経費精算システムの導入は、企業の経理業務を劇的に変革します。従来の紙ベースの煩雑な手作業から解放され、申請・承認・支払いの各プロセスの効率化が可能です。

申請者は、領収書の撮影やデータ入力の手間が省け、スマートフォンアプリで簡単に申請できます。経理担当者は、手計算や書類の確認作業から解放され、データ分析や経営戦略に注力できるようになります。さらに、システムによる自動チェック機能で不正経費の防止も可能です。

そんな経費精算システムについて、主な機能やどのような企業におすすめなのか、おすすめのシステムと選び方を解説します。

経費精算システムとは

経費精算システムは、経費精算業務を効率化するソフトウェアです。従来の紙ベースの処理から脱却し、申請から承認、支払いまでの工程をデジタル化することで、業務効率化やコスト削減を実現します。

近年ではクラウド型のサービスも増え、導入や運用が容易になりました。企業規模や業務内容に合ったシステムを選ぶことで、経費精算業務を大幅に効率化できます。

経費精算システムの主な機能

経費精算システムは、単に申請・承認・支払いを自動化するだけでなく、さまざまな機能によって業務効率化、ペーパーレス化、不正防止、内部統制強化など、幅広いメリットをもたらします。

ここでは、経費精算システムの代表的な機能と、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

業務効率化につながる機能

経費精算システムは、申請者と経理担当者の作業負担を軽減し、業務効率を大幅に向上させる機能を備えています。

ペーパーレス化につながる機能

経費精算システムは、紙の領収書や申請書を電子データで管理することで、ペーパーレス化を実現し、書類の保管や検索を効率化します。

経費精算の漏れ・ミス防止につながる機能

経費精算システムは、申請者と経理担当者の入力ミスや漏れを防ぎ、正確な経費精算を実現する機能を備えています。

交通費精算に関する機能

乗換案内やICカード連携などにより、交通費の計算や精算を楽にする機能です。交通費精算に関する機能は、交通費の不正精算を防止する効果もあります。交通系ICカード連携機能や乗換・ルート検索機能を利用することで、申請者の入力ミスや不正を防ぎやすくなります。

内部統制の強化につながる機能

内部統制の強化につながる機能は、経費精算の不正を防止し、企業のガバナンス強化に役立ちます。

経費精算システムがおすすめな企業

経費精算システムは業務効率化やペーパーレス化、不正防止、内部統制強化など、さまざまなメリットをもたらします。次のような企業は、特に経費精算システム導入の恩恵を受けやすいでしょう。

従業員数が多い企業

従業員数が多い企業は、経費精算の処理量も多くなります。経費精算システムを導入することで、申請・承認・支払いの自動化が可能になり、経理担当者の負担を大幅に軽減できます。

経費精算の頻度が高い企業

出張が多い企業や、営業活動で頻繁に交通費や交際費を発生させる企業は、経費精算の頻度が高くなります。経費精算システムを導入することで、申請者の入力作業を軽減し、処理時間を短縮できます。

ペーパーレス化を進めたい企業

経費精算システムを導入することで、領収書や申請書の電子保存が可能になり、ペーパーレス化を実現できます。書類の保管スペースや印刷コストを削減し、環境にも配慮できます。

不正経費を防止したい企業

経費精算システムの規定違反チェック機能や各種キャッシュレス決済連携機能などを活用することで、不正経費の発生を抑止できます。内部統制を強化し、企業としての信頼性を高められるでしょう。

業務効率化を図りたい企業

経費精算システムは、申請から支払までのプロセスを自動化することで、業務効率化を図ります。経理担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになり、企業全体のパフォーマンス向上にもつながります。

経費精算システムを導入するメリット

経費精算は、多くの企業にとって負担となる事務作業です。手作業で処理すると、申請者と経理担当者双方に時間と労力がかかります。

経費精算システムを導入することで、申請から承認までを自動化し、大幅な業務効率化を実現できます。

事務作業の負担軽減

従来の紙ベースの経費精算は、手書きや書類の整理、郵送など、時間と手間がかかる作業でした。しかし、経費精算システムを導入すれば、これらの作業を大幅に効率化できます。

申請書テンプレートや入力ガイドによって、誰でも簡単に経費を申請できます。入力項目のチェック機能や自動計算機能により、申請ミスの発生を抑え、差し戻しを減らすことも可能です。

