請求書の管理はどうすればいい?分類方法とデジタル化の手続き方法のまとめ

請求書

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請求書の発行は、企業同士の取引内容を書面に残すものとして非常に重要な意味を持ちます。未払いや売掛金回収が滞ってしまったといったトラブルを早期に防ぐためにも、請求書を正確に発行して保存しておくことは必要不可欠です。適切に管理を行うために、この記事では効率の良い分類方法と請求書のデジタル化について解説します。

※目次※
1.請求書の管理・保存について
2.請求書管理の分類方法
3.請求書をデジタル化するメリット
4.請求書をデジタル化するには手続きが必要
5.請求書管理ツールについて
6.請求書の電子管理なら「請求管理ロボ」がおすすめ!
7.まとめ

請求書の管理・保存について

請求書の保存期間は、法律によって決められています。税金の種類によって幅がありますが、基本的には請求書の保存期間は法人の場合は税の申告より7年とされています。

取引が行われた場合、いかなる請求書もこの期間内は破棄することを禁止されています。しかしながら、日々さまざま取引が行われている企業にとって、7年間もの間請求書を保存するというのは大きな負担となり得ます。そこで、企業はミスなく管理・保存ができるように工夫することが重要です。

受け取った請求書の場合

受け取った請求書を保管する際に重要なことは、支払い済みであるかどうかというところです。ここでは、「支払い済みの請求書」と「未払いの請求書」を分けて保管するようにしましょう。そうすることで、支払いの状態が明確になり、万が一の未払いが発生してしまうトラブルを防ぎやすくなります。

未払いの状態の請求書は、まずは請求金額とその内容としっかりと確認し、相違がなければ支払期限までに代金を支払います。入金が完了した請求書には、「支払い済み」などの記載や押印をしておきましょう。このとき入金日を記載したり、振込証明書などを添付したりしておくと、事後の確認の際にも安心です。そのあと、支払い済みの請求書の保管場所に移しておきましょう。

自社で発行した請求書の場合

自社で発行して取引先に請求する場合は、実際に保管するものは請求書の「控え」となります。原本は取引先へ送付されるため、自社では控えを保管していくことになるのです。控えの保管は支払いまでの期限が近い日付順にすると、後々の確認が楽に行えます。

ここで重要になるポイントは、すでに入金が済んでいるものなのか、入金待ちになっているものかどうかという点です。入金が済んだ請求書控えに関しては「入金済み」などの記載や押印を行います。こちらも請求書ごとに、ひと目で見て分かりやすくすることが重要です。


 

請求書管理の分類方法

前述のとおり、請求書の管理はとても重要な意味を持ち、的確に分類して保管することによって、確認ミスを防いで取引を円滑に済ませることができるようになります。ここでは、請求書の支払い状況で分類する以外の方法を2つ確認してみましょう。

月ごとによって分類

2つ目は、請求書の支払い期限や発行した順など、その月ごとにまとめてファイリングしていく方法です。メリットとしては、月単位での取引内容を順番に見ることができ、流れが分かりやすくなるという点です。月ごとの把握が容易なので、その後の経理処理も行いやすいでしょう。

一方で、特定の企業の取引内容を確認したい、といった場合に、請求書の数が膨大になると探しづらくなってしまうというデメリットがあります。

したがって、この方法を活用するときは、取引数や取引先企業が少ないという場合に行うと良いでしょう。おおよそ取引先企業数が10~15社以内であれば、この方法が適しています。

取引先ごとに分類

3つ目は、取引先ごとに保管場所を分け、請求書を分類する方法です。取引先企業ごとに分かれているため後々の確認作業が容易になり、万が一のトラブルが起きたとしてもピンポイントで特定の企業との実績を素早く確認することができるようになります。

こちらのデメリットとしては、時系列での分類ではないため時期の流れを掴むのが難しいという点です。また、取引をしている企業数だけ保管場所が増えるので、分類をすること自体に時間がかかってしまいます。

請求書をデジタル化するメリット

さて、ここまでは請求書の管理方法を見てきましたが、これらの作業を手動で行うのは非常に煩雑で労力がかかります。工夫をして管理をしたとしてもヒューマンエラーが起こることがないとは言えず、ミスが起きた場合はミスをカバーするために時間やコストも割かなければなりません。そこで、これらの管理作業をデジタル化してみてはいかがでしょうか。

