「e-文書法」と請求書の電子化について
書籍や通貨など、技術が進歩した現代では様々なものが電子化されています。そんな中で「e-文書法」が施行されたことにより、請求書をはじめとした多くの文書が電子データで保存出来るようになりました。「e-文書法」とはどのような法律で、請求書の電子化とはどんな関わりがあるのでしょうか。
「e-文書法」とはどんな法律？
「e-文書法」とは平成17年4月に施行された「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の総称のことです。
この「e-文書法」が施行される以前、請求書をはじめとした各文書は、紙媒体で保存しなければならないと義務付けられていました。そのため各企業は、文書を保存するためのスペースを社内に用意したり、電子データとして作成した文書をわざわざ紙にプリントアウトしたりしなければならなかったのです。
そんな中で「e-文書法」が施行されたことによって、請求書のほか納品書、見積書、3万円未満の領収書・契約書と、ほとんどの文書が電子データとして保存することを認められるようになりました。「e-文書法」が施行される以前と以降では、企業の各文書の取り扱い方は大きく変わったといえます。
「e-文書法」適用の要件
電子データは紙媒体と違って追加・変更・削除などをすることが容易です。そのため「e-文書法」によって保存が認められたデータとして適用されるためには、その文書の信用性を証明することができなければなりません。
「e-文書法」が適用されるための要件は、以下の2点となっています。
・電子署名
その電子文書の「作成者名」と「内容が改ざん・偽造されていないこと」を証明するために付けるものです。電子署名は、紙媒体における署名捺印の代わりとなります。
・タイムスタンプ
その電子文書が作られた「時間」を証明するために付与されるものです。電子文書は紙媒体に比べて改ざんの事実を確認しにくいため、第3者機関である時刻認証局（タイムスタンプ局）によるタイムスタンプの有効性の証明が必要となっています。
請求書を電子データで保存しよう
「e-文書法」が施行されたことによって、ほとんどの文書は紙媒体で保存する必要が無くなったため、各企業の税務署類の保存コストは大幅に削減されたといわれています。
中にはまだ文書を紙媒体で保存し続けている企業もあるかもしれませんが、文書を電子データで保存することには多くのメリットがあります。
ぜひこの機会に、文書を電子データで保存することを検討してみてはいかがでしょうか？
