導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

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株式会社NEXT EDUCATION （坪田塾）

管理部
永井 友大 様

ビリギャルの映画化で校舎数、生徒数が増加。16校舎1000名以上の生徒情報を登録した基幹システムから、請求書の発行、口座振替（他社サービス）の設定を、流れるようなフローで！

　　

導入機能一覧

< 請求の特徴 >
    ・学習塾「坪田塾」の授業料
    ・16校舎、1000名以上の生徒への請求を本部のNEXT EDUCATIONが包括して対応
< 導入前の課題 >
    ・校舎数、及び生徒数の増加により、手作業での転記作業、入金消込が大きな業務負担に
    ・システム化されていないことでの内部統制的な懸念
< 導入後の変化 >
    ・既存のフロー（基幹システムへの登録→請求書の発行送付→口座振替の設定）に沿ったシステム化を実現
    ・手作業の減少により業務コストの軽減、内部統制の懸念を解消

ビリギャルで有名な「子」別指導塾

株式会社NEXT EDUCATIONは、｢子｣別指導の学習塾「坪田塾」(https://tsubotajuku.com/about/)を運営しています。坪田塾は、高校・大学受験の学習塾を１つの側面として、あらゆる人生のステージにおいて、塾生のサポートをする総合的な教育機関です。

坪田塾 塾長・坪田の著書で、映画化もされた『学年ビリのギャルが1年で偏差値を40上げて慶應大学に現役合格した話』で、坪田塾の認知が高まり、現在では全国各地に16校舎（オンライン含む）展開しています。
「塾生の可能性を見出し、自主性をはぐくみ、最大限に才能を引き出す」というクレドのもと、日々塾生と向き合っています。

NEXT EDUCATIONで16校舎・塾生1000名以上の請求を包括して対応

請求の内容は、坪田塾の授業料になります。
学習塾のため学年や受講コースなどにより請求金額が異なるというのが1つの特徴です。週〇回×〇時間といったコース設計を基本として毎月前払いでの請求が主になりますが、一定期間の継続利用を前提とする通い放題のコースになると一括請求になることもあります。

また1校舎の生徒数は約100名で、校舎数がオンライン校も含めて16校あります。各校は正社員中心で運営がされていますが、社員講師には指導業務に専念してもらいたいため、本部であるNEXT EDUCATIONが包括して請求業務を行っています。

手作業での請求業務フローは内部統制的な心配がありました

請求業務に関して、生徒管理を行う基幹システム、請求書の発行にはエクセル、集金には口座振替（三菱UFJファクター）を使っていました。入塾やコース変更などの手続きが発生した場合、生徒から提出された紙の届け出をもとに、各教室で基幹システムに入力をします。その後、本部が基幹システムの申請内容を確認し、毎月の請求リストを作成することになります。

抱えていた請求業務の課題としては、あまりに手作業が多かったことです。以前は基幹システムから請求データの作成を行うだけで3日要しており、基幹システムからエクセルの出力を可能にするところから始めたという具合でした。
その後も、出力したエクセルからマクロを組んで請求データを作成し、また口座振替システムへの設定のために転記してという状況。校舎数が増えるにつれて業務負担も増え、また内部統制的な懸念もありIＴコンサル会社に相談をしたところ、請求管理ロボを紹介いただきました。

以前から利用している口座振替（三菱UFJファクター）もそのまま活用でき、流れるような請求業務フローを構築

請求管理ロボ導入の決め手に、既存のフローに上手く適用できるかというものがありました。基幹システムの情報から、請求書の発行送付、口座振替の設定へとデータが綺麗に流れていくようなフローを構築できるかというものです。

特に請求管理ロボで、以前から利用している口座振替（三菱UFJファクター）をそのまま利用できたことは良かったです。既に1000人以上を登録している口座振替の切り替えは、教室業務の負担を考えると現実的ではありませんでした。
今回、請求管理ロボの請求データから口座振替（三菱UFJファクター）への連携ができ、口座振替の設定までスムーズにいきました。また振替結果についても、UFJファクターのデータを請求管理ロボに取り込むことで、自動消込にまで対応し、大きな業務削減につながっています。

請求管理ロボの導入によって「手作業」の余地は限りなく減少

請求管理ロボの導入によって「手作業」の余地は限りなく減少したと思います。

以前は、マクロを組んでいた部分など担当者しか把握できていない操作が多くありました。 今回、誰でも作業ができる、どこからでもアクセスできる環境を構築出来たことは、システム化の1つの価値だと思います。
またデータの転記や消込など今まで手作業で行っていた業務がシステム化され、かなり楽になりました。特に消込は、自動消込に漏れた内容でも、ロボでは1画面で手動で消込できるため、とてもスムーズに行うことができています。

今回、請求管理ロボの導入によって、請求業務のシステム化を実現することができました。
会社が今後さらに成長していくに向けて理想的な請求環境を構築できたと同時に、また代金回収の重要性を改めて認識する機会になったと感じています。

お客様概要

株式会社NEXT EDUCATION
代表取締役 中野 正樹 様
設立：2014年10月23日
事業内容：学習塾「坪田塾」の運営
URL: https://tsubotajuku.com/

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