請求書の管理を正しくに行うには？デジタル化で効率的に運用しよう！

請求書 2023.12.19

請求書の発行は、企業同士の取引内容を書面に残すものとして非常に重要な役割を担っています。未払いや売掛金回収の遅延といったトラブルを早期に防ぐには、請求書の正確な発行と保存は必要不可欠です。
一方で、近年はペーパーレス化の流れに乗り、請求書を電子データとして取り扱う企業も増えつつあります。この記事では、効率の良い請求書の保存方法と請求書のデジタル化について解説します。

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請求書の管理はなぜ必要？

請求書の管理は、経理処理において非常に重要な意味を持つ業務のうちの一つです。まず、具体的にどのような重要性を持つのかを解説します。

保存期間が定められている

法人は、請求書をはじめとした取引関係書類や帳簿類を、その年度における確定申告日の翌日から起算して7年間は自社で保存しなければならないと「法人税法」で定められています。
この取引関係書類は「証憑（しょうひょう）書類」に分類され、請求書の他に該当するのは「契約書」「注文請書」「見積書」「仕入伝票」などです。

ただし、企業に属さない個人事業主の場合は要件が異なり、「所得税法」を基準にしなければならない点に注意しましょう。
所得税法では、「帳簿や書類を5年間（記帳制度適用者が記帳制度に基づいて作成した帳簿については7年間）、納税者の住宅地や事業所などの所在地に整理して保存する必要」があるとしています。また、消費税の納税義務がある「課税事業者」の場合は、法人と同じく保存期間は7年間です。

取引の証明になる

請求書の内容は、「請求した」もしくは「請求」された事実を表すものです。過去に自社がどのような取引を行ってきたのかが読み取れる他、情報を基に今後どのようにステークホルダーとの取引を進めるかの指標にもなります。

また、本来あってはならないことですが、請求書の内容に不備がある確率もゼロではありません。発行する側・受領する側の双方において、請求書に記載された内容が取引内容と合致しているかどうかをしっかりとチェックすることで、トラブル拡大の防止につながります。

税務調査の証拠になる

税務調査は、法人もしくは個人から申告された内容が実際の内容と相違ないかどうかを判断するために、税務署が実施する調査です。税務調査では、請求書をはじめ納品書、契約書、領収書の控えなど、取引関係書類を確認するため、該当する取引に合致する書類をすぐに引き出せるようにまとめておきましょう。

税務調査の実施時期は具体的に定められていないため、いつでも調査に対応できるよう準備を進めておく必要があります。なお、脱税の疑いなどで前触れもなく訪れる「強制捜査」が行われるのはまれで、「任意調査」であれば事前に通知が届くため、書類を準備する時間はある程度確保できるでしょう。

パターン別請求書の管理方法

次に、請求書の管理方法について解説します。2023年から「インボイス制度」が導入されることもあり、請求書の取り扱いについて見直しを図る必要性があるでしょう。

受け取った請求書の場合

受け取った請求書を保管する際に重要なのは、「支払い済みの請求書」と「未払いの請求書」を分けて保管することです。支払いの状況が明確になることで、未払いが発生するトラブルを防ぎやすくなります。

未払いの請求書は、まず請求金額と内容をしっかりと確認し、相違がなければ支払期限までに代金を支払いましょう。入金が完了した請求書には「支払い済み」などの記載や押印をしておくことをおすすめします。入金日を記載したり、振込証明書などを添付したりしておくと、後々確認する際も分かりやすいでしょう。確認と支払いを済ませたら、支払い済みの請求書の保管場所に移してください。

自社で発行した請求書の場合

自社で請求書を発行して取引先に請求する場合、原本は取引先へ送付するため、実際に保管するものは請求書の「控え」です。控えを保管する際は、支払いまでの期限が近い日付順にすると確認がスムーズに行えます。

重要なのは、保管する控えの請求書が「既に入金が済んでいるもの」なのか「入金待ちのもの」なのかという点です。入金が済んだ請求書の控えは「入金済み」などの記載や押印を行い、ひと目で内容を把握できるようにしましょう。

