請求処理業務を自動化！企業にもたらす5つのメリットとは？
支出の可・不可を判別するという意味でも、神経を使う重要な業務である請求処理。しかし、その工程は複雑かつ地道で多くの時間と労力を求められるため、業務効率の観点で見るとはなはだ頭が痛い作業でもあります。近頃では、この請求処理作業を自動化することで、業務上のさまざまな問題や非効率を改善しようという動きが強まっています。バックオフィス業務の煩雑さに手を焼いている経理担当や企業経営者の方は、ぜひ参考にしてください。
1． 請求処理の自動化で得られるメリット5つ
請求処理にはいくつもの工程がありますが、それを自動化すると一体どんなメリットがあるのでしょうか。5点に分けて、わかりやすく解説します。
1－1．請求処理業務を効率化できる
請求書管理は、従来1件ずつ手作業による照合が必要とされてきた、慎重さも重要視される作業です。支出の大小に関わらず、1つ1つ正確な判断をしなければなりませんが、巨額の支出ともなると、承認には一定以上の時間がかかります。
この難しい作業を自動化することで、請求処理全体の68%の時間が削減できたという報告もあります。人が直接当たらなければならない局面でのみ効率的に人員を配置すれば、業務効率は劇的に改善するでしょう。ログインするだけで請求処理情報をすべて確認できる利便性の高さは、単に作業効率を高めるだけでなく、その後の業務日程や戦略的ビジョンを立てるうえでの意思決定にも大いに役立つと言えるのです。
1－2．支払い遅延の大幅減少ができる
支出に関して1件ずつの慎重な検証が必要な一方、迅速な作業が不可欠となるのも請求処理の難点です。慎重になるあまり時間をかけすぎれば、容易に支払い遅延となり、取引先やサプライヤーとの信用問題にも発展しかねません。
その点、請求処理を自動化すれば、サプライヤーへの支払い遅延が67%減少したという驚くべき調査結果もあります。これは、サプライヤーとの関係を良好に保つためにも、かなり重要なポイントと言えるでしょう。
1－3．生産性の向上
請求書の提出や承認・確認作業という、従来もっとも時間がかかっていた部分の時間短縮がかなうため、請求処理に当たる従業員の時間が有効利用できます。モバイル対応があるのも強みです。IT部門ではないすべての従業員が、操作性の高いモバイルアプリで請求処理作業を行うことが可能です。時間も場所も選ばないモバイル作業があれば、個々の生産性がぐんと上がります。
人の目で確認して不明な点があったとしても、企業内での確認やサプライヤーに対しての問い合わせもスムーズに行うことが可能です。何度もメールのやり取りをする必要もなく、ムダなコミュニケーションはすべて省略できるので、1人1人の生産性は否応なくアップします。支払い遅延による利息やペナルティが減ったり、早期支払いによる割引が発生したりするケースもあり、コストカット面でも好影響があるでしょう。
1－4．コンプライアンスの向上
請求処理が自動化されるということは、オンライン上で情報が共有されるということに他なりません。いわば、請求処理作業の過程が可視化されることだとも言えます。誰がいつどの承認や確認を行ったのかが一目瞭然になります。これにより不正が一気に消失し、コンプライアンスが向上するため、企業内のチームワークも改善し、風通しの良い現場を実現できます。操作性が高くなることにより、人的ミスも激減するでしょう。
1－5．従業員の働き方改善により満足度アップ
請求処理の承認・確認の時間が大きくカットできることで、これに比例して残業時間も削減できます。無駄なくスムーズな動線で業務に当たれ、時間を有効に使えるため、従業員の意識が変わり、モチベーションが上がって、働き方に対しての満足度が上がるでしょう。
2． 自動化システム導入の注意点とは？
自動化システム導入は、企業の効率化やコンプライアンス向上にとっての切り札とも言える画期的な手段です。しかし、注意点がまったくないとは言えません。まだまだ電子化されていないものやオフラインのツールに安心感を覚える傾向も強く、せっかく効率化できる機会を逃している中小企業が多く見られます。こうした傾向の強い企業の担当者は、IT要員に依存しなければ使いこなせないような複雑なシステムを導入すべきではないということです。
対策としては、誰の目にもわかりやすく、導入が簡単なシステムを選ぶことでしょう。請求処理と言っても、規模や件数は企業によって全く異なります。自社のスケールにマッチしているか、どんな業種や規模の請求業務にも対応できるかどうかを見きわめた上で、柔軟性の高い自動化システムを導入したいところです。
3．まとめ
取引先からの入金も神経を使う業務ですが、支払う側の立場で行う作業もまた厄介です。社内でモタモタとミスや承認待ちを続けていると、会社の信用問題に関わってしまいます。
請求処理自動化システムは、その導入によって業務を効率化して生産性を上げられなければいけません。自社に最適なシステムを選ぶことが業績アップのためには欠かせない課題と言えるでしょう。
