

RPAを導入するためのポイント

RPAのシステムを効果的に活用するためには導入前の「業務可視化」、導入時の「RPAソフトの選択」、導入後の「業務改善」という3つのポイントを押さえておく事が重要です。それぞれのステップでは具体的にどのような事を行えば良いのかを把握して、正しくRPAシステムを活用出来るようにしておきましょう。

<まずは業務全体を可視化して整理する>
RPAを導入する前には、まず自社の経理業務全体を書き出すなどして可視化し、自動化すべきポイントがどこなのかをしっかり整理しておきましょう。社内で管理している業務フローやマニュアルがあればそれらを参照するのも有効な手段です。業務の全体像を見渡すだけではなく、各工程でどのような作業が行われているかを正確に把握しておく事が大切になります。
RPAの導入は外部の企業が提供しているサービスを利用するのが一般的になっています。しかしRPAの開発企業はシステム構築の専門家であり、クライアントの業務効率化をプロデュースするようなコンサルタント会社ではありません。したがって、自社の経理業務で自動化すべきポイントは自社でしっかりと把握しておく必要があるのです。RPAの導入にあたってマニュアルや業務フローを参照する際は、実際に現場で行われている業務内容と齟齬が発生していないか改めて確認しておくとより一層効果的な業務効率化が実現出来るでしょう。

<どの業務を自動化するか優先順位をつける>
自動化する業務を選定したら、次にそれらの業務について自動化の優先順位をつけます。自動化する業務の選定が正しくても、優先順位のつけ方を誤ると業務効率化は上手くいきません。例えばRPAによって面倒に感じる作業を自動化出来たとします。しかしその業務が日々のルーチンワークではなく、月に1・2回程度の頻度で行われるものだとしたら実際の業務効率化に大きく貢献しているとは言いがたいでしょう。単に「面倒くさい」といった感情的な基準や業務の発生頻度を度外視した優先順位をつけてしまうと、せっかくのRPA導入もコストパフォーマンスが悪くなってしまうのです。優先順位を決める際は自動化によって省ける手作業工程の数や、人為的ミスが大きなトラブルに繋がるような業務からピックアップしていきましょう。
自動化すべき業務内容と優先順位が固まったら、実際に導入するRPAサービス・ソフトの選択に移ります。自動化する業務内容や企業規模、経営状況などによって適したRPAは異なるので慎重に選ぶようにしましょう。なお、一般的にRPAの導入には専門的な知識は必要とされていませんが、高度な業務を自動化させるようなRPAの場合にはある程度のプログラミング知識が要求される場合もあります。

<RPAで削減できた時間をどう使うかを計画する>
RPAを導入しただけでは業務効率化を成功させたとは言えません。重要なのは、RPAによって浮いた時間と人手をどのように活用するかという事です。例えばRPAによって定型業務が削減出来れば、単純作業に従事していた社員をより一層生産的・経営的な業務に回す事が可能になります。企業としては生産性の向上に繋がり、単純作業から解放された社員としても仕事に対するモチベーションが上がるのでwin-winの関係が築けると言えるでしょう。また、RPAで人間による作業工程が削減出来ればそれだけ時間的な余裕も生まれる事になります。ここで出来た時間を活用して営業時間を見直し・残業時間の短縮・フレックスタイム制の導入などを検討してみるのも良いでしょう。RPA本来の目的は適用する業務の自動化による効率化ではなく、効率化した後に生まれたリソースを重要な業務に充てる事なのです。

RPAを導入して生まれたリソースを有効活用しよう

RPAは経理業務との相性が良く、手作業工程の削減・業務内容の改善・人為的ミスや不正の減少など多くのメリットが期待出来ます。自動化する業務に正しく優先順位を付ける事が出来ればコスト削減や人材不足の対応策としても効果的なツールとなり得るでしょう。しかしシステムを導入して業務を効率化させた段階で満足してしまってはいけません。本当に大切なのは効率化で生まれた時間や人手をどうのように活用していくかなのです。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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