インボイス制度に基づく適格請求書の場合

2023年から発行が開始されるインボイス制度の適格請求書および控えについては、「交付した日又は提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間」の保存が義務付けられています。
電子帳簿保存法の改正により保存要件が大きく変更されているため、インボイス制度の導入までにシステムや業務フローを整えておきましょう。

特に、請求書自体は紙媒体で送付しているものの、控えは電子保存しているという運用をしているケースは注意が必要です。これまでの「区分記載請求書等保存方式」では、控えの保存義務は特に定められていませんでした。しかし、インボイス制度の導入とともに電子データとして保存する請求書は、全て電子帳簿保存法によって定められた保存要件を満たさなければならなくなったのです。

請求書管理の分類方法

請求書の管理はとても重要な意味を持ち、的確に分類して保管することによって、確認ミスを防いで取引を円滑に済ませられます。ここからは、請求書の支払い状況で分類する以外の方法を解説します。

月ごとによる分類

一つ目は、請求書の支払い期限や発行した順など、月ごとにまとめてファイリングしていく方法です。メリットは、月単位での取引内容を順番に確認でき、流れが分かりやすくなる点で、月後の経理処理も行いやすくなります。

一方で、特定の企業の取引内容を確認したい場合に、請求書の数が膨大になると探しづらくなる点がデメリットです。
したがって、この方法を活用する時は、取引数や取引先企業が少ない場合に限って行うと良いでしょう。取引先企業数が10～15社以内であれば、こちらの方法が適しています。

取引先ごとに分類

二つ目は、取引先ごとに保管場所を分け、請求書を分類する方法です。取引先企業ごとに請求書が分かれているため確認作業が容易になり、支払いに関するトラブルが起きてもピンポイントで特定の企業との取引内容を確認できます。

デメリットは、時系列での分類ではないため時期の流れを掴むのが難しい点です。また、取引をしている企業の数だけ保管場所が増えるため、分類作業自体に時間がかかってしまいます。

ステータスによる分類

毎月の取引数が非常に多い企業の場合は、請求書の現在の状態別で仕分ける「ステータス分類」が適しています。例えば、「未請求」「請求準備中」「請求済」「入金済」「回収不能」といった状況別に仕分けることで、どの処理から先に進めれば良いかという業務フローが明確になるのです。

ただし、ステータスをあまりに細かく管理してしまうと、取引件数が増えるとともに管理工程が膨大になり、管理が追いつかない可能性があります。ステータスを振り分ける際にミスが生じてしまう確率も高まるため、業務フローをしっかりと構築した上で運用しましょう。

請求書をデジタル化するメリット

近年、請求書管理をはじめとした経理業務のペーパーレス化を推進する企業が増えています。政府の推進する「働き方改革」をはじめ、「電子帳簿保存法」や「e-文書法」などの法整備も進み、より電子データの管理を行いやすい環境にシフトしつつある状況です。次に、請求書をデジタル化することによって、企業においてどのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。

支払い手続きの効率化

デジタル化する際の最大のメリットは、請求書を発行した側も受け取る側も、効率的に支払い手続きができる点です。発行する側は、書類として発行する手間や捺印、請求先に送付するコストを省けます。

受け取る側も、請求書をデータとして保管できるようになるため、特定の請求書を探す時間を短縮できます。

業務コストの削減

書面での請求書の送付には、用紙やインク、印刷代、郵送代などの諸経費がかかります。請求書を紙で発行・送付していたものをデータ化することによって、積み重なる細かいコストを削減することが可能です。

受け取る側も、受領や保管に関するコストがかからなくなるため、全体的に見るとコストカットが実現します。また、デジタル化によって請求書の原本が電子データとなるため、印紙税がかからなくなる点もメリットの一つです。

保管場所の節約

紙媒体で保管する必要がなくなるため、物理的に保管をする場所の確保が厳しい場合にもデジタル化は最適です。場所の節約だけでなく、パソコンを起動すれば全ての情報を一元管理できる点も魅力でしょう。特定の請求書を探したい場合も、検索が容易です。

