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請求書電子化のメリットとデメリット

請求書

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ビジネスで必ず発生する取引先への請求。最近は、メールなどで電子化された請求書を送ることも多くなってきました。今回は請求書電子化のメリットとデメリットについて解説していきます。

起こりうる紙の請求書のトラブルとコスト

紙の請求書を取引先に郵送することはスタンダードな方法ですが、今まで他に送達の方法がなかったので、見直すチャンスもありませんでしたが、問題点は多くあります。

紙の請求書で起こりうるトラブルとして、電子化されたデータと逆に実態のある紙文書なので「届かない」「届いたけれど紛失した」、または誤郵送、住所間違いにより送り主に戻るなど、人為的なミスによるものが多くありました。また、取引先が多くなると請求書を管理するのも大変です。ワードやエクセルの文書データで請求書を作成して管理している場合は、記載ミスや記載不足、データの上書など、といった事態を避けるため細かい神経を使います。

さらに、コストの面ではどうでしょうか。切手、封筒の諸経費や、作成する人の人件費は意外にかかるものです。

 


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請求書電子化によって得られるのメリット

<作業の効率化につながる>
クラウドサービスなどを使う場合、インターネット上に電子化されたデータが保存され、インターネットに接続できる環境があれば請求書をどこでも作成して送付することができます。PDF化した請求書はメールで送付先に送ることが可能です。取引先のニーズに応じてスピーディーに対応でき、また機能によっては送付先の開封状況の確認なども可能です。

<場所をとらなくなる>
請求書を電子化することで、パソコンの中に保存することができ、紙で保管する必要がなくなります。また検索機能などを活用すれば確認が必要になった際に容易に検出できます。

<コストが節約できる>
請求書を印刷すると用紙、インク代をはじめ、切手や郵送の諸経費のコストが節約できます。また請求書を電子化することにより、税務上の課税文書の定義からはずれて印紙税が必要なくなります。電子データでも印刷したら紙なので印紙が必要なのでは、と思われがちですが、電子データの場合は、データが「原本」になり印刷した紙が「コピー」という扱いになりますので印紙税は必要なくなるのです。

<会計ソフトとの連携ができる>
クラウドサービスなどにより請求書データが会計ソフトと連動している場合は、請求データを売上データに結び付けるだけで、(借方)売掛金(貸方)売上高を会計上計上でき、また請求データを入金後に消込ことで、債権管理の機能と結びつけることができ経理業務の効率化につながります。

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請求書電子化のデメリット

<視認性が悪い>
多くの方が文書はパソコンの画面で見るよりも、紙に印刷したほうが見やすいと考えているのではないでしょうか。パソコンの画面上で請求書を見ながら作業すると、紙の請求書を使用する場合よりも作業効率が落ちてしまう可能性があります。

<電子データのリスク>
まず、過去の請求書を紙媒体で保存していた場合は、それら全てをデータ化するのに膨大な作業量が必要となってしまいます。これは非常に時間がかかる作業になります。
また請求書を全て電子データで保存していると、万が一サーバーが落ちてしまった場合に、それらのデータを閲覧することが出来なくなってしまいます。特にデータ化された請求書を送った後でサーバーが落ちてしまった場合は、請求される側に大きな迷惑を掛けてしまうことでしょう。

<情報漏洩の可能性>
紙媒体で保管されている請求書に比べて、電子化された請求書は第三者に情報が抜き取られる可能性が高くなります。
最低限の対策として、請求書の閲覧時に、閲覧者にIDとパスワードの入力をお願いすることが必要になります。そのため取引先が増えれば増えるほど、請求書とそれに対応したIDとパスワードを管理しなければいけなくなります。

請求される側にとってメリットはあるの?

紙の請求書を作成・郵送するコストを削減できることが、請求する側の大きなメリットとなっていましたが、請求される側はどうでしょうか?
請求先は請求書を電子データで受領した場合、結局のところ紙で出力するといった作業を行っている可能性が高く、自社で印刷コストを負担するなどメリットは少ない可能性があります。

ただ平成17年のe文書法施行に伴い電子帳簿法が改正され、原本が紙の国税関係書類についても、一定の要件の下でスキャナを使用して作成した電子データにより保存することができるようになりました。その概要について少しお伝えします。

スキャナ保存の要件とは

国税関係帳簿書類のうち、帳簿、決算関係書類、契約書及び領収書については、特に重要な文書であるため引き続き紙により保存を求め、請求書等それ以外のすべての書類については税務署長の承認をはじめ、真実性および可視性を確保の下、紙の保存に代えてスキャナ保存することができるようになったのです。

真実性は主に下記要件を満たす必要があります。
①速やかに又は業務サイクル後速やかに入力
②電子署名 + タイムスタンプ + ヴァージョン管理
③紙に記載されている小さな文字及び 色を再現することができる200dpi以上の解像度及びカラー画像によるスキャニング

可視性は主に下記要件を満たす必要があります。
①カラーディスプレイ、カラープリンタ等の備付け
②検索機能の確保
③国税関係帳簿との相互関連性の確保
④システム関係書類の備付け

まとめ

請求書の電子化を推進する際には、上記のような事態を事前に想定しておきましょう。また「双方にとって如何にメリットの大きいものにしていくか」というのが、請求書の電子化における今後の重要課題であるといえるでしょう。

 
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