債権管理はクラウド化しよう!債権管理システムについて徹底解説

請求業務

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企業間取引で主流となっている掛け取引では、売り手側の企業は自社の商品やサービスを後払いで販売することによって、代金(売掛金)を回収する権利、すなわち債権を持ちます。売掛金を期日までに漏れなく回収するためには債権管理が必要であり、取引先ごとの未回収金額を常時把握して自社の資金繰りが苦しくならないように管理していくことが重要です。

エクセルなどを用いて手作業で債権管理をしていると、取引先の数が多くなると人為的なミスを防ぐことは難しくなり、管理の負荷が過剰になることもあるでしょう。そのような課題を解決する方策としては、クラウド技術を用いた債権管理システムを導入することが有効です。本記事ではクラウド化しない場合に生じる債権管理の課題、クラウドシステムによって効率化できる業務とメリットなどについて解説します。

※目次※
1.クラウド化しない場合に生じる債権管理の課題
2.債権管理はクラウド化して効率化しよう!
3.債権管理システムを導入するメリット
4.債権管理システムを選ぶポイント
5.債権管理は請求管理ロボにお任せ!
6.まとめ

クラウド化しない場合に生じる債権管理の課題


債権管理をクラウドシステムに頼らずに行おうとすると、さまざまな課題が生じます。以下にそれぞれについて解説します。

管理が煩雑になりがち

債権管理にまつわる課題として最初に指摘できるのは、いかにして売掛金を漏れなく、かつ遅滞なく回収していくかということです。日常的な債権管理業務として、売掛金と入金を照合して消し込んでいく入金消し込み作業があります。これはプロセスが複雑なうえに件数が多くなると手作業では記入漏れや入力ミスが生じやすくなります。入金消し込みの台帳にはエクセルが用いられていることが多いようですが、どの台帳が最新のものかがわからなくなってしまうケースも珍しくありません。

債権管理は入金の有無を確認するだけでなく、与信管理、請求書の発行・送付、債権管理表の作成、督促なども1つの連続したフローとして行わなければならず、多くの煩雑な作業が要求されます。

一元管理が困難

債権管理を困難なものにしている原因として考えられるのは、債権情報が社内で分散してしまっていて一元管理が困難になっていることです。特に支社や子会社など複数の拠点にオペレーションが分散されている企業では、各拠点から債権情報を収集するのに時間を要することもあるでしょう。また、拠点ごとに債権管理の手法が異なっていれば正確性を検証したり、本社で使えるように集計・加工したりする手間がかかり、情報を一元管理するのは多くの労力を要します。

このような管理体制では債権管理業務の効率は低くなってしまうでしょう。債権情報を効率的かつ一元的に管理・処理するには、本社と各拠点間で統一されたルールおよびツールが必要です。

管理する人材の確保

債権管理を適切に実施していくためには、関係する法令の知識を持ち管理業務を経験した一定以上のスキルや経験を持つ人材が欠かせません。債権管理は漏れなく買掛金を回収して円滑に会社を経営していくためにも重要なものであり、債権管理に携わる人材には債権の状況を隅々まで把握して管理を行き届かせる綿密さも要求されます。

しかしながら日本社会の現在を見るに、労働人口が減少していることに加えて高いスキル・経験を持った人材の確保は難しいのが現実です。適切な人員を十分に配置して滞りなく債権管理を行っている会社は少ないのが現状と言えるでしょう。限られた人員で債権管理を実施するには、債権の回収予定や回収状況をリアルタイムに把握できるなどの仕組み作りが求められます。

債権管理はクラウド化して効率化しよう!


債権管理は手作業では煩雑なものでも、クラウド技術を使った債権管理システムを用いることで大きく効率化することが可能です。以下に債権管理システムの機能でできることについて解説します。

売掛金管理・入金消込機能

取引先から発注を受ければ売上を計上しますが、この時点では発注を受けた金額を売掛金として管理し、入金が確認できたものから売掛金としてのデータを消すのが入金消し込みです。取引件数が増えるのにしたがって売掛金管理や入金消し込み作業も煩雑なものとなりますが、債権管理システムではこれらを効率化する機能を有しています。

取引先からの入金だけを管理していては漏れが発生しがちですが、取引先ごとに固有の番号を振り当てて売掛金を追跡管理する機能を持っているものもあります。入金消し込みに関して言えば、金融機関からFB(ファームバンキング)データを取り込むことで手作業を介することなく、自動的に入金情報との照合と消し込みを行うことが可能です。

