入金消込・入金管理 | 消込業務の自動化なら「 請求管理ロボ 」

入金消込・入金管理

入金消込業務の自動化なら「請求管理ロボ」
請求書・売掛金と入金データから債権データの一括管理を実現。
回収予定・回収遅延が一目でわかるクラウドシステム

入金消込・入金管理とは

入金消込とは

消込(消し込み)とは、売掛金など債権の勘定科目の残高を、入金と突き合わせて消去していく作業を指します。例えば、売掛金に対して取引先からの入金があった場合に銀行明細と照らし合わせながら入金されているデータを確認していくことで、売掛金が請求通りに回収できているか、データ上と実際の入金で残りの売掛金にズレはないか、回収の遅れが出ていないかを把握することができます。また、商品代金が入金されたときに行う消込を「入金消込」といいます。

入金消込についてもっと知る

入金消込の仕分処理

企業間の取引では商習慣として掛け売りが基本になっており、売上発生日(商品やサービスを提供時)に取引先から代金を支払ってもらうことは多くありません。ただ仕訳上は決算上発生主義に基づいて売掛金を計上する必要があり【借方に売掛金、貸方に売上高】というような仕訳処理を行うことになります。
その後、実際に入金を確認した際に、【借方に現金を、貸方に売掛金】というような仕訳処理、つまり消込を行うことで売掛金を帳簿上から消し、代わりに売上を計上するという流れになります。
売掛金は企業にとって負債と同じです。帳簿上に負債である売掛金を放置するわけにはいかないため、入金確認時に売掛金を帳簿上から消し、負債がない状態にする必要があります。そのため、このような仕訳処理が必要なのです。

入金管理とは

入金・債権管理業務の仕事内容は、入金消込のみならず、期日切れの売掛金に対しての支払い催促も含まれます。売上に関する請求書の漏れがたとえ一件であったとしても、その金額によっては企業の存続自体に大きな影響を及ぼす場合があり、重大な責任を負うこともあります。請求管理の3つのポイントと、仕入管理について、より簡単で効果的な方法を学び、スムーズな企業運営を行いましょう。

  

入金管理効率化のコツ

入金・債権管理の目的は、貸し倒れの危機を未然に予防するために、顧客あたりの未回収金額を常時把握しておくことです。代金は翌月に持ちこすことが多いため、過去の推移を一目で確認できるよう、1つの入金管理表に請求書の情報と毎月のデータをまとめておきましょう。こうした工夫を積み重ねるだけで代金回収のスピードと回収率が劇的に向上します。

入金管理についてもっと知る

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入金消込業務の悩みとは

入金消込業務イメージ

入金消込は、事業規模が大きくなり取引先が増えると、それに比例するように煩雑さも増していき、月次予算の締めが遅れる要因のひとつとも言われています。解決策として消込作業のシステム化が考えられますが、期限を過ぎても入金のない売掛金や、振込元の担当者が誤った金額を振り込む可能性、同じ金額の売掛金が複数件存在するなど、イレギュラーが発生し一筋縄ではいきません。その他、名義や入金額のミス、「振込人カナ」の見づらさなど、以下の点も考慮に入れなければなりません。

  • 請求名義と振込名義が違う

    請求名義と振込名義が違う

    請求名義と実際の振込名義が異なる、似たような社名や同姓同名の請求先があるといった場合は、消込先の確認に手間が発生します。 また振込名義はカタカナで表記されるため、見間違いによるミスも想定されます。

  • 複数の請求書を合算して支払われる

    複数の請求書を合算して支払われる

    1つの取引先企業であっても、複数のサービスを提供している場合など、2枚以上の請求書を送付することがあります。 それに対して支払う側の企業は、複数の請求額を合算して1度の振込で対応することも。この場合もまた、消込先の確認が必要になります。

  • 請求金額と入金金額が違う

    請求金額と入金金額が違う

    入金はされているが請求金額と一致しない、振込手数料が差し引かれた金額を入金されるなどもよくあります。 この場合も、消込先を探すのに困るだけでなく、不足分の催促や繰越請求の対応も必要になります。

  • 未入金発生時の繰越請求の管理

    未入金発生時の繰越請求の管理

    未入金がある場合、消込を行わず次月に合算して請求することを繰越請求といいます。 繰越請求を行う場合、前月までの未入金額(繰越残高)がいくらで、当月の請求金額がいくらなのか、経理にとって面倒な請求管理と消込作業が必要になります。

  • 目視・手作業によるリスク

    目視・手作業によるリスク

    入金消込を、社員の目視と手作業によって行うことは大きなリスクです。人間が手作業で仕訳を入力しているうちは、いつでもヒューマンエラーが起こり得ます。例えば未回収の売掛金を消込してしまい、そのまま代金を回収せずに終わってしまうことや、反対に入金済みであるのに、消込漏れで二重請求をしてしまうことがあるかもしれません。 ミスが発覚した場合、取引先への説明と対応が必要になるほか、決算時に「帳簿と実際の残高が一致しない」という事態が起こってしまいます。

  • 退職・異動によるリスク

    退職・異動によるリスク

    経理担当者の退職や異動も大きなリスクと考えられます。 ノウハウ不足の社員で経理業務を行ったために、請求書の記載内容や決算においてミスが頻発すれば、企業の信用にまで影響してしまいます。

