「請求書在中」の封筒の書き方とは?記載内容や注意すべきポイント

請求書

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企業間で請求を行う際に取り交わされる請求書の封筒の表面には、「請求書在中」と記載されることが一般的です。この記事では、請求書の封筒へ「請求書在中」を記載する際の注意点や、その他の必要な記載事項、送付の際に注意点すべきポイントなどを解説します。

「請求書在中」とは

ビジネスのやり取りの中では、企業同士が相互に書類を送り合う場面が多々発生します。特に請求書といった重要な書類を送付する場合には、封筒の表面に「請求書在中」などと添え字をすることが一般的です。日々大量に郵便物が届く企業などでは見覚えがない差出人の封筒は開封されないこともありますが、このような添え字を残しておくことで重要な書類であることを一目で理解してもらうことができるのです。「添え字は絶対に必要」というルールがあるものではありませんが、利便性やマナーを考慮し、重要な書類の封筒には必ず記載するようにしましょう。

「請求書在中」の封筒の選び方

ビジネス文書を送付する際の封筒は基本的にA4サイズの用紙に適したものを選びましょう。通常のもののほか、宛名の記載を効率化できる「窓付き封筒」、封入作業を行いやすい「糊付き封筒」、重要な書類を送る際に重宝する「裏地付き封筒」など、現場での業務内容やコストに応じて選ぶ必要があります。

A4封筒

ビジネス文書で利用頻度の高いA4サイズの用紙を送付する際には主に「長形3号(長3)」や「角形2号(角2)」が利用されます。ここでは、この2つの封筒について解説します。

・長形3号(長3) サイズ:120mm×235mm
「長形3号(長3)」は定形郵便物の中で最大サイズの封筒です。A4サイズの書類を三つ折で封入することができるため、ビジネスの現場では利用頻度の高い封筒だと言えます。
厚さ1cm以下・重量50g以下であれば定形郵便となるため、重さ0〜25g/82円・25〜50g/92円で郵送することが可能です。主にコスト面で請求書をはじめ定期的に発生する書類の送付に適していることから、比較的汎用性の高い封筒だと言えるでしょう。

・角形2号(角2) サイズ:240mm332mm
「角形2号(角2)」はA4サイズの書類を折らずにそのまま封入することができる封筒です。定形外郵便の扱いとなり、0〜50g/120円・最大で4kg/1,180円での郵送が可能となります。
角形2号は履歴書・職務経歴書、または契約書といった「特に折り目を付けることが望ましくない書類」の郵送に用いられる場合が多く、こうした書類はマナー上クリアファイルへまとめてから封入・送付されることもあり比較的重要度の高い書類の送付に利用される封筒だと言えるでしょう。

記載内容

「請求書在中」の封筒に記載する内容は表面・裏面とも通常の郵便物同様「郵便番号」「住所」「所属」「宛名」といった共通のものもありますが、表面には「添え字」・裏面には「送付日」をそれぞれ記載するのが適切です。
ここでは、各記載内容の書き方と併せて解説します。

表面

・郵便番号
郵便番号を記載する枠のある場合はその中に、枠のない場合であっても「123-4567」のような形で封筒の右上部に記載しましょう。

・宛先住所
宛先住所は郵便番号を記載した欄から1文字分のスペースを空けて記載します。この際、都道府県名から記載することをおすすめします。現在は郵便番号や住所の記載に不備があったとしても郵送は可能ですが、マナー上好ましくはありません。遅延などのトラブルを避けるためにも、省略はせずしっかりと県名から記載を行いましょう。

・相手の所属
送付先の企業名は住所より1文字分下げて書き始めましょう。失礼にあたるため、企業名は(株)(有)のように省略せず、必ず「株式会社」「有限会社」のような正式名称で記載します。

