状況別の請求書管理を紹介!管理における課題や解決策なども解説

請求業務

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会社にとって請求書管理は非常に重要な業務のひとつですが、管理が煩雑になりやすくミスも乗じやすいといった課題があります。請求漏れは売上に影響することはもちろん、会社の信用を損なうことにもなりかねないため、慎重に進めていかなければなりません。
また、請求書は受け取った時だけではなく自社で発行した場合にも保管する必要があり、状況によって保管方法は変わってきます。このコラムでは、状況別に応じた請求書管理と管理における課題、解決策などをご紹介します。

※目次※
1.請求書の保存管理は法律で定められている
2.状況別の請求書管理
3.請求書管理における課題
4.請求書管理はシステムに任せるのがおすすめ
5.近年の請求書は電子化が進んでいる
6.請求管理ロボの導入で請求書管理の煩雑化を防ごう
7.まとめ

請求書の保存管理は法律で定められている


請求書は、取引の証拠となる書類「証憑書類」と呼ばれ、保存管理の期間は所得税法や法人税法などの法律によって定められており、法人か個人事業主によって異なります。

法人の場合、請求書に限らず契約書や領収書などの帳簿書類は事業年度の確定申告の提出期限から7年間と法人税法で定められています。ただし、欠損金の繰越控除を適用する場合は欠損金が生じた事業年度から10年間が保存期間です。

個人事業主の場合は、青色申告・白色申告問わず確定申告の提出期限から5年間が保存期間だと所得税法で定められています。2014年度までは、白色申告事業者の中で所得が300万円以下の場合、帳簿書類保存の義務はありませんでしたが税制改正によってすべての事業者に保存義務が該当するようになりました。
また、年間課税売上が1000万円以上などの条件を満たしている事業者は、消費税課税事業者扱いとなり保存期間が7年間となります。ただし、条件を満たしていない免税事業者であっても会計帳簿は7年間保存する必要があるので、請求書も同様の年数保存しておくといいでしょう。

状況別の請求書管理


受け取った請求書は支払い済みと未払いのものを一緒にして管理してしまうと、請求忘れが生じてしまうリスクがあるので注意しなければなりません。ここでは、状況別の請求書管理をご紹介します。

自社が発行したケース

基本的に自社で発行した場合に保存義務はありませんが、取引先の入金状況を確認するために控えを保存するケースが多いようです。自社が発行した請求書の管理は、まず取引先に送付した請求書の控えを未入金として管理します。未入金は支払い期限が来た際に入金確認が必要になるため、支払い期日が迫っているものから整理しておくと後処理がスムーズになるでしょう。
入金確認が取れた場合は、入金済みと印をつけて未入金と別の場所に保管します。入金済みの管理は、取引先数に応じて月別か取引先別で管理するのがおすすめです。

他社から受け取ったケース

請求書を受け取った場合は、まずは支払いが終わるまで未払い分として管理します。支払いの前に請求内容を精査する必要があるため、未払い分として整理した後は確認済みと未確認としてさらに細分化しておきます。確認できた請求書で支払いが済んだものは、支払い済みと印をつけて未払い分とは別に保管しておきましょう。保管は、請求日の古い順に整理しておくと取引過程を調べる作業がスムーズ行えます。

既に支払い終えたケース

支払いを終えた請求書は、払込みの確認で必要になるためしっかりと保存しておく必要があります。支払い終えた請求書は、請求日の古い順に並べたうえで、月別での保管と取引先別で保管する場合の2通りがあります。

月別の場合は、月単位でどれだけ支払いが行われたかが見やすく、経理業務で全体を把握しやすいメリットがあります。しかし、特定の請求書を探す場合は複数企業の請求書が混在しているため時間を要するでしょう。

取引先別の場合は、取引先ごとの支払い状況を確認しやすいものの、全体の月単位の支払い状況がわかりにくくなってしまいます。また、取引先数が多いとそれだけ分類する数も多くなるので管理が煩雑化しやすいのもデメリットです。

