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会社がどのくらい儲けたのか、あるいはどのくらい損失を出したか表す決算書は帳簿の集大成と言え、会社の財政状態を知るのに使われるものです。掲載される勘定科目の一つに「前受金」という科目があります。

どのような場面で前受金の勘定科目を使えばいいかが分かれば、会計処理上の区分け方や決算書への記載の仕方も分かりやすくなります。この記事では、前受金の概要、前受金の仕訳方法、仕訳のルール、前受金に該当するか見極めるポイントなどについて解説します。

前受金とは

前受金は、商品の引き渡しを完了したり、サービスの提供を完了したりするよりも前に受け取ったお金を指し、前受け分として帳簿に計上処理する時に使う勘定科目です。ここでは前受金の概要を理解するために、前受金に関連する帳簿の種類と間違われやすい勘定科目について解説します。

前受金に関連する帳簿の種類

前受金に関連する帳簿にはいくつかの種類があります。

・前受元帳
取引先ごとに発生する前受金と、それに対しての売上高の振替を元帳形式で確認する際に用いる帳簿です。仕訳が正しく行われていれば、期末には前受元帳の残高は0円になります。残高が0円になっていない場合は、売上を計上する時期がまだ来ていない可能性があります。

・債権元帳
取引先ごとに任意の期間で区切って売上金額と入金金額、そしてそれらの差し引残高を確認する際に用いる帳簿です。これを見ることで日別の取引内容などが分かります。

・前受け残高一覧表
取引先ごとの繰越残高や、借方と貸方の差引残高を確認する際に用いる帳簿です。取引先からの前受金の残高が分かるので前受金の管理に用いられます。

・入金予定一覧表
取引先ごとの取引先会社名称、取引先に請求した項目、取引先から自社への入金予定日、銀行振込などの入金方法、入金予定金額などを確認する際に用いる帳簿です。取引先ごとに何の案件の請求に対する入金なのか、いつ、いくらの額が支払われる予定なのかといった入金予定に関する種々の情報が分かります。

間違われやすい勘定科目

前受金と間違われやすい勘定科目に売掛金、仮受け金、預かり金、前受け収益があります。
売掛金は、売上の対価としての現金を取引の発生と同時に受け取るのではなく、将来的に受け取る場合に用いる勘定科目です。売掛金は商品の引き渡しは完了しているものの代金の回収はまだである場合に用いるのに対し、前受金は先に代金を受け取っているものの商品はまだ引き渡していない場合に用いる点が異なります。

仮受け金は、振り込み理由が不明の入金があった場合や、最終的な金額が確定していないのに入金があった場合に用いられる勘定科目です。前受金はなぜお金を受け取ったかが明確である場合に用いるのに対し、仮受け金はなぜ受け取ったのか不明、あるいはまだ会計処理を行うには金額が確定していない場合に用います。

預り金は、会社が一時的に第三者から預かったお金です。例えば税務署に納付するために社員の毎月の給料から引く源泉所得税や住民税などに用いられる勘定科目です。

前受収益は、年間契約で月額払いのように継続的にサービスを提供する契約において、未経過ではあるものの、将来的に収益として売上が見込める部分の金額を計上する際に用います。前受金も前受け収益も役務提供が未完了という点は同じではありますが、前受金は将来の役務提供時点で収益に計上されるのに対し、前受け収益は時間の経過に伴って計上される点が異なります。

前受金の仕訳方法

例えば納期が1ヶ月の商品を提供する契約を結び、商品の代金として20万円を前もって受領したとしましょう。この場合の仕訳は、借方科目に現金及び預金、借方金額に20万円、貸方科目に前受金、貸方金額に20万円と記入します。そして1ヶ月後に商品を納入したら、借方科目に前受金、借方金額に20万円、貸方科目に売上高、貸方金額に20万円と記入します。

この仕訳でのポイントは、売上高に振り替えるタイミングがいつかという点です。前受金の仕訳では、商材の納入が完了したタイミングで売上高に振り替えます。このタイミングがずれると、一定期間で区切った中での経営結果の損益を示す期間損益にも影響が出てしまうため、社内でしっかりと管理することが重要です。

仕訳のルール

複式簿記の仕訳においては、1つの取引で借方の金額と貸方の金額の合計は必ず一致するのが原則です。前受金の仕訳でも、前受金の受領時も商材の納入時も両方の金額は一致します。これを貸借平均の原則と呼び、損益計算書や貸借対照表などの全ての勘定を通して適用されるものです。

なお、前受金を受け取った段階ではまだ商材を納入していないため、契約上は預り金の意味になります。もし契約がキャンセルされた場合には、前受金を返還する必要があることから、貸借対照表においては負債の部の流動負債に分類されます。

前受金に該当するか見極めるポイント

前受金に該当するかどうかを見極めるにはいくつかのポイントがあります。以下に個々に解説します。

資産か負債かを見極める

前受金に該当するかどうかは、資産科目になるのか、負債科目になるかに注目します。資産科目は金銭の支払いを受けるもしくは役務の提供を受ける権利、負債は金銭を支払わなければならないもしくは役務を提供しなければいけない義務と捉えると分かりやすいでしょう。