多くの経費精算システムはクラウド型で、モバイル端末から経費を申請できます。出張先や交通機関を利用した直後など、場所や時間を問わずに経費を申請できるため、月末に精算作業が集中することを防げるでしょう。

バックオフィス部門の業務効率化、人件費削減

経費精算システムは、バックオフィス部門の業務効率化にも大きく役立ちます。

ワークフロー機能により申請から承認までの流れを自動化し、担当者の作業時間を大幅に削減できます。申請へのコメント機能により、申請者と経理担当者がシステム上でコメントをやり取りできるようになれば、差し戻しや修正の手間が軽くなるでしょう。

勤怠管理システムや会計システムと連携できる経費精算システムも多いです。連携によりデータ入力の手間を省き、二重入力や打ち間違いによるミスを防げます。

これらの機能によりバックオフィス部門の負担を軽減し、必要な人員を少なくできます。従業員の負担軽減はもちろん、バックオフィス部門の人件費削減にもつながるシステムです。

内部統制の強化

経費精算システムは、企業の内部統制強化にも役立ちます。キャッシュレス決済との連携により、交通系ICカードやクレジットカードなどのデータを自動で取り込めるようになります。領収書の添付が不要になるだけでなく、正確なデータを自動で取り込むことは不正防止にもつながります。

経費精算システムには規定違反チェックの機能があるものも多いです。申請内容が社内規定に違反していないかを自動でチェックし、不正経費の発生を抑止。経理担当者のチェック負担も軽減できます。

さらに、申請内容や領収書などのデータを電子保存することで、監査時の証拠として活用することもできます。

これらの機能により経費精算の透明性を高め、内部統制の強化が可能です。投資家や顧客は、内部統制がしっかりしている企業に対して安心感を持つため、企業価値の向上にもつながります。

経費精算システムを導入するデメリット

経費精算システムには多くのメリットがある一方で、導入・運用コストやセキュリティリスク、システム依存などのデメリットも存在します。デメリットを理解したうえで、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。

導入・運用コストがかかる

経費精算システムの導入・運用には初期費用や運用費用などのコストがかかります。初期費用にはシステム導入費用やコンサルティング費用、データ移行費用などが含まれます。運用費用は月額利用料金や保守費用、サポート費用などです。

経費精算システムはクラウド型が一般的です。クラウド型のシステムは初期費用が無料もしくは安価なことが多いですが、買い切り制のインストール型のシステムと異なり、利用している限り月額料金がかかります。

これらのコストは、システムの規模や機能、利用者数によって異なります。経費精算業務にかかる時間や人件費の削減効果、不正経費の防止効果、従業員満足度の向上やペーパーレス化によるSDGsへの対応など、コストに見合う効果を得られるか評価することが大切です。

セキュリティリスクの懸念

多くの経費精算システムは、インターネット上で利用するクラウド型です。クラウド型は利便性が高い一方で、不正アクセスや情報漏えいなどのセキュリティリスクも高いです。

ベンダーのセキュリティ体制が脆弱だと、これらのセキュリティリスクが高まります。具体的なセキュリティ対策や認証取得の状況、定期的な脆弱性診断などを確認し、安心して利用できるシステムを選びましょう。

システム依存の懸念

クラウド型が一般的な経費精算システムには、セキュリティリスクだけでなく、システム依存の懸念もあります。

たとえばベンダーのサーバーがダウンすると、システムを利用できなくなり、経費精算業務が滞る可能性があります。自社のインターネット回線に障害が発生すると、システムを利用できなくなり、業務に支障が出るかもしれません。

サービス終了の恐れもあります。ベンダーがサービスの提供を終了すると、システムを利用できなくなります。別のシステムへの移行が必要となり、多額の費用が発生する可能性があります。

システムへの依存度が高まるほど、システム障害やサービス終了の影響が業務全体に拡大し、大きな損失につながりやすいです。別のシステムへの乗り換えも難しくなり、そのためにかかる時間とコストも大きくなります。

経費精算システムの費用

経費精算システムを導入すると、システム導入にかかる初期費用と、システムを利用するための月額料金が発生します。これらの費用は、システムの規模や機能、利用者数によって異なります。

