電子請求書とは?法的根拠やシステムの選び方も解説 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

電子請求書とは?法的根拠やシステムの選び方も解説

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書類のペーパーレス化やテレワークの推進に伴い、電子請求書のニーズは確実に増大しています。しかしながら、紙の書類に慣れ親しんだ人のなかには、書類の電子化に抵抗を覚える人が少なくありません。社内の心理的な障壁によって書類の電子化がなかなか進まない場合は、電子化書類の法的根拠やメリットについて理解を促す必要があります。この記事では、電子請求書の基礎知識、導入するメリット・デメリットについて詳しく説明し、その理解を深めていきます。

※目次※
1.電子請求書とは
2.請求書の電子化における法的根拠
3.電子請求書を利用するメリット
4.電子請求書のデメリット
5.請求書の電子化における注意点
6.請求書発行システムの選び方
7.電子請求書なら請求管理ロボにおまかせ!
8.まとめ

電子請求書とは


請求書は、契約を交わした当事者双方が請求内容を確認するための書類です。そして、電子請求書とは、今まで紙や封筒を使って郵送していた請求書をデータ化し、メールやWeb上でやりとりできるようにしたものです。電子化された請求書は、改ざんされにくいPDFデータが用いるのが一般的です。

電子化した請求書をデータのまま保存するには、決められた要件を満たし、事前に税務署に届け出る必要があります。

請求書の電子化における法的根拠


電子請求書が法的な効力を発揮するためには、「電子帳簿保存法」もしくは「e-文書法」の法律要件を満たしていなければなりません。ここでは、両者の概要と適用を受けるための法律要件について説明します。

電子帳簿保存法

1998年に制定された電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認めた法律です。制定時は電子データとして作成されたもののみが対象で、紙書類のスキャンデータについては考慮されていませんでした。2005年にはスキャンデータが、2016年にはスマホなどデジタルカメラで撮影された領収書・請求書の電子化保存が認められるなど、現在も技術の発展に伴い改正が続いています。

電子帳簿保存法は、所得税法や法人税法などの国税関係帳簿書類を対象に、細かい規定が定められています。電子帳簿保存法の法律要件としては、「税務署に申請してから3カ月以降に発行された書類」であることと、「真実性」「可視性」の確保が認められていることが挙げられます。

真実性の確保とは「その記録が本物だと確認できること」、可視性の確保とは「誰もが視認できる状態」であることです。この条件を満たすには、「事実内容が確認できる」状態のほか、「システム関係書類の備え付け」や、「取引内容が帳簿の種類に応じた主要記録項目に検索できる」など、多くの要件をクリアする必要があります。

e-文書法

2005年に制定されたe-文書法とは、電子保存の容認を定めた法律の総称です。正確には「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つの法律を指しています。

前者は、民間事業者がそれまで紙での保存を義務付けられていた書類をデータ化するにあたっての共通項、後者は行政庁による承認の手続きなどについて規定しています。

e-文書法には「見読性」「完全性」「機密性」「検索性」の4つの要件が求められます。このうち、必ず満たすべき要件は「見読性」です。それ以外は、対象文書によっては要件に含まれないことがあります。見読性を満たすには、「電子化されたデータがパソコンやモニターなどを用いて明瞭に内容を確認できる状態になっている」ことが求められます。可視性と表現されることもあり、必要なときはすぐに表示できる、また書面として印刷できることも条件です。

その他の要件では、完全性は「データ消失・改ざんを抑止・察知する措置が取られている」状態、機密性は「許可なしではアクセスできない」状態、検索性は「データが体系別に整理され、情報がすぐに引き出せる」状態が求められます。

電子請求書を利用するメリット


ここまで、要件を満たしていれば、電子請求書が法的根拠になり得ることが分かりました。ここからは、電子請求書を利用するメリットを説明していきます。

コストの削減

紙での請求書作成には、紙・インク・封筒・送料などの費用がかかりますが、電子化すればこれらの費用は一切かかりません。たとえば、紙の請求書を送るのに用いる切手代は、およそ1通82円です。送料の部分だけをみても、毎月1,000件の請求書を送る企業なら電子化により月々82,000円のコスト削減が可能ということです。このことからも、請求書を大量に送る企業ほど、電子化による恩恵が大きいのは明らかでしょう。

また、世間的にも請求書の電子化が進んでいることも見逃せません。多くのクレジットカード会社や携帯電話会社などで、紙の請求書発行が有料化されているのはその一例でしょう。

業務プロセスの効率化

電子請求書は相手に電子データを送るだけで完了するので、紙の請求書には必須である封入作業と郵送手続きの工数が発生しません。また、紙の請求書はファイリングして保管し、必要に応じて情報を手作業で取り出さなくてはならない一方、電子請求書なら端末から検索をかけることで目的の請求書を瞬時に見つけられます。

このように、請求書の電子化は、工数の削減や業務の効率化にも有用なのです。

セキュリティ対策

郵便やFAXには誤送信のリスクが付きまといますが、電子請求書なら「Web請求」を利用することでリスクを軽減できます。Web請求では、Web上に請求書を作成・アップロードし、請求元へ請求書にアクセスできるURLを貼り付けたメールを送信する方法です。この方法なら、仮に誤送信してしまっても、即座にアップロードした電子請求書を削除するだけで、情報漏洩を防ぐことができます。

