電子帳簿保存法とは?法改正で変更になったポイントなども紹介

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令和4年1月1日に電子帳簿保存法が改正され、電子データの保存が簡易化する一方で、その義務化も始まりました。
システム整備の観点から、条件付きではありますが2年間の猶予期間が設けられているため、条件を満たしていれば現段階での罰則は基本的にはありません。ただし、猶予期間後は取り締まりが厳格化すると考えられます。法律自体はすでに施行されているので、企業は迅速に対応すべきでしょう。
しかし、電子帳簿保存法について、今までと何が変わるのか、どのような対応が必要なのかわからないという方も多くいるのではないでしょうか。
そこで、この記事では電子帳簿保存法の概要と今回の法改正で変更になったポイントについてご紹介します。電子帳簿保存法への理解を深め、法改正を受け入れられる体制を整えましょう。

※目次※
1.電子帳簿保存法とは
2.法改正で変更になったポイント
3.国税関係帳簿・書類の保存要件
4.スキャナ保存の要件について
5.電子取引の保存要件
6.電子帳簿保存法の要件に対応した請求書の保存なら請求管理ロボにお任せ!
7.まとめ

電子帳簿保存法とは

 
ここでは、電子帳簿保存法の概要と対象となる書類について解説します。

電子帳簿保存法の概要

 
電子帳簿保存法とは、国税関係(法人税法や所得税法)の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。ペーパーレス化を促進し、業務効率化を測ることを目的に1998年に成立しました。

設立当初は適用要件が厳しくなかなか普及しませんでしたが、要件緩和が繰り返されたこともあり、現在では導入を検討する企業が年々増加傾向にあります。また、令和4年には普及化に拍車をかけるように、「電子取引」の電子データ保存が義務化されました。

これにより、電子帳簿保存法がペーパーレス化を望む事業者に関連する法律から、電子取引を行うすべての事業者に関連する法律へと変化したともいえます。そのため、多くの事業者は電子帳簿保存法と向き合わざるを得ない状況になっています。

対象となる書類

 
電子帳簿保存法の対象となる書類は、大きく分けて「国税関係帳簿」「国税関係書類」「電子取引」の3種類です。各種に分類される具体的な書類は次の通りです。

国税関係帳簿には、仕訳帳や売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳などが該当します。国税関係書類は、賃借対照表や試算表、棚卸表などの決算関係書類や、請求書や見積書などの取引関係書類(自己発行の控え・相手先の受領の両方)などです。電子取引は電子メールやクラウドサービスによって受領した請求書や見積書、取引書類などが対象になります。

法改正で変更になったポイント


令和4年1月1日の法改正で、電子帳簿保存法はどのような点が変わったのでしょうか。ここでは、大きな変更点を5つ紹介します。

承認制度の撤廃

 
事前承認制度が撤廃され、電子データ保存が簡略化されました。これまでは電子的に作成した国税関係帳簿を電子データとして保存するには、3ヶ月前までに税務署へ届け出る必要がありました。
改正後はこの仕組みが撤廃されています。電子帳簿保存法に対応した機能を備える会計システムやスキャナなどがあれば、速やかに電子保存ができるようになりました。

適正事務処理要件の撤廃

 
適正事務処理要件が撤廃され、スキャナ保存要件が緩和されました。適正事務処理要件とは、相互牽制、定期的な検査、再発防止などの社内ルールを規定し、書類とスキャナ保存したデータとの同一性をチェックするために定められた要件です。改正後は撤廃され、定期検査に必要だった原本(紙書類)が不要となり、スキャン後すぐに廃棄することができるようになりました。

タイムスタンプ要件の緩和

 
タイムスタンプ要件が緩和され、発行手順も簡略化されました。タイプスタンプとは、その時刻に電子データが存在し、改竄がされていないことを証明するための仕組みです。これまでは、発行者側と受領者側の両方がタイムスタンプを付与する必要がありましたが、改正後は電子帳簿保存法に基づく管理をしていれば、発行側だけの付与で役割を果たせるようになりました。

検索要件の緩和

検索要件の緩和と単純化も、法改正による大きなポイントです。検索要件とは、ただデータを保存しているだけではなく、税務調査などの必要に応じてすぐ見つけ出せる状態が整っていることです。今までは、取引年月日や勘定科目、取引金額などの国税関係帳簿書類の種類に応じた記録項目を、検索要件として設定する必要ありました。しかし改正後は国税庁などの要求に応じて電子データを提出する場合、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみで基準を満たせるようになりました。

電子取引の電子データ保存の義務化

要件緩和により電子化がスムーズになった分、電子取引の電子データ保存が義務化され、電子データを紙ベースで保存ができなくなった点には注意が必要です。
これまでは所得税や法人税などの電子取引データを、紙に出力して保存しておく方法が認められていました。しかし改正後は紙での保存が認められなくなり、電子データでの保存が義務化されます。電子データ保存に対応していない場合は、早めに対策を行いましょう。

国税関係帳簿・書類の保存要件

 
令和4年1月1日の改正では帳簿書類の保存要件にも変更があり、保存区分が「優良な電子帳簿保存」と「その他の電子帳簿保存」の2つに分けられました。

優良な電子帳簿保存では、これまでと同等の要件が求められます。具体的には、下記の通りです。

●記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実および内容が確認できること
●通常の業務処理期間を経過して入力した場合に、その事実が確認できること
●帳簿の記録事項と、関連する他の帳簿の記録事項の間で、相互性が確認できること
●取引年月日その他日付、取引金額、取引先で検索できること
●日付また金額の範囲指定で検索できること
●2つ以上の記録項目を組み合わせた条件で検索できること
●システム関係書類(概要書、仕様書、操作説明書、マニュアルなど)を備え付けること
●保存場所に操作マニュアルを備え付け、パソコンなどの機器によって画面・書面に整然かつ明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

