入金管理・入金消込 | 消込業務の自動化なら「 請求管理ロボ 」

入金管理・入金消込

請求書・売掛金と入金データから債権のデータの一括管理を実現。
回収予定・回収遅延が一目でわかるクラウドシステム

入金管理とは?

入金・債権管理業務の仕事内容は、入金消込のみならず、期日切れの売掛金に対して支払い催促も含めたものになります。 売上に関する請求書の漏れがたとえ一件であったとしても、その金額によっては企業の存続自体に大きな影響を与える可能性がありますので重大な責任を負うことになります。 請求管理の3つのポイントと、仕入管理について、より簡単で効果的な方法を学び、スムーズな企業運営を行いましょう。

  

入金管理効率化のコツ

入金・債権管理の目的は、貸し倒れの危機を未然に予防するため、顧客当たりの未回収金額を常時把握しておくことにあります。 代金は次月に持ちこすことが多いため、過去の推移を一目で確認することができるよう、一つの入金管理表に請求書の情報と全ての月のデータをまとめておきましょう。 こうした工夫を積み重ねるだけで代金回収のスピードと回収率が劇的に向上します。

入金確認

入金確認とは、金融機関の口座や管理画面で取引先から入金があったかどうかを確認することです。簡単な作業ですが、取り扱う決済手段が増えたり、取引先が増えると一気に管理が煩雑になります。よくあるのが振込名義が違ったり、請求金額に対して振込金額が違うことがありますので、細心の注意が必要です。

入金確認を簡単にするポイントが3つあります。1つは入金管理表の作成です。入金管理表は資金繰りや回収漏れ等の対策に必須のものと言えます。事業立ち上げの初期であっても、業務オペレーションを固める意味でも、できればシステムの導入が理想ですが、まずエクセルファイルのテンプレートやサンプル、フリーソフトを利用して感覚をつかんでおくのも良いでしょう。

2つ目は請求/入金の明細単位でID(番号)を発番して管理することです。売掛金管理は契約後の顧客のお金の流れを管理するものですが、法人間の取引において、単に顧客からの入金を管理しているだけでは漏れが発生してしまいます。 請求書明細単位でIDを振り分け、入金を追跡管理しておきましょう。控えを残しておくなど、こうした保存の面を考えて、請求書の電子化を推進する企業も増えています。

3つ目は回収予定・回収遅延に即時対応することです。請求書に関しては、基本的に期限を過ぎたら即座に行動することが第一原則です。未入金の催促が遅れれば遅れるほど、取引先からの支払いは難しくなり、回収率が下がっていくことを防ぐためです。数多くの未入金対策ソフトなどの手段がありますが、未入金をきちんと管理し、スケジュール通りに行動に移すという基本的なものこそが最も効果的です。

未入金の確認・催促

未入金に対しては、催促を行う必要があります。期日までに入金されていない場合は、入金の有無に注意しながら、電話やメールで支払いの催促をしましょう。未入金を見つけた場合は、迅速に対応することが重要です。気付くのに遅れて入金期日から時間が経ってしまうと、支払ってもらえない可能性が低くなるので気を付けましょう。

入金消込

入金消込とは?

消込(消し込み)とは、売掛金など債権の勘定科目の残高を、入金と突き合わせて消去していく作業を指します。 例えば、売掛金に対して取引先からの入金があった場合に銀行明細と照らし合わせながら入金されているデータを確認していくことで、売掛金が請求通りに回収できているか、残りの売掛金がデータ上と実際の入金でズレがないか、回収の遅れが出ていないかを把握することができるというものです。 また、商品代金が入金されたときに行う消込を「入金消込」といいます。

入金消込の仕訳処理

企業間の取引では商習慣として掛け売りが基本になっており、売上発生日(商品やサービスを提供時)に取引先から代金を支払ってもらうことは多くありません。 ただ仕訳上は決算上発生主義に基づいて売掛金を計上する必要があり【借方に売掛金、貸方に売上高】というような仕訳処理を行うことになります。
その後、実際に入金を確認した際に、【借方に現金を、貸方に売掛金】というような仕訳処理、つまり消込を行うことで売掛金を帳簿上から消し代わりに売上を計上するという流れになります。
売掛金は企業にとって負債と同じです。帳簿上に負債である売掛金を放置するわけにはいかないため、入金確認時に売掛金を帳簿上から消し、負債がない状態にする必要があります。 そのため、このような仕訳処理が必要になるということになります。

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入金・債権管理がラクになる「請求管理ロボ」

入金消込業務のお悩み

入金消込業務イメージ

入金消込とは、事業規模が大きくなり、取引先が増えるのと比例するように煩雑さを増していく業務です。 月次決算の締めが遅れる要因のひとつともいわれています。 そこで消込作業のシステム化を検討したくなるわけですが、入金期限を過ぎても予定通りの入金がない売掛金や、振り込み元の人が金額を間違える可能性があるし、同じ金額の売掛金が複数存在するなどイレギュラーも発生するため一筋縄ではいきません。 その他、名義違い、「振込人カナ」が見づらい、入金額の間違いが発生しやすいなど、様々な出来事も考慮に入れなければなりません。