導入前に、自社のニーズに合致したシステムを選び、費用対効果を検討することが重要です。

初期費用

初期費用は、システムの導入やデータ移行、カスタマイズなどにかかる費用です。クラウド型の経費精算システムでは初期費用が無料もしくは安価なことが多いですが、カスタマイズやICカードリーダーの購入など、条件により多額の費用が生じることもあります。

無料トライアルやデモを利用して本当に必要な機能を確認すること、複数社から見積もりを取り、比較検討することが大切です。自社でデータ移行を行い、その分費用を抑えるのもいいでしょう。

月額料金

月額料金はシステム利用料です。システムの規模や機能、利用者数によって異なりますが、月額料金の相場は1ユーザーあたり300円〜1,000円程度といわれています。

月額料金の形態は、利用者数に関わらず一定の料金が発生する固定制と、利用者数に応じて料金が変動する従量課金制の2つです。

固定制は費用が予測しやすい反面、利用者数が少ないと割高になる可能性があります。従量課金制は、利用者数に応じて費用が変わるため費用対効果が常に一定なものの、利用者数が急増した場合に費用が大きく増加する可能性があります。

必要な機能のみを契約する、利用者数を正確に把握する、長期契約割引を利用するなど、月額料金を抑える方法を考えてみましょう。

経費精算システムの選び方

経費精算システムを導入することで、業務効率化やコスト削減が期待できます。しかし、システムによって機能や費用は大きく異なるため、自社のニーズに合致したシステムを選ぶことが重要です。

ここでは、経費精算システムを選ぶ際に確認すべきポイントをいくつか紹介します。

交通費の申請・精算に関する機能の確認

交通費は経費精算のなかでも特に手間がかかり、ミスも発生しやすい項目です。交通費の申請・精算機能が充実したシステムを導入することで、申請者の負担を軽減し、経理担当者の業務効率化も図れます。

乗換案内やスケジューラー連携などの機能があれば、最適なルート検索や移動時間の確認が容易になります。モバイル端末からの申請ができれば、場所や時間を選ばずに、経費を使った直後に申請が可能です。

ほかにも自動取込で入力の手間を削減するICカード連携、重複支払いの防止に役立つ定期区間自動控除など、交通費の申請・精算に関する機能をよく確認しましょう。

ワークフローに関する機能の確認

ワークフロー機能により経費精算の申請から承認までの流れを自動化することで、申請者とバックオフィス部門双方の負担を軽減できます。

申請テンプレートや自動分岐設定などの機能は、申請者の作業負担を軽減するだけでなく、経費精算方法の確認・教育にかかる手間も削減できます。自動承認や一括承認など、処理を効率化するための機能も重要です。

データ分析があれば、経費データを分析し無駄なコストを発見することで、さらなるコスト削減も可能です。

自社の承認フローに合致した機能が揃っているか、柔軟な設定が可能かを確認しましょう。

自社の精算タイミングへの適合

経費精算システムは、自社の精算タイミングに適合していることが重要です。たとえば経費を小口現金として都度支払う場合、都度払いに対応できないシステムは不向きです。

自社の精算タイミングに対応した機能があるか、柔軟な設定が可能か、支払処理の自動化に対応しているかを確認しましょう。

都度払いは管理が煩雑になるため、システム導入を機に給与振込と同時に経費を支払う運用に変えるのもおすすめです。

法改正への対応

近年、経費精算に関わる法改正が相次いでいます。経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法をはじめとする法改正への対応状況を確認しましょう。

今後の法改正への対応予定、法改正時の情報提供やサポート体制も重要です。これらも含め、法改正への対応をシステム提供会社に確認しましょう。公式HPで対応状況を確認するだけでなく、口コミサイトやSNSなどでユーザーの評価を調査するのも大切です。

既存システムとの連携

経費精算システムを導入するメリットのひとつは、既存システムとの連携による業務効率化です。既存システムに入力されたデータを自動的に経費精算システムに反映させることで、二重入力の手間を省き、データ入力にかかる時間を大幅に削減できます。データ入力の手間が減るだけでなく、誤入力を防ぐこともでき、データの信頼性も高められるでしょう。

連携により既存システムと経費精算システムのデータが常に一致するため、データの整合性を保ちやすくなります。

経費精算システムと連携させる既存システムには、次のようなものが挙げられます。

・経理ソフト：経費精算システムと連携することで、経費データの自動計上や仕訳作成が可能
・人事システム：従業員情報や給与情報などを自動的に連携することで、経費精算の申請・承認作業を効率化
・給与計算システム：経費精算データを給与計算システムに自動的に連携することで、給与明細の作成を効率化
・交通系ICカード：交通系ICカードの利用履歴を自動的に連携することで、交通費の精算を効率化

