これからは口座振替で月謝を回収!メリットや注意点についても解説

決済全般

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月謝・授業料の集金には「口座振替」と「カード決済」

子どもを対象とした学習塾や習い事教室はもちろん、最近では大人でもお稽古事やスクールに通う人が多いですよね。また、パソコンを通じて英会話などを学ぶEラーニングも人気を集めています。

こうした学習塾やお稽古教室では、授業料や月謝として毎月の利用料金を集金するのが一般的です。多くの教室は生徒へ指導したり、教材を準備したりするなどで忙しいため、月謝の回収はできるだけ手間を掛けずに済ませたいところですが、月謝の回収方法はいくつかあり、どれを利用したらいいか分からず結局月謝袋を使用している方もおられるでしょう。これらの集金にはどのような方法が適しているのかについて見ていきましょう。

※目次※
1.月謝や授業料の代表的な回収手段
2.月謝を口座振替で回収するやり方とは?
3.口座振替で集金するメリット
4.口座振替で集金するデメリット
5.口座振替とカード決済、どちらがいい?
6.口座振替で月謝・授業料を集金するならROBOT PAYMENT!
7.まとめ

月謝や授業料の代表的な回収手段


月謝や授業料の回収手段は、昔から用いられているものから、最近になって用いられるようになったものまでいくつか種類があります。以下にそれぞれについて解説します。

集金袋

以前は月謝の集金と言えば、「集金袋」を使用して現金を徴収するのが一般的でした。
現在でもこの方法を採用しているスクール等はあるでしょう。

しかし、特に子どもを対象とした学習塾やお稽古事教室の場合、集金袋による方法は、子どもを介して保護者と集金のやりとりを行うことになります。子どもが集金のことを忘れてしまって支払いが遅れるケースなども少なくありません。
また、子どもが高額の現金を持ち歩くことになり、紛失や盗難などのリスクもあると言えるでしょう。

子どもを介しての支払いではない大人向けのスクールなどのケースでも、現金をぴったり用意する手間がかかることなどから、支払いの遅延や解約のきっかけになるといったリスクが考えられます。

銀行振込

銀行振込は、毎月の月謝を事業者が指定した銀行口座にATMや銀行の窓口で振り込んでもらう方法です。

メリットは、集金袋と同様に銀行口座があればすぐに回収を始められる手軽さです。子ども向けの学習塾などでは、子どもに現金を持たせて紛失してしまうリスクを軽減できます。また、取り決めにもよりますが、振込手数料は大抵の場合は振込側が負担するので事業者側の負担はありません。支払い忘れがあった時にも、次回の授業を待たずに督促できる点も集金袋にはないメリットでしょう。

デメリットとしては、振り込んだ人と振り込まれた額を確認するのに手間が掛かる点です。振込の可否は、通帳記帳やWeb照会で確認する必要があります。

コンビニ決済

コンビニ決済は、事業者側が払込用のバーコード、支払番号、支払金額、支払期日などが印刷された払込票を発行し、それを受け取ったサービス利用者が最寄りのコンビニエンスストアで支払いを済ませる決済方法です。利用者は支払いの控えを領収証として受け取ります。

メリットは、銀行振込と同様に子どもに現金を持たせる必要がないこと、利用者が支払いを行えばすぐに入金が確認でき、管理画面上で振込内容が判別できることです。

デメリットとしては、毎月払込票を発行する手間が掛かることなどが挙げられます。

クレジットカード決済

クレジットカード決済は、受講者のクレジットカード情報を登録して毎月の月謝を自動的に決済する方法です。

メリットは、月謝の回収が自動的に行われるので手間が掛からないこと、決済の失敗率が他の手段に比べて低く、未回収金の管理や督促にまつわる人的コストが少ないことなどです。

デメリットは、導入の際に料金がかかり、導入後も維持費や手数料などが必要な点です。また、口座振替と比べると1件あたりの決済手数料が高くなります。

口座振替

口座振替は、事前に受講者の銀行口座を登録して毎月の月謝を引き落とす方法です。

メリットは、回収作業が自動的に行われるので手間がかからないこと、受講者が支払いのアクションを起こさなくても決済が確実に行われること、そして集金袋や銀行振込のように支払い忘れによる滞納がないことです。また、インターネットバンキングサービスを提供している銀行なら、Web上の管理画面で支払い状況が把握でき、入金管理がスムーズに行えます。

デメリットは、最初に受講者の銀行口座を登録するのに手間がかかることです。

月謝を口座振替で回収するやり方とは?


ここでは、口座振替の基礎知識について解説します。

口座振替とは

口座振替とは、商品やサービスを定期的・継続的に購入したり毎月の公共料金を払ったりするのに広く用いられている決済方法です。口座振替は、1961年に三和銀行と日本信用販売が共同出資したことで誕生したカード会社「株式会社日本クレジットビューロー(現在のJCB)」が1968年に民間企業で初めて導入しました。現在では、合理的かつ信頼性の高い決済手段として、多様なビジネスで活用されています。

利用者は、サービス提供事業者経由で金融機関に口座振替を登録すれば、口座から代金が自動的に引き落とされて、サービス提供事業者に支払われます。口座振替は自動振替ともいい、登録手続きを済ませれば、その後の支払手続きは不要です。

登録には書面での口座振替依頼書の手続きの他に、Web上でも口座振替を受け付けている場合があります。利用するには、各金融機関と直接手続きするか、代行会社を利用するかのいずれかの方法がありますが、利便性の高さから代行会社を利用するのが一般的です。

