受発注システムの活用で定型業務の業務効率化が実現する！？
メーカーや商社、卸企業など、頻繁に商品の受発注が繰り返されている企業であれば、受発注システムを活用することで日々の定型業務が時短化・効率化する可能性があります。
「受発注」とは売上創出の根源を成す重要な業務ですが、発注書や納品書などの帳票作成、受注した注文書のデータ化や納期回答など、付随する業務は多岐にわたります。これらの業務を電子化、自動化できたら業務は劇的に効率化できるのです。
そこで今回は、受発注システムを導入するメリットや業務効率化の成功事例について解説していきます。
受発注システムのメリットを受注側・発注側それぞれに分けて解説
受注側のメリット① 読めないFAXや長い電話対応に悩まされない
もし現在の受注方法が電話やFAXといったアナログな手段であるのなら、
「1件の注文の度に5分も時間がかかってしまう」
「留守電を書き起こすのが大変」
「FAXの文字が読めず困ることがある」
など様々な課題を抱えているはずです。
受発注システムは、受注データが全て電子データ化される為、これらの課題に悩まされることがありません。受注確認や受注対応の時間がグッと減り、その分違う仕事に時間を充てることができるのです。
受注側のメリット② 対応状況が一目で分かる
受発注システムでは受注履歴を一覧で確認できるだけでなく、対応状況の管理も簡単です。「受付確定」「出荷済み」など対応状況が可視化されているので、チーム内での情報共有や、対応漏れの防止もできて安心です。
受注側のメリット③ 顧客と情報を共有できる
受発注システムの情報共有は、チーム内だけでなく発注側となる顧客との間でも有効です。在庫数や納品予定日もシステム上で簡単に共有できるので、納期のリファックスやメール連絡といった手間もなくなります。
受付済みや出荷済みといった対応ステータスも共有できるので、お客様も安心して商品を待つことができます。
受注側のメリット④ 納品書の自動生成で手間なしミスなし
受注業務の中で意外と時間がとられるのが見積書や納品書などの帳票作成。FAXで届いた注文書をデータに打ち直して、ExcelやWordにコピペするのは入力ミスや転記ミスも起こりやすいですよね。帳票ごとに複数のフォーマットを開く必要があるのでは、それだけで時間もかかります。
その点、受発注システムなら受注データを用いて見積書や納品書を作成してくれるので、帳票作成時間をまるまる削減できます。受発注システムを導入して1日4時間業務時間が削減できたという事例も。
受注側のメリットまとめ：受注業務の手間とミスが削減！
このように受発注システムは受注データを自動管理・共有ができ、受注データを流用して自動で帳票作成もできるため、手間とミスを大幅に削減できます。「連絡ミス」「対応ミス」「入力ミス」といった受注業務のヒューマンエラーがなくなれば、業務効率は一気に上がるはずです。
発注側のメリット① スマホでラクラク片手発注！
発注側の一番の大きなメリットは、発注業務が非常にかんたんになることです。
一般的に発注手段は仕入れ先企業に合わせ、FAXや電話、WEBと色々な手段を使い分けているはずです。送り分けるのも大変ですし、そもそも手書きやExcelで発注書を作るのにも意外と時間がかかっているのではないでしょうか。
受発注システムなら、スマホ1台あればかんたんに発注が可能です。あらかじめ登録しておいた仕入れ先と欲しい商品を選んで数量を入れれば、1分で即座に発注が済んでしまいます。FAXのように送信が完了したかを気にすることもなく、スキマ時間を活用できるため、発注に関するストレスがグッと減るはずです。
発注側のメリット② 誤発注や発注漏れのミスの削減
発注業務の課題の一つが商品番号や商品名を間違ってしまうこと。特に商品番号は1桁間違えるだけで違う商品が届くため、毎回確認作業に手間取ってしまう方も多いのではないでしょうか。
受発注システムはあらかじめ仕入れ先データや商品データを登録しておくので、いちいち商品番号や商品名を入力する必要がありません。また発注履歴をチーム内で共有できるので、発注漏れや二重発注を防げます。
発注側のメリット③ 発注履歴や仕入れ金額の管理もかんたん
毎月の仕入れ商品や仕入れ金額を集計して管理分析しようと思っても、発注書や発注金額の集計作業はなかなか骨が折れる作業のはず。仕入れ状況を可視化したいと思ったまま手つかず数か月…という方も多いのではないでしょうか。
