請求書クラウドサービスで請求書管理を効率化！請求書の保存期間なども紹介

請求書請求業務 2024.02.23

請求書の作成には表計算ソフトを用い、それを紙に印刷したら封筒に入れて宛名を書き、切手を貼り、投函するという一連の作業を手作業で行っている企業も多いのではないでしょうか。

日本CFO協会が2018年に行った調査によると、このような現状に対して91%の企業で改善が必要と感じていると報告されています。具体的な課題としては、入力の負荷が高い、紙媒体での承認フローが煩雑、検索が困難、保管や輸送にコストがかかる、分析が困難などが挙げられています。

このような紙媒体・手作業では抜き難い課題への対策として、請求書管理にクラウドサービスを利用することが大いに有効です。

本記事では請求書管理の基礎知識、請求書の発行・受け取りにまつわる課題、クラウドサービスを利用する利点などについて解説します。

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請求書管理の基礎知識

請求書は法令で保存期間が定められており、保存方法は紙媒体が主体ですが他にもあります。以下にそれぞれについて解説します。

請求書の保存期間は？

請求書は国税庁発令の法令によって保存期間が定められており、法人の場合と個人事業主の場合で違いがあります。法人の場合では、請求書を含む証憑書類を7年間保存するように定められています。2004年以前は資本金が1億円を超える大法人は7年間、資本金が1億円以下の中小法人は5年間となっていましたが、現在は会社の規模にかかわらず7年間に一本化されました。

個人事業主の場合では、青色申告をしている者も白色申告をしている者も5年間保存するよう定められています。2013年以前は過去の事業所得が一定以下であれば保存する義務はありませんでしたが、2014年以降義務付けられました。なお、個人事業主の場合でも帳簿については7年間保存するように定められているため、できれば請求書も合わせて7年間保存したほうがベターです。

保存する方法

請求書の保存方法は従来、紙媒体によるものが基本でした。しかし、1998年に施行された電子帳簿保存法で、紙媒体で請求書を保存する際に要するコストや事務的な負担を軽減させるためにCOMや電磁的記録での保存が認められました。COMとは通称はマイクロフィルムと言い、パソコン上で作成した書類を撮影してその写真フィルムを保管する方法です。電磁的記録とはパソコンやサーバーなどの電子機器、もしくはDVDやCDなどの記録媒体に電子データで保存するものです。

電子帳簿保存法は2022年に改正され、請求書を電子メールやWEBページを介して電子請求書として受け取たった場合は紙媒体に印刷して保存することは不可となりました。請求書の電子データを公的な保存方法として認めてもらうには、所管の税務署長から許可を得ること、真実性を確保すること、可視性を確保することなどの要件を満たすことが必要です。

従来の請求書管理をクラウドサービスで解決させよう！

昨今はITの発達に伴って、請求書管理向けのクラウドサービスが提供されるようになってきました。クラウドサービスを導入していない場合に生じる請求書に関する課題として、請求書を発行した際と受け取った際に分けて以下に解説します。

請求書を発行した際の課題

取引先に請求書を発行・送付した場合は、自社で請求書の控えを保管し、入金済みのものと未入金のものに分けて管理しなければなりません。発行した請求書の控えは最初のステップとして全て未入金のものに分類されますが、入金が確認されたものから随時入金済みに分類します。入金済みに分類した後はさらに月ごともしくは取引先ごとに分類する必要があります。

これらを全て紙媒体で行っていると、保管のためのキャビネット用スペースが必要となり、もし間違った場所に保管してしまった場合には後で探し出すのは至難の技です。体系的に保管していて目的の請求書を探し出せたとしても、請求内容に変更があって請求書を作り直した場合では古い請求書を処分し忘れることもあるでしょう。未入金から入金済みへと請求書のステータスが変わっても、その度に一つずつ手作業で再度分類するのも負担の大きい作業です。

請求書を受け取った後の課題

請求書を受け取った際は、未払いのもの、支払い可能なもの、支払い済みのものに分類することが必要です。これを怠ると支払い漏れになったり二重払いになったりしてしまいます。最初は全て未払い請求書ファイルに分類、請求内容に問題がなく支払い認可のおりたものは支払い可能請求書ファイルに分類、支払いが完了したものは支払い済み請求書ファイルに分類します。支払い済み請求書はさらに月ごと、もしくは支払い先ごとに分類しなければなりません。

