メールで請求書を送付しても大丈夫?有効性や注意点について解説します

請求書

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近年インターネットの普及により、請求書をメール添付にて送る企業が増えています。一方で、請求書のメール送付は、法律上問題はないのか、取引先に失礼ではないか、など心配に思う点もあるのではないでしょうか。

今回は、メールで請求書を送付することについての疑問を解消していきます。

メールで送付した請求書は有効?

まず、メールで送付した請求書は有効なのか?

結論から言うと、請求書のメール送付に、法律上の問題はありません。双方が請求書を取引の証明として認識し、資金の受け渡しが行われれば、ビジネス上も税務上も十分です。請求書が重要なのは、請求の意志表示であるという点です。契約は口頭でも法律的には成立しますが、第三者が確認できるためには事実発生があった時に、文書として記録しておくことで信頼性が保たれます。トラブルが起こった際に、請求行為が残っているかどうかが重要になり、メールはその証拠として十分というわけです。

メールで送付する際の注意点は?

請求書は、送付方法がメールでも郵送でも、請求書が紙媒体でも電子データでも、法律上の有効性は同じです。しかし、請求書の原本のみを取引の証明としている規定している企業が多いのも事実です。請求書のメール送付には、あらかじめ相手企業に問題がないか確認しておく必要があるでしょう。結局メールで一度請求書を送り、あとで原本を郵送する羽目になることは避けたいと思います。

請求書をメール送付する際のデータ形式はPDFで

メールで請求書を送る場合のデータ形式は、「PDF」が無難です。PDFは編集・修正はできないため、請求書を送る上で一番便利で、また一般的なデータ形式でもあります。

ExcelやWordで請求書を作成し、そのデータをそのまま添付する方法は避けたほうが良いでしょう。ExcelやWordのデータは簡単に編集ができる、誤って上書きされるといった可能性があるためです。また相手先で使用しているバージョンなどにより開けないことも考えられます。
加えて、メール本文への直接入力は厳禁です。相手先は受け取った請求書を保管する必要があるため、保管に向かないテキストデータは絶対に避けましょう。

請求書をメール送付する場合、印鑑は必要?

請求書について、実は書面、メールに関わらず、押印なしでも有効です。そもそも請求書は法的に発行義務のある書類ではないため、押印も必須ではありません。請求書への押印は、請求書の偽造防止を目的した、いわば慣習です。PDFで送付する請求書に印鑑がなくても、法的には問題ありません。

しかし、取引先が押印された請求書しか受け付けないこともあるでしょう。取引の証拠書類としては、やはり押印があるほうが有効性が高まります。その場合は、会社からの正式な書類である証しとして、会社の角印を用意してください。

PDFの請求書を送付する場合、一度印刷した書類に印鑑を押してからスキャンする方法があります。しかし、メール送付による電子化の利点が薄れてしまいます。おすすめは、電子データ上の請求書に直接印鑑を押すことができる「電子印鑑」です。ただ懸念として、電子印鑑は一般的な印影を電子化したもので、たとえ押印があったとしても「法的な効力」は期待できません。また電子印鑑の可否も、取引先の対応次第になるでしょう。

メールで請求書を送る場合のポイントと文例

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請求書をメール送付する際、メールの文面は重要です。請求金額を相手方に入金してもらうことが請求書を送る目的ですので、挨拶文など丁寧な対応を心がけましょう。また情報セキュリティ面から、請求書ファイルにパスワードをかけて送付することをおすすめします。パスワードは、添付メールと一緒に記述するのではなく、別途後から送るとよいでしょう。

【請求書をメールで送る場合の例文】

・件名
【請求書】○○サービス利用料 10月分請求書送付

・本文
株式会社○○ 営業部
○○様

いつもお世話になっております。株式会社××の××です。

日頃は弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。

「○○サービス」の件について、10月分(9月利用料)の請求書を1通、本メールにて添付しております。
(【請求書】株式会社○○御中_○○サービス(2019年9月利用料).pdf)

内容をご確認の上、期日までにお振り込みいただけますようよろしくお願いいたします。

・ご請求内容:○○サービス 9月利用料
・ご請求金額:55,000円
・お支払い期限:2019年10月31日

パスワードは別途メールにてご連絡を差し上げます。添付ファイルが開封できない場合や、その他ご不明な点がございましたら、お手数ですが××までお問い合わせください。

ご査収の上、何卒よろしくお願いいたします。
—————————————————-
株式会社×× 経理部
×× ××
東京都渋谷区××××
TEL:03-0000-0000
MAIL:keiri××××@company.co.lp

 

【件名のポイント】
請求書の案内メールであるということ、また何の請求書なのかを明確に伝えましょう。

【本文のポイント】
一般的なビジネスメールとして、簡潔な内容にしましょう。また請求書を確認すれば分かることかも知れませんが、本文で簡潔な請求内容を記載しておくといいでしょう。

請求内容:どの案件に対しての請求書なのか一目でわかるようにしましょう。また請求金額を記載し、添付したファイルと相違がないことを確認しましょう。
支払期限:振込期限を記入しましょう。
請求書の添付:ファイルの見逃しがないよう、請求書を添付している旨を記載します。ファイルが開封できない場合などに備え、「何かあった際はご一報ください」と明記することで、相手先も連絡しやすくなります。

【添付ファイル】
ファイル名を記載するのが一般的です。ファイル名にも請求対象の案件名を記載することで、相手先もファイル管理がしやすくなります。ファイルが複数ある場合は、フォルダにまとめましょう。また開封にパスワードが必要な場合は、別途メールにて案内する旨を本文に記載しましょう。

まとめ

請求書をメール送付は法律上問題なく、また対応する企業も増えています。請求書をメールで送ることは、切手やコピー用紙やインクにかかる費用や、紙文書ではないので印紙税も発生せず、コスト面でもメリットがあります。また何より、請求書の印刷・封入・投函といった郵送する事務作業がなくなることで、テレワークの実現など働き方にも効果があるでしょう。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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