近年、経理業務のデジタル化が進む中、請求書処理の効率化は大きな課題となっています。従来の紙の請求書処理は、コストや手間がかかるだけでなく、紛失やミスなどのリスクも伴います。

そこで注目されているのが「請求書受領サービス」です。請求書の受領、データ化、保管などを電子化することで、コスト削減、業務効率化、ペーパーレス化を実現できます。

本記事では、請求書受領サービスの選び方、おすすめのタイプ、機能やメリット、デメリットなどを解説。導入時のポイントや主要サービスの比較も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

請求書受領サービスとは

請求書受領サービスとは、請求書の受領や保管、紙の請求書のデータ化などを代行するサービスです。導入することで請求書の受領にかかるコストや手間を削減し、バックオフィス業務を効率化できます。

具体的には、メールや郵送で受け取った請求書を電子データとして取り込み、内容を自動で読み取ってデータ化します。データ化した請求書は電子データとして保存され、条件を指定して検索や抽出ができるため、管理が簡単です。

企業規模や業種を問わず、あらゆる企業に導入できるサービスです。従来の紙の請求書処理に課題を感じている企業は、請求書受領サービスを導入して、コスト削減や業務効率化、ペーパーレス化を実現しましょう。

請求書受領サービスの種類

請求書受領サービスには、3つの主要なタイプがあります。それぞれの特徴を理解し、自社に最適なタイプを選ぶことで、経理業務の効率化を劇的に実現できます。

紙の請求書が多い企業におすすめ「代行タイプ」

代行タイプのサービスは、請求書の処理を外部の専門業者に委託する形態です。紙で受領するものも含め、請求書の受取や電子化、保管などをまとめてアウトソースできます。スキャンやデータ入力などの作業を自社でする必要はありません。

このタイプのメリットは手間がかからないこと、人材不足の解消、高いセキュリティ体制のもと請求書の管理や保管ができることです。

デメリットは、導入費用やランニングコストがほかのタイプより高いこと、既存のシステムとの連携が難しい場合があることです。

紙の請求書が多い企業や人材不足に悩む企業、経理業務の効率化を図りたい企業におすすめできます。

コストを抑えたい企業におすすめ「自社システムタイプ」

自社システムタイプは、自社で請求書をスキャンし、専用のシステムでデータ化・保管するサービスです。このタイプのサービスは代行タイプよりもコストを抑えて導入・運用できます。

このタイプの主なメリットとして、コストパフォーマンスが高いことが挙げられます。導入費用やランニングコストが安く、既存のシステムとの連携も容易です。また、請求書データを分析して経営に役立てることもできます。

デメリットは請求書の読み取りやデータ入力作業が必要なこと、システムの導入や運用にある程度の知識が求められることです。自社でセキュリティ対策を講じる必要がある点も覚えておきましょう。

取引先が少ない企業におすすめ「共用システムタイプ」

共用システムタイプは、複数の企業が同じプラットフォームを利用するタイプです。自社で導入したシステムを取引先にも使ってもらうのが特徴で、取引先がシステムに請求関連の情報を入力することで、請求書の作成ができます。

自社と取引先で同じシステムを使いますが、導入や運用にかかるコストは基本的に自社負担です。取引先は費用を支払う必要がないため、トータルで見たときのコストが低く、請求書の電子化への協力も得やすいです。

このタイプのメリットは、低コストでの導入や運用が可能であり、請求書データの入力作業が不要でペーパーレス化も実現できる点です。代行タイプよりも低いコストで、社内の作業を実質アウトソースできます。

ただし、共用システムであるため機能が限定される、自社に合わせたカスタマイズが難しいなどのデメリットもあります。インターネットを介してシステムを共用するクラウド型であるため、セキュリティ対策がシステム提供事業者に依存する点も考慮すべきです。

支払いに関する一連のフローが大きく変わるため、取引や請求情報の確認がスムーズになるメリットもあれば、自社と取引先で共通のフローを構築しなければならないデメリットもあります。

請求書受領サービスを導入するメリット

請求書受領サービスをを導入すれば、請求書処理の効率化はもちろん、ペーパーレス化によるコスト削減やテレワークなどの多様な働き方も実現できます。導入により業務がどのように変わるのか、具体的なメリットを4つ紹介します。