請求書を発行した際にも共通することですが、これらはかなりの工数を要するうえに、体系的に分類・保管するのは非常に労力のかかる作業です。また、支払い代金や仕入れ先を手入力していると人的ミスが起こりがちで、ミスを防ごうとダブルチェックにするとさらに時間や人件費を要します。他にも保存期間を過ぎた請求書を破棄する手間も考えなければなりません。

クラウドサービスを利用する利点

紙媒体で請求書を管理していると何かと課題の多いものですが、クラウドサービスを利用することによって多くのメリットが得られます。メリットの内容を以下に解説します。

請求書の一元管理が可能になる

請求書管理は、作成・発行、上長による承認、入金が確認された後の消し込み作業など、いくつものプロセスを経るものです。これを紙媒体で行っているとプロセスごとに一つ一つ手作業を要し、担当者以外は請求書のステータスを把握することができません。その点クラウドサービスを利用すればスムーズな情報共有が実現するうえに、全てのプロセスを一元管理することが可能です。

例えば営業担当者が部署内で請求内容を共有したり、経理担当者がクラウド上で請求書を作成して営業担当者が内容を確認したりといったことが可能になります。他にもクラウドサービスであれば上長は担当者から紙で請求書が届くのを待つことなく、請求書が作成されたら直ちにチェックでき、意思決定プロセスを素早く行うこともできます。さらには、会計ソフトと連携できるものであれば、入金消し込みを自動化することも可能です。

進捗状況をリアルタイムに把握できる

紙媒体で請求書を管理していると、誰が担当しているのか、どの案件が仕掛かり中か、どのような請求内容かなどはごく一部の人しか把握できません。エクセルで進捗管理をしている場合も見られますが、取引先ごとや担当者ごとに別れて管理されていることが多く、全体の進捗状況を把握するためには複数のファイルを参照しなければなりません。

クラウドシステムであれば全ての情報が紐づけられているため、一つの管理画面でほぼリアルタイムに進捗状況が把握可能です。例えば進捗が滞っている案件があればアラートを出し、それを見た他の担当者が関連情報を確認したうえでフォローに入るといったオペレーションも構築できます。

検索性が高い

取引を続けていく中では過去の請求書を参考に新たな請求書を作成したり、取引先からの問い合わせで過去の請求書を再発行したりといった必要も出てくることでしょう。請求書を管理するのは主に経理部門の仕事ですが、経理部門では帳簿や伝票などの帳票、納品書や発注書などの多くの証憑書類を取り扱います。

紙媒体で請求書を含む各種の書類を保管していると、膨大な量の書類の中から目的の請求書を素早く探し出すのはかなり難しい作業です。その点クラウドサービスであれば全ての請求書が電子データで保管・管理されるため、取引先名や取引した時期などを検索条件に入力すれば、条件に合った請求書を一瞬で引き出すことが可能です。

クラウド型以外の請求管理システム

インターネットを介して利用するクラウド型サービスに対して、自社でシステム利用環境を整備して運用するオンプレミス型があります。オンプレミス型はハードウェアの購入が必要となるため、クラウド型サービスに比べると初期費用や維持費が高く、また自社で運営するためにはシステムに詳しい社員が必要です。

オンプレミス型にはパッケージ型と独自システム型の2種類があり、パッケージ型ではパッケージ製品を購入するか、ライセンス供与を受けるかのいずれかでシステムを運用します。独自のシステムを構築する必要がないため低コストで運用できますが、システムのバージョンアップなどでパッケージを更新する間は利用できません。
独自システム型はスタンドアロン型のシステムをハードウェアも含めて構築するもので、カスタマイズ性が高く情報漏洩のリスクも少ないのが特徴です。しかし、独自でのシステム構築を要するものであることから運営コストやメンテナンスコストは高くなります。

クラウド型請求書管理システムの選び方

クラウド型の請求書管理システムを選定する際には、コスト面、セキュリティ面、カスタマイズ面に留意する必要があります。以下にそれぞれについて解説します。

コスト面

クラウド型の請求書管理システムの多くは、初期費用が不要で月額制の利用料金を支払うタイプが主流です。個人事業主向けのものに絞れば基本機能の利用料が無料のものから月額800円～3,000円程度の安価な料金に設定されているものも選べます。多人数で利用する法人向けのものでも、月額数千円から数万円程度までの範囲で導入可能です。
また、紙に請求書を印刷して郵送代行してくれるオプションサービスを利用する場合でも、1通あたり100円から数百円程度が相場です。