前述の例で言うと、前受金を受け取った段階では、20万円の商品を1ヶ月後に納入しなければならない義務を負っているため貸方に負債として処理されます。貸借対照表においては前受金が流動負債に分類されるのは前述した通りですが、会計における流動負債は原則として1年以内に返済しなければならない債務を意味します。これは、前受金を受け取ったということは、商品納入の義務という負債を負ったということになるためです。

損益の関連性について考える

前受金なのか、それとも他の勘定科目なのかと判断に迷う場合は、将来的に見て損益への影響の有無で判断するといいでしょう。前受金は商材の納入後に売上高に振り替えることから、損益に影響があるのは明らかです。

ただし、ここで気を付けなければいけないのは、どのタイミングで売上高に振り替えるかという点です。前受金を売上高として計上できるのは、商材の納入が終わったタイミングになります。納入前に受け取った金銭は、その時点ではまだ売上高として計上できませんが、会計上の処理は必要となるため負債として計上します。

また、企業は3ヶ月、半年、1年などの単位で一定の期間を区切って期間損益を計算しなければなりません。前受金を売上として損益に振替計上するタイミングがずれるとこの期間損益に影響が出てしまうため、しっかりとした管理が必要です。

マトリックス図で整理する

資産として計上すべきか、それとも負債として計上すべきか、損益に将来的に影響がるのかを軸に置いて、マトリックス図で整理することも前受金かどうかを見極めるのに役立ちます。マトリックス図とは、検討しようとしている2つの要素を縦と横の軸に配置して、それぞれの関連度合いや各要素の関係性を交点に表示して効果的に問題解決を進めることに用いる作図手法です。各要素間の関係性を整理したり、全体像を掴んで結論を導き出したり、重要項目を洗い出したりするのに用いられ、ビジネスの世界でも問題解決に用いられることがあります。

マトリックス図の作成は、目的を決め、縦軸と横軸に配置する項目を選んで記入し、各項目間の関連性を記入して着眼点を探り、結論を導き出すという手順で行います。前受金を見分けるのに使うなら、マトリックス図に前受収益、預り金、仮受け金、売掛金などといった混同しやすい勘定科目を記入するところから始めましょう。横軸に資産か負債か、縦軸に損益を与えるか否かを設定すれば、個々の勘定科目の役割を俯瞰して捉えることが可能です。

前受金の仕訳に関する注意点

前受金の仕訳を行う際にはいくつか注意する点があります。以下に個々に解説します。

入金された後の商品の動向を確認する

前受金は取引が完了したら売上として処理することになりますが、前受金から売上高に適切に振り替えるためには、入金後に商品やサービスの動向を把握しておくことが大切です。入金後の商品やサービスの動向を確実に把握していなかった場合、前受金を売上高へ振り替えることを忘れ、貸借対照表上で負債のまま取り残してしまう恐れがあります。

特に決算期の期末には、前受金の残高が0円になるようにしておきましょう。期末になっても前受金の残高が残っているということは、入金の理由が分からないなど取引の内容が不明瞭なまま決算を迎えるということです。このような状態では企業の財務管理体制に不備があることが危惧され、企業が決算期に作成する財務諸表の信頼性が疑われる可能性があります。

会社ごとで勘定科目が異なるケースがある

勘定科目は、会社ごとに独自のルールに従って分類し選定していても構わないものです。そのため、社内で使用する損益計算書や貸借対照表は、会社の経理担当者や経営陣が管理しやすいように、仕訳方法や勘定科目の名称を独自に変更しているケースも多々見られます。そのため、経理担当者は会社の勘定科目についてのルールを確認しておくと、その後の処理がスムーズになるでしょう。

また、どの勘定科目を使ったらいいのか、あるいはどのように仕訳を行ったらいいのか判断に迷った場合は、自己判断で決めてしまわずに上司などの責任者に確認を取ることが重要です。なお、勘定科目については法的なルールはないものの、企業会計のルールに関するガイドラインである企業会計原則では、明瞭性の原則として会計事実を明瞭に表示することとしています。

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勘定科目の性質を理解して1つずつ仕訳を行うのは、非常に工数のかかる作業です。特に、請求管理業務は取引先が増えれば増えるほど、請求書の発行から入金確認、消込、督促と業務が煩雑になりやすく、月末月初は処理に追われてしまうことが珍しくありません。

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まとめ

本記事では勘定科目の1つである前受金について解説してきました。一般的な勘定科目の使い分けと仕訳のルールを理解できれば、様々な場面で対応できるようになります。会社独自の勘定科目の使い分けや仕訳のルールを作る場合でも、この記事で解説したような一般的な事例を理解したうえで取り組めば、期末の決算時にもスムーズに集計ができるでしょう。

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