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与信取引を始める前には、取引先が契約通りに支払ってくれるかを見極める与信調査・与信管理を行いますが、これには相応の工数を要するのが難点です。与信管理を担う経理部門では繁忙期ともなると、日常業務に追われて与信管理まで手が回らないことも珍しくありません。

そこで本記事では与信の課題、課題解決の手段として有効な与信の代行サービスの紹介、代行サービスのメリット・デメリットなどについて解説します。

与信の課題

与信の課題としては、与信管理体制が整っていないこと、取引先が増えると与信管理が難しくなることなどが挙げられます。以下にそれぞれについて解説します。

与信管理体制が整っていない

与信管理体制が整っていないと体系的に与信管理を進めることはできません。与信管理体制の課題としてよく指摘されるのが属人化しているケースです。経営者が自ら与信管理をしていたり、ベテランのスタッフしか分からない与信管理方法となったりしている状態では、プロセスがブラックボックス化している弊害もあるでしょう。これでは取引先に対する与信の判断基準が客観性に欠けるものになりかねません。

また、与信管理に関するルールを策定して部署内に展開しようとしても、担当者がルールを守らないというケースも考えられます。ルールに基づいた与信管理マインドが部署内に行き渡っていないと、取引先が倒産するなどの突発的な事態が起こった時に貸し倒れが発生するといったリスク要因となります。

取引先が増加によって与信管理が難しくなっている

会社の規模が拡大するのに比例して、取引先の数も増えていくのが常です。少額な規模の取引まで含めると、与信管理をしなければいけない取引先の数が膨大なものになるという状況も生まれてくるでしょう。全ての取引先に対して厳密な与信管理を行おうとすれば、相当に大きなマンパワーを要します。

しかし、実際問題として与信管理に十分なリソースが割り当てられず、与信管理が疎かになっているケースも多いでしょう。これでは自社の売上への貢献度に応じた適正なレベルの与信管理を行うことができません。

与信判断ができない

取引先に対して与信調査を実施して信用情報が入手できたら。自社で定めた与信管理規定に則って与信判断へと進めるのが碇石です。しかし、入手した情報をどのようにしたら与信管理に活かせるのかという判断基準が曖昧だと、与信判断に迷いが生じて適切に与信管理を行うことはできません。

判断基準を明確に設定するためには、客観的な根拠や関係部署への説明可能性を考慮して判断を下せるように規定する必要があります。そして、取引先の信用度に応じた段階別の判断ができるように前もって与信管理のルールを作っておき、状況に応じて取引先の格付けを決定することも必要です。

会社の与信は代行してもらおう！

与信調査や与信管理は、社内で行おうとすると相当な工数を要するものです。しかし、世の中には与信も含めて請求業務を代行してくれるサービスがあります。以下に請求代行サービスの概要と代行してくれる業務内容について解説します。

請求代行サービスとは

請求代行サービスとは、請求にまつわる煩雑な業務を一手に引き受けて代行してくれるサービスのことです。会社ごとに代行可能な範囲に違いがありますが、多くの場合、与信調査や請求書の発行から始まって、入金確認や決済に至るまでのほとんど全ての請求業務を代行してもらえます。

基本的に経理担当者が行う業務は、月に一回請求データをアップロードもしくは送付することと、請求代行会社からの連絡を待って入金を確認するだけです。請求代行サービスは経理担当者の負担を大きく軽減させるものとして、特にBtoBでの与信取引を行う企業から支持を得ています。

代行してくれる業務内容

代行してくれる業務の具体的な内容例は、与信調査、請求書作成・発行・送付、売掛金回収、入金管理、未回収発生時の督促、未回収の売掛金保証などです。何かと手のかかる与信調査に関しては、取引先の信用調査、反社チェック、与信管理規程の策定、与信判断、与信限度枠の見直しなどを代行してもらえます。

与信調査とそれに続く与信管理は、安定した業務遂行や売上獲得に欠かせないものであり、取引先からの入金が遅延することによる自社の利益損失や信用失墜を回避するためにも重要なものです。上手に請求代行サービスを利用することで請求業務の生産性向上、未回収リスクの低減、利益機会の創出が可能になります。

