請求書電子化のメリットやデメリットを解説！

請求書 2024.03.01

ビジネスで必ず発生する取引先への請求。最近は、メールなどで電子化された請求書を送ることも多くなってきました。本記事では請求書の電子化の概要やメリット・デメリット、請求書電子化の課題などについて解説し、併せて請求書電子化の強力な味方「請求管理ロボ」をご紹介します。

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紙媒体の請求書の課題

現在でも紙媒体で請求書を取り扱うケースは多いですが、これには管理が大変なことと、コストがかさむといった課題があります。以下にそれぞれについて解説します。

管理が大変

紙媒体で請求書を管理しようとすると、まず取引先へ送付した請求書と取引先から受け取った領収書の2つに区分し、それぞれ控えを保存して管理しなければなりません。保存のためにはファイルを使うのが一般的ですが、請求書はさらに入金済みか入金待ちかで区分せねばならず、ファイルでまとめるのも一苦労です。
また、請求書は税務関係の帳簿書類になるため7年間の保管が義務付けられています。7年分ともなると相当な量となり、保管場所の確保には頭を痛めることでしょう。過去に遡って請求書を見る必要が出た場合、膨大な量の請求書の中から探し出すのは至難の技です。

コストがかさむ

紙媒体で請求書をやり取りしようとする場合、請求書を印刷するための紙代やインク代などをはじめとして、封筒代、郵送費などのさまざまなコストがかかります。他にも必要に応じて収入印紙を貼らなければなりません。例えば請求書1通あたり紙代・インク代・封筒代が20円、郵送料が140円、収入印紙代が400円とすると、月に100通の請求書を発行するには7万円以上のコストがかかります。

このような直接的なコストの他にも、郵便局まで行く人件費、期末決算や税務調査の際に請求書を保管場所から探し出してコピーし、原本を元の場所に戻す工数なども間接的なコストです。

請求書の電子化とは

ここでは、請求書の電子化について概要と法的な取り扱いの2点を解説します。

概要

請求書を電子化するというのは、請求書をクラウドシステムなどのWeb上で発行し、PDFファイル形式などの電子データ化したものを取引先に届けることまでが含まれます。
クラウド上で動作する請求書発行システムを使うのであれば、請求データをシステムにインポートして発行日時を指定すれば、指定された日に請求書が自動的に電子データで発行されます。発行された請求書は電子メールに添付して送信するか、Web上に設けた専用ページからダウンロードするかのいずれかの方法で取引先に届けることが可能です。

電子請求書は法的に問題ないのか？

結論から言うと、請求書をPDFファイル形式などの電子データにしてメールなどで送付することは、法的に問題ありません。

ただし、請求書を発行する側（請求側）は、電子請求書のメールの送信履歴やクラウドシステム上での保存履歴などで「請求をした意思表示」を証明する必要があります。

一方、受け取る側（受領側）は、電子帳簿保存法とe-文書法で定められた要件を満たせば請求書の電子保存が認められます。具体的には3ヶ月前までに所轄の税務署長から承認されていること、真実性が確保されていること、そして可視性が確保されていることが条件です。

電子請求書の利点

請求書を電子化することによってさまざまなメリットが得られます。ここでは5つのメリットをご紹介します。

請求処理時間の短縮

紙で請求書を発行しようとすると、請求書の印刷や封入、郵送などのさまざまな手間と時間を要します。しかし、請求書を電子化すれば封入や郵送の手間がなくなり、請求処理作業を大幅に効率化して時間を短縮できます。特に、毎月の請求書発行負数が多い会社は大きな効果が期待できるでしょう。

また、受け取る側も封筒の開封作業や管理台帳への転記、ファイリング作業などを省略することができ、業務効率が向上します。

人的ミスの削減

請求書を手作業で取り扱っている場合には、人的ミスはつきものです。請求金額を間違えたり、請求漏れがあったりといったミスが発生することは珍しくありません。請求書を電子化すれば、請求書添付文面の作成、宛名書き、送り状作成の自動化によって人的ミスが起こりにくくなります。

また、電子請求書管理機能を持ったシステムを利用すれば、請求件数、未請求件数、入金予定額を画面に表示させて管理し、請求漏れがないかを確認することができます。さらに、請求書の金額を集計する際も、システムによってはデータの取り込みと仕分けを自動化できるものもあり、これらの機能を使えば手入力にありがちな転記ミスも発生しません。請求でミスをしてしまうと、企業の信用を著しく損ねてしまう可能性もあるため、人的ミスの削減は企業としての信頼維持にも役立ちます。

