請求クラウドの活用で効率化の一歩先へ!利益を出し続ける企業になる方法 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

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請求クラウドの活用で効率化の一歩先へ!利益を出し続ける企業になる方法

請求業務

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うちと同じ企業規模のあの会社、同じような業務を同じようにこなしているはずなのに、なぜ業績が右肩上がりに伸びているのだろう?と不思議に感じたことはありませんか。利益を出し続けている企業は、徹底したコスト削減を行い、社員は適切な業務を行っているのでしょう。また必要経費として多くの外部サービスを利用しているのかもしれません。

各種サービスを利用すればそれだけ経費も掛かるし、それなら現行通りでのほうが面倒がない。このように考える経営者も多いかもしれません。しかし、コストを削減しながら大きな効果を得ることができ、セキュリティ向上も叶えるサービスがあれば、経営者なら使わない手はないでしょう。

今回は、毎月の業務量を3分の1に削減し、売上向上にも確実につながるクラウド請求管理サービスの秘密についてについて解説します。

利益を出し続ける企業の共通点

利益を出すためには、商品やサービスを数多く売ること、商品やサービスの価格を上げるか原価を下げて利益幅を上げること、そして無駄を省いて徹底的なコストカットを行うことが必要です。商品やサービスを販売するまでには、社内で多くのコストがかかっています。企画、営業、製造、輸送、通信、販売など、すべての業務でコストカットを行えば、おのずと利益は上がります。

ごくごく当たり前のことですが、これを徹底して行っている企業はそれほど多くありません。企業の大小にかかわらず、必ずどこかに無駄な業務があるでしょう。そして無駄な業務の中には、「必要な無駄」と「必要のない無駄」があります。必要な無駄の中には、クライアントの意思を組んで企画の方向性を変える、また、本来であればサービスに含まれない業務も顧客のために行い「得意先」となるといったものが考えられます。
必要のない無駄の代表は、自動化できる部分をわざわざ手作業で行うことです。例えば、小売店でレジ清算を導入せずわざわざ電卓で計算し精算する、というのもこれに当たるでしょう。

 


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請求業務を効率化しよう!クラウド型請求書でできること

一般的な企業にとって、上記のような無駄と同じ部分にあるのが請求業務です。請求業務を自動化していない企業では、エクセルなどのソフトを利用し、社員が手入力で請求業務を行っています。この無駄を省き業務を効率化することで、簡単に利益を出すことができる可能性があります。クラウド型請求書を導入するだけで、次のようなことができるようになります。

・請求書の電子化
PDF形式の請求書を作成し、請求業務のペーパーレス化を促進させます。
・請求書の発行・送付
郵送、メールどちらでも請求書をワンクリックで発行・送付できます。郵送代行も行っているため、請求書にまつわる業務負担をとことん減らすことができます。
・継続請求
いわゆる「お得意様」に対しての請求業務において、請求書の送付、決済形式も顧客別に好みの方法を記憶し毎月決まった日に請求書を送付してくれます。
・販売管理・会計ソフトとの外部連携
利用するサービスによって外部連携できるソフトは異なりますが、これまで使ってきた販売管理・会計ソフトと外部連携を行うことで、売掛金に関する業務を自動化することができます。
・セキュリティの強化
自社管理していた売掛金に関する一連のデータをクラウド請求に切り替えることで、顧客の口座情報や会社情報を高セキュリティ下で管理することができるようになります。自社でのバックアップも必要ないため、データの保存管理においても安心です。
・多様な手段による決済も一元データ管理
口座振替だけではなく、コンビニ決済にクレジットカード決済、様々な決済手段を導入している会社では、それぞれが別々にデータとして存在してしまうため、入金管理が大きな負担となっています。クラウド請求管理サービスを利用すると、すべてのデータが一元化され、入金もリアルタイでに閲覧可能になります。

請求業務を手作業で行うA社の月末

請求業務を社員が手作業で行っているA社では、毎月月末になると複数の社員が残業を行い遅くまで請求業務をこなしています。営業担当の2~3人が外回りの後に社内で請求書を作成し、経理担当は月次決算のために売掛金の消込と未収金のチェックを行っているといった具合です。
毎月残業をするのはバックオフィス・フロントオフィス含めて6名。残業は3日間で10時間ほど、残業代の時給が1500円だとすれば、これだけで毎月9万円の人件費がかかっています。さらに、営業担当が請求業務の一部を担っているとき、請求業務に圧迫され営業がおろそかになると売り上げ事態も減るでしょう。営業社員1人につき月1~2本の新規契約を取り逃しているかもしれません。