受取手形の管理

企業間取引では債権は主に金融機関への現金振り込みという形態で取引されますが、他にも受取手形や小切手も債権の形態です。債権管理システムでは、期日、裏書人、振出人、振出日といった受取手形に関する情報も入力可能で、銀行割引、譲渡日、譲渡先、裏書譲渡などのてん末をたどることも可能です。

手形による取引が多い場合では、手形券面の番号に加えて自社独自の方法でナンバリングして受取手形を管理することもできます。手形取引で考えられる最も大きなリスクは不渡りであり、不渡り手形が出ると資金繰りに悪影響がありますが、システム上で管理することにより不渡りによる未回収を未然に防止することが可能です。

回収時期のアラート機能

キャッシュフローを改善し資金繰りを楽にするためには、債権を確実に回収していくことが重要です。売掛金が滞留してしまった場合には、支払期日を過ぎた債権の額を確定し、未払いの状況に応じて請求書の再送付や支払い督促などの手立てを売って回収しなければなりません。

債権管理システムの機能の一つとして、支払期日を過ぎた債権がある場合にはアラートを出して注意を喚起するものがあり、未入金の把握や督促を促して回収漏れを見逃さないようにします。また、アラートを出すと同時に、営業担当者や取引先に向けて債権の回収遅延情報をチャットやメールで通知する機能を持ったものもあります。

書類作成

請求書や督促状の作成・発行を手作業で行っていると、どうしても漏れやミスが発生する可能性は否定できず、コストがかさむだけでなく取引先との信頼関係にも影響が及ばないとは限りません。請求管理システムを用いれば、請求書や督促状の作成・印刷・発行までをシームレスに行うことが可能です。

また、請求書から他の帳票への自動変換や、販売管理システムとの連携によって未入金売掛金からの請求書や督促状の自動作成も可能となり、ミスの低減と作業効率の向上も期待できます。

債務管理機能

債権管理システムは売り手側企業の債権だけでなく、買い手側企業の債務を管理する機能を兼ね備えているものもあります。債権管理と同様に会社債務となっている買掛金や未払い金の残高や弁済期などを一覧で表示し、支払いの実績に応じた仕訳の消込を行うことできます。

締め日や支払い条件が取引先ごと、あるいは契約ごとに異なっていてもシステム上でそれらの条件を設定することができ、さらにはFBデータと連携させることで振込を自動化させることも可能です。また、銀行振込だけではなく支払手形や小切手などの複数の支払い形態に対応して、債務状況の一元管理によって支払い遅延を避けることもできます。

債権管理システムを導入するメリット


債権管理システムの機能を理解したところで、導入によるメリットとして下記に5つ挙げてそれぞれ解説します。

債権回収業務の効率化

債権管理は請求を確実に行って債権を漏れなく回収することが基本です。支払期日前に余裕を持って請求書を発行・送付することはもちろん、支払期日を過ぎた債権については見逃すことなく督促状を発行・送付することが必要になります。手作業では債権の全体像を俯瞰することは困難ですが、債権管理システムを用いれば取引先ごとの回収スケジュールや集計額といった債権の全体的な状況を可視化して見通すことが可能です。

債権の全体像が把握できれば、それに基づいて債権回収業務を計画的・効率的に進めることができるでしょう。また、請求履歴を記録して検索できる機能を活用すれば、イレギュラーな対応が必要になった場合でもスピーディーに対応することが可能です。

債権・債務の一元管理が可能

先にも少し触れましたが、債権・債務の管理をしていくうえでの課題として、情報が分散してしまっていて収集に時間がかかったり、整合性が取れていなかったりということが挙げられます。このような課題は請求管理システムを本社と拠点間で共通のツールとして活用することで解決可能です。請求管理システムを介して拠点との債権・債務情報を一元管理できれば、債権・債務の明細管理が可能になり、全体像も把握しやすくなります。

請求管理システムを導入して会計処理のルールを統一することによって、業務フローの統一化やトラブルへの迅速な対応も実現します。債権・債務の明細管理が可能になれば、売掛金・買掛金の発生から債権・債務の登録、入金・支払い、そして消し込みまでの一連の作業を一括で管理することが可能です。

作業の煩雑さの軽減

債権管理をしていくうえで最も煩雑な作業を要するのは入金消し込みでしょう。これは経理部門が日常的に行う業務の中でも、特に負荷の高い業務として多くの企業で課題となっています。入金消し込みを行うには、入金明細と売掛金台帳を突き合わせてどこから入金されたか、入金額に間違いはないかといったことを1件1件確かめて消し込んでいかねばなりません。これは意外と複雑な手順を踏まねばならず、件数が多くなると手作業では多くの手間と時間を要します。

