会費の集金方法には何がある？集金時の問題点なども解説

会費を集金する手段として、手渡しによる現金集金や現金書留による郵送など、アナログな方法が用いられていることも珍しくありません。そのような方法だと会費集金の責任者である事務局のスタッフは、集金金額の確認、入金後の消込、未入金の督促などに追われているケースもあるのではないでしょうか。会費の集金はできれば確実でストレスの少ない方法で行いたいものです。

本記事では会費の集金にまつわる状況を理解するために、会費の集金に関する基礎知識、会費の集金方法、会費を集金する際の問題点などについて解説します。

会費の集金に関する基礎知識

ここでは会費の集金に関する基礎知識として、会費が必要になるケースと会費を徴収するタイミングについて解説します。

会費が必要になるケース

会費によって運営・維持が成り立っている団体は、会員に活動の趣旨や内容に理解をしてもらうことが大切で、期末には透明性のある会計報告が欠かせません。それによって団体に対する理解と信頼が深まり、会員が将来にわたって会費を継続的に払ってもらえることにつながります。

会費が必要になる団体の例としては、自治会、父母会、後援会、サークル、学会、協会、同窓会などが挙げられます。

会費を徴収するタイミング

会費を徴収するタイミングを見誤ると集金が難しくなって損をしたり、会員とトラブルになって払ってもらえなくなったりする可能性もあるため注意が必要です。後腐れのないようにするためにも、タイミングの見極めは非常に大切だと言えるでしょう。

不定期に開催するイベントの会費を徴収するケースでは、イベント開催前に集金するのか開催後に集金するのかを決めておくことが最初の段取りになります。集金する日にちや時間を決めて事前に参加者に伝えておけば、無用なトラブルを避けることができるでしょう。

毎月定期的に会費を徴収するケースでは、月の何日を集金日にするのかを事前に取り決めておきます。日にちを決めずに事前連絡なしに集金に行くと、持ち合わせがない、今は都合が悪いから日を改めて欲しいなど、未回収トラブルの原因になります。

会費の管理方法

お金の出入りは動きがある度に帳簿に記録することになりますが、帳簿の管理はエクセルや管理システム、紙帳簿のいずれかの方法がとられるのが一般的です。

エクセルは大抵のパソコンにインストールされていることから多くの企業で使われています。しかし、帳簿ファイルが破損したり、どれが最新のファイルか分からなくなったりすることもあるため、定期的なバックアップと運用上のルール制定が必要になります。

管理システムは安定性や管理の効率性という点では優れていますが、導入コストについて費用対効果の検証が必要です。
紙帳簿は小規模の団体には有効ではあるものの、書き間違いや書き忘れといったミスが起こりやすく、管理が属人化しやすいというデメリットがあります。

会費の集金方法

会費の集金方法には、現金、銀行振込、口座振替、クレジットカード決済などがあります。以下にそれぞれについて解説します。

現金

現金による集金は、最も手軽に始められる方法として古くから使われており、月末や月初などの分かりやすい集金タイミングを設定して会員に現金を持参してもらう方法です。

メリットとしては、特に何かを準備する必要がなく、会員に会費の金額と集金日を通知すればすぐに開始できることがまず挙げられます。月謝袋を利用する場合では、現金と共に手紙を同封すれば連絡帳として活用することも可能です。また、決済と入金のタイミングが同じであることから、キャッシュフローが非常に円滑であることも大きなメリットとして挙げられます。

デメリットとしては、現金を取り扱うことによる管理の工数がかかることです。誰からいくら受け取ったか、未回収になっていないかとなど別途帳簿を起こして管理しなければなりません。また、現金を持ち歩くことによる紛失や盗難のリスクもあります。

銀行振込

銀行振込とは、受け取る側が指定した銀行口座に支払う側がお金を入金する方法です。自分が持っている銀行口座から相手の銀行口座へお金を移動させるか、手持ちの現金を相手の銀行口座に振り込みます。メリットとしては、銀行口座を持っていればすぐに集金が始められる手軽な方法であること、誰からいつ、いくら振り込まれたのかが通帳の入金履歴として印字されて残る点です。

銀行振込には通常振込手数料がかかりますが、会員に負担してもらえれば受け取る側のコストはゼロになります。また、会員が支払いを忘れることがあった場合でも現金による徴収のように次回の対面まで待つ必要がなく、タイムリーな督促が可能です。