ここでは請求書をデジタル化して保管する方法についてご紹介します。

支払い手続きの効率化

デジタル化した際の最大のメリットは、請求書を発行した側も受け取る側も効率的に支払い手続きができるという点です。発行する側は書類として発行する手間や、捺印や請求先に送付するコストを省くことができます。

受け取る側としても請求書をデータとして保管できるようになるため、特定の請求書を探す際にあれこれ保管場所を漁る手間なく、簡単に目的の請求書にたどり着くことができます。

業務コストの削減

請求書の送付には用紙やインク、印刷代から郵送までの諸経費がかかります。そこで、請求書を紙で発行・送付していたものをデータ化することによってペーパーレスな手続きができ、コストを削減することができます。

受け取る側も受領や保管に対するコストがかからなくなるため、人件コストを削減することが可能です。また、デジタル化することによって請求書の原本がデータとなるため、印紙税がかからなくなるというメリットもあります。

保管場所の節約

紙媒体で保管する必要がなくなるため、物理的に保管をする場所の確保が厳しいという場合にもデジタル化は最適です。

また、場所の節約だけでなく、パソコンを起動すればすべての情報を一元管理できる点も魅力でしょう。特定の請求書を探したいという場合も、検索が容易になります。

請求書をデジタル化するには手続きが必要

請求書をPDFなどのツールを用いてデジタル化し、取引先に送付するというプロセスに関しては特段手続きを踏む必要もなく行うことができます。ただし、受け取る側の保管に関しては事前に税務署に承認申請を出すという工程を踏まなければなりません。これはデジタル化された請求書が法的効力を発揮できるようにするためで、もしも承認を得ていないのであれば、請求書をプリントアウトして7年間の保存期間を過ごさなければなりません。

デジタル化するにあたっては、「e-文書法」と「電子帳簿保存法」の以下のそれぞれの要件を満たしている必要があります。

・見読性の確保
電子データ化された請求書がディスプレイに表示された際に文字が明瞭であることが求められます。ツールの出力パターンやOSの違いによって文字化けする可能性もあるため注意が必要です。また、データはナンバリングや企業名などによってすぐに検索できるようにしておきます。

・完全性の確保
データが改ざんされたり、削除されたりといったことができないようにしておきます。古いデータを削除されないようにするために、システム上で防止できる措置を講じておく必要があり、削除や訂正の履歴がしっかり残るようなツールを導入します。

なお、デジタル化されたデータをそのまま保存する場合と、紙媒体で受け取った請求書をスキャナを用いてデジタル化する場合とではそれぞれ申請様式が異なりますので、注意するようにしましょう。

さらに、社内規定を改めることも必要になります。事務処理の手順が大幅に切り替わることになるため、ノウハウの共有を社内で徹底周知させることが重要です。そして、デジタル化を効率的に行うためには、請求書などの書類の発行・保存に特化したシステムを導入することも視野に入れておきましょう。

請求書管理ツールについて

請求書をデジタル化させるためには、ある程度の初期費用が必要になります。しかし、発行から送付までのフローがデジタル化によってスムーズになることで、さまざまな恩恵を受けることができます。ここでは、請求書のデジタル化を行うにあたって管理ツールを導入した場合のメリットと注意点を解説します。

導入するメリット

デジタル化を導入するメリットは3つあります。

・社内共有が容易
データの社内共有は、デジタル化に対応していなくても不可能ではありません。しかし、1つのシステム上でデータが一元管理されていれば見積もりのデータの共有や、その内容のチェック作業などもより効率的に行うことができます。そして、少し古いデータを参照したい、という場合も検索が容易になります。

・場所を問わない
クラウドなどのサービスを利用する場合は、作成から送付までの作業を場所を問わずに行うことができます。インターネット上にデジタル化されたデータが紐付けてあるため、会社に出勤していなくても出張先やテレワーク下のインターネットが接続できる状態であればどこでも作業ができ、作業が効率的になります。

・データ連携
また、会計ソフトや銀行口座など、他のデータと連携が取れる場合はさらに作業効率が上がります。売上高の計上や入金後の消込など、経理業務に関しても効率的に作業することが可能です。