メリット1．ペーパーレス化の推進

請求書受領サービスを導入する1つ目のメリットは、「ペーパーレス化の推進」です。

請求書受領サービスの多くは電子帳簿保存法に適合しています。サービスを導入し、紙の請求書をスキャンしてデータ化することで、原本の保管義務が免除されます。これにより、請求書の保管スペースや郵送コストを大幅に削減できます。環境保護にも貢献できるため、SDGsの取り組みとしても有効です。

メリット2．紙の請求書の処理を効率化

請求書受領サービスを導入する2つ目のメリットは、「紙の請求書の処理を効率化できる」ことです。

請求書受領サービスの導入により、請求書の電子化・データ化に必要な作業をアウトソースしたり自動化したりできます。導入するサービスによっては、請求書の仕訳やデータ入力などの作業も自動化できるでしょう。

これにより、経理担当者の負担が軽減されます。担当者の作業時間が削減されることで、バックオフィスの人件費も削減できます。また、自動化によりデータ入力ミスが防止され、より正確な処理が可能となります。

メリット3．各部署と経理の連携がスムーズに

請求書受領サービスを導入する3つ目のメリットは、「各部署と経理の連携がスムーズになる」ことです。

従来の紙の請求書では、部門間の連携に時間がかかり、情報共有が滞っていました。請求書受領サービスの導入により、これらの課題を解決し、部門間の連携を強化できます。

具体的には、請求書データの共有による情報共有の迅速化、電子化された承認プロセスによる効率的なワークフロー、請求書データの分析による情報の可視化、そして改ざんや不正アクセスを防止することによるコンプライアンスの強化などです。

請求書受領サービスを導入することで各部門の従業員の作業負荷が軽くなり、全社的により働きやすい環境をつくれるでしょう。

メリット4．多様な働き方の促進

請求書受領サービスを導入する4つ目のメリットは、「多様な働き方の促進」です。

請求書受領サービスは基本的にクラウド型であり、テレワークやリモートワークに対応しています。請求書の受領や処理をインターネット上で完結できるため、場所や時間に縛られない柔軟な働き方を実現できます。

このメリットは従業員のワークライフバランスが向上し、人材の確保や離職防止につながります。さらには災害発生時の事業資産の損害を最小限にとどめ、早期復旧を可能にするための「BCP対策」の一環としても有効です。

※BCPとはBusiness Continuity Planの略で、事業継続計画のこと。

請求書受領サービスを導入するデメリット

請求書処理の効率化やコスト削減など、多くのメリットをもたらす請求書受領サービス。しかし、導入前に知っておかなければ、思わぬ落とし穴にはまってしまう可能性があります。

導入後に後悔しないために、事前に理解しておきたい3つのデメリットと、それぞれの対策について詳しく解説します。

デメリット1．導入・運用コスト

請求書受領サービスの導入には、初期費用や運用コストが発生します。特に、中小企業にとってはコスト負担が大きな懸念事項です。

初期費用には、システム導入費用やコンサルティング費用、データ移行費用などがあります。運用コストにはサービス・システムの利用料金やサポート費用などの月額費用、オプション機能の費用などがあります。

コストを抑えるためには、複数のサービスを比較検討して最適なプランを選ぶこと、無料トライアルを利用して使い勝手を確認することが大切です。導入前にコストをしっかりと把握し、予算に合うサービスを選びましょう。

デメリット2．セキュリティリスク

請求書受領サービスは、インターネット上で請求書データを扱うため、情報漏洩などのセキュリティリスクが伴います。具体的なリスクとして、ハッキングや内部不正による情報漏洩、不正アクセスによるデータ改ざんが挙げられます。

セキュリティリスクを軽減するための対策としては、セキュリティ対策がしっかりしているサービスの選択、定期的なバックアップの取得、アクセス権限の厳格な管理、社員教育の実施があります。

導入前には、サービス提供会社のセキュリティ対策を確認し、リスクを最小限に抑えることが重要です。

デメリット3．サービスへの依存

請求書受領サービスの導入により業務効率が向上する一方で、サービスへの依存が進むリスクがあります。具体的にはサービス提供会社の倒産やシステム障害によりシステムが使えなくなる、これらの事態によりデータが消失してしまうなどが考えられます。

これらの依存リスクを軽減するために、いざというときの乗換先を検討しておいたり、自社でのバックアップを取得したりすることが大切です。ほかにもデータの互換性の確保、定期的なサービス提供会社の状況確認が必要です。