  • 請求名義と振込名義が違う

    請求名義と振込名義が違う

    請求名義と実際の振込名義が異なる、似たような社名や同姓同名の請求先があるといった場合は、消込先の確認に手間が発生します。 また振込名義はカタカナで表記されるため、見間違いによるミスも想定されます。

  • 複数の請求書を合算して支払われる

    複数の請求書を合算して支払われる

    1つの取引先企業であっても、複数のサービスを提供している場合など、2枚以上の請求書を送付することがあります。 それに対して支払う側の企業は、複数の請求額を合算して1度の振込で対応することも。この場合もまた、消込先の確認が必要になります。

  • 請求金額と入金金額が違う

    請求金額と入金金額が違う

    入金はされているが請求金額と一致しない、振込手数料が差し引かれた金額を入金されるなどもよくあります。 この場合も、消込先を探すのに困るだけでなく、不足分の催促や繰越請求の対応も必要になります。

  • 未入金発生時の繰越請求の管理

    未入金発生時の繰越請求の管理

    未入金がある場合、消込を行わず次月に合算して請求することを繰越請求といいます。 繰越請求を行う場合、前月までの未入金額(繰越残高)がいくらで、当月の請求金額がいくらなのか、経理にとって面倒な請求管理と消込作業が必要になります。

  • 目視・手作業によるリスク

    目視・手作業によるリスク

    入金消込を、社員の目視と手作業によって行うことは大きなリスクです。人間が手作業で仕訳を入力しているうちは、いつでもヒューマンエラーが起こり得ます。 例えば未回収の売掛金を消込してしまい、そのまま代金を回収せずに終わってしまうことや、。 逆に入金済みにもかかわらず、消込漏れのために二重請求をしてしまうことがあるかもしれません。 ミスが発覚した場合、取引先への説明と対応が必要になるほか、決算時に「帳簿と実際の残高が一致しない」という事態が起こってしまいます。

  • 退職・異動によるリスク

    退職・異動によるリスク

    経理担当者が退職や異動も大きなリスクと考えられます。 ノウハウ不足の社員で経理業務を行ったために、請求書の記載内容や決算においてミスが頻発すれば、企業の信用にまで影響してしまいます。

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アナログな消込の非効率を解消
入金管理システムのメリット

自動入金消込

従来の人手に頼った消込作業では、一件ずつ目視でエクセルファイルを確認するため工数がかかったり、入金情報を定期的に金融機関からダウンロードする必要があったり、請求と入金データが個別バラバラに管理されているなどのオペレーション上の限界がありました。 請求管理ロボの自動消込機能なら、金融機関と連動し毎日自動で消込を行い、クラウド上で場所や時間を選ばず入金情報を確認できたり、売掛金や入金を一つに集約することができます。

請求管理ロボの自動入金消込機能

バーチャル口座なら自動入金消込の精度は99%超

消込システムを導入する際は、消込率などマッチングの精度も重要な比較基準になります。 請求管理ロボなら、取引先毎、注文毎に個別の口座番号を割り振るバーチャル口座決済を活用。 99%以上の精度(当社データ)で、正確に自動消込が完了します。

バーチャル口座とは >>

自動取得/CSVで入金情報を取得

入金情報の取得

カード会社など金融機関と連動し、自動で入金情報を取得し業務効率化を推進。 一方で柔軟なオペレーションを保ちたいというご要望に応え、CSVアップロードも可能です。

消込仕訳データは各種会計ソフトと連携

仕訳データの連携

請求管理ロボはMFクラウド、PCA会計、勘定奉行をはじめ、他社会計ソフトに対応した消込データを出力することが可能です。転記作業の負担を軽減することができます。

イレギュラーな入金もロボが学習

消込結果学習

請求管理ロボには名義不一致で自動消込が失敗した口座名義を記憶し、次回自動消込時に登録された振込名義人を消込候補の情報として参照する機能があります。 自動で消し込まれなかったデータも、次回から自動で消込が行われます。

自動入金催促

自動消込

請求管理ロボの自動入金催機能により、入金期限を過ぎた際に取引先に対して素早く漏れなくメール通知することが可能です。通知ミスを「0」にすることができます。
入金催促の仕組み化について

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請求管理ロボ入金管理機能詳細

入金状況を随時確認

請求管理ロボは金融機関から入金情報を取得し、自動で請求した金額と照合する入金確認システムとしても機能し、下記画面にて自動入金消込の消込結果を確認することができます。 「消込方法」と「消込ステータス」を確認することで、 例えば「消込方法=自動」かつ「消込ステータス=完了」の場合は「自動消込が完了」した入金、 「消込方法=自動」かつ「消込ステータス=未消込」の場合は「自動消込待ちの入金」などのように、入金の進捗状況を把握することができます。