請求書のデジタル化に対する注意点

多数のメリットがある請求書のデジタル化ですが、ただシステムを導入すれば良いというわけではありません。改正された法律に基づいた運用が求められるため、導入を検討している方は注意点を把握する必要があります。

紙の請求書と保存規定が異なる

請求書を電子データとして扱う場合は「電子帳簿保存法」という法律に則って保存しなければなりません。特に、「取引先から書面で受領した請求書を電子保存する」ケースと「電子データとして受領した請求書を電子保存する」ケースとでは保存要件が異なる点に注意しましょう。

受領側が電子データを用いた取引は、「電子取引」の区分における保存要件が適用されます。保存要件の詳細は国税庁のWebサイトにて開示されていますが、「真実性の要件」と「可視性の要件」という2つの大きな柱に基づいて要件が細かく定められているのです。また、書面を電子保存する際は「スキャナ保存」という区分の保存要件が適用されます。

業務フローを変更する必要がある

保存要件が変更されるとともに、これまでの経理業務フローを大幅に変更しなければならないケースが考えられます。インボイス制度の導入によって業務フローの切り替えを検討する企業も多いため、各取引先と提携できるように早めに社内ルールを構築し、社内に周知させておく必要があるのです。

社会的にペーパーレス化の流れが浸透しつつあるとはいえ、引き続き書面での取引を求める企業も出てくるでしょう。その場合、電子データと書面のどちらも対応が可能なシステム・ノウハウを確立し、取引先によって異なる経理業務が求められます。システムを選定する際には既存業務との相性や、自動化できる業務の範囲などを考えて選定を行う必要があり、既存の業務フローへの影響が大きく変わるでしょう。

請求書の電子管理なら「請求管理ロボ」がおすすめ！

毎月発行しなければならない請求書がかさんでいる、入金の管理方法をもっとスムーズにさせたい、経理作業が煩雑になっているなど、経理業務に関する悩みはさまざまです。「請求管理ロボ」を導入すれば、請求書にまつわる作業を自動化し、コストと作業時間を抑えるためのサポートを受けられます。

・電子請求書によるペーパーレス化
「請求管理ロボ」は、インターネット上に電子化された請求書データを保存でき、インターネットが繋がっていれば時間や場所を問わず請求書の作成から送付まで行えるツールです。発行は販売管理システムやCSVファイルから請求情報を「請求管理ロボ」に取り込み、発行日時の予約をするだけで処理完了です。相手先の都合に合わせて、メインはPDFデータの電子請求書を使い、希望する顧客だけ郵送で対応するといった方法も実施できます。

・スピーディかつ正確な請求書作成
請求書の作成は管理画面上で取引相手先の情報入力を一度行うだけで、次回以降は引き継いで利用可能です。毎月自動的に出力することはもちろん、スケジュールの調整や一時停止なども手軽に行えます。請求書のテンプレートはロゴや印影、デザインなどカスタマイズも自由自在です。

・請求書送付の自動化
請求書発行日、送付日、決済期限など請求書の送信のタイミングも指定することで、自動的に送付することが可能です。あらかじめ設定した期日と周期に合わせて自動的に送信できるようにする他、「請求管理ロボ」を通して手動での送付もできます。また、請求書送付後は進捗状況を一覧で確認可能です。

・外部ソフトとの連携
「請求管理ロボ」は請求書の発行・送付だけでなく、その後の集金・消込（入金確認）・入金催促までの請求管理業務を一括管理できます。処理されたデータは外部の会計ソフトと連携させられ、会計システムに対応した仕訳データを出力できるのです。

・定期的なアップデートで法律改正にも対応
「インボイス制度」「電子帳簿保存法」など、今すぐ対応が必要な法改正の内容にも準拠したアップデートを実施します。自動的に更新されるため、別途対応に追われることも、業務フローを改善する必要もありません。

「請求管理ロボ」は、アナログな処理に頼りがちだった請求管理領域をデジタル化し、販売管理から会計処理までの自動管理をサポートします。