請求代行サービス導入のメリット・デメリット

請求代行サービスを導入することによって得られるメリットは多いものの、同時にデメリットもあることを忘れてはいけません。以下にメリットとデメリットについてそれぞれ解説します。

メリット

ここではメリットとして3点挙げます。
1つ目は、請求業務が効率化できることです。請求代行サービスを導入すれば請求にまつわる事務的な作業の他にも、与信調査や督促などといった負荷の高い業務から解放されます。結果として請求業務の手間を大きく削減でき、業務の効率化が図れます。

2つ目は、販路の拡大につながることです。請求業務そのものは直接利益を創出する業務ではありません。そこで請求業務を代行依頼して効率化できれば、社員は新規販路開拓などのより付加価値の高い業務に集中することができます。

3つ目は、キャッシュフローが改善することです。請求代行サービスでは売掛金が入金されるまでの業務を代行することから、入金督促、売掛金の早期入金、未入金の保証がカバーされます。これにより健全なキャッシュフローが実現可能です。

デメリット

ここではデメリットとして2点挙げます。
1つ目は、ノウハウが蓄積されないことです。請求業務を社内でこなしていれば社員は自分の頭と手を使って業務にあたるため、ノウハウも自然と蓄積される機会が得られます。
請求代行サービスを利用するということはこのような機会を失うことを意味し、社内で請求業務のノウハウを引き継げる人材が育たなくなります。会社としてノウハウの蓄積を図りたいなら、請求代行サービスに依頼する範囲を調整するのがおすすめです。

2つ目は、継続的にコストが発生することです。請求業務を代行してもらうことで、長いスパンで見れば自社で完結するよりもコストがかかる可能性があります。ただし、代行を依頼することによって得られる社内コスト削減効果を鑑みれば、一概にコストがかさむとは言えません。請求代行サービスは、費用対効果についてしっかり検討したうえで導入しましょう。

導入する際の注意点

請求代行サービスを導入する際は、取引先への説明が必要になることと、支払い状況が把握しにくくなることに注意すべきです。以下にそれぞれについて解説します。

取引先への説明が必要になる

請求代行サービスの導入で取引先が不利益を被ることはありませんが、前触れもなくいきなり切り替えると、取引先から見れば知らない第三者から請求書が送られてきて不安感を与えてしまいます。お金に関することであることから、導入にあたっては取引先に丁寧に説明することが重要です。

導入後は新しいルールに従って取引をしていくことになります。ルールの細目について取引先に周知徹底すると共に、分からないことがあればいつでも聞ける環境を整備しておくといいでしょう。必要に応じて説明資料を送付することも取引先の不安払拭に効果的です。

支払い状況が把握しにくい

請求代行サービスを導入すると、自社と取引先の間に代行会社を挟んで請求を行うことになります。請求代行サービスは工数削減のために効果が高いものの、何もかも任せきりにしてしまうと、取引先とのコミュニケーションが疎遠になって状況が掴みにくくなります。

中でも請求履歴などを直接確認できなくなるため、支払い状況のタイムリーな把握が難しくなることもあるでしょう。
未回収金を保証するサービスを利用している場合では、自社への振り込みが滞ることはありません。しかし、取引先の支払い状況を自社で把握できていないと後々トラブルになることも考えられます。

代行会社を選ぶ時のチェックポイント

請求代行サービス会社を選ぶ際のチェックポイントとしては、導入実績、サービス面、コスト面、セキュリティ面、サポート面などが挙げられます。以下にそれぞれについて解説します。

導入実績

請求業務を代行依頼するということは、売上管理の一部を任せることになるため、信頼できる代行会社かどうかを見極めることが大切です。そのためには、数多くの導入実績を持っているか、有名企業や一流企業への導入実績はあるかなどは必ず調べておいたほうがいいでしょう。
実際の導入実績を企業の実名と共にホームページで多数公開している代行会社を選べば、失敗するリスクは低いと言えます。

また、自社と同じ業種での導入実績があれば、サービス会社が業界に関するある程度のノウハウを持っている可能性が高く、導入がスムーズに進められます。

サービス面

サービス面に関しては、請求代行サービス会社によって取引の利用限度額が異なるため、自社の商材に合った利用限度額を設定できるのかを確認することが大切です。新規企業との取引では、取引先の経営状況を見ながら自社の与信限度額を設定できるサービスを選んだほうがいいでしょう。継続的に高額の取引を安定的に行っている取引先に対しては、機会損失をしないように高い与信限度額を設定できるかがチェックすべき点です。