・宛名
宛名は企業名と並ぶ位置、基本的には「役職名+個人名+様」を封筒の中央に企業名よりも一回り大きな文字で書きます。個人名が不明である場合には「部署名+ご担当者様」という記載でも問題ありません。
部署自体が宛名となる場合には中央に「部署名+御中」、企業名だけの場合には中央に「企業名+御中」と記載します。特に郵便物が大量に届く企業ではそれらを仕分けていくだけでも大変な業務量となるため、送付する書類が「どこの」「誰へ」届けたいものであるのかを、宛名の書き方でしっかりと明確化しておくこともマナーの1つです。

・「請求書在中」の添え字
封筒の中の書類の内容が分りやすいように「請求書在中」と添え字を付けます。取引先によっては、毎日数多くの郵便物を受け取る業体や会社もありますので、請求書だと一目で分かる工夫を加えておく必要があります。それが添え字です。請求書の場合には「請求書在中」、契約書の場合には「契約書在中」など、他の郵便物との見分けがつきやすいように宛名の左側に必ずこの添え字を記載しましょう。

裏面

封筒では「裏面中央部分に継ぎ目のあるもの」「継ぎ目がないもの」の2タイプが存在します。継ぎ目の有無で裏面の記載場所も異なるため、まずは使用する封筒がどちらのタイプかを確認しましょう。
継ぎ目がある場合には裏面中央下部に、ない場合には裏面左下へ「郵便番号」「差出人住所」「所属」「差出人氏名」を記載します。

・送付日
送付日は裏面の継ぎ目の有無にかかわらず、左上の位置に記載しましょう。プライベートな手紙などでは通常記載しない内容ですが、ビジネス文書の送付では送付日の記載もマナーの1つです。郵送中の遅延など予期せぬトラブルが起こった際の事実確認に役立てることができます。

・郵便番号
裏面中央に継ぎ目がある場合には住所の上・継ぎ目の右側に、継ぎ目がない場合には封筒左下へ郵便番号を記載しましょう。封筒の中には左最下部に7桁の郵便番号を記載する枠が設けられているものもあり、こうした枠がある場合には住所の下へ記載をする形になります。

・差出人住所
裏面中央に継ぎ目がある場合には郵便番号の下・継ぎ目の右側に、継ぎ目がない場合には封筒左下の郵便番号末尾側へ差出人住所を記載します。特に番地以降については改行し、5字分ほど下げて2行目で記載する形が一般的です。差出人住所は表面の宛先住所と比べスペースが限られるため、送付日や郵便番号とのバランスを調整しながら記載すると良いでしょう。

・所属
所属にあたる企業名は左側中央・差出人住所の書き出しから1字下げた位置に記載します。文字の大きさについては差出人住所と同じ程度で問題ありません。

・差出人氏名
裏面中央に継ぎ目がある場合には継ぎ目の左側へ住所最下部と合わせるように、継ぎ目がない場合には郵便番号の先頭側・住所の書き出しから5字程度下げた位置へ差出人氏名を記載しましょう。「差出人がどこの誰なのか」という部分をよりわかりやすくするために差出人氏名は住所・所属よりも大きな字で、名字と名前の間に1字分間隔を空けるのが適切な形です。

・「〆」
封筒を閉じた際、継ぎ目の部分に掛かるように印を記載することを「封緘(ふうかん)」と呼びます。封緘には「第三者に開封がされていないことの証明」という意味合いがあり、封字・印鑑・封蝋(ふうろう)がありますが、ビジネス文書を発送する際には封字を使うことが一般的です。
封字は封緘を行う際に使う文字のことを指します。縦書き・横書きに関係なく、封字をするときは黒色のペンを使うのがマナーです。手書きで封筒へ直接記載する場合が多く、「〆」や「締」などがよく使われています。形状から記号の「×(バツ)」と誤認されやすいのですが、「〆」は「締」を簡略化した文字ですので混同してしまわないよう注意しましょう。履歴書・職務経歴書・卒業証明書といった重要な書類で、厳封とされる文書では「緘」という封字も使われます。