一方、その他の電子帳簿保存では保存要件が緩やかになっており、下記の3点を満たしていれば問題ありません。

●税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードに応じることができるようにしていること(ただし、優良電子帳簿の保存要件をすべて満たしているときは不要)
●システム関係書類(概要書、仕様書、操作説明書、マニュアルなど)を備え付けること
●保存場所に操作マニュアルを備え付け、パソコンなどの機器によって画面・書面に整然かつ明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

要件が厳しい分、優良な電子帳簿保存と認められる電子データには、青色申告特別控除で優遇措置が受けられるなどのメリットがあります。

スキャナ保存の要件について


書類を電子保存するにあたり、スキャナ保存制度について理解しておくことも大切です。スキャナ保存とは、取引で発生する請求書や領収書などの紙の書類を電子データとして保存することです。たとえば領収書をスマホで撮影してデータ保存しておくことも含まれます。スキャナ
やスマホで読み取って記録をデジタル化することで、ペーパーレス化を促進できます。
しかし、スキャナ保存制度の適用を受けるには定められた要件を守らなくてはなりません。ここでは、その各要件を紹介します。

スキャナの要件

 
スキャナ保存で書類を画像データで保存する場合、スキャナなどの機器が性能基準を満たしている必要があります。具体的には、一定水準以上の解消度およびカラー画像による読み取りができることや解像度が200dpi相当以上であることなどが、読み取り機器の性能基準に関する要件です。また、国税関係書類の重要度に応じて、適した画像で出力できることも欠かせません。重要度が中程度以上の書類は三原色の諧調がそれぞれの256諧調以上であることが必須ですが、重要度が低い書類であればグレースケールでの保存も可能です。

システムの要件

 
スキャナ保存制度の適用には、システムの要件も満たしている必要があります。具体的な要件は以下の通りです。

●生成された書類ごとにタイムスタンプを押すこと
●国税関係書類を訂正もしくは削除した場合は、その事実と内容が確認できること
●国税関係書類の入力者や登録者、管理者に関する情報が確認できること
●国税関係書類と関連する帳簿との間で相互性を確認できること
●取引年月日その他の日付、取引金額で検索ができること
●日付または金額範囲を指定して検索ができること
●2つ以上の任意の項目を組み合わせて検索ができること
●国税関係書類の重要度に応じて読み取り、解像度や諧調、書類サイズなどの情報を保存できること

経理における要件

 
スキャナ保存制度の対象となる国税関係書類は、重要度に応じて各方式で期限内に保存しなくてはなりません。重要度が中程度以上の場合は業務処理サイクル方式か早期入力方式を用います。業務処理サイクル方式とは、一般的な経理業務のスケジュールである「月締め」に基づき、書類を整理し帳簿を締めるタイミングからおよそ7営業日以内に電子化して保存する方式です。早期入力方式は、書類を受け取って、およそ7営業日以内に電子化して保存します。重要度が低い場合は、適時に電子化して保存する適時入力方式でも保存可能です。

その他要件

 
他にも、使用システムの概要書や備え付けや、電子データを確認するための機器に関する要件も確認しておきましょう。
表示・印刷では、整然とした形式で4ポイント文字の判読が可能であることや、速やかに検索し出力できることが重要になります。また、システム概要書などの書類を備え付けるのも忘れないように注意が必要です。

電子取引の保存要件


電子取引の場合は、電子データの保存要件を満たしておかなくてはなりません。電子取引では「真実性の確保」と「可視性の確保」が保存要件として重要視されます。

真実性の確保

真実性の確保とは、保存されたデータが改竄されていないことです。たとえば、訂正や削除の事実内容の確認ができる仕組みやタイムスタンプの利用、スキャナのスペックを基準以上に満たすことなどあげられます。具体的には、タイムスタンプ後に取引情報を授受する、あるいは取引情報の授受後に速やかにタイムスタンプを付し、電子データの保存を行った各関係者の情報を確認できるようにしておくといった対策が必要です。訂正や削除が確認できる、または行うことのできないシステムで情報の授受・保存を行うことや、訂正や削除の防止に関する規定を定め、それに基づく運用を行うことを徹底しましょう。

可視性の確保

可視性の確保とは、保存されたデータを検索・表示できることです。たとえば、電子計算機処理システムの概要書類などの備え付け、取引年月日・取引金額・取引先など主要な記録項目で検索できることなどがあげられます。保存場所に関連機器の操作書を備え付け、明瞭かつ速やかに出力できるようにしておく必要もあります。

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請求管理ロボなら、電子帳簿法に対応した電子データ保存が可能です。今回の法改正では、検索条件の追加や、訂正・削除など更新履歴の記録、および照会機能をリリースしました。保存要件である真実性・可視性の確保もクリアできます。

また、請求・集金・消込・催促の作業を自動化することで、毎月の作業時間を80%削減した実績があります。業務の効率化・電子化の促進にも効果的です。

まとめ


電子帳簿保存法が改正はすでに施行されており、今は猶予期間です。ですが、猶予期間の終了間際に準備するのでは、対応が間に合わない可能性があります。電子データ保存の義務化に対応するには法への理解だけでなく、保存要件を満たした各機器の準備も不可欠です。加えて、2023年にはインボイス制度の開始が控えており、そちらの対応にも時間が割かれることが予想されます。電子データ保存の義務化の対応は、今年中に済ませてしまいましょう。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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