デメリットとしては、入金の確認を行うには通帳の入金履歴と会員名簿を1件ずつ突き合わせなければならず、手間がかかることです。会員本人ではない家族による振込があった場合は口座名義が異なるため、確認に時間を要します。

口座振替

口座振替とは、金融機関の口座から請求金額を自動的に引き落とし、指定の口座に振り替えるサービスです。定期的・継続的な支払いによく使われる方法で、銀行振込と違って支払う側が銀行窓口やATMに出向いて送金の操作をする手間は発生しません。

メリットとしては、登録さえ完了してしまえば何もしなくても集金が自動的に、かつ確実に行われることです。口座振込のように支払う側が能動的なアクションを起こす必要がなく、残高不足にならない限り未回収になることはありません。また、支払い状況を口座振替の管理画面で確認できることから、確認作業の工数を低減することが可能です。

デメリットとしては、会員に前もって口座振替依頼書という書類に口座情報を記入し、押印してもらって登録手続きを行う手間があることです。登録が完了するまで2ヶ月程度かかり、その間は他の集金方法を採らねばなりません。

なお、決済サービス・決済システムのサブスクペイの口座振替サービスなら、紙の依頼書や印鑑が不要でオンライン上で口座登録が完結し、最短2営業日で審査が完了します。

クレジットカード決済

クレジットカード決済とは、会員のクレジットカード情報を事前に決済システムに登録し、毎月の会費を自動的に決済していく集金方法です。クレジットカード決済ではカード会社が会費を一旦立て替えて事業者に支払い、その後クレジットカード利用額の引き落とし日に会員の口座から会費を引き落とします。

メリットとしては、口座振替同様に会員が支払いのアクションを起こさなくても自動的に集金ができること、クレジットカード決済の登録はWeb上ですぐに終えることができることなどです。口座振替のように登録のために煩雑な手続きを行う必要もなく、また登録完了までのタイムラグもありません。

デメリットとしては、他の決済方法よりもコストがかかることです。クレジットカード決済システムを導入するためには、初期費用、維持費、決済手数料などがかかります。決済手数料は1回の決済につき3.5%程度が相場で、口座振替と比べると割高です。

会費徴収にキャッシュレス決済を導入するメリット

会費の徴収方法を現金支払いに限った場合、会費が徴収できるタイミングは会員が来た時のみに限定されます。出席はしたものの現金を持ってくるのを忘れた、今手持ちに会費を払うだけの現金がないといった場合は、次回来る時まで回収を待たねばなりません。そうすると会費管理のための事務的な作業が増えるだけでなく、未回収リスクも高まります。

その点キャッシュレス決済であれば会員が現金を持ち歩いていなくても支払いが可能で、特にクレジットカード決済を登録している会員に関しては支払い忘れも生じません。他のキャッシュレス決済でも現金を預かったりお釣りを渡したりする手間が省けます。

会費を集金する際の問題点

ここでは会費を集金する際の問題点として、入金消し込み作業と未払いへの督促について解説します。

入金消込作業

会費の集金には入金消込という作業が発生し、経理担当者にとっては負荷の高い業務です。
「入金消込」とは、企業が売上として計上した請求データ（売掛金や未収金）と、実際に入金されたデータ（銀行口座の入金明細など）を照合し、入金状況を確認・記録する一連の業務のことです。

簡単にいえば、「お客さんからもらった金額の記録」と「売った商品代金の記録」を照らし合わせて、ちゃんとお金が支払われたことを帳簿上で確認する作業です。

クレジットカード決済であれば、会員情報と入金情報を管理画面上にセットで表示できることからミスが発生する恐れは少ないでしょう。しかしながら、銀行振込の場合は手作業で銀行通帳の記載内容と会員情報を１つずつ突き合わせていく必要があり、人的ミスを起こす恐れがあります。

なお、決済サービス・決済システムのサブスクペイのバンクチェック（銀行振込・バーチャル口座）サービスなら、会員ごとに専用のバーチャル口座を発行して入金を自動で紐付けるため、通帳と会員情報を手作業で突き合わせる必要がありません。

未払いへの対応

何らかの理由で会費が未払いになっている会員が出るケースもあるでしょう。会費は団体の運営・維持のために必要なものであり、そのまま放っておくわけにもいきません。未払いの人に対しては会費の支払いが滞っていることを伝えて入金を促すことになりますが、この作業は精神的に負担が大きく、ストレスに感じる人もいるでしょう。