保管場所が不必要

請求書を電子化することで、パソコンの中に保存することができ、紙で保管する必要がなくなります。また検索機能などを活用すれば確認が必要になった際に容易に検出できます。

バックアップ体制の強化

請求書を電子化してデータをバックアップすることで、自然災害や火災などの緊急事態に遭遇した時でも資産の損失を最小限に留めることができます。そして事業の継続と早期復旧を可能にするためのBCP（Business Continuity Plan：事業継続計画）対策を行うことが可能です。

電子化されたデータは紙の書類とは異なり劣化することがありません。万が一使用している端末やサーバーが故障、盗難の被害にあっても、クラウドシステムを用いていればバックアップデータを復元することができます。

コストの削減

請求書を印刷すると用紙、インク代をはじめ、切手や郵送の諸経費のコストが節約できます。また、請求書を電子化することにより、税務上の課税文書の定義からはずれて印紙税が必要なくなります。電子データでも印刷したら紙なので印紙が必要なのでは、と思われがちですが、電子データの場合は、データが原本になり印刷した紙がコピーという扱いになり、印紙税は不要です。

請求書の電子化には課題もある

請求書の電子化はメリットだけではなく、解決すべき課題もあります。以下に具体例を挙げて解説します。

電子データ特有のリスク

まず、過去の請求書を紙媒体で保存していた場合は、それら全てをデータ化するのに膨大な作業量が必要となってしまいます。これは非常に時間がかかる作業になります。
また、請求書を全て電子データで保存していると、万が一サーバーが落ちてしまった場合に、それらのデータを閲覧することができなくなってしまいます。特にデータ化された請求書を送った後でサーバーが落ちてしまった場合は、請求される側に大きな迷惑を掛けてしまうことでしょう。

真正性を証明が困難

電子化された請求書の真正性を証明するためには、以下の表示や技術が付与されている必要があります。
・電子署名
・暗号化通信
・電子署名の証明を組み合わせた電子認証
・時刻認証局（TSA）によって付与されるタイムスタンプ

真正性は、電子請求書に記載されている内容が正しくかつ真実であることを証明するための要件であり、電子請求書が信用できるものであることを担保する条件として欠かせません。

電子認証やタイムスタンプを有効化するためには、前もって取引先とデジタルIDの証明書を交換し、信頼済み証明書として信頼済み証明リストに追加してもらう必要があります。この作業を経て有効な書類として保存することができなければ、送付した電子請求書のデータをそのまま国税申告などに使うことはできず、紙として印刷して保管しなければなりません。

電子請求書は紙の請求書よりも利便性が高いものですが、改ざんや消去の可能性が否定できないのも事実です。そこで、そのようなことが行われていないことを確認・検証する必要があり、その点で紙の請求書よりも真実性の証明が難しい一面はあります。

電子請求書に切り替える際のポイント

請求書を電子化するためにいくつか押さえるべきポイントがあります。以下に具体的に解説します。

取引先への案内文を送付する

請求書を電子化することが決まったら取引先へ案内文を送ります。余裕を持った案内を心掛け、移行開始時期の3ヶ月位前から案内を開始するのが望ましいでしょう。案内文には次の3点を盛り込むとこちらの意図がよく伝わります。

1点目は、請求書の電子化は決定事項であるということです。お願いやお伺いという形で案内すると「面倒だから対応しない」「よく分からないからやめておく」などと積極的に対応してもらえない可能性があります。はっきりと社の方針であることを明示することが必要です。

2点目は、電子化は社会の趨勢であるということです。現在の日本社会は全体が電子化へ向かって進んでいます。電子帳簿保存法の改正による要件緩和や、脱ハンコの流れを見ても分かるように、紙社会からペーパーレス化社会・電子化社会への動きは明らかです。今対応しないとこの動きに乗り遅れてしまう、これからは電子化する会社がどんどん増えていくといったことを伝えるようにします。

3点目は、双方にとってメリットがあるということです。発行する側の業務効率向上、コスト削減などのメリットだけでなく、受け取る側にとっても開封作業が不要、担当部署との迅速な共有が可能などのメリットを明示し、導入を後押しします。

