入金消込・入金管理

入金消込業務の悩みとは

入金消込は、事業規模が大きくなり取引先が増えると、それに比例するように煩雑さも増していき、月次予算の締めが遅れる要因のひとつとも言われています。解決策として消込作業のシステム化が考えられますが、期限を過ぎても入金のない売掛金や、振込元の担当者が誤った金額を振り込む可能性、同じ金額の売掛金が複数件存在するなど、イレギュラーが発生し一筋縄ではいきません。その他、名義や入金額のミス、「振込人カナ」の見づらさなど、以下の点も考慮に入れなければなりません。

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  請求名義と振込名義が違う

  請求名義と実際の振込名義が異なる、似たような社名や同姓同名の請求先があるといった場合は、消込先の確認に手間が発生します。 また振込名義はカタカナで表記されるため、見間違いによるミスも想定されます。

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  複数の請求書を合算して支払われる

  1つの取引先企業であっても、複数のサービスを提供している場合など、2枚以上の請求書を送付することがあります。 それに対して支払う側の企業は、複数の請求額を合算して1度の振込で対応することも。この場合もまた、消込先の確認が必要になります。

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  請求金額と入金金額が違う

  入金はされているが請求金額と一致しない、振込手数料が差し引かれた金額を入金されるなどもよくあります。 この場合も、消込先を探すのに困るだけでなく、不足分の催促や繰越請求の対応も必要になります。

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  未入金発生時の繰越請求の管理

  未入金がある場合、消込を行わず次月に合算して請求することを繰越請求といいます。 繰越請求を行う場合、前月までの未入金額（繰越残高）がいくらで、当月の請求金額がいくらなのか、経理にとって面倒な請求管理と消込作業が必要になります。

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  目視・手作業によるリスク

  入金消込を、社員の目視と手作業によって行うことは大きなリスクです。人間が手作業で仕訳を入力しているうちは、いつでもヒューマンエラーが起こり得ます。例えば未回収の売掛金を消込してしまい、そのまま代金を回収せずに終わってしまうことや、反対に入金済みであるのに、消込漏れで二重請求をしてしまうことがあるかもしれません。 ミスが発覚した場合、取引先への説明と対応が必要になるほか、決算時に「帳簿と実際の残高が一致しない」という事態が起こってしまいます。

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  退職・異動によるリスク

  経理担当者の退職や異動も大きなリスクと考えられます。 ノウハウ不足の社員で経理業務を行ったために、請求書の記載内容や決算においてミスが頻発すれば、企業の信用にまで影響してしまいます。