電子請求書のデメリット


コスト削減や業務の効率化に貢献してくれる一方で、電子請求書にはリスクやデメリットも存在します。ここではその代表例として「情報漏洩のリスク」「取引先の負担」「管理の手間」について説明していきます。

情報漏洩のリスク

請求書の電子化は、大量のデータを端末やネットを介して保管・共有できるメリットがある一方で、そのメリットがデータを盗む側に悪用されることもあります。

多くの製品はセキュリティ対策が施されていますが、それでもデータが抜き取られる可能性はゼロではありません。もし情報漏洩が起きれば、企業にもたらされる損害は甚大なものとなり、企業の信頼は損なわれて金銭面でも多大な損害を被ることになるでしょう。電子請求書を活用するなら、そのリスクを理解し、万全の対策を取っておく必要があります。

取引先の負担

電子請求書は、発行元と取引先の受入態勢が整って初めて活用が可能になります。つまり、どちらかが電子請求書の導入を望んでも、合意に至らなくては導入を断念せざるを得ないということです。

また、電子請求書の受入態勢構築には、クラウドサービスとの契約やシステムの構築など、決して安くない費用を双方が負担しなくてはなりません。加えて、請求書の電子化を進めれば、それに伴い業務内容の変更を余儀なくされるケースもあります。

管理の手間

請求書の電子化は、受入態勢を整えたら終わりではありません。システムの管理を継続して行う必要があり、適切に管理できなければ、セキュリティの脆弱性を突かれて情報漏洩などのトラブルを招く原因になります。しかし、システムの管理には専門知識を持った人材が必要なため、運用コストが請求書の電子化で得られるコストメリットを上回ってしまう可能性もあります。

電子化における注意点

デメリットを踏まえたうえで、請求書の電子化における注意点をいくつか挙げていきます。ここでは「取引先の不安解消」「取引先との関係性」「紙の請求書への対応」などの注意点について説明していきます。

取引先の不安解消

請求書の電子化に伴う取引先最大の懸念の1つは、情報漏洩です。情報漏洩は、関わった企業すべてに多大な損害を与えます。そのため、取引先に電子化を受け入れてもらうには、万全のセキュリティ対策をしていることを示し、取引先の不安を解消させる対応が欠かせません。

取引先の不安を解消する具体案としては、セキュリティの高いデータセンターの利用や、通信データの暗号化、データのバックアップなどの対策が挙げられます。情報漏洩の心配がないことをアピールするためにも、セキュリティ対策には万全を尽くしましょう。

取引先との関係性

長期的にみれば、請求書の電子化は請求先・支払先双方にとってメリットがあることは間違いありません。しかしながら、メリットの割合が大きいのは請求書を送る側であり、電子請求書の導入には合意が不可欠ですが、双方に意欲差があることを理解しておきましょう。

電子化した結果、請求先に何らかの不利益が生じれば今後の取引に悪影響を及ぼしかねません。たとえば、請求書の電子化によって業務内容が変更されることで、パソコンに慣れていない請求先が業務に混乱をきたす可能性もあります。効率化を進めることが、双方にとって必ずしも良い結果に繋がるとは限らない点に留意しておきましょう。

紙の請求書への対応

電子請求書は便利なツールですが、紙の請求書を郵送してほしいという企業も一定数存在しています。また、企業のルールによっては、電子請求書を送信された後に、紙の請求書を要求されることもあります。これらの企業に対応するためにも、電子請求書をメインにしつつも、従来通り紙の請求書も作成できるようにしておくことが肝要です。

請求書発行システムの選び方


電子請求書をやりとりするための請求書発行システムは、どのような基準で選ぶべきなのでしょうか。ここでは、請求書発行システムを選択するにあたり、重視したいポイントを説明していきます。

セキュリティ

取引先・自社双方にとって、もっとも懸念されるのが情報漏洩のリスクです。そのため、請求発行システムにはセキュリティの高さが求められます。SSL暗号化やデータの常時バックアップなどの機能が備わっているか確認し、セキュリティ性を見極めましょう。

業務工程との相性

導入にあたっては、システムと業務工程の相性を確認しておくこともポイントです。たとえば、請求書発行前のチェックを入れる工程があるとして、それが一人の担当者によって行われるのか、関係部署の複数人で行われるかは各企業によって異なるでしょう。

システム導入後の混乱を最小限に留めるためにも、システムを組み込むことで、現状の業務工程にどのような影響を及ぼすか確認しておくことも大切です。

他システムとの連携

他のシステムと連携できるか否かは、作業が自動化できる範囲にも関わってきます。企業によっては、自動で請求書を作成するために販売管理・会計システムを連携させて、請求金額を取り込まなければ完全な自動化が達成できない場合もあります。

また、システムの連携には、他システムからCSVファイルをダウンロードするCSV連携と、別システムと請求発行システムを直接連携させるAPI連携の2種類があります。そのため、自社の販売管理・会計システムと連携できて、スムーズに運用できる請求発行システムを選びましょう。

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請求業務に課題を感じている、電子化したいものの何から手を付けたらよいか分からないといったお悩みを抱えている方は、ぜひ請求管理ロボの導入をご検討ください。

まとめ

電子請求書は多くのメリットがあるものの、運用するには法的要件を満たす必要があること、運用には情報漏洩を始めとした多くのリスクがあること分かりました。しかし、請求書に限らず、業務工程や書類が電子化する流れは、今後も加速していくことが明らかです。したがって、メリット・デメリットを理解し、上手く書類の電子化に向き合っていく必要があります。

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【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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