印鑑やペーパーレスの疑問を解決!請求書作成について徹底解説 | 企業のお金とテクノロジーをつなぐメディア「Finance&Robotic」

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印鑑やペーパーレスの疑問を解決!請求書作成について徹底解説

請求書

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商品の納品や、サービスの提供によって発生する請求作業。そして請求書は、取引先にきちんと対価を支払っていただくための大切な書類です。請求書を作成して、請求額を回収してはじめてビジネスは完了ということになります。しかし請求書作成は意外と複雑です。テンプレートに沿って入力するだけで完成するかと思いきや、消費税の計算方法やペーパーレスの場合は押印など、悩みは尽きません。

ここでは、請求書作成において発生する悩みや疑問について丁寧に答えていきます。一緒にミスのない請求書を作成しましょう。

請求書を発行する意味とは?

ビジネスにおける請求書とは、サービスや商品の対価の支払いを求めていることを、取引先に通知するための文書のことを言います。正しい請求書を作成することで、取引先の支払い忘れや間違いなどを防ぐことに役立ち、請求額を必要な時期までに入金してもらうことに繋がります。

また取引の内容を証明する「証憑(しょうひょう)書類」の一つでもあり、必ず「請求について書面で残す」のが鉄則です。請求書を残すことで、以下のようなトラブルを回避することが可能です。

・請求書がないことで起こりうるトラブル
請求書を発行しないことで、一度支払ってもらった代金をさらに請求してしまったり、本当は請求していた代金を支払われずに終わってしまった、というトラブルが予測されます。代金を間違いなく受け取るためにも、請求書は必要不可欠です。

・税務上の証拠書類として
消費税法では、請求書を帳簿と共に保存しなければ経費として認めないとされています。そのため、取引先となる企業としては税務上の証拠書類として請求書が必要なのです。

・債権回収の証拠として
商品やサービスの対価として金銭を請求できるのは「債権」が生じているからです。債権は、請求書を送付し回収の意思を示さなければ、支払期日から5年で時効を迎えてしまいます。請求書を送付することで、時効を迎えることがなく、支払われるまでは金銭を請求することができます。

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請求書作成のおさえておくべきポイント

取引先からの確実な入金を得るためには、正確な情報を記載した請求書が必要になります。そんな請求書作成でのポイントを整理します。

請求書に最低限必要な項目

➀書類作成者の氏名又は名称 ➁取引年月日 ➂取引内容
➃取引金額(税込) ➄書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

国税庁 請求書等の記載事項や発行のしかたを参照。軽減税率導入による、消費税の仕入税額控除に関する記載はここでは除いています。 項目ごとの説明は、下段で行います。

請求書作成のポイント詳細

請求書の最低限の項目として上記5つがありますが、実際の業務となるともっと多くのことを考える必要があります。1つ1つ確認していきましょう。

<請求書のタイトル>
請求書は一見、納品書や見積書と見分けがつきにくいため、「請求書」とタイトルに入れておくと親切です。また請求の内容も丁寧に記載しましょう。

<請求書の発行日>
経理の締め日や支払日は、契約内容や取引先によって異なる可能性があります。請求書の発行日についてはあらかじめ契約内容を確認しておきましょう。また請求書の発行日は請求書の作成日ではなく、商品を納品した後や作業完了後など取引先に伝えられた「締日」となります。取引先によって、月末、毎月20日など締日が異なるため注意しましょう。締日以降の発行日だと、翌月請求の扱いになってしまうことがあります。

<取引内容>
取引内容に関しては、わかりやすいように項目名と品数、単価、合計金額の欄を設けます。特に単価等が設定されておらず、「1発注につきいくら」という契約の場合、項目名には「○○一式」と書きましょう。項目が「○○一式」では、内容が不明確で実際に仕事をしたのか疑われるケースもあります。

<支払期限>
支払期日は、顧客側の支払いサイトによって異なります。ECサイトなどで販売した商品による請求場合には、規約にのっとり正当な請求を行いましょう。支払期限が明確になっていないと、請求したにもかかわらず支払いがなかなか行われないという事態を招くことになりかねません。こうしたトラブルを避けるために、支払期限はきちんと確認し、伝えておくことが大切です。支払期限は発行日と金額と並ぶほど重要な部分です。目にはいりやすい場所に記載をしておきましょう。

<取引金額と消費税>
内税か外税かをしっかりと明記した上で作成しましょう。
消費税の算出で端数が出た場合、一般的には「切り捨て」とすることが多いですが、「四捨五入」「切り上げ」といった消費税の扱いルールを設けているケースもあると思うので、、こちらも事前に取引先にお伝えしておくのがいいかもしれません。