理想的な請求書の送付方法

請求書を郵送する際に「書留」などの受取人の受領サインが必要となる方法で送付してしまうと、相手先の都合によっては受け取り難く、不便をかけてしまう可能性もあります。そのため請求書を送付する際には「普通郵便」での送付が一般的です。また請求書は郵便法及び信書便法上の「信書」にあたるため、普通郵便以外の方法で取引先に請求書を送付する際には必要な条件などを必ず事前に確認しておくようにしましょう。

請求書送付の際に注意すること

請求書の送付に際して注意すべきポイントは多く存在します。
ここでは、それらの中から「宛名の敬称」「封入時」「スケジューリング」の3点に関して解説します。

宛名の敬称

ビジネスの現場で用いられる宛名の敬称には、さまざまな種類があります。中でも頻繁に使われる敬称の1つが「様」です。これは個人を宛先として送る場合に使用し、相手が個人であればどんな関係性の人に対しても使うことができます。
宛先に役職名が付く場合には「株式会社〇〇 営業部長 鈴木太郎 様」、連名の場合には「株式会社〇〇 鈴木太郎 様 佐藤一郎 様」のような形で用いるのが適切です。

次によく使われているのが「御中」です。これは企業・部署などの組織へ書類を送付する際に用いる敬称となっています。
宛先に組織と個人名がある場合には「株式会社〇〇 鈴木太郎 様」とし、あくまで個人宛のものには「御中」ではなく「様」を使用するのが適切です。

敬称に共通しているのは「原則として敬称の併用をしてはいけない」というルールです。例えば「株式会社◯◯ 御中 ご担当者様」のように、「御中」と「様」を併用しているものはこのルールから外れてしまいます。丁寧に敬意を表したつもりでも、相手方からは「ビジネスマナーがなっていない人」と判断されてしまうこともあるのです。
書類の送付先が組織の場合は原則「御中」のみ、個人の場合は原則「様」のみと、適切に各敬称を使い分けるようにしましょう。

書類の折り方・封入の仕方

請求書を長形3号封筒へ封入する際には書類を「三つ折り」にするのが基本的なマナーです。また封入の際には印字面が内側へ向くように置き、書類の上端(表題のある部分の裏面)が右側を向く形となっているかを確かめながら作業を行いましょう。いずれも郵便物を受け取った人がスムーズに開封し、内容を確認できるようにと配慮されたマナーとなっています。
書類の封入を単純作業だと考えている人もいるでしょう。しかしこのような小さな気遣いが自社への信頼感へ繋がっていくことも充分に考えられます。マナーを大切に、丁寧な作業を心掛けましょう。

発送作業は迅速に

郵送で請求書を送付する場合には取引先へ到着するまでの日数を計算に入れ、早めに発送準備ができるようにしておく必要があります。また、請求書自体が相手先の事業所内へ届いたとしても担当者の手元に届くまでさらに1日程度の時間が掛かる場合もあるでしょう。発送作業には一定程度余裕を持たせたスケジューリングが大切です。
企業によっては支払い内容ごとに細かく「締め切り期限」を設けている例もあり、その期限に間に合わせることができなければ予定通りに支払いをしてもらえなくなってしまう可能性もあります。
特に取引先が大手企業である場合には事業所内での郵便物に関わる作業が多いため、最低でも1週間以上は猶予を残して発送作業を終えられるようにしておきましょう。

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まとめ

今回は、「請求書在中」の封筒の記載事項・注意点するポイントを解説しました。毎月発生する経理業務は特に月末に集中して業務量が増加しやすく、迅速・精密さが求められる作業が多いことから現場が疲弊してしまいやすい環境下にあります。

こうした経理担当者の負担を減らし、従業員の生産性を向上するためにはデータ管理・請求業務の自動化が不可欠です。経理の現場の働き方改革推進のためにも、ぜひ「請求管理ロボ」の導入をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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