会社の規模、請求書管理に携わるスタッフの数、オプションの有無などを総合的に勘案し、効率化の対象範囲、機能の多寡も踏まえてコストパフォーマンスが高いものを選ぶといいでしょう。

セキュリティ面

クラウド型の請求書管理システムでは請求書のデータをネットワーク上で管理することからサイバー攻撃を受けやすいため、セキュリティ対策が強固になされているかが重要なことです。電子証明書を提示させて接続元を認証するSSLクライアント認証や、特定の端末からしか閲覧できないように接続を制限するIPアドレス制限などは押さえておきたいポイントです。

また、クラウドシステムを提供するシステムベンダーがセキュリティ関連の認証を受けているかも確かめるといいでしょう。一例としては、ISMSクラウドセキュリティ認証、 CSマーク、CSA STAR認証、FedRAMP、SOC2などのセキュリティ基準を取得しているかも判断材料になります。他にも、サーバーのトラブルに備えてバックアップは取られているのか、トラブル発生時にはどのようなサポートが受けられるのかといったことも忘れずに確認しましょう。

カスタマイズ面

クラウド型の請求書管理システムで請求書を作成する際、基本的にはあらかじめフォーマットが決められているテンプレートを使うことになります。しかし、取引先によっては指定のフォーマットでなければ請求書を受け付けないこともあるでしょう。これに対応できるようにフォーマットをカスタマイズできるのかを確認することも大切です。

また、既存の会計ソフトなどとの連携ができるように、システムのインターフェースをカスタマイズできるのかも押さえておきたいポイントです。後になってから、既存のシステムと連携できなかった、自社のニーズに合った機能が搭載されていなかったといった失敗を防ぐためにも柔軟性のあるシステムであるかを確認しておきましょう。

クラウド請求にも注意点はある？

便利なことこの上ないクラウド請求にも、注意しておきたい点があります。そこは、やはり取引先のクラウド事情に深く関わっていると言えそうです。

取引先の電子化とのつり合い

大企業では考えにくいことかもしれませんが、中小企業では経営者がクラウド化に対して消極的なケースが少なくありません。導入に際しては、システムの概要を理解する必要がありますが、それが面倒だと考える人もいるでしょうし、web＝情報漏洩が心配という人もいるかもしれません。単純に業務のクラウド化をあまり必要としない業態もありえます。
相手あっての商取引。いくら自社がクラウド化を推し進めても、先方が対応していなければ絵に描いたモチとなってしまうおそれもあります。

絶対的に必要な前提がある

クラウド請求というからには、インターネットに接続できる環境がなければ何もできません。請求書を作成するどころか、データを引っ張り出すことも不可能です。ネット環境が万全と言えない方には不向きと言わざるを得ないでしょう。

先方のニーズに応えられるかの見きわめが必要

電子送付ではどうしても不安だから、紙で郵送してほしいという先方の要望があれば、応じないという選択はありませんよね。支払いをお願いする立場で、こちらのやり方を押し付けるというのは最低のビジネスマナーとなってしまいます。
また、請求書に独自の雛形があり、どうしてもそれを使用しなくてはならないケースなども、クラウド請求では不可能な領域と言えます。

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自社のキャッシュフローを健全な状態に保ち、滞りのない資金繰りをするためには、請求管理業務を遅滞なくかつ漏れなく進めることが欠かせません。しかしながら、多くの場合は請求管理を担う経理部門は日々の請求業務の他にも、お金の出入りを管理する出納業務や取引の記録を帳簿に付ける記帳の業務などにも追われているのが実情です。

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まとめ

請求書のやり取りは企業間取引では必ず発生するものであり、請求管理は企業が収益をあげるために欠かせない業務です。取引先の数が増えればそれだけ請求管理業務の負担も大きくなるものであり、企業を安定的に経営していくためにも請求管理業務の効率化は喫緊の課題と言えるでしょう。往々にして人海戦術に陥りがちな請求管理業務を効率化して業務の精度を上げるには、本記事で解説したようにクラウド型請求書管理システムの導入が鍵となります。