債権管理システムを利用すればこの突き合わせ作業と消し込み作業が自動化され、作業の煩雑さが大きく軽減されて業務効率と業務精度の大幅な向上を図ることが可能です。現在一般的になりつつあるファームバンキングのデータと連動できればこれらのさらなる向上も期待できます。

債権管理システムを選ぶポイント


債権管理システムの選定にあたっては、使用感を想定すること、既存のシステムとの連携を確認すること、拡張性があるかを確認することの3つに留意するといいでしょう。以下にそれぞれについて解説します。

使用感を想定する

債権管理システムを導入しても使いこなせなかったなどということを避けるために、どの担当者が使うのか、使う人のスキルはどのレベルか、使う目的は何かなどを事前に想定することが必要です。使う人の経理や簿記に関する知識・経験のレベルに合わせて細かく設定をしなければいけないのか、予備知識なしでも簡単に操作できるものなのかといったことをチェックするといいでしょう。

海外の取引も行う会社であれば為替情報を設定する必要がありますし、決算報告書類の作成にも使うのであれば報告先ごとに細かく設定する必要があります。このように使う人や使われるシチュエーションを想定し、それぞれに応じた設定ができる機能を持ったシステムを選びましょう。

既存のシステムとの連携を確認する

現在社内で使用している既存の会計システムなどとの連携が可能かも押さえておきたいポイントです。連携がスムーズにできないものであると、システムごとにデータを入力しなおさねばならず、二度手間、三度手間が発生して工数削減につながりません。特に、手作業では多くの工数がかかる入金消し込みについては、データ連携ができなければ自動化できないため必ず見ておきたいポイントです。

また複数の拠点を持つ企業の場合、ネットワーク上で債権情報を一括で管理できれば大きな効率化につながるため、拠点間を結ぶネットワーク環境に適応できるかも確認しておくといいでしょう。

拡張性があるか確認する

債権管理システムを比較・検討している段階では、システムが自社の業務形態に合っているものかを明確に判断するのは難しいものです。債権管理システムは会社の利益確保に関わるものであるため、全ての業務を一気にシステム化するのはリスクが高いとも言えるでしょう。

自社が求めている機能が搭載されているシステムを選定するのは当然のことですが、現時点では使わない機能が搭載されているものを導入するのも余計な初期費用の出費につながります。今すぐにではなく将来的に企業規模や取引規模の拡大が見込まれるのであれば、まずは必要な機能だけを持ったシステムを導入し、その後段階的に機能が拡張できるものを選ぶといいでしょう。

債権管理は請求管理ロボにお任せ!

請求管理ロボ

自社のキャッシュフローを健全に保って資金繰りを滞りなく進めていくために、経理部門の業務の中でも債権管理は不可欠な業務として位置付けられています。しかしながら、債権管理業務のフローを滞りなく遂行していくには多くの手間と時間を要するものであり、経理部門の負荷が高くなっていることも珍しくありません。

債権管理業務を効率化して負荷を軽減したいとお考えなら、ROBOT PAYMENTの請求管理ロボにお任せください。請求管理ロボは債権管理業務の中でも中核となる請求管理フローにおける煩雑なプロセスの多くを自動化し、業務の効率化・高精度化を実現するクラウドシステムです。
請求書の作成・発行から始まって入金消し込み、さらには支払期日を過ぎている未回収債権の督促に至るまでをシステム化して業務工数を大幅に低減し、高い負荷やミスの恐れを払拭します。最初に請求情報を登録すれば後は入金を待つだけです。入金状況や消込状況などの請求情報はクラウド上のトップページに設定されているダッシュボードで管理可能です。

既存のシステムとの連携機能も搭載しており、手作業を介さない業務フローを確立することができます。

まとめ


人的リソースに余裕がない中小企業などでは経営陣が債権管理を兼務していることも珍しくありません。そのような体制だと債権管理が機能不全に陥って、形骸化してしまう恐れがあります。その場しのぎでは継続的な債権管理は望むべくもなく、適切な業務フローの元に債権管理をしていくことが企業活動の継続・発展につながります。

社内の債権管理体制に限界を感じているなら、ぜひ請求管理ロボを導入して債権管理を高度にシステム化することをご検討ください。大手企業から中小企業・個人事業主に至るまで500社以上に導入されている実績のあるクラウドシステムとして、高い効率と精度を持った業務体制を実現します。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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