社内の体制を整える

電子請求書に切り替える際には、社内で電子請求書の取り扱い方法についてルールを整える必要があります。また、後に述べる電子請求書にまつわる制度や法律に沿った業務フローを確立することも大切です。

紙媒体で請求書を取り扱う場合は、印刷した請求書を上長に渡して承認の判子を押してもらいますが、電子請求書ではクラウド上の請求書に電子印鑑を押してもらうといったように形態が変わります。その後の発送、保管、入金管理などについてもプロセスの見える化が求められます。他にも電子請求書ではデータの改ざんを防ぐ仕組み作りも必要です。

段階的に切り替えていく

長いスパンで考えれば、電子請求書は発行する側にとっても受け取る側にとってもメリットがあるものですが、だからと言ってある日突然電子化するのは容易に受け入れてもらえるものではありません。電子請求書に切り替える企業は増えているものの、中には紙の請求書を送ってもらわなければ、支払処理に取り掛かることはできないといった社内規定にしている企業も少なくありません。
一律に電子請求書に切り替えるのは現実的ではなく、例えば今期中は取引の30%を電子化、来期中に取引の50%を電子化などのように、段階的に切り替えていくと受け入れられやすいでしょう。

請求書の電子化を後押しする制度・法律

利便性の高い請求書の電子化を後押しするために、制度や法律が整備されつつあります。以下にそれぞれについて解説します。

インボイス制度

インボイス制度とは、正式名称は適格請求書等保存方式と言い、政府主導で2023年10月からの施行を目指して導入が進められています。これは2019年に消費税が増税された際に、標準税率の10%と食品など向けに軽減税率の8%が導入され、税制度が二重化したことに対応するものです。
インボイス制度の元では事業者が消費税の仕入れ税額控除を受けるために、一定の記載要件を満たした請求書や納品書などの帳票を発行し、帳簿と合わせて保存しなければなりません。インボイス制度は、記載要件を満たすことで取引時の正確な税率の適用と不正やミスの防止を目的としています。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、契約書、請求書、納品書、領収書、見積書などの国税関係帳簿書類を電子データとして保存する場合の特例について定めた法律で、1998年に施行されました。従来、これらを電子データとして保存する場合には、事前に税務署長の承認を受けること、帳簿書類の真実性を確保すること、帳簿書類の可視性を確保することの3つが要求されていました。
しかし、2022年1月に改正が施行されたのに伴い、事前に承認を受けることが不要になり、真実性と可視性を確保するためのシステム要件が緩和され、検索項目数が削減されるなどしました。一方で、電子取引書類を紙に出力して保存することが原則として不可になるなどの改訂項目もあり、課税事業者は注意が必要です。

e-文書法

e-文書法は、それまで紙媒体で保存、作成、閲覧していた書類の一部を、要件を満たせば電磁的記録（電子データ）で行ってもよいとした法律で、2005年4月から施行されたものです。
請求書は7年間の保存義務があり、紙媒体で保存するには効率面や経費面で課題がありましたが、e-電子法によって請求書の電子データ保存が可能になり、多くの企業が準拠しています。

電子データでの保存には、改ざんや変更がなされていないことを証明する完全性、いつでも閲覧できる検索性、データへのアクセス権を制限する機密性の3要件を満たす必要があります。また、紙媒体での保存から電子データでの保存に移行する際には、事前に税務署長の許可を得なければなりません。

スキャナ保存の要件とは

国税関係帳簿書類のうち、帳簿、決算関係書類、契約書及び領収書については、特に重要な文書であるため引き続き紙により保存を求め、請求書等それ以外のすべての書類については税務署長の承認をはじめ、真実性および可視性を確保の下、紙の保存に代えてスキャナ保存することができるようになったのです。

真実性は主に下記要件を満たす必要があります。
①速やかに又は業務サイクル後速やかに入力
②電子署名＋タイムスタンプ＋ヴァージョン管理
③紙に記載されている小さな文字及び色を再現することができる200dpi以上の解像度及びカラー画像によるスキャニング

可視性は主に下記要件を満たす必要があります。
①カラーディスプレイ、カラープリンタ等の備付け
②検索機能の確保
③国税関係帳簿との相互関連性の確保
④システム関係書類の備付け

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まとめ

請求書の電子化は、保存と発行を電子化しただけではメリットを最大化することはできません。送付や消込、催促までを自動化してはじめて人の手を必要としない請求業務の構築が可能となり、電子化のメリットを最大化することが可能となります。
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