会費の入金依頼をするには、メール・手紙や電話などの方法がありますが、状況に応じてどの方法を採るのかを臨機応変に考えなければいけません。
メールや電話をする際には、強い言い方で伝えるのではなく、まずは丁寧に事実を伝えるとともに、相手の状況を確認するのがポイントです。

会費徴収システムとは

会費の効率的な徴収には、会費徴収システムを利用するのが有効です。ここでは、その仕組みとシステムのタイプについて解説します。

仕組み

会費徴収システムとは、会員制で利用者を募っているビジネス形態において、会員情報を管理したり、月々の会費の決済や入金を管理したりする機能を備えたシステムを指します。また、会費の管理機能のみならず、予約を受け付けたり、新規会員の入会を受け付けたり、会費支払期日のリマインドメールを発信したりと、様々な機能を複合的に搭載しています。

会員数が少ないうちは、手作業で管理していても問題ないかもしれません。しかし、会員数の規模が大きくなると、会員情報や入金情報の管理が行き届かなくなってしまいがちです。会費徴収システムを導入すれば、煩雑な事務作業の負荷を軽減し、顧客への対応にミスが減り、多様な決済手段の提供が可能となります。事務作業を効率化して顧客対応品質を向上させれば、新たな会員の獲得につながるといった副次的な効果も期待できるでしょう。

入金状況もシステムの管理画面にリアルタイムで表示されるため、会費を徴収済みの会員は誰か、徴収額は正しいか、未払いになっている会員は誰かといったことが一目で分かるようになります。会費徴収システムを導入すれば、事務作業の負荷軽減、ヒューマンエラーの抑制、多様な決済手段への対応などが可能になります。

システムのタイプ

会費徴収システムは、管理業務の効率化に特化したタイプと、新規会員獲得に特化したタイプの2種類に分けられます。

前者は、会員情報と決済情報を紐づけて管理業務の効率化を図ります。会費の徴収サイクルを入力すれば、その後の引き落としと入金結果の反映や、未払い者への督促といった作業を自動化することが可能です。システムによっては、教材費のような突発的な会費が発生しても徴収が柔軟に対応できるものもあり、習い事や塾での活用にも向いているでしょう。

後者は、オンラインで入会申し込みができる機能を搭載し、気軽に申し込みができる仕組みで入会のハードルを下げます。入会後もオンラインでコースの選択、講師の指名、会場の検索などを行うことが可能です。個人指導を受けるフィットネスクラブや画面上で講義を受けるオンラインセミナーなどとも相性が良いシステムです。

会費徴収システムを導入するメリット

会費徴収システムを導入するメリットとして、入金管理の効率化・未払いの防止と新規会員の獲得が挙げられます。ここでは、各メリットを詳しく解説します。

入金管理の効率化と未払いの防止

会費徴収システムを導入すれば、会員情報と入金情報を一元的に管理することが可能になり、事務作業効率の向上が期待できます。会員が決済手続きを終えれば入金情報が自動的に反映されることから、人的ミスの抑止と入金管理業務負荷の軽減も図れます。さらに、会員ごとの入金ステータスがリアルタイムで把握できるため、会費が未払いのままになっている会員を見逃す心配もありません。

会費の決済が失敗に終わった会員については、自動的にリマインドメールを送信し、入金を促します。また、オンラインで入会申し込みができることから、申し込み業務の簡略化ができます。

新規会員の獲得

提供しているコースの中身に興味を持ったとしても、入会申し込みやコース予約などに手間がかかるようでは、入会することを検討していた見込み客は離脱してしまいます。そこで、入会申し込みをはじめとする各種の手続きをオンラインで完結できるようになれば、顧客の利便性の向上につながり新規会員の獲得に有利に働くでしょう。

また、クレジットカード決済、口座振替、電子マネー決済などの各種の決済手段を用意すれば、現金を直接やり取りする煩わしさや銀行振込のために銀行に出向く手間と振込手数料を省くことができます。これは新規会員への大きなアピールポイントになるでしょう。

会費徴収システムの選び方

ここでは、会費徴収システムの選び方を要点ごとに解説します。

会費徴収のサイクル

カルチャースクールや習い事の月謝のように、毎月決まった日に引き落とすのであればほぼ全ての会費徴収システムで対応が可能です。しかし、半年や1年に1回といった通常よりも長いスパンや、週に1回などのように極端に短いスパンは、システムによっては対応できない場合もあります。

また、会費徴収のタイミングが定期的でなく変動的な場合も注意が必要です。そのため、システム導入にあたっては、求められている徴収スパンに対応しているのかをチェックするようにしましょう。

