GMOメイクショップ株式会社

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管理本部　経営管理グループ　経理チーム　倉野綾様

請求書発行の営業支援チーム、入金消込の経理チームと役割分担を明確にし、部署間のコミュニケーションコストを改善！

導入機能一覧

< ビジネスモデル >

< 導入前の課題 >

< 導入後の変化 >

Commerce for a better future. / 商取引でより良い未来に

GMOメイクショップ株式会社は、ネットショップ構築ASP「MakeShop byGMO(以下、MakeShop）」(https://www.makeshop.jp/)を中核としたECプラットフォーム事業、マーケティング支援事業、EC運用受託事業を展開しています。「Commerce for a better future. ／商取引でより良い未来に」をミッションに掲げ、2020年にはショップ運営者の売上の総和である流通額（※1）が年間2,343億円に達し、9年連続で業界No.1を獲得しました。また2020年10月には、主軸となる「プレミアムショッププラン」「MakeShopエンタープライズ」を合わせた導入数が10,000店舗を突破いたしました。
今後もショップ運営者の売上の総和である流通額を最重要指標とし、広範なEC領域において、店舗様が抱える様々な課題を解決できるようサービスの強化を図り、国内EC市場の活性化に貢献していきたいと考えています。

（※1）流通額=受注金額。ネットショップ・ECサイト構築サービス運営企業各社の発表数値より、ASPサービス単体の数値を算出し比較。（GMOメイクショップ社調べ 2021年3月時点）

経理チームで全ての請求書を把握できず、営業支援チームにも入金消込の負担が

当社では請求書発行の担当が、サービス内容によって経理チームか営業支援チームに分かれています。経理チームは、主にストック型サービスを担当しており、料金体系がシンプルな月額サービスということで、自動発行で対応できています。一方で営業支援チームは、ストック型サービスに加え、毎月200件ほど発生するスポット請求も担当しています。スポット請求では、前払いや後払いなど案件ごとに柔軟に対応しており、また営業からの依頼ベースで即日発行を基本にしています。

請求管理ロボ導入前は、自動発行機能を備えた別の請求書発行システムを利用していました。ただ動作が重いこともあり、特に即日発行が求められるスポットの請求書では、エクセルも活用していました。その中で課題となっていたのは、経理側で全ての請求書を把握できていなかったことです。経理チームでは入金があってはじめて「何の入金だろう？」ということが多々あり、営業支援チームからすると「どうして分からないのかな？」という部分で、コミュニケーションコストが発生していました。

その結果、銀行振込の入金が月末に800件程度あるなかで、スプレッドシートを作成し、①経理チーム→②営業支援チームといった流れで消込作業を2部署で行っていました。営業支援チームは入金消込だけでなく、同時期にスポットの請求書発行がピークを迎えるため、残業やミスの発生が頻発していました。

1つのシステムで請求書発行と消込の両方に対応できたのが請求管理ロボ

入金消込の改善をすることで、【経理チームの消込時間の削減】【営業支援チームの請求書発行に集中できる環境の構築】【消込業務の属人化の解消】の3点を実現することが当初の目標でした。そこで既存のシステムを請求書発行以外にも活用できないかという話を2チーム合同でスタートしました。ただ本来的に会計システムに強みを持つサービスだったため、営業支援チームが使うには要件的に合わないということで、他サービスへの移行を検討することにしました。

入金消込の主な課題は、「1件1件手作業で行っている点」と「経理チームで全ての請求書が把握できずに、営業支援チームにも消込作業が発生してしまう点」です。そうした課題を踏まえて、1つのサービス内で請求書発行から入金消込の両方に対応していることで魅力に感じたのが「請求管理ロボ」でした。
余談ですが、導入企業の中に弊社グループ会社の名前があったので、「セキュリティ的にも問題なさそうだ」と安心した記憶もあります。

入金消込がとにかく楽に、そしてスピーディーに！

請求管理ロボ導入の一番のメリットは、入金消込がとにかく楽に、そしてスピーディーになったことです。月末に2日かけていた作業が、今では4時間程度に短縮されました。消込の自動化により、作業そのものの時間だけでなく、ミスの確認や修正に充てていた時間まで少なくなっています。
入金消込の作業がとにかく嫌でした。時間はかかる、ミスは発生する、お客様に迷惑がかかる。現在はそのイメージを払拭でき、誰がやっても簡単に対応できる環境を実現出来たことは大きな効果です。

また債権管理も以前よりリアルタイムに近い状態で行えるようになり、今では経理側で消込を行ったあと、毎月2営業日で催促リストを営業チームに連携できるようになりました。

入金消込を経理チーム単体でほぼ完結でき、営業支援チームは請求書発行に集中

経理チームと営業支援チームの間で、役割分担の仕切りを明確にできたことも大きな価値を感じています。請求管理ロボ上で、営業支援チームで作成した請求書も適宜経理で確認できるため、入金消込を経理チーム単体でほぼ完結できるようになりました。同時に営業支援チームにとっては本来の役割である請求書発行に専念することで、クオリティーの維持につながり、忙しかった月末月初の残業時間の解消にもつながりました。

請求情報の平準化・可視化によって、お互いが何をしているか把握できるようになったのは組織として良かったです。以前は営業支援チームに迷惑をかけているという気持ちが経理にはあったのと、またお互いコミュニケーションコストを感じていましたが、今回の移行でよりお互いの業務理解を深めることができ、以前よりスムーズなコミュニケーションが取れるようになったと感じています。

カスタマーサクセスの姿勢から請求管理ロボの伸びしろを感じています

請求管理ロボ導入の際、機能面はもちろん重要でしたが、担当者の印象、導入時や導入後のフォロー体制が整っていることも決め手の1つでした。

「もっとこんな機能がほしい」とお伝えする中で、「開発要望としてあげさせていただきます」という言葉はよく聞きますが、ROBOT PAYMENTさんの場合は「要望としてあげるためにもう少しヒアリングさせてもらえますか」と真摯にご対応いただいています。その結果、実際に要望した機能改善が実現したこともあり、ありがたく思っています。

そうした姿勢からも、請求管理ロボは伸びしろのある成長過程のサービスだと認識しています。固定化された守りの姿勢が強いサービスもある中、お客様の声に向き合おうというスタンスを今後も継続頂けることを願っています。

お客様概要

GMOメイクショップ株式会社: 代表取締役社長　向畑憲良様; 設立：2004年9月22日; 事業内容：ECプラットフォーム事業、EC運用受託事業、マーケティング支援事業; URL：https://www.makeshop.co.jp/

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