利用方法

口座振替の利用を開始するには2通りの手続き方法があります。

1つ目の方法は、口座振替依頼書を用いて書面で手続きをするものです。利用者がこの書面に引き落とし先の金融機関名、支店名、口座番号などを記入して届出印を押印し、事業者へ郵送します。事業者はその書面を金融機関もしくは決済代行会社へ送付して契約します。
郵送や事務処理の時間を含めると手続き完了までに1ヶ月から2ヶ月程度の時間を要するので、料金回収を開始する時期までにインターバルを持たせておきましょう。

2つ目は、Web上で申請をする方法です。依頼書のように発送、回収、誤記入への対応などの手間がかからず、またペーパーレスなので業務の効率化と個人情報の漏洩リスクの低減ができます。

利用が適している業種・商材

口座振替を利用できる業種は月謝制のビジネスだけではありません。基本的には、継続的に課金が発生するサービスならば親和性の高い決済手段となります。代表的な業種・商材は以下のとおりです。

・通販
・不動産
・生命保険
・塾
・通信講座
・インターネットサービスプロバイダ

近年は、口座振替は、期間内であれば使った量にかかわらず定額料金で利用できるサブスクリプションサービスでも活用が進んでいます。

口座振替で集金するメリット


ここでは、それぞれの立場のメリットについて解説します。

事業者側のメリット

1つ目は、顧客の利用継続率アップに繋がることです。毎月定期的かつ継続的に決済が発生する定期販売や月謝制の習い事などでは、顧客に決済の手間や不便さを感じさせてしまうと解約したいと思われる可能性があります。口座振替なら顧客の口座から自動的に引き落としがなされるので、顧客を煩わせることはありません。

2つ目は、売上アップに繋がることです。ソフトバンクの調査によると、50%以上の顧客は自分の望む決済手段があることをサービス利用の判断材料にしていると報告されています。顧客にとっても利便性の高い口座振替を導入すれば、月謝袋や口座振込による都度支払いを面倒に感じる顧客も取り込むことができるでしょう。

受講者側のメリット

代金を支払うのを忘れたり、遅くなったりというのは、顧客が定期継続サービスを利用する際に生じやすい問題の1つです。毎月1回のこととはいえ、年間にすれば12回になり、時には集金袋や払込票の存在をうっかり忘れてしまうこともあることでしょう。しかし、口座振替であれば自動的に代金が引き落とされるので、支払い忘れや期日遅れの心配はなく、支払額を間違えることもありません。

また、クレジットカードを所持していない利用者やカード情報を公開することに抵抗を感じている利用者にも、安心して利用してもらえます。

口座振替で集金するデメリット

口座振替にはデメリットも存在します。以下に2つ例を挙げて解説します。

手数料が発生する

銀行振込による代金回収に比べれば手数料が割安になるものの、集金袋で代金回収をしている事業者にとっては新たな手数料が発生することになります。

また、代行サービスを導入する場合は、初期費用、月額基本料、振替手数料、振込手数料などの各種費用が発生します。振替手数料の相場は、振替1件ごとに95円~と比較的安価なものから決済金額に応じた割合で決まるものもあるため、各種手数料を総合的に比較・検討しましょう。

入金まで時間がかかる

もう1つのデメリットは、登録手続きをしてから実際に指定口座からの振替が可能になるまで、最短でも1ヶ月~2ヶ月の期間を要することです。特に、書面で手続きをする場合は、記入漏れや誤記入、銀行届出印の相違などがあると利用者に差し戻しとなり、手続きに時間がかかります。

また、振替が開始された後も、利用者の口座から事業者の口座に入金がなされるまで10日間ほどのタイムラグがあります。そのため、導入前に自社のキャッシュフローに問題ないか確認する必要があります。

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口座振替とカード決済、どちらがいい?


口座振替は、銀行口座さえあれば利用できる支払い方法なので、ほぼすべてのご家庭に対応できると言えます。クレジットカードについては、基本的に作らない・使わないという方針の方もいるものです。子どもを対象とした学習塾やお稽古事教室などで誰にでも幅広く対応できるという点では口座振替でしょう。

一方、カード決済はネットとの親和性が高いという特徴があります。Eラーニングなどの支払いにはカード決済が適していると言えます。

スクール等の内容やお客様に合わせて、適した集金方法を選ぶようにしましょう。

口座振替で月謝・授業料を集金するならROBOT PAYMENT!


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また、継続課金だけでなく毎月金額が変わる従量課金にも対応していますので、さまざまなビジネス形態に対応可能です。

なかには、残高不足による振替失敗を懸念している方もおられるでしょう。ROBOT PAYMENTでクレジットカード決済や銀行振込などその他の決済方法とご契約いただいていれば、お客様が支払いやすい方法で再決済を促すことが可能です。その他の決済方法も1つの画面上で管理可能なため、簡単に確認・集計作業が行えます。

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まとめ

この記事では、月謝や授業料の代表的な回収手段として口座振替とその他の決済方法を比較し、口座振替のメリットなどをご紹介しました。毎月料金が発生するビジネスを展開している企業にとって、口座振替は大きなメリットがあることがお分かりいただけたでしょう。

そんな口座振替にも手続きの煩雑さや支払い状況の管理に手間がかかるなどのデメリットがあります。しかし、口座振替代行サービスのROBOT PAYMENTを活用いただければ、1つの画面で入金状況が管理可能です。豊富な機能と業界トップクラスの安価な手数料を提供するROBOT PAYMENTの導入をぜひご検討ください。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

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