また、与信審査のタイミングや回数に縛られないかも確認しましょう。継続的に取引が見込めるなら取引開始前に、単発の取引であれば取引が発生するたびに与信審査をするほうが実情に合っています。

コスト面

導入実績やサービス面での決済代行サービス会社の比較が済んだら、次はコスト面に着目して候補を絞り込みます。決済代行サービス会社の料金体系は、初期費用、月額費用、取引手数料の3つから構成されているケースがほとんどです。これらを組み合わせて初期費用と月額費用が無料で取引数に応じて手数料が発生するタイプと、初期費用と月額費用が有料の代わりに取引数に制限がないものに分かれます。

取引数の多さや売上の見通しに応じて、コストメリットのあるほうを選ぶといいでしょう。なお、料金体系の詳細はWebサイト上では公開されていないこともあるため、候補とする代行会社から相見積もりを取ることをおすすめします。

セキュリティ面

請求代行サービス会社に決済まで委託する場合は、適切なセキュリティ対策が取られているかも重要な選定ポイントです。会社名や社員名などの会社情報、取引内容や取引額、取引先銀行などの取引情報は秘匿情報であるため、決済の過程で外部に漏れない体制が取られているかをチェックする必要があります。

クレジットカードによる決済を導入する場合には、PCI DSS、ISMS、プライバシーマークなどのセキュリティ認定を取得しているかなどは必ず押さえたいポイントです。これ加えて不正利用対策として不正検知サービスや、カード情報非保持化サービスなどもあるとさらに安心できます。

サポート面

請求代行サービスを利用していくうえでは、利用段階が進むにつれて疑問やトラブルが生じることは付きものです。導入時の不明点や稼働後の技術面・運用面での不明点がある場合や、トラブルが発生した場合に備えて、手厚いサポート体制が敷かれているかを見るといいでしょう。

疑問やトラブルへのサポートだけでなく、経験を基に自社のビジネスモデルに合った提案をしてくれ、事業発展のサポートをしてくれる代行会社であればより頼りがいがあります。

与信審査などの請求業務を請求まるなげロボに一任しよう

与信審査のみならず請求業務には煩雑な作業が付いてまわるものです。請求業務を担う経理部門は十分なリソースが確保できず、日々の業務の多さに四苦八苦していることも多いことでしょう。そんな時はROBOT PAYMENTの請求まるなげロボに一切をお任せください。

請求まるなげロボは、取引開始前の与信審査、請求書の発行と送付、代金回収、入金管理、入金消し込み、督促までを全て引き受ける請求代行サービスです。支払い遅延や貸し倒れで売掛金の未回収が発生した場合でも、弊社の審査を通過した債権であれば入金を100%保証します。取引手数料は業界最安水準の1.0%からとなっており、運用コストの適正化が図れます。

文字通り全てを丸投げしていただけるサービスですが、請求や集金の状況を確認したい場合には、クラウドシステムにログインするだけで最新の状況を確認いただけます。

また、充実の導入サポートもご用意しております。最大3回の打ち合わせを行い、スムーズに実運用に入っていただけるようサポートいたします。導入サポート終了後も電話・メールでのサポートを受け付けておりますのでお気軽にご相談いただけます。

まとめ

企業間取引では、代金の未回収リスクを低減するための与信調査が欠かせません。与信調査の後には煩雑な作業を要する一連の請求業務が待っており、経理担当者の負担の大きさはどこの企業でも課題の一つでしょう。その対策として、本記事で解説したように与信調査を含めた請求業務の一切を請求代行サービスに委託するという手があります。

信頼の置ける請求代行サービスをお探しなら、ROBOT PAYMENTの請求まるなげロボの導入をぜひご検討ください。請求まるなげロボでは当社独自の与信基準に基づいた、零細企業から大企業まで対応可能なサービスです。それに続く請求業務についても、作業時間の大幅な削減とプレッシャーからの解放を可能にし、煩雑な事務作業に煩わされることなく付加価値の高いコア業務への集中を実現します。