ツールを選ぶ際の注意点

ここまで、デジタル化の有用性がお分かりいただけたことでしょう。しかし、デジタル化を推進する際に導入するツール選びにはいくつかのポイントがあります。

・コスト
1番大きな問題としてはコストがどの程度かかるか、という点ではないでしょうか。ツールを導入するにあたっての初期費用はもちろんのこと、請求書管理ツールのほとんどは月額制で利用できる場合が多く、サービス代金など料金体系がどの程度かかるのかは充分に把握しておく必要があるでしょう。これらの料金は送付する請求書の総数や、利用するユーザー数(従業員数)によって料金が左右されるのが一般的です。

・機能性
管理ツールにどのような機能が付与されているか、という点も重要です。もしも他のデジタル化した業務フローと連携させたい場合は、連携機能がある管理ツールを選ぶ必要があります。また、ツールのデザインやロゴなどをカスタマイズさせたい場合は、カスタマイズ性の自由度があるかどうかを視野に入れなければなりません。自社にとってどのような機能が必要なのか、事前に洗い出しておきましょう。

・セキュリティ
どのようなツールを利用していたとしても、リスクやエラーを完全になくすということはできません。情報漏えいの危険性に対しての対策はとられているのか、エラーが起こったときのアフターケアはどうなのか、データのバックアップは頻繁に行われているかなど、万が一のトラブルがあった際の対策がきちんととられているかどうかを確認しましょう。

請求書の電子管理なら「請求管理ロボ」がおすすめ!

毎月発行しなければならない請求書がかさんでいる、入金の管理方法をもっとスムーズにさせたい、経理作業が煩雑になっているなどのお悩みはありませんか。「請求管理ロボ」を導入すれば、これらの請求書にまつわる作業を自動化し、コストと作業時間を抑えたさまざまなサポートを実現いたします。

・電子請求書によるペーパーレス化
「請求管理ロボ」は、インターネット上に電子化された請求書データを保存でき、インターネットの接続環境が整っていれば時間や場所を問わず請求書の作成から送付まで行うことができるツールです。発行は販売管理システムやCSVファイルから請求情報を「請求管理ロボ」に取り込み、発行日時の予約をするだけで完了です。相手先の都合に合わせて、メインはPDFデータの電子請求書を使い、希望する顧客だけ郵送で対応するといったことも可能です。

・スピーディかつ正確な請求書作成
請求書の作成は管理画面上で取引相手先の情報入力を1度行うだけで、次回以降は引き継いで利用可能です。毎月自動的に出力することはもちろん、スケジュールの調整や一時停止なども手軽に行うことができます。請求書のテンプレートはロゴや印影、デザインなどカスタマイズも自由自在です。

・請求書送付の自動化
請求書発行日、送付日、決済期限など請求書の送信のタイミングも指定することで、自動的に送付することが可能です。あらかじめ設定した期日と周期に合わせて自動的に送信できるようにするほか、「請求管理ロボ」を通して手動で送付するということも可能です。また、請求書送付後は進捗状況が一覧で確認することができます。

・外部ソフトとの連携
「請求管理ロボ」は請求書の発行・送付だけでなく、その後の集金・消込(入金確認)・入金催促までの請求管理業務を一括管理できます。処理されたデータは外部の会計ソフトと連携させることができ、会計システムに対応した仕訳データを出力します。

このように「請求管理ロボ」は、アナログな処理に頼りがちだった請求管理領域をデジタル化し、販売管理から会計処理までの自動管理をサポートいたします。

まとめ

これまで販売管理システムと会計システムは多くのソフトウェアやサービスが拡充を図っていた一方で、その中間に位置する請求管理はエクセルなどを用いたアナログな手法が一般的でした。

「請求管理ロボ」では、販売管理・会計の双方のシステムと連携を図り、生産性の高い請求管理体制を整えることができるクラウドサービスです。クラウドサービスだからこそ、導入もスピーディかつ低コストでご利用いただけます。毎月の請求書管理の効率化にはぜひ、「請求管理ロボ」をご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
サブスクリプションサービスに特化した決済代行サービスを提供しています。
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