導入前に、サービス提供会社の経営状況やシステムの安定性を確認し、リスクを分散することを意識しましょう。

請求書受領サービスの選び方

請求書受領サービスは、請求書処理の効率化やコスト削減など、多くのメリットをもたらします。しかし、導入前にデメリットを理解し、適切なサービスを選ばなければ、思わぬ落とし穴にはまってしまう可能性があります。

ここでは、請求書受領サービスの導入を成功に導くための3つの選定ポイントを紹介します。

受取やデータ化の代行が必要か考える

請求書受領サービスには記事冒頭で紹介した3つのタイプがあります。これらはさらに、請求書の受取・データ化を代行する代行サービス型と、代行サービスなしのシステム単体型の2つに分けられます。

まずは紙の請求書の量、電子化にかかる時間、人材不足などの要因を踏まえ、受取やデータ化の代行が必要か考えましょう。紙の請求書が多い企業や電子化に時間がかかる企業には代行型がおすすめです。

システム単体型でも、AI-OCRやOCRなどのテキストデータの読み取り機能が搭載されていれば、請求書のデータ化を大幅に効率化できます。自社で請求書処理をしたい企業やコストを抑えたい企業におすすめです。

自社の状況をよく把握し、最適なタイプを選ぶことが重要です。そのうえで、デモ版や無料トライアルなどを活用し、導入前に使い勝手を確認することをおすすめします。

取引先の要望や電子化する帳票を確認する

請求書受領サービスの選定において、取引先との連携方法も重要です。特に取引先と共用するタイプを選ぶか、自社のみで使うタイプや代行タイプを選ぶかで、連携方法は大きく異なります。3つのタイプを選定する際には、取引先の数や電子化への協力度、自社のIT環境などを考慮しましょう。

請求書の受取やデータ化の代行サービスを利用する場合、取引先に請求書の送付先を変更してもらわなければなりません。

共用タイプを選ぶ場合、取引先との事前調整が必要です。すべての取引先に同じシステムを使ってもらえるのか、今後新たに獲得する取引先はどうかなど、現在だけでなく将来のことも考えましょう。

連携させる既存システムを洗い出す

請求書受領サービス自体のサービス内容や機能も大切ですが、既存の経理システムや会計システムとの連携も重要です。

主な連携方法はAPI連携とCSVファイルの2つがあります。API連携は導入に時間とコストがかかる場合があり、CSVファイルによる連携では人の手による作業が必要です。導入前に既存システムを洗い出し、各システムとの連携方法を検討しましょう。

請求書受領サービスの比較ポイント

請求書受領サービスは、請求書処理の効率化やコスト削減など、多くのメリットをもたらします。しかし、サービスによって機能や料金、サポート体制などが大きく異なるため、比較検討せずに導入してしまうと、思わぬ落とし穴にはまってしまうかもしれません。

ここでは、導入を成功に導くための10の比較ポイントを紹介します。

データ化できる項目

請求書受領サービスを比較する1つ目のポイントは、「データ化できる項目」です。

請求書にはさまざまな情報が含まれており、どの項目まで自動でデータ化できるかが、サービスの使い勝手や効率性に大きく影響します。次のような項目のデータ化ができるかどうかを確認しましょう。

【主なデータ化項目】
・発行者名
・請求日
・支払期日
・支払先口座
・請求金額
・税区分ごとの金額の内訳
・品名
・数量
・単価
・摘要

データ化の精度

請求書受領サービスを比較する2つ目のポイントは、「データ化の精度」です。

請求書の内容が正確にデータ化されないと、後工程で手作業による修正が必要となり、効率性が損なわれます。請求書のフォーマットや内容、書き方などへの対応状況、AI-OCRの精度、オペレーターによる確認の有無などを確認しましょう。

サービスによってデータ化の精度は異なります。たとえば高精度なAI-OCRエンジンを搭載し99％以上の精度をうたうサービス、オペレーターによるダブルチェックでさらに精度を高めるサービスなどがあります。自社の請求書の種類や処理量などを考慮し、条件を満たすサービスを選ぶことが重要です。

請求書保存の方法や期間

請求書受領サービスを比較する3つ目のポイントは、「請求書保存の方法や期間」です。

紙の請求書の受領・電子化を代行するサービスの場合、受領した紙の請求書（原本）の保管サービスが付帯されていることがあります。保管サービスを利用する場合、どのように、どのくらいの期間保管されるのかを確認しましょう。