会員の属性

会費徴収システムと会員との相性を考える時、会員の属性を考慮することも必要です。属性とは、年齢や性別、職業、居住地などの個人的な情報です。例えばWeb上で支払い方法の登録を済ませられるシステムは、現役世代の人達にとっては非常に便利なものです。一方、会員の多くが高齢者というケースでは、書面での登録の方が好まれるでしょう。

このように、一見便利に見える会費徴収システムも、会員の属性によっては想定していたようにはうまく機能しないことも考慮に入れる必要があります。

導入する決済手段

ユーザーの多様化するニーズに応えるためには、多様な決済手段に対応している会費徴収システムを導入することも大切なポイントです。例えばクレジットカード決済にしか対応していないと非保有の顧客を受け入れることができず、機会損失につながります。

この場合は口座振替サービスを導入するといいでしょう。クレジットカードは持っているものの、カード情報を入力することに抵抗を感じる人に対しては、コンビニ決済サービスの導入がおすすめです。

決済サービス・決済システムのサブスクペイは、クレジットカード決済に加えて口座振替やコンビニ決済など複数の決済手段に対応しており、こうした決済手段の使い分けを一つのシステムでまかなえます。

外部との連携性

会費徴収システムは、単独ではメリットを最大限に引き出すことはできません。つまり、外部システムと連携できるかも費徴収システムを選定するうえで重要な判断要素になります。特に既存の会計システム、SFA（営業支援システム）、CRM（顧客関係管理）などと連携できるかどうかによっては、導入後に経理業務の効率化レベルに大きな差が出てくるでしょう。

決済サービス・決済システムのサブスクペイもSalesforce・kintone・Zoho CRMといったSFA／CRMとの連携に対応しており、顧客管理から請求・決済・売上計上までを決済システム上で連動させられます。

また、会費徴収システムの会員管理機能とスマートフォンアプリのスマートロック機能を連携させることができれば、入退室の管理を自動化して受付業務を省力化することが可能です。

登録可能な会員の規模

管理する会員の規模によっても選定する会費徴収システムは変わってきます。会員数が数十人にも満たないのであれば、会員管理機能が充実したシステムを導入しても、導入効果はあまり得られないのにコストが嵩んだということもあり得ます。

しかし、会員数が数十人から100人以上になってくると会員管理や入金管理が煩雑となってくるため、会費徴収システムの導入によるメリットが生まれてくるでしょう。この場合では、会員情報と決済情報の紐づけや会員情報の更新といった作業を効率化できるシステムを選定することになります。

運営する会の規模や所属する会員の規模に見合った費用対効果が得られるのか、また規模に見合った適切な機能が搭載されているのかといったことを比較・検討するといいでしょう。

会費徴収システムで決済案内をする際の形式

会費徴収システムで決済の案内をする際の方法としては、いくつかの形式があります。以下にそれぞれについて解説します。

メールリンク決済

メールリンク決済とは、メール・SMS（ショートメッセージサービス）等で決済用URLからオンライン決済できる仕組みです。
主なメリットには、「面倒なWebサイト構築が不要」「簡単に非対面決済を実現できる」「必要な時に決済案内ができる」といった点があります。

なお、サブスクペイのメールリンク決済については、以下で詳しく解説しています。
メールリンク決済 | サブスクペイ

WEBリンク型

WEBリンク型とは、自社でWEBサイトを立ち上げ、そのサイト内に決済用のURLアドレスを設置し、会員に該当のWEBサイトで決済情報を入力してもらう支払い方法です。自社のWEB内で完結するため決済画面がシームレスに表示され、新規の会員も既存の会員も画面の遷移を煩わしく思うことがなく、途中で離脱してしまう可能性を低くすることが可能です。
また、メールリンク型のように個別にメール送信・メッセージ送信をする必要がないため、事務担当者の負担を軽減することにもつながります。

ただしWEBリンク型を始めるためには、自社のWEBサイトを持っていることが条件になります。中小企業や個人事業主では、WEBサイトの新規構築を負担・手間と考えることもあるかもしれません。

店頭登録型

店頭登録型とは、実店舗の店頭に設置してある専用の端末を使って会員のクレジットカード情報を登録してもらう支払い方法です。初回の来店時に入会手続きと登録を済ませれば、次回以降の会費はクレジットカードから自動的に徴収されます。実際に店頭に出向いてもらう方式であることから、実店舗で物品を販売したりサービスを提供したりしているケースにおすすめです。

