債権管理システムとは?導入するメリット・注意点などを併せて解説

経理

Facebook にシェア
Pocket


企業間取引では、商材を提供したら取引先に対して代金の支払いを請求できる債権が発生します。この債権が未回収になるとそれまでに費やした努力が水泡に帰し、資金繰りや会計処理に支障をきたします。したがって、売掛金や未入金などの債権を正しく管理することは企業活動の基本と言っていいでしょう。

しかしながら、債権管理の仕方がよくわからない、債権管理に時間がかかり過ぎて他の業務が圧迫されているといった悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。そのような時に有効なのが「債権管理システム」です。債権管理システムを導入して債権管理業務の精度向上・効率向上が達成できれば、健全な会社経営に大きく貢献します。本記事では債権管理システムの機能やメリット、選び方などについて解説します。

※目次※
1.債権管理システムとは
2.債権管理システムに備わっている基本的な機能
3.債権管理システムを導入して得られるメリット
4.債権管理システムのメリットを最大限活かすためにおさえておくべきポイント
5.債権管理システムの選び方
6.債権管理システムなら請求管理ロボがおすすめ!
7.まとめ

債権管理システムとは


企業間取引をしていくうえでは、契約内容ごとにさまざまな種類の債権が発生し、個々の取引先ごとに債権残高や入金状況などの多くの情報を管理しなければなりません。従来的な管理手法としてはエクセルによる管理が多く見受けられますが、これでは手作業による集計や計算のミスの発生、多くの取引先を抱えている場合の煩雑さは避けられません。

そこで債権管理の精度向上と煩雑さを排除し、効率的な運用を可能にするのが債権管理システムです。債権管理システムをワークフローの中に取り込めば、債権に関するあらゆる情報を一元管理でき、債権回収に要する工数を低減し、いつ・いくらの現金が入ってくるのかが分かります。
社内にある既存の会計ソフトと連携できれば債権管理方法の幅が広がり、健全な企業経営にも結びつくことでしょう。債権管理システムはその利便性の高さからさまざまな業界・業種・企業規模において導入が進んでいます。

債権管理システムに備わっている基本的な機能


債権管理システムが備えている基本的な機能としては、債権管理と債務管理の2つがあります。以下にそれぞれについて解説します。

債権管理

債権管理のための機能としては、売掛金計上・入金消し込み、請求書発行、入金管理、書類作成支援などが代表的なものです。

売掛金計上・入金消し込みでは、入金されたら売掛金の中から該当するものと紐づけて入金消し込みを行います。システムの中には、口座の取引データを取得して自動的に照合、消し込みまで行うものもあります。

請求書発行機能は、導入後の効果が実感しやすい機能と言えるでしょう。請求書を発行するタイミングや請求回数をあらかじめ登録しておけば、自動的に請求書の発行・送付が実行されます。
入金管理に関しては、口座への入金があったら、どの取引先からいくらの入金があったのかといった情報を自動で取り込み、システム上で取引先ごとの管理ができる機能です。

書類作成支援に関しては、前述の請求書作成に加えて売掛金残高一覧表、売掛金年齢表、督促状などの債権管理に必要な書類の作成を支援します。

債務管理

債務管理のための機能としては、買掛金・未払い金の管理、出金(支払い)管理、長期債務の管理などが代表的なものです。

買掛金・未払い金の管理では、買掛金や未払い金などの債務について、現在の債務残高や、債務の弁済期日といった状況を表示・管理します。そして、支払いを実行したら自動的に仕訳の消し込みを行います。

出金(支払い)管理機能は、買掛金の仕訳とは別に未払い金を計上し、支払いスケジュールを基に支払処理を確定する機能です。出金管理をシステム化することによって、資金運用の効率化、資金繰りの見通し把握、社会的信用の維持が可能になります。

長期債務の管理は、銀行からの借入や自社が発行する社債などの長期債務について、金利、毎月の返済額、償還期間などを管理する機能です。債権管理システムの中には、債務の条件を元に将来にわたる財務的な影響を分析するものもあります。