既存システムとの連携は、経費精算システム導入の検討において重要なポイントです。 自社の既存システムと連携可能なシステムを選び、連携による業務効率化を実現しましょう。

おすすめの経費精算システム比較4選

おすすめの経費精算システムを4つ紹介します。それぞれのシステムの特徴や機能、料金を比較するので、自社に合うものを探してみましょう。

コラボフロー

・導入が簡単
・運用が簡単
・充実した機能

コラボフローは、かんたん操作と充実のワークフロー機能で、誰でもすぐに申請・承認業務を電子化できる、Webワークフローシステムです。あらゆる業務をトータルに効率化し、働きやすい環境を実現させます。専用ソフト・プログラミング不要でWebとExcelがあれば導入可能な点がポイントです。

申請書を処理していく承認経路は、あらかじめ用意されたパーツをパズル感覚で並べていくだけで完成する簡単設計で、直感的に使用できます。

申請書の処理の経路を自動で分岐させる機能や、一括承認の機能など簡単操作でも使い勝手は抜群です。

ZAC

・経理関連の機能が充実したERP
・タイムリーな損益管理を実現
・業種特化のソリューションを提供

クラウドERP ZACは経理関連の機能が充実したERP（基幹システム）です。経営管理や商慣習、機能要件に対応した業種特化のソリューションを提供しています。

案件や契約、プロジェクトなど、さまざまな単位での業務進行をサポート。コストとプロジェクトを紐付け、リアルタイムな損益管理や利益のボトルネックの可視化を実現します。

ワークフロー機能が充実していること、公共交通機関の経路検索や検索情報の反映ができる「駅すぱあと」と連携できることなど、経費申請の効率化にも役立ちます。

クラウド型法人カードpaild

・従業員にカードを配布し経費立替をゼロに
・キャッシュレス化により小口現金管理から解放
・紙の領収書やレシートは不要、スマートフォンで申請を完結

paildは従業員一人ひとりに「paildカード」を配布することで、法人支出の最適化を実現するサービスです。

これまで従業員に立て替えてもらっていた経費を、paildカードで支払えるようになります。小口現金の管理や従業員の自腹立替などをゼロにすることで、よりスマートな経費精算と働きやすい環境を実現します。

AI-OCR搭載、電子帳簿保存法対応で紙のレシート・領収書の保管が不要になること、適格事業者番号の自動照合ができることなど、経費精算全般をスマートにします。

freee会計

・金融機関の明細データを自動取得
・紙のレシートを撮影するだけでデータ入力完了
・AIで仕訳登録を自動化

「freee会計」では面倒な経費精算の効率化を実現します。

「freee会計」は、銀行口座やクレジットカードの明細データを自動で取得します。複数の口座やカードがあってもfreeeでまとめて管理して、データ入力の時間と手間を削減できます。

また、レシートを撮ると、金額・日付を自動で読み込むことができるため、データ入力の手間と時間を節約し、レシートの紛失防止にもつながります。電子帳簿保存法の要件にも対応しています。

さらに、自動取得した明細データ、撮影したレシート、手入力したデータは自動で仕訳登録されます。AIによる推測と自分でカスタマイズしたルールにより、はじめての方でも簡単に確定申告と経理ができます。

経費精算システムは自社の規模や課題、よく使う経費に応じて選ぼう

経費精算システムを導入することで経費精算業務の効率化やコスト削減が期待できます。しかし、システムによって機能や費用は大きく異なるため、自社のニーズに合致したシステムを選ぶことが重要です。

交通費は経費精算のなかでも特に手間がかかり、ミスも発生しやすい項目です。交通費の申請・精算機能が充実していることは重点的に確認しましょう。ほかにも本当に必要な機能や連携させたいシステムを洗い出すことで、自社にとって費用対効果の高いシステムを選べます。

導入事例を参考に自社に合うシステムのイメージを掴んだり、無料トライアルを利用し実際にシステムを操作して使い勝手を確認することも大切です。

これらのポイントを参考に、自社の規模や課題、よく使う経費などを考慮して、最適な経費精算システムを選びましょう。