ほかにも、データ化した原本を自社に定期的に送付してくれるサービス、適切な方法で破棄してくれるサービスなど、原本の取り扱いはさまざまです。自社の要望に合う保管方法、処理方法のサービスを選びましょう。

請求書管理システムの有無・機能

請求書受領サービスを比較する4つ目のポイントは、「請求書管理システムの有無・機能」です。

請求書の受領や電子化だけでなく、電子化した請求書の保管や管理ができるシステムが付帯されていると便利です。管理システム付きのサービスを選ぶときは、紙と電子、両方の方法で受領した請求書を一元管理できることを確認しましょう。ほかにも、請求書の抽出や検索に関する機能、電子化した請求書の確認しやすさなどが重要です。

付帯サービス

請求書受領サービスを比較する5つ目のポイントは、「付帯サービス」です。

請求書受領サービスは、請求書処理の効率化だけでなく、さまざまな付帯サービスを提供している場合があります。主な付帯サービスには、次のようなものがあります。

・請求書作成機能
・請求書送付機能
・支払督促機能
・経費精算機能
・多言語対応AIによる自動仕訳　など

サービス選択時には付帯サービスの有無や使いやすさ、オプション料金を考慮しましょう。自社の業務に必要な付帯サービスを洗い出し、各サービスの提供内容と使いやすさを比較して、最適なサービスを選ぶことが重要です。

料金の形態・金額

請求書受領サービスを比較する6つ目のポイントは、「料金の形態・金額」です。

請求書受領サービスの料金は、基本的に月額制と従量課金制の2つの形態があります。

月額制は、毎月一定の料金を支払うことでシステムを利用できる方式です。一般的に、請求書の受領数や電子化数に制限はありませんが、利用可能な機能やユーザー数によってプランが分かれています。料金は、プランの種類によって異なり、低価格なプランから高機能なプランまでさまざまです。

従量課金制は、実際に受領・電子化した請求書の数に応じて料金が発生します。紙の請求書の受領・電子化を代行するサービスで取られることが多い方式ですが、AI-OCR搭載のシステムでは、AI-OCRを利用した回数で課金されることもあります。請求書の受領数が少ない場合は、従量課金制がお得です。

料金だけでなく、料金の形態も注意して選び、自社にとって最も費用対効果が高いプランを選びましょう。

セキュリティ

請求書受領サービスを比較する7つ目のポイントは、「セキュリティ」です。

請求書受領サービスでは企業間の重要な情報をやり取りするため、セキュリティに関する対策や認証の取得状況を比較検討する必要があります。具体的にはデータ暗号化やアクセス権限管理、ログ管理などの対策が提供されているか、定期的な脆弱性診断が行われているかなどを確認しましょう。ベンダーのセキュリティに関する認証取得やセキュリティポリシーについても調査しておきたいです。

自社のセキュリティポリシーと情報の機密性に合わせて、各サービス提供企業のセキュリティ体制を評価し、適切なサービスを選択しなければなりません。セキュリティ対策の内容や企業のセキュリティ体制を詳細に確認し、信頼性の高いサービスを選びましょう。

サポート体制

請求書受領サービスを比較する8つ目のポイントは、「サポート体制」です。

導入支援や操作トレーニング、問い合わせ対応、アップデート情報の提供などについて確認しましょう。各サービスのサポート窓口の時間や問い合わせ方法、体制の充実度を確認し、問い合わせ対応の速さや丁寧さ、導入支援やトレーニングの内容、トラブル発生時の対応体制を重点的に評価します。

法改正への対応

請求書受領サービスを比較する9つ目のポイントは、「法改正への対応」です。

電子帳簿保存法やインボイス制度の改正に対応していることを確認しましょう。将来の法改正への適応も考慮が必要です。各サービスの法改正への対応状況や予定時期、対応にかかる費用を詳細に確認し、安心して利用し続けられるサービスを選びましょう。

導入実績

請求書受領サービスを比較する10個目のポイントは、「導入実績」です。

導入している企業の数や規模、業種、具体的な事例を確認し、サービスの安定性と信頼性を評価します。自社の規模や業種に合った導入事例があり、導入企業からの評価も高いサービスを選ぶことが重要です。