長期間の支払いを店頭登録型で行う場合には、クレジットカードの有効期限などの情報を定期的に再登録して更新する必要があります。メールリンク型と同様に自社のWEBサイトを持つ必要はありませんが、店頭にクレジットカード情報を登録するための専用端末を設置するには、毎月端末使用料を払う必要があります。

会費の集金ならサブスクリプションモデルがおすすめ

会費の集金には、サブスクリプションモデルが適しています。以下にサブスクリプションの定義とサブスクリプションモデルに関連する用語について解説します。

サブスクリプションモデルとは

サブスクリプションモデルとは、事業者がエンドユーザーに商品やサービスを一定期間提供する契約を結び、利用期間に応じて利用料を定期的・継続的に回収するビジネスモデルのことです。利用期間はビジネスモデルによって月単位であったり年単位であったりしますが、大半のサブスクリプションモデルでは利用料は定額制を採用しています。

定額制のサービスは新聞や雑誌の定期購読や賃貸住宅の家賃といったものが昔から存在しますが、これらは商材の提供が一方的なものです。これに対してサブスクリプションモデルでは、好みやライフスタイルといった顧客に関する情報を集積して分析し、より良いサービス、より価値のあるサービスへと繋げていく点が異なります。

サブスクリプションモデルに関連する用語

サブスクリプションモデルに関連する用語はいくつもありますが、ここではLTV、チャーンレート、MRRについて解説します。

LTV

Lifetime Valueの略で、日本語に訳すと顧客生涯価値という意味になります。LTVとは、1人の顧客が取引を開始してから終了するまでの間に自社にどれだけの利益・価値をもたらしたかを測るための指標です。顧客の自社商材に対するロイヤルティを高めて、継続的に購入し続けてくれる関係性ができればLTVの向上が可能です。

チャーンレート

日本語では顧客離脱率の意味で、顧客がどの位の割合でサービスを解約したかを示すものです。チャーンレートを見ることで自社の商材が顧客のニーズにマッチしているのか、需要の高低にはどのような傾向があるのかといったことが判断できます。

MRR

Monthly Recurring Revenueの略で、日本語に訳すと月額経常収益という意味になり、毎月繰り返し確実に得られる収益のことです。毎月安定的に見込める売上だけに着目し、一度きりの売上や突発的な売上は含みません。

サブスクリプションモデルを導入するメリット

サブスクリプションモデルを導入すると、事業者側にも利用者側にもメリットがあります。以下にそれぞれについて解説します。

事業者側のメリット

ここでは事業者側のメリットとして3点挙げます。
1つ目は、継続的に安定した売上が得られることです。サブスクリプションモデルであれば、顧客の数に定額料金を掛け合わせるだけで売上の予測ができます。安定した売上が見込めればサービス事業への投資判断がしやすく、サービスを改善してさらに多くの顧客を獲得するという好循環を作ることが可能になります。

2つ目は、新規顧客の獲得につながりやすいことです。サブスクリプションモデルのビジネスでは、買い切り型よりも商材価格が安価に設定されていることが大半です。少額で利用できるなら試しに使ってみようと考える人も多く、新規顧客獲得のハードルが低い傾向があります。

3つ目は、顧客データを活用することでサービスの改善がしやすいことです。サブスクリプションモデルでは顧客の利用履歴がデータとして蓄積されます。そのデータを活用・分析すれば、サービス改善のポイントや方向性も判断しやすいでしょう。

利用者側のメリット

ここでは利用者側のメリットとして3点挙げます。
1つ目は、初期の利用コストを抑えられることです。例えば音楽や動画の配信サービスでは、月額1,000円程度でコンテンツが聞き放題、見放題になります。CDやDVDを購入するとなると1枚で数千円かかりますが、サブスクリプションモデルであれば1,000円程度の初期投資で無制限に利用可能になります。

2つ目は、知らなかったコンテンツに出会える可能性があることです。サブスクリプションモデルでは、利用者の利用履歴を基に新しいコンテンツをおすすめするサービスが備わっていることがあります。事業者の視点でも、利用者がまだ出会ったことのないコンテンツをレコメンドすることで、利用体験価値の向上による継続率アップが見込めます。

3つ目は、物の管理コストが減ることです。サブスクリプションモデルは物の所有権を買うのではなく、利用権を買うのが共通の概念です。音楽や動画であればCDやDVDを買う必要がないことから、自宅に物が増えて棚を買わなければいけないといった管理コストがかかることはありません。

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