クラウド請求管理システムを利用するB社の月末

一方、クラウド請求管理システムを導入しているB社の月末には、残業している社員の姿は見えません。それどころか経理担当の社員の数もA社より少ないようです。営業担当は毎日営業業務のみを行い確実に成果を上げ、経理担当社員は月末でも請求業務に取られる時間は数時間ほど。連日残業して入金管理や消込作業を行うこともありません。
B社では、社員の残業代の代わりに毎月クラウド請求管理システムの利用料を支払っています。ですが経理担当社員がそもそもA社より少ないため、人件費は年間で何百万という単位で変わってきます。

A社とB社、同じ企業規模でも、請求業務を効率化することで人件費の削減だけではなくビジネスチャンスの幅も広げていることがわかります。業務の効率化によって、単なるコストカットだけではなく直接利益につながる運営ができているのです。

請求業務でクラウドを活用するメリット

本当にクラウド請求管理システムは上記のように企業利益をもたらしてくれるのでしょうか?ここからは、業務の効率化だけではないクラウド請求管理システムのメリットについて紹介します。

<売上アップに貢献できる>
請求書1つで客単価がアップするかもしれない、そう聞いてもすぐにはピンとこないでしょう。請求業務をクラウドに切り替えることで、便利になるのは利用している会社だけではなく、取引している顧客も同じなのです。
わかりやすく間違いのない請求書が毎月きちんと届く。これによって顧客との信頼関係も強固なものになり、取引を増やす要因になり得ます。新規顧客開拓の際にも、クラウドサービスを利用していることは自社をアピールする一つの材料になるでしょう。営業担当が請求業務の一部も行っているような会社の場合、「どれだけ発注されても請求業務の手間がない」ことで、強気の営業にもつなげることができます。
請求業務の負担をなくすことで、自社にとってこのようなプラス効果が期待できるのです。

<業務量減少でヒューマンエラーを防止>
何度も何度も確認しているのに、一向に減らない請求業務のヒューマンエラー。その原因は、請求にかかわる業務負担がバックオフィス担当者にとって重すぎるからかもしれません。月末にバックオフィスでやるべきことはたくさんあります。請求業務だけではなく、入金管理、売掛金にかかわる一連の業務、未収金の督促、これらを月末から月初めの数日だけでやりきるのですから、ミスが出て当たり前なのです。
請求業務をクラウドに切り替えることで、請求、集金、売掛金の消込、督促までを一気に任せてしまうことができます。これで憂鬱な月末作業も大幅に減少し、請求業務はアウトソースするためヒューマンエラーもなくなります。

<リアルタイムでの請求状況の把握>
利益を出し続ける企業では、鮮度のいい情報を適切に分析しています。請求業務を手作業でしている企業では、どうしても売上データにタイムロスが生じ、今この瞬間のデータを分析することができません。
しかしクラウド請求管理システムなら、インターネット接続環境さえあればどこでも売上情報を確認できます。リアルタイムの入金データや未収金データをチェックし、即座に分析、現状に即した経営判断ができるようになるでしょう。

<外部連携ですべてのデータが自動化できる>
このほか、クラウド請求管理サービスは「既存ソフトと外部連携可能」という点が優れています。有名会計ソフトや顧客管理ソフトと連携することで、決算が楽になるだけではなく、これからの経営戦略にも役立つデータが簡単に入手できるのです。
これまで、バックオフィスで管理され、経営陣まで届くのが遅れていた売上データも、クラウドサービスからいつでも閲覧可能になります。リアルタイムで売り上げ情報がわかることで、「伸びそうな企画・商品」がわかりやすく、売り上げ予測を即座にたてられるようになるのもクラウド請求管理の魅力です。

まとめ

利益を出し続ける企業の秘密は、クラウド請求管理システムによるバックオフィス業務の負担軽減だけではなく、売上データの「リアルタイム処理」と「リアルタイム閲覧」が素早い経営判断も可能にしてくれていることにあるようです。それは一部の企業だけに与えられた特権ではなく、どんな企業でも該当することでしょう。

これからの時代、データを細かく人間が管理しチェックしていくのはますます難しくなっていきます。IT関連企業、インターネット販売を行う企業にはクラウドサービスは必須のものとなります。クラウド請求管理サービスは、顧客数が右肩上がりに増えている成長中の企業や、コンビニ決済やオンライン決済を取り入れている企業、ECサイトなどでコスト削減に大きく貢献することでしょう。検討してみてはいかがでしょうか。

 

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