<取引先の正式な名称・宛名>
宛名は会社名と部署名(経理部や担当部署など)を記載します。請求書が適切に届くように、事前に請求する取引先に必要な記載事項を確認しておきましょう。通常業務では、取引先の正式な名称(社名)を意識することが少ないものです。「株式会社○○」なのか「○○株式会社」なのかなど、間違いのないように確認しておきましょう。

<会社名と捺印>
金額が大きいときは必ず、角印を会社名の右側に重なるように押しましょう。会社としての正式な書類であることを伝えることになります。

<郵送とメール>
結論から言えば、郵送もメールもどちらも問題はないです。
請求書を郵送する際には、封筒にわかりやすく「請求書」と記載しておきましょう。請求書は信書ですので、宅配便はNGです。ITやWEB関連の取引であれば、請求書はメールを利用し電子データで送ってほしいとの要望があるかもしれません。その際には、PDF化したものを送信しましょう。紙で郵送か、PDF形式でデータ送信か迷ったときには、取引先に直接聞いてみましょう。

<データ送信した請求書は法的に有効なのか>
請求書は、請求の意思表示を行うためのものです。それはデータであっても有効ですので、安心してデータ送信しましょう

<ペーパーレス請求書の押印は>
WEB上で陰影を作るサービスもありますが、印鑑を押した紙をスキャンまたは写真撮影で保存し、ある程度加工してPDFにも使える印鑑とすることもできます。

<決済手段・振込先について>
決済手段については、口座振替やクレジットカード決済の場合など、自動引き落としが設定されており、記載のみで問題ありません。銀行振込の場合は、振込先の口座情報について、口座番号だけではなく金融機関名や支店番号、口座名義を正確に伝えましょう。

<銀行振込の振込手数料はどちらが負担するのか>
銀行振込の場合、振込手数料は支払う側が負担するのが一般的となっています。しかし、契約で振込手数料についての取り決めや指定があるケースもあるため、あらかじめ契約を確認しましょう。振込手数料の負担をどちらが行うのか記載していないと、振込手数料を引いた額が振り込まれる可能性があります。備考欄にしっかり「振込手数料の負担をお願い」する旨を書いておきましょう。

<請求書番号>
請求書番号を発行し、月ごとや取引先ごとに区分して請求書番号で管理すると、確認の際に役に立ちます。請求書の訂正や再発行など依頼の際に請求書を慌てて探すことがなくなります。

<備考欄とその他の明記事項>
設置しておくと繰越金額、振込先(支払方法や銀行口座など)、振込手数料の負担者、振込時に入れてほしい文言などをスムーズに伝えることができます。振込手数料を負担していただく場合は、「ご負担をお願いいたします」という依頼の文章を一筆添えましょう。

 


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請求書関連の想定トラブル

請求書が正しく作られないことで、次のようなトラブルが起こり得ます。請求業務における間違いは会社の信用を大きく下げる可能性があるため、気を付けましょう。

・請求書の金額を大きく間違えてしまった!
数字の桁を間違えてしまったり、3と8を間違えて請求金額を大幅に間違ってしまうこともあるでしょう。取引先も納品通りに請求がきているかは必ずチェックするので、間違った金額のまま入金されることはほとんどありません。

・すでに入金済みの内容を請求してしまった!
前回請求した分まで間違って請求してしまうパターンです。入金管理がしっかりできていないと、このような間違いを起こしてしまいます。売掛金の消込や入金チェックのミスがないか確認しましょう。

・凡ミスが多く出てしまった!
月末作業に疲れてしまい、そのあとの請求書作成がおろそかになってしまうパターンです。エクセルで1社1社データを手入力していることなどで発生するミスや確認漏れなどがおもな原因です。金額以外でも、納品物や顧客の社名などを間違えることは気を付けましょう。

・振込先口座を間違えて記載してしまった!
自社にあるいくつかの口座のうち、振込先として違う口座を指定してしまったパターンです。このミスに気付かないでいると、入金チェックに漏れて何度も同じ請求をしてしまったり、帳簿上の金額が合わなくなってしまうことが考えられます。

・請求書のエクセルデータを削除してしまった!
先月のデータをもとに請求をまとめようとして、請求書のデータを消してしまうことがあります。PDFでデータ送信をしている場合はエクセル以外のデータでも残っていますが、プリントアウトして郵送している場合には、元データの損失はあってはいけないミスと言えるでしょう。エクセルデータを削除してしまってもいいように、バックアップを取っておくか、2部ずつプリントアウトして1部は控えとして管理しておく必要があります。

まとめ

請求書は、ビジネスの世界ではお金の回収のためのツールで、契約書に次ぐ重要文書です。請求書の作り方の基本を身につけて、適切な金額の請求とスムーズな回収でビジネスを行いましょう。受注した仕事は代金を回収するまで終わりません。
請求書を実際に作成してしまってから間違いに気づいたり、間違った内容で作成した請求書を送付してトラブルになってしまったりすることのないように、作成前にしっかりと確認しておくことをおすすめします。

 
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