請求書が時効を迎えたらどうする?時効の種類と対策を解説

請求書

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他社と取引を行った際には、請求書を発行して代金回収を行いますが、請求書には時効が存在していることにも留意する必要があります。また、万が一未払いが起きた場合には、相応の対応を講じることも必要です。この記事では、請求書の時効について、その種類と未払いが発生した時に講じることができる対策についてご紹介します。

※目次※
1.請求書の時効とは
2.未払いが発生した場合の対処法
3.請求書の期限管理は「請求管理ロボ」におまかせ!
4.まとめ

請求書の時効とは


代金を支払ってもらうために送付する請求書ですが、請求書には有効期限が存在することを忘れないようにしましょう。相手から迅速・確実に支払いをさせるためには、請求書の支払期限も慎重に設定しなければなりません。以下で請求書の時効の成立期間についてご紹介します。

時効の成立期間について

法律上では、日常的に行われる取引においての権利関係をなるべく早い時期に確定させるために、以下に該当する債権の時効の成立期間を2年間と規定していました。

1. 生産者、卸売商人又は小売商人が売却した産物又は商品の代価に係る債権
2. 自己の技能を用い、注文を受けて、物を製作し又は自己の仕事場で他人のために仕事をすることを業とする者の仕事に関する債権
3. 学芸又は技能の教育を行う者が生徒の教育、衣食又は寄宿の代価について有する債権

従来の民法では、未払いのまま支払期日の翌日から2年が経過した段階で請求書の期限自体が切れてしまい、代金が支払われなくなってしまう、ということです。

しかし、民法は2017年に改正され、2020年4月1日から新民法が施行されたことで時効の成立期間も2年間から5年間に引き延ばされました。業種別に時効の成立期間に違いがあった問題も改められ、一律で支払期日の翌日から5年で消滅時効となるようになったことから、請求書の法律上の有効期限も5年に延びました。

業種別の時効について

民法が改正される以前は、業種によって消滅時効となる期間が異なっていました。たとえば旅館や料理店、飲食店などに支払う料金などの時効は1年であり、先ほどの「生産者、卸売商人又は小売商人が売却した産物又は商品の代価に係る債権」などは2年、医師の診療や助産、調剤などに関する債権などは3年です。これを「短期消滅時効」といいます。

しかし、前述したとおり、2017年の民法改正によって短期消滅時効は廃止となり、消滅時効は一律5年とするように見直されています。

未払いが発生した場合の対処法


請求書を発行して支払いを要求したのにもかかわらず、支払いがされない「未払い」が発生した場合はどうしたらよいのでしょうか。ここでは、具体的な対処法を4つご紹介します。

直接連絡して支払いを要求する

自社に請求書の送り忘れや記載期日の誤りなどのミスがない状態で、取引先からのクレームがなければ直接連絡して支払いを要求することができます。支払い忘れであれば、連絡をすることによって迅速に対応してくれるでしょう。

連絡手段としては電話やメールがあります。電話の場合は相手方と話をすることができる分、催促の確度も高く、素早い対応をすることができる一方で、履歴を残すのが難しいという点があります。メールの場合は、確実に履歴を残すことが容易であるため、確実にやり取りを把握したいという場合におすすめできる方法です。

連絡手段には一長一短があるため、状況に応じた使い分けをすることが望ましいでしょう。支払い要求を行ったのにもかかわらず支払いがなされない場合、相手先に直接出向いて確認するという方法もあります。

内容証明書を送付する

内容証明書とは、誰がいつ、どのような、といった内容が記された手紙を、誰に発信して相手がいつ受け取ったかを郵便局長が証明するものです。厳格な形式があり、送付には手続きが必要なことから訴訟になった場合に高い証拠価値を持ちます。ただし、相手方に対して心理的圧迫を感じさせる手段であるため、事前に内容証明書を送付する旨の連絡をしておくべきでしょう。

内容証明書は、民法における時効中断事由の1つの「催告」にあたるものであり、請求書の有効期限を6ヶ月間延長することができます。この6ヶ月間に裁判上の請求や差し押さえ、仮処分などの手続きをする必要があります。

支払督促を申請する

未払いに対して「支払督促」を申し立てることもできます。支払督促は、手続きをすることによって裁判所からの督促状を相手方に送ってもらうための申し立てです。何度も請求書を送付しているのに支払いがないときなどに有効で、督促状は催促状よりも強い強制力を持っています。

支払督促送付から2週間以内に異議が申し立てられれば、訴訟へと移行します。異議が申し立てられた場合には、相手方の住所地の裁判所が管轄となることが基本です。相手方の拠点が遠方にある場合は、裁判所に出向くにあたって多大な時間と労力、費用面の負担が生じることに注意が必要です。

時効を中断する

貸主である自社が請求することで、裁判所に「時効の中断」をしてもらえます。訴訟や支払督促など、裁判所での手続きを行う場合には、時効の中断が行われます。
長期にわたって支払いを行っていない相手方に対しては、支払いを求める訴訟(賃金返還請求訴訟)を起こすことが可能です。自社が相手方に対して訴訟を起こすことにより、特別送達で「訴状」や「答弁書催告状」などが裁判所から相手方に通達されます。これらの書類が相手方に届いたことにより、時効が中断されます。

もし訴訟に発展した場合、相手方は、第1回口頭弁論の期日までに答弁書を作成して裁判所に提出する義務が生じます。訴状が届いたのにもかかわらず、相手方が口頭弁論に出廷せず、答弁書も提出しなかった場合は「欠席判決」が出され、相手方は判決に基づいて処罰されます。

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まとめ

請求書は、相手方に対して請求があるという事実を証明するうえで重要な役割を持つ書類です。有効期限を把握しておくことだけでなく、未払い時の対処法をしっかりと考えて、リスク回避に努めておきましょう。

効率的で安全な請求書の期限管理を目指したいという方は、ぜひ「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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