株式会社S-FITケア　導入事例 | 紙帳票中心だった介護事業の生産性向上に貢献「請求管理ロボ」

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株式会社S-FITケア（S-FITグループ）

財務経理部リーダー内匠美香様
財務経理部リーダー村上博美様

未収金管理・回収作業を自動化し、紙帳票中心だった介護事業の生産性向上。リアルタイムに入金状況を把握し、未然に滞納を防げる環境構築を実現しました。

導入機能一覧

「導入前の課題」

利用者の増加により業務量が増える中、約17％の未収金発生。未収金管理・回収作業が煩雑になり滞納の恐れが出てきた
売上から未収金管理、回収作業までを2つの異なる会計ソフト（一般的な会計ソフト・介護ソフト）で行う必要があり、一連の作業が一括してできなかった

「導入後の変化」

導入により、紙帳票中心の管理からオンラインでの管理が可能となったことで、本社と現場のやり取りが削減でき未収金への対応が早くなった
請求管理ロボで未収金管理・回収作業を一括して管理できるようなった事と、会計ソフトにCSV連携で取り込むことが可能になった事で手作業が大幅に削減できた

介護施設において、お客様に合ったパーソナルケアをご提供しています

株式会社S-FITケアは、2014年「上質でパーソナルなサービスの提供」をコンセプトとし、不動産サービスを行う株式会社S-FITの子会社として設立されました。 S-FITケアは、都内に3店舗（2019年2月時点）の介護施設を運営しており、数百種類あるレクリエーションや有資格者による個別機能訓練・マッサージなどを実施。また個別データを蓄積することで効果の可視化を行います。

どこかホッとするような居心地のよい上質な空間作りを心掛け、利用者様に合わせたパーソナルなケアをご提供してまいります。

介護業界ならではの紙帳票管理と、利用者の増加により未収金の管理・回収が煩雑に

弊社は都内で3店舗の介護施設を運営しており、年々利用者の数が増加していました。それに伴い、未収金管理・回収作業に費やす時間が増えていました。福祉業界はIT導入が遅れており、売上の確認から回収作業までをすべて紙帳票で行っていることも時間が掛かる原因でした。また本社と現場をまたいで紙帳票とエクセルで重複した入力作業を行うことにより、人的ミスや現場との認識の相違も多発。未収金も1店舗あたり約１７％発生しており、このまま煩雑な管理を続けると滞納の恐れもありました。

省令により、原則介護請求を伝送又は磁気媒体にて提出しなければなりません。その為、弊社では介護ソフトを導入し、伝送にて介護請求を行っています。別途導入している会計ソフトと併用しなければいけませんでした。２つの異なるソフトで売上から未収金管理・回収作業まで、まったく同じ入力作業を行わなければならず、とても非効率でした。そこでこういった介護業界の習慣をIT導入により解消できないかと検討を始めたのが導入のきっかけです。

検討を進める上で、未収金の回収に適していることはもちろん、会計ソフトとの連携、現場でも簡単に利用できる操作性、短期導入可能という条件のもと、オンラインで管理できるクラウドサービスを探しました。ただし費用は抑えたいという意向があったので、必要な機能だけを絞って使用できるような柔軟なシステムを考えていました。その中で「請求管理ロボ」は、未収金の回収において自動消込、催促機能、回収状況をリアルタイムで確認できるダッシュボードを備えており、柔軟にオプションで機能が選べるシステムでした。さらに他社と比較して導入前後もしっかりサポートしくれるのでスムーズな導入が可能でした。

リアルタイムで未収金を可視化！未収金管理・回収業務を12時間から6時間に短縮

導入にあたって、まず現場と本社での重複業務の見直しを行い、「請求管理ロボ」を組み込んで出来る限り手作業をなくすフローを策定しました。現場では出来る限り手作業での業務を減らし、主業務に集中できる環境づくりを目指しました。

導入サポートにより、1ヵ月で設置が完了し操作方法もこちらの運営状況に合わせて指導してもらえたので、スムーズに運用を開始できました。この導入により紙帳票で手集計・管理していた部分が大幅に削減でき、現場と本社で合わせて12時間かかっていた作業が6時間まで短縮できました。また現場責任者がわざわざ現地に赴き、内容確認や入力漏れのチェックしていた作業も、管理画面を通してオンラインで確認できるようになり現場の負担が減りました。そして、紙帳票管理でなくなったことで人的ミスや認識の相違がなくなり、とても安心しています。

2つの異なる会計ソフトで管理していた部分は、未収金管理・回収の一連の作業を請求管理ロボに一括し、一般的な会計ソフトとCSV連携することで一元管理を実現しました。これまでは未収金を回収したものを現場責任者と一旦確認してから仕訳を行っていましたが、CSV連携したデータをオンラインで目視確認するだけで済むようになりました。そして、これまで把握が難しかった未収金の回収状況がリアルタイムにわかるので、早めに対策が打てるようになったのです。今までは月が締まらないと未収金の対応ができなかったのですが、早期対応できることで未収金は徐々に減少し、慢性的な滞納状況も改善傾向にあります。

今後は現場の人間が兼任してこの作業にあたっていますが、操作も簡単なので未収金管理・回収業務の専任を置き、本業だけに集中してもらう環境を築きたいと考えています。そして、まずこの事業でしっかり運用実績を作り、グループ企業全体で請求管理ロボの導入を目指したいと思います。

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