ソフトを使って効率化！請求書を簡単に作成する方法
注文書、納品書、請求書、見積書など、これら書類を作成するのは地味に時間がかかります。「もっと他にやらなければいけない仕事があるのに」、そう思いながら書類を作っている方も多いことでしょう。
この面倒な業務、効率化することができれば……そう考えている方に朗報です。便利なソフトを使って、書類作成を大幅に効率化することができるのです。今回は、クラウド書類作成ソフトを使って書類作成を効率化する方法について紹介します。
請求書や注文書を作成するのにかかる時間
請求書と注文書、それに納品書といった書類作成にあなたはどのぐらいの時間をかけていますか？書類の内容の複雑さによって作成時間は変わりますが、エクセルで手入力の場合少なくとも完成までに30分はかかるのではないでしょうか。
あまりにも時間がかかり社員の作業を圧迫するからと、書類作成専門のバイトやパートを採用している企業も多いようです。しかしこれではコストがかかりすぎるばかりか効率も悪く、お金も時間も無駄にしている状態です。
この書類作成にまつわるすべての無駄を解消するために、書類を自動で作成するクラウドソフトを導入しましょう。
作成ソフトを使って仕事効率を大幅アップ
クラウド書類作成ソフトは、導入することで具体的にどのような部分が効率化されるのでしょうか。
入力作業が驚くほど速くなる
作成ソフトで請求書を発行する前に、まず自社情報と顧客情報をあらかじめ入力しておく必要があります。最初は少し面倒な業務ですが、一度登録するだけで次回からの書類作成はほとんど入力作業が必要なくなります。
予約した日に自動作成
注文書も請求書も、あらかじめ予約しておけばその日に自動作成してくれます。これにより書類の作成・発行忘れがなく、ミスなく確実に業務を遂行できるでしょう。
らくらく郵送
作成した書類は電子化だけではなく紙の対応も可能なことがほとんどです。「この顧客には紙で郵送を」と登録しておけば、発送ボタン一つで簡単に書類を郵送してもらえます。
顧客管理ソフトと連携でさらに効率化
クラウド書類作成ソフトの中には、顧客管理ソフトと連携できるものも多くあります。現在利用している顧客管理ソフトと連携できるシステムを導入することで、書類の作成はさらに効率化できます。
顧客管理データから、取引先の登録や書類作成に必要なデータを取り込みよりスピーディで正確な書類が作られるでしょう。
ソフトを選ぶ時の注意点
面倒な業務を簡単にしてくれるクラウド書類作成ソフトですが、多くの会社がサービス展開しているためにどれを利用していいのかわからないという企業も多いようです。書類作成ソフトは以下の点に注意して選んでみましょう。
使いやすさ
書類作成ソフトの中には、全く業務が効率化できない「自分で入力しなければいけないタイプ」のものもあります。これではソフトを導入する意味がありません。大抵こういったソフトは無料で展開されていますので、しっかりとしたサービスを利用したいのであれば必ず有料のもの、および「個人向けではなく法人向け」のサービスを導入しましょう。
クラウド型の書類作成サービスの多くは請求業務や経理業務を同時に管理できるものも多く、書類作成だけではない、入金消込や再請求、督促といった業務まで自動化できるものもあります。
どうせシステムを導入するならより効率化できるものがいい、というのは多くの企業の望みでしょう。見積書・注文書・納品書・請求書などあらゆる書類作成を行いながら入金管理ができるサービスもありますので、自社の事業に最適な書類作成サービスを探してみましょう。
価格
ただしサービス内容が手厚ければ手厚いほど導入コスト・ランニングコストは高くなる傾向にあります。いいサービスを利用したいのであればある程度の価格は覚悟しているものの、あまりにも高い価格のものは遠慮したいですよね。
クラウド型なら月々料金で導入できますから、「このサービスは合わなかった」という時には継続課金をやめて違うサービスを利用することもできます。より手軽にまずはお試し間隔でサービスを利用したいならクラウド型の書類発行サービスを利用したほうがいいでしょう。
まとめ
書類作成のためにソフトを導入するのであれば、ランニングコストにも優れたクラウド型の書類作成サービスを利用しましょう。特に注目したいのが、外部システムとの連携可能なもの、売掛金や入金管理もパッケージングされているシステムです。
そして様々な書類の中で、特に負担が大きいのは請求書の作成ではないでしょうか。
請求業務や経理業務を自動化できるものも多くありますから、しっかりと考えて導入し、価格以上の満足感を与えてくれるサービスを選びましょう