債権管理システムを導入して得られるメリット


債権管理システムには債権回収率の向上、人的ミスの軽減、決算業務の効率化といったメリットがあります。ここでは、各メリットについて詳しく解説します。

債権回収率の向上

債権を回収するためには、取引先ごとの与信状況、債権残高、延滞状況などを個別に管理して請求や督促を行わなければなりません。債権管理システムに債権情報を入力しておけば、そのような煩雑さを回避し、入金期日や入金額などが自動的に通知されて未入金が発生したり、入金が遅延したりすることを低減できます。

また、取引先ごとの支払い状況などの債権情報管理が容易になるのもメリットです。債権回収に必要な書類を逸早く作成でき、債権回収手段の幅が広がって債権の回収作業の円滑化と回収率向上に寄与します。未回収金が発生した場合でも、管理・督促が債権管理システムの情報に従って的確に行えることから、未回収債権を早期に解決することが可能です。

人的ミスの軽減

手作業で債権を管理していると、取引先、取引内容、請求金額、入金期日などを間違える人的ミスの発生はどうしても避けられません。消し込みを手作業で行っていれば、正しく入金しているにもかかわらず未入金だと取引先に連絡してしまうこともあり得るでしょう。債権の管理はお金にかかわることであるため、間違いを起こすと企業の信用問題にも関わりかねません。

債務管理システムで債権を一括管理すれば、手作業によるデータ入力や金額の計算・集計などの多くの作業を自動化でき、人的ミスのリスクを低減させることが可能です。作業精度や処理効率を向上させるためにも、自動化できる部分はシステムに任せたほうが理にかなっていると言えるでしょう。債務管理システムの中には学習機能が付いているものもあり、使い込むほどに作業の精度が上がるものもあります。

決算業務の効率化

企業は年に一度、決算書を作成して税務申告をする義務があります。決算書は決貸借対照表、キャッシュフロー計算書、損益計算書といった財務三表を中心として構成され、日々の取引を正確に記録することで正しい決算書を作成することが可能になります。決算期になると過去に遡って帳簿を洗い出さねばならず、非常に煩雑な作業として経理担当者を悩ませるものの1つです。

債務管理システムであれば日々の正確な記録や必要なデータの抽出が容易になり、決算業務を大幅に効率化できます。

債権管理システムのメリットを最大限活かすためにおさえておくべきポイント


債権管理システムのメリットを最大限活かすためには、費用対効果の試算、業務フローの整備などが必要です。以下にそれぞれについて解説します。

費用対効果を試算しておく

システムをベンダーから購入して導入する以上、利用には初期費用や月額費用が発生します。また、債権管理システムには機能を抑えた安価なものから、高度な機能を多数搭載したもの、そしてERP(基幹系情報システム)に直結したものまであります。債権管理を省力化、高精度化、効率化するために出せる費用が、それに見合うだけの効果を得られるのかという費用対効果は導入前に試算してシミュレーションしておくといいでしょう。

債権管理システムの中には、企業の規模を問わずに必要な機能だけを利用できるクラウドサービス型のものもあるため、費用を抑えたいなら導入候補として検討してみるのもおすすめです。

担当者に負担がかからないよう業務フローを整備しておく

債権管理システムは使いこなせれば便利なシステムですが、導入当初は操作方法がよく分からずに担当者の負担となることも考えられます。債権管理システムの中には経理や簿記の知識がなければ使えないものもあるため、機能性と操作性を吟味することが大切です。そのうえで、システム導入にあたってはどのレベルの担当者が利用するのか、日常業務の中のどの部分に組み込むのか、業務フローのどの点が今までと異なるのかを整理しておくといいでしょう。

導入に不安が残るなら、無料試用期間があるものを使ってみて実際の使い勝手を試してみるのもおすすめです。

債権管理システムの選び方


債権管理ステムの選定にあたっては、誰が利用するのか、必要な機能はあるか、既存システムと連携できるかといった点を確認する必要があります。ここでは、各項目で確認すべき点を詳しく解説します。