受発注システムなら発注データを自動集計してくれるので、毎月の仕入れ金額や仕入れ品目を管理分析することが可能です。自社がどこにいくらお金を使っているか簡単に把握することができるのです。
発注側のメリットまとめ：発注業務のストレスがなくなる
このように受発注システムを使う事で発注書作成・送付の手間がなくなるため、発注業務は「めんどうで時間がかかる作業」から「かんたんで効率的な作業」に変わるでしょう。
また「誤発注」「発注漏れ」「二重発注」といった発注業務のヒューマンエラーがなくなれば、機会損失の防止や経費削減の実現もできるのです。
受発注システムの選び方
受発注システムのメリットが分かったところで、数ある受発注システムの中からどのシステムを選べば良いのでしょうか。ここでは注目するべき3つのポイントをご紹介します。
①取引先が導入しやすいこと
②費用が安く導入しやすいこと
③事前に体験できること
それぞれのポイントについて詳しくみてみましょう。
＜①取引先が導入しやすいこと＞
便利な受発注システムの導入にボトルネックがあるとすれば、取引先にもシステムを入れてもらう必要があることです。
その為、受注企業の場合は発注側が使いやすく費用負担のない受発注システムを、発注企業は受注企業にとっても費用負担が少なく使いやすい受発注システムを選ぶ必要があります。
＜②費用が安く導入しやすいこと＞
いかに便利なシステムといっても高額な利用料がかかるようでは社内稟議が承認され予算が獲得できるまで時間がかかってしまいます。
受発注システムの中にも１からオリジナルで開発するフルスクラッチ、一定の機能が既に出来上がっている状態で自社向けにカスタマイズして利用するパッケージ、web上で複数社で共用するSaaSなどいくつか種類があります。
Gmailに代表されるSaaSはインターネットにつながりさえすれば誰でも利用できる便利さがあり、価格も個社ごとにゼロから構築するフルスクラッチや個社向けに一定機能がある状態からカスタマイズしていくパッケージに比べ、かなり安価に抑えられるため、まずはSaaSの受発注システムを検討してみるのがおすすめです。
＜③事前に体験できること＞
システム導入を成功させるポイントは、使い勝手は良いのか、自社の業務フローにマッチするかなど、導入前に実際にそのシステムを試してみることです。
受発注システムにも無料プランやお試しプランが用意されているものがあるので、まずは無料プランで使いやすさを確かめた上で有料プランを検討するのがおすすめです。
おすすめの受発注システム
①BtoB受発注システム「CO-NECT」
CO-NECTのおすすめポイントは、取引先に導入してもらいやすい点です。
受注企業が取引先にシステム導入を依頼する場合も、発注側は利用料が無料なので、気兼ねなくお願いすることができます。スマートフォン1台あれば発注できてしまうので、PCを使いなれていない企業やPCがない企業にも簡単に導入してもらうことができます。
逆に発注企業がCO-NECTを導入する場合は、取引先にCO-NECTを導入してもらう必要がない点が最大のポイントです。
CO-NECTはシステム間での発注に加え、別途FAX発注機能／メール発注機能も備えているため、受注側企業がCO-NECTを導入する必要がありません。
さらに発注企業の利用料は無料であるため、発注業務を今すぐ効率化したいという企業はぜひCO-NECTを使ってみるべきでしょう。
②BtoBプラットフォーム受発注
外食企業や食品製造業であれば、BtoBプラットフォーム受発注もおすすめです。BtoBプラットフォーム受発注は、商品に関するアレルギーや原産国の情報を管理し、食の安全を守る外食企業向けのパッケージがあるのです。また、食品製造業以外の製造業に特化した「BtoBプラットフォーム受発注for製造業」のようなサービスも展開しており、「業界特化した受発注システムを使いたい」企業にとっては特におすすめと言えるでしょう。
ただ、初期費用や利用料は比較的高めであるため、予算に余裕があるという企業は検討してみると良いでしょう。
最後に
このように受発注システムを導入することで、日々の定型業務が自動化され業務効率化の実現ができるのです。
安価なものや業界特化したもの、SaaSからフルスクラッチまで様々な受発注システムがありますので、ぜひ自社に合った受発注システムの導入を検討してみてください。