請求書管理における課題

請求書管理は、エクセルを活用して行われるのが一般的です。エクセルでの管理は自由にカスタマイズが可能で、さまざまな形式の請求書データ管理にも対応できる点がメリットです。
しかし、取引先が増えていくにつれて一連の作業負担が増大し、徐々に対応できなくなって管理が煩雑化してしまいます。また、取引先から請求書の再発行依頼があった場合に、ファイル名で検索しても該当する請求書を見つけ出せないことも珍しくありません。さらに、取引先ごとに請求先の一覧表と請求書にデータを入力するため、請求先一覧表の情報が適切に反映されていないと請求漏れや二重請求といった問題が生じてしまうでしょう。

請求書管理はシステムに任せるのがおすすめ


エクセルの場合は、取引先数が増えていくにつれてデータ容量が膨大になってしまい、管理表の立ち上げまでに時間を要したり、画面がフリーズしたりとスムーズに作業ができません。他にも、データの重複や手入力による入力漏れなども懸念されます。こうした問題を解決するにはシステムを導入するのがおすすめです。ここでは、請求管理システムの特徴とメリットをご紹介します。

請求管理システムの特徴

Web上で請求書の作成や送付、管理ができるシステムで、見積書や納品書なども一元化ができるため管理がしやすい特徴があります。メールや郵送を問わず請求書発行を自動化できるシステムもあるので、エクセルで作成していた時よりも人的ミスが起こりにくいのも特徴です。会計ソフトと連携して会計処理を自動化すれば、経理業務全体の負担軽減が期待できるでしょう。

請求管理システムには、オンプレミス型とクラウド型の2つがあります。
オンプレミス型は自社でシステムの開発・構築するもので、自社のネットワークの中で使用する仕組みです。自社開発であることから機能を自由にカスタマイズすることが可能で、既存システムとの連携も比較的簡単にできます。ただし、サーバーを設置してネットワークを構築する必要があるため高額な導入コストがかかるほか、システム運用やアップデートも自社内で行わなければならないため手間がかかります。

一方で、クラウド型はシステムベンダーを提供する事業者のサーバーを介して使用する仕組みです。システム開発・構築コストがかからず、インターネット環境さえ整っていれば利用できて導入スピードも短縮できます。

請求管理システムのメリット

導入することによって以下のようなメリットが期待できます。

・発行業務が簡単
従来のように手書きやエクセルで発行する場合、工程ごとに書類を照らし合わせながら件名や金額を入力しなければならないため、非常に手間がかかります。特に取引先件数が多い会社は、発行業務に時間を割かれコア業務に注力できないことも少なくないでしょう。
システム化できれば、自動で入力して計算ミスもチェックしてくれるためスピーディーな請求書発行が可能です。また、クラウド型であれば社外からでもアクセスできるので、いつでも請求書に関する対応ができます。

・入金漏れ・請求ミスの軽減
手入力による問題として一番に挙げられるのが入力漏れや請求ミスです。請求管理システムの中にはワークフロー機能と呼ばれるものがあり、取引先へ送付する前に責任者の承認を得るプロセスの構築が可能で、確認漏れによるミスを防止できます。会計ソフトと連携すれば、請求漏れや入金漏れを自動アラートで通知してくれるものもあります。

・セキュリティの強化
クラウド型のシステムを導入すれば、オンラインストレージ上で請求書データを管理できるため、アクセス権限の強化によって情報漏洩リスクを軽減できます。メール送付機能が備わっているシステムの場合は、通信を暗号化して送付できるのでより安心です。さらに、CRMと連携させて宛先を自動付与すれば、誤送信そのものを防げるでしょう。

近年の請求書は電子化が進んでいる


近年では、脱ハンコや脱紙媒体書類などのDX化が急速に進んでいます。DX化とは、デジタル技術を用いることで生活やビジネスが変容していくことです。DX化によるコスト削減や業務効率化への期待値は大きく、多くの企業で取り組まれています。
ここでは、請求書電子化に移行するための必要要件や電子化にまつわる法律・制度、事前に社内でしておくべき準備をご紹介します。

電子データの保存には要件を満たす必要がある

紙媒体から電子データに移行させるには以下の3つの要件を満たす必要があります。

1.見読性
電子データで保管された請求書は読みやすい形でなければなりません。特に、紙媒体のものをスキャンして電子データ化させたものは、スキャンがうまくいかず文字が不鮮明だったり、全体がスキャンできていなかったりするので注意しましょう。