誰が利用するのか

債権管理システムは、利用する人によって使用レベルや使用目的が異なる場合が考えられます。また、債権管理システムは操作が簡単なものもあれば、知識や経験を持った人が細かく設定しないと使えないものもあり、どのような利用者を想定するかで仕様が変わってきます。海外の取引も行うなら為替情報の設定ができるものが必要ですし、決算期では情報開示先ごとに個別に細かく設定する必要も出てくるでしょう。

これらの理由から債権管理システムを選ぶ際には、利用する部署、利用者のスキル、責任の範囲、業務内容、業務範囲などを事前に明確化しておくことをおすすめします。利用者のアウトラインやシチュエーションが明確であればあるほど、自社に合ったシステムを選びやすくなります。

必要な機能はあるか

債権管理システムを導入しようと思うきっかけは、多くの場合、売掛金の支払い状況や滞留状況を正しく管理したいというニーズです。そのため、まずは課題を解決できる機能が基本機能に備わっているか確認するのが最初にすべきことです。

債権管理システムは、導入する部門によっても必要な機能が異なってきます。例えば会計部門であればさまざまな決済方法に対応し、決済が合理化できる機能が充実していたほうがいいでしょう。経理部門であれば与信管理、請求管理、入金消し込みなどの機能が必要になります。
導入候補となっているシステムごとの特徴を理解し、自社の債権管理に最適な機能を備えているものを選ぶことが大切です。

既存システムと連携できるか

債権管理システムは現在社内で使用している既存の会計システムや基幹システムと並行して使用するのが一般的です。したがって、これらの既存システムとデータ連携できるかも重要な選定ポイントです。データ連携ができない、または連携に手間がかかるようでは、データを入力し直さなければならなくなり、かえって工数が増えてしまう可能性もあります。

他にも小売業では販売管理システム、製造業では生産管理システムなどとの連携が求められます。また、支店、子会社、グループ会社を抱えている企業であれば、債権管理データを複数の拠点間で共有・連携する必要が出てくることもあるでしょう。データ量が多いのであれば、CSVファイルを介して連携するよりも、APIで直接連携できたほうが効率的です。

債権管理システムなら請求管理ロボがおすすめ!

請求管理ロボ
請求業務のように作業負荷の高い業務を抱えている経理部門では、債権管理を効率化して経理スタッフの負荷を軽減できないものだろうかと悩んでいるケースも多いことでしょう。

そんな時はROBOT PAYMENTが提供する「請求管理ロボ」に債権管理をお任せください。請求管理ロボは債権管理の中でも、特に多くの手間と時間を要する業務である請求管理業務を自動化し、業務の精度向上と効率向上を同時に実現するクラウドシステムです。請求書の発行から始まって入金消し込み、さらには督促に至るまでの多くのプロセスを自動化し、請求管理に要する時間を大幅に削減します。
担当者がすべきことは、取引先と請求内容の登録を最初に行うだけです。情報を登録したあとは、毎月自動で請求書が発行・送付されます。前月の未入金額や振込手数料の差額も、次月の請求書に含めて発行可能です。前受金も自動で取り崩し処理がなされるため、管理にかかる工数を大幅に削減いたします。

各種の既存システムとの連携機能も充実しており、手作業を介することのないワークフローも構築可能です。

まとめ

正しい債権管理は滞りのないキャッシュフロー、健全な資金繰り、そしてひいては安定した会社経営に結びつくものです。場当たり的に対応していては遅かれ早かれ資金繰りにショートして経営状況が悪化してしまいます。

債権管理に時間を割くことができず限界を感じているなら、ぜひROBOT PAYMENTの請求管理ロボを導入することをご検討ください。請求管理ロボは、20年以上にわたって毎年数百万件の取引を取り扱っている信頼と実績のあるクラウドサービスとして、お客様の頼もしいパートナーとなることをお約束します。

     
【監修】ROBOT PAYMENT フィナンシャルクラウド事業部

ROBOT PAYMENTは請求管理業務を効率化・自動化するクラウドサービス「請求管理ロボ」や
サブスクリプションサービスに特化した決済代行サービスを提供しています。
「お金をつなぐクラウドで世の中を笑顔に」というビジョンを下にお客様に満足を提供致します。
 
  • 請求管理クラウドサービス「請求管理ロボ」
  • 請求管理ロボ