請求書受領サービスのおすすめ5選

請求書受領サービスのおすすめを5つ紹介します。それぞれの特徴や主な機能、コストをわかりやすく比較するので、自社に合うサービスを探してみましょう。

invox受取請求書

・支払と計上に必要な項目を正確にデータ化
・業界最安水準の料金プラン
・経理業務を熟知した必要充分な機能を搭載

invox受取請求書は、シリーズ累計20,000社以上が利用している(2024年2月時点）、どんな形式の請求書が届いても99.9％正確にデータ化して、請求書の受取から入力・支払・計上業務を自動化する、業界最安水準の請求書受領システムです。

請求書を取り込み、自動データ化したうえで原本と見比べることで見落とし等を防ぐことが可能であり、その後データは会計システムやオンラインバンク、ERPと連携して支払・計上業務を自動化できます。

電子帳簿保存法やインボイス制度に対応している点や、金融庁の審査を受けセキュリティ・リスク管理も万全である点もポイントです。

PCA Hub eDOC

・電子帳簿保存法対応
・AI-OCRを活用して電帳法対応の作業が簡単に
・Peppolに準拠したデジタルインボイス対応

「PCA Hub eDOC」は、電帳法対応に必要な各機能を搭載しており、大きな費用をかけることなく、簡単に始めることができます。PCA会計ソフトをご利用でないお客様も、電子帳簿保存法へ対応する事ができます。

また、国税関係書類の保存から「日付」「金額」「取引先」の入力、仕訳作成までの一連の作業負担をAI-OCRとPCA会計で大幅に削減します。

Peppol経由で受信したデジタルインボイスデータを会計データとして取り込み「PCA Hub eDOC」にアップロードします。アップロードされたデータを請求書形式で表示します。

スマホインボイスFinFin

・いつでもどこでもスマホだけで請求書発行
・請求書や領収書の発行・受け取り
・使いやすいインターフェース

スマホインボイスFinFinは、請求書や領収書の作成・管理も、スマホひとつでスマートに行える、スマホの操作性に特化した、シンプルさが特徴のアプリです。スマホで5秒で発行できる手軽さがポイントであり、個人事業主が選ぶ利用したいスマホインボイスアプリNo.1に選ばれています。（2023年12月11日～2024年1月9日、日本マーケティングリサーチ機構調べ）

定期的な請求書はコピー作成ができたり、カメラによる書類のかんたん登録ができることで、毎月の請求書発行業務時間の短縮につながる点や、頻繁に取引のある商品や取引先は台帳機能を使用して管理ができる点等でストレスフリーを実現します。

Edge Tracker 電子請求書

・ロケーションフリーのクラウド型サービス
・インボイス制度・電帳法に準拠
・デジタルインボイスの発行・受領業務をスムーズに処理するシステム連携

Edge Tracker 電子請求書は、電子インボイスの送受信やインボイスの電子化に対応したサービスです。データをアップロードするだけで、電子請求書を発行することができます。

またデジタルインボイス対応であり、MJSの財務・会計システムと連携すると、面倒な手入力は必要なく、受け取った電子請求書のデータから自動的に仕訳を作成することが可能です。

freee会計

・テンプレートを活用して取引先への書類を簡単に作成
・請求書からそのまま取引登録
・インボイス制度と電子帳簿保存法に対応

「freee会計」は市場シェアNo.1のクラウド会計ソフトです。

請求書、領収書、見積書など、ビジネスで必要な書類を作成する際、面倒な計算は一切不要で、豊富なテンプレートから選んで入力するだけで完了します。

また、請求書を作成するだけで自動で取引登録されるので、業務を効率的に進められます。入金があった場合は、請求内容に対する入金の登録（消し込み）も簡単に行えます。

さらに、インボイス制度に対応した請求書の作成、電子帳簿保存法に対応したデータの保管ができます。税務処理や監査にも備えられるため、安心してビジネスに集中できます。

紙の請求書の量や取引先の構成に合う請求書受領サービスを選ぼう

請求書受領サービスは、紙の請求書処理を効率化するクラウドサービスです。近年、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応など、請求書処理を取り巻く環境は変化しており、請求書受領サービスの導入がますます重要になっています。

紙の請求書の量が多い場合は、受領代行やスキャン代行など、紙の請求書を電子化する機能が充実しているサービスがおすすめです。取引先が多い場合、Web請求書発行機能や取引先ポータル機能など、取引先との連携機能が充実しているサービスを選びましょう。

そのうえで、導入費用や月額費用など、料金体系を比較して予算に合致したサービスを候補として洗い出します。セキュリティ対策やサポート体制もしっかりと確認し、最終的な導入サービスを決めましょう。