2.完全性
改ざんが行われないように対策がされているかのことで、ワードやエクセルで作成した請求書は簡単に複製が行えてしまうので、PDFファイルに保存するのが一般的です。

3.検索性
紙媒体の請求書を電子データで保存する場合や電子請求書を保存する場合、特定の請求書をすぐに見つけ出せるようにしておく必要があります。検索性の要件を満たすためには、日付や項番をファイル名に入力して整理するほか、タイムスタンプを利用するといいでしょう。

上記で挙げた3つの要件の他にも、真実性の確保と可視性の確保の2つの要件があります。
真実性の確保は、完全性をより具体的にしたものです。保存期間の間に内容の訂正・削除を行った場合に、その履歴や内容を明らかにするシステムを利用することや、取引情報から帳簿間でお互いの関係性が確認できる状態であることなどが定められています。
可視性の確保は、未読性・検索性をより具体的にしたものです。保存したデータをパソコンまたはプリンターを通じて、明瞭・迅速に出力できる状態であることや、取引日や金額などの項目から保存データを検索できる機能を備えていることなどが求められます。

電子化にまつわる法律・制度

電子化にまつわる法律・制度は以下のようなものがあります。

・電子帳簿保存法
国税関係の帳簿書類を電子データとして保存する際の要件や取引情報の保存方法などについて定めた法律で、ペーパーレス化やデジタル社会に向けたIT利用を目的として1998年に施行されました。企業規模問わずWebやメールなどを含めた電子取引をしているすべての会社が対象で、従来は紙で受領した領収書などは紙媒体での保存が原則でしたが、この法律によって要件を満たせば電子データでの保存が可能となりました。

・e-文書法
民間分野において法律で保存が義務付けられている文書に対して、電子データの保存を容認し、書面の保存等にかかる負担軽減などで利便性の向上を図る法律です。e-文書法を適用する要件として、電子署名とタイムスタンプを付けることが求められています。電子署名とは、誰が作成した文書でその内容が改ざんされていないことを証明するためのもので、なりすましの文書との判別が可能になります。タイムスタンプは、電子文書がいつ作成されたのかを証明するもので改ざんを防ぐことが可能です。

・インボイス制度
消費税の仕入税額控除をインボイスの発行、または保存によって受けることができる制度です。インボイスとは適格請求書と呼ばれるもので、売り手が買い手に対して適用税率や消費税額等を正確に伝えるものを指します。現状の請求書の多くは、適用税率や消費税額を記載がされていません。
しかし、インボイス制度によって税率ごとに合計した対価の額および適用税率、消費税額などの記載が義務付けられることとなります。また、消費税を重複して支払うことがないように、仕入れでかかった消費税を控除する仕入税額控除の条件も変わります。現状、取引先が発行した請求書があれば仕入税額控除を受けられるものの、これからは適格請求書を用いて控除申請が必要になるので注意しましょう。

電子化するために必要なこと

電子化への移行の前に以下の準備を行いましょう。

・取引先・請求先への了承
紙媒体から電子請求書への移行に少なからず抵抗を感じる企業も少なくありません。そのため、切り替える際には事前に了承を得るようにしましょう。
すべての企業が電子化に賛同してくれるわけではありません。そこで、電子化に切り替えられる取引先に関しては電子取引に移行して、そうでない場合は関係性を維持するためにも従来の郵送の形を採るのがおすすめです。

・社内フローの見直し
電子化へ移行するには必ず社内フローの見直しが必要です。それと同時に、システム・ツールの操作方法などの社員研修も必要になります。導入前の準備がしっかりできていないと導入後に混乱を招いてしまうため、入念な準備で現場の不安を払しょくできるよう努めましょう。

請求管理ロボの導入で請求書管理の煩雑化を防ごう

請求管理ロボ
エクセルで管理を行っている場合は、手入力によるデータの重複や入力漏れのリスクが生じます。そのような現状を打開するには、ROBOT PAYMENTが提供する請求管理ロボを導入するのがおすすめです。

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まとめ


企業の活動実態を示すものとして重要な請求書は、法律で保管管理が義務付けられています。しかし、管理体制が整っていないと取引先件数が増えていくにつれて煩雑化してしまうでしょう。管理体制を整えるのであれば、手入力ではなくシステムに任せるのが得策です。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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