導入事例 | 請求管理・業務システム(ソフト)「 請求管理ロボ 」

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株式会社ヴァル研究所

ナビゲーション開発部　API Platform Team チームリーダー 山崎 恭史 様
ナビゲーション開発部　API Platform Team 上田 和亨 様

API連携を利用した徹底的な自動化で
請求業務に携わる半数の社員が50％以上の業務削減を実感

　　

導入機能一覧

「導入前の課題」
  • 手入力や手計算で請求データの作成が行われており、請求書の作成に時間がかかっていた
  • ユーザー数が増加するにつれて業務時間内で請求書の作成が間に合わず、増員を繰り返していた
「導入後の変化」
  • 請求管理ロボへのAPI連携をはじめ、業務のシステム化を徹底的に行った
  • 請求業務担当者の83％が楽になったと回答し、半数は50％以上請求業務が減ったと実感している
  • コロナウイルス対策による時短勤務においても影響なく対応できており、在宅勤務の課題となる請求書送付も自動化へ移行中

「MaaS」という新しいモビリティの概念に対応した 最適な経路探索の実現をめざしています

ヴァル研究所は、まだ紙の時刻表や路線図、運賃表しかなかった1988年に、日本初の経路探索システム「駅すぱあと」を世に送り出しました。以来、全国の公共交通機関データと高い信頼性をベースに、APIサービス「駅すぱあとWebサービス」や通勤費管理・申請システム「駅すぱあと 通勤費Web」といった法人向けサービス、さらには「駅すぱあと for iPhone / Android」という個人向けモバイルアプリなどを日本国内で展開しています。
現在、モビリティの分野では、都心の人口集中・混雑、地方の過疎化、赤字バス問題など、社会変化により「MaaS」という新しい概念が広がっています。ヴァル研究所においてもMaaSへの取り組みとして、公共交通機関に加え、オンデマンドモビリティやシェアサイクルといった様々なモビリティサービスへの対応など、次世代の最適な「経路探索」を提供できるよう、研究・開発、そして多くの企業との協業・共創に取り組んでいます。

請求書作成における手入力・手計算といったアナログな作業をシステム化したい

請求管理ロボ導入は、今後の事業展開も考え、請求業務のシステム化を実現しておきたいというのが理由です。 APIサービス「駅すぱあとWebサービス」の請求では、定額の請求に加えてアクセス数毎の従量課金が発生しています。アクセス数はWebサイトから確認できますが、請求データの作成についてはユーザーごとに手入力・手計算を行っており、請求書の作成に多くの時間をかけていました。そのためユーザー数が増加するにつれて作業時間も増加していき、増員を繰り返すような状況でした。導入前は手入力・手計算の部分が本当に大変な作業量で、請求書発行までに担当者4名前後で1週間ほどかかっていたと思います。

API連携をはじめとした徹底的なシステム化で業務効率化に成功

請求管理ロボの利用において、アナログで行っていた作業をとにかく楽にしたかったため、従量課金の自動計算、請求管理ロボへのAPI連携、請求管理ロボによる請求書の自動発行など、業務のシステム化を徹底的に行いました。 APIの活用では、コミュニケーションツール「Slack」のBotに請求管理ロボに請求情報データ抽出の依頼をかけ、請求管理ロボからSlackにCSVが返却されるような運用も実現しています。Slack上で完結することで請求管理ロボ内の情報を安全なまま、必要なときに誰でもデータを取り出すことが可能となりました。 API連携ということで、弊社側のユーザー管理システムと請求管理ロボ側の請求情報の整合性がとれているか当初は不安でしたが、問題ないことも確認でき今では安心して利用しています。
徹底的なシステム化の結果、請求管理ロボ導入後の担当者アンケートでは、83％の請求業務担当者が請求業務が楽になったと回答し、うち半数は50％以上請求業務が減ったと回答しています。

在宅勤務の実現に向け 請求書送付の電子化や自動化も検討中

また現在コロナウイルス対策として在宅勤務や時差出勤を実施していますが、請求業務に関しては影響なく対応が出来ており、請求管理ロボの導入による業務省力化の効果が、表れています。 ただし、請求業務自動化の徹底を最優先としていたため、他の部分ではまだ課題もあります。例えば請求書の送付については、一部はメールで対応していますが、大半は自社の複合機で請求書の印刷を行っています。紙という面で在宅勤務の課題にもなっており、請求管理ロボのメール送付機能や郵送代行機能を利用することで解決したいと考えています。 他にも決済手段としてクレジットカード決済など、運用するにつれて、導入時に頭にはなかった便利な機能が多くあると感じていますので、今後も請求業務をより充実していきたいと考えています。

お客様概要

株式会社ヴァル研究所
取締役社長　菊池 宗史 様
設立：1976年7月26日
事業内容：電子計算機に関するソフトウェアの開発・販売および管理運営、
電子計算機による計算処理の受託、電子計算機に関する指導、
インターネットを利用した各種情報提供サービス並びに通信販売、
インターネットを利用した広告宣伝業、医療用具の販売、出版業
URL:　https://www.val.co.jp/

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