大量の入金データもスピーディかつ正確に照合

売掛金に対する銀行口座への入金を一つ一つ自動で確認し、経理担当者の負担を軽減します。名義不一致や、請求金額と入金額に差額によって自動消込が失敗した場合でも、対象の請求データが抽出され、対処漏れを防ぎます。また、消込結果は仕訳データとして様々な会計ソフトのフォーマットに合わせて出力が可能。ご利用の会計ソフトと組み合わせれば更なる業務効率化が期待できます。

多彩な決済手段と対応した入金消込

① 銀行振込消込(バンクチェック消込)

ご利用のインターネットバンクから振込入金明細(全銀フォーマット)をダウンロードし、請求管理ロボにインポートいただくことで自動入金消込が完了します。 また、追加オプションにてバンクチェック機能をご利用いただくと、請求先からの入金があると自動的に請求管理ロボに入金情報が反映され、自動で消込が行われます。
ROBOTPAYMENTの銀行振込・バーチャル口座(バンクチェック)詳細はこちら

② クレジットカード消込

クレジットカード決済日に事前に登録されたクレジットカードにて決済が行われ、決済の結果が消込ステータスとして請求管理ロボの管理画面上からご確認いただけます。 万一、クレジットカード決済が失敗した場合は、請求管理ロボに表示されるエラーコードをご確認いただくことでエラーの理由を確認することができます。
ROBOTPAYMENTのクレジットカード決済代行詳細はこちら

③ 口座振替消込

口座振替結果のデータが到着すると請求管理ロボに反映され、自動で請求書が消し込まれます。 ダッシュボードのお知らせ画面にて成功件数と失敗件数が表示されるため、決済の確認漏れがなくなります。
ROBOTPAYMENTの口座振替詳細はこちら

④ コンビニ払込票消込

コンビニ払込票による支払いが行われると請求管理ロボに入金が反映され、自動で請求書と突き合わせが完了します。 結果は入金一覧画面より確認することができます。 消し込みが完了している入金については、入金消込ステータスが「完了」と表示されます。
※コンビニ払込票登録はオプションです。事前にお問い合わせください。
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高度なセキュリティと万全の運用サポート

金融機関レベルのセキュリティに入金データを

大切な顧客情報、売上・入金情報こそ、クラウド上で管理しましょう。セキュリティのプロフェッショナルが貴社の大切な情報を守ります。

金融機関レベルのセキュリティに入金データを

高度なセキュリティ環境に、顧客情報を集約

請求管理ロボは決済代行会社として20年以上の歴史を持ち、毎年数百万件の決済情報を取り扱っている、ROBOT PAYMENTが開発したクラウドサービスです。 当社はプライバシーマークも取得しておりますので、個人情報をクラウドに預けることが不安な方も安心してご利用いただくことができます。

国際基準のセキュリティ&万全の運用サポート

  • PCI DSSロゴ

    国際基準のセキュリティ

    PCI DSS:クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準に準拠したシステム、管理体制によって業務を運用しております。
    プライバシーマーク:プライバシーマークを取得し、個人情報の保護に努めております。

  • 運用サポート

    万全の運用サポート

    お電話口、またはメールにてサポート担当スタッフが導入、運用までをサポート。ご不明な点などはお気軽にご質問ください。

入金管理の効率化

様々なパターンの入金をすぐに可視化

請求管理ロボの入金管理機能は、決済手段を組み合わせている場合や複数口座を利用している場合など、
入金の経路を問わずダッシュボードで即時可視化が可能です。

入金状況の可視化

作業0で入金管理表をリアルタイム表示

入金管理のためにエクセルでの入金管理表の作成など、特別な作業は発生しません。 クレジットカードや口座振替など、どの決済手段を使って、どの銀行口座に入金があった場合でも、リアルタイムで売上入金情報を可視化するダッシュボードが標準で搭載されています。 これまで一つ一つ通帳で確認していた各口座の入金情報をすべてまとめて一覧表示することも可能となり、情報活用のスピード向上と新たな用途への展開が可能です。

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料金プラン

  • 導入・定着支援費用
  • +
  • 月額 20,000円~

本サービスは月額制のサービスです。請求件数などの条件によって変動しますので個別お見積となります。

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入金消込に関するコラム

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請求管理ロボのよくあるご質問 | FAQ

  • 請求書の自動作成はできますか?

    はい、可能です。請求情報登録時に指定した、請求書発行日のAM1時になると自動的に請求書が発行されます。

  • 請求書発行後の編集は可能ですか?

    請求書の状態(有効,無効)、通信欄、請求書送付予定日、請求書送付日、決済期限、消込ステータスは請求書発行後でも編集できます。 請求書一覧より対象の請求書番号を選択して編集が可能です。

  • 会計ソフトとの連携はできますか?

    はい、現在のところ以下の会計ソフトに対応しております。csvファイルをエクスポートすることで連携可能です。
    「PCA会計」「勘定奉行」「弥生会計」「マネーフォワード クラウド会計」他
    ※記載の会計ソフト以外の連携も順次対応してまいります。お気軽にお問い合わせください。

    PCA会計との連携詳細はこちら
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    弥生会計との連携詳細はこちら
    マネーフォワード クラウド会計との連携詳細はこちら

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