入金消込のリスクについてもっと知る

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入金消込業務の流れとは

請求から入金消込の流れを説明します。

消込業務の流れ

入金明細と請求情報の照合

入金消込は、代金が振り込まれた口座の入金明細を取引先の入金金額と帳簿上の売掛金の請求情報とを突き合わせて双方の額が一致しているどうかを確認し、その内容を会計側に入力して帳簿に記載されている売掛金を消去するという流れで行われます。

例えば取引先から5万円の商品の注文を受けて納品した時に、帳簿上では借り方が売掛金5万円、貸方が売上5万円になり、売掛金は5万円になります。

その後に取引先が代金を入金すると、借方は当座預金が5万円、貸方が売掛金5万円になります。この時点で売掛金が帳簿上で消し込まれて0円になり、当座預金が5万円になります。

入金消込業務についてもっと知る

入金消込・管理システムのメリット

自動入金消込

従来の人手に頼った消込作業では、一件ずつ目視でエクセルファイルを確認するため工数がかかったり、入金情報を定期的に金融機関からダウンロードする必要があったり、請求と入金データがバラバラに管理されているなどのオペレーション上の限界がありました。請求管理ロボの自動消込機能なら、金融機関と連動し毎日自動で消込を行い、クラウド上で場所や時間を選ばず入金情報を確認できたり、売掛金や入金を1つに集約することができます。

請求管理ロボの自動入金消込機能

バーチャル口座なら自動入金消込の精度は99%超

消込システムを導入する際は、消込率などマッチングの精度も重要な比較基準になります。請求管理ロボなら、取引先毎、注文毎に個別の口座番号を割り振るバーチャル口座決済を活用。99%以上の精度(当社データ)で、正確に自動消込が完了します。

バーチャル口座とは

自動取得/CSVで入金情報を取得

入金情報の取得

カード会社など金融機関と連動し、自動で入金情報を取得し業務効率化を推進。一方で柔軟なオペレーションを保ちたいというご要望に応え、CSVアップロードも可能です。

消込仕訳データは各種会計ソフトと連携

仕訳データの連携

請求管理ロボはMFクラウド、PCA会計、勘定奉行をはじめ、他社会計ソフトに対応した消込データを出力することが可能です。転記作業の負担を軽減することができます。

イレギュラーな入金もロボが学習

消込結果学習

請求管理ロボには名義不一致で自動消込が失敗した口座名義を記憶し、次回自動消込時に登録された振込名義人を消込候補の情報として参照する機能があります。自動で消し込まれなかったデータも、次回から自動で消込が行われます。

自動入金催促

自動消込

請求管理ロボの自動入金催促機能により、入金期限を過ぎた際に取引先に対して素早く漏れなくメール通知することが可能です。通知ミスを「0」にすることができます。
入金催促の仕組み化について

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請求管理ロボが入金消込・管理業務でできること

入金状況を随時確認

請求管理ロボは金融機関から入金情報を取得し、自動で請求した金額と照合する入金確認システムとしても機能。下記画面にて自動入金消込の消込結果を確認することができます。「消込方法」と「消込ステータス」を確認することで、例えば「消込方法=自動」かつ「消込ステータス=完了」の場合は「自動消込が完了」した入金、「消込方法=自動」かつ「消込ステータス=未消込」の場合は「自動消込待ちの入金」などのように、入金の進捗状況を把握することができます。

大量の入金データもスピーディかつ正確に照合

売掛金に対する銀行口座への入金をひとつひとつ自動で確認し、経理担当者の負担を軽減します。名義不一致や、請求金額と入金額に差額によって自動消込が失敗した場合でも、対象の請求データが抽出され、対処漏れを防ぎます。また、消込結果は仕訳データとして様々な会計ソフトのフォーマットに合わせて出力が可能。ご利用の会計ソフトと組み合わせれば更なる業務効率化が期待できます。

効率のいい入金管理についてもっと知る

多彩な決済手段と対応した入金消込

① 銀行振込消込(バーチャル口座/バンクチェック)

ご利用のインターネットバンクから振込入金明細(全銀フォーマット)をダウンロードし、請求管理ロボにインポートいただくことで自動入金消込が完了します。また、追加オプションにてバンクチェック機能をご利用いただくと、請求先からの入金があると自動的に請求管理ロボに入金情報が反映され、自動で消込が行われます。
ROBOT PAYMENTの銀行振込・バーチャル口座(バンクチェック)詳細はこちら

銀行振込での入金管理の課題とは?

② クレジットカード消込

クレジットカード決済日に事前に登録されたクレジットカードにて決済が行われ、決済の結果が消込ステータスとして請求管理ロボの管理画面上からご確認いただけます。万一、クレジットカード決済が失敗した場合は、請求管理ロボに表示されるエラーコードをご確認いただくことでエラーの理由を確認することができます。
ROBOT PAYMENTのクレジットカード決済代行詳細はこちら

③ 口座振替消込

口座振替結果のデータが到着すると請求管理ロボに反映され、自動で請求書が消し込まれます。ダッシュボードのお知らせ画面にて成功件数と失敗件数が表示されるため、決済の確認漏れがなくなります。
ROBOT PAYMENTの口座振替詳細はこちら

④ コンビニ払込票消込

コンビニ払込票による支払いが行われると請求管理ロボに入金が反映され、自動で請求書と突き合わせが完了します。結果は入金一覧画面より確認することができます。消込が完了している入金については、入金消込ステータスが「完了」と表示されます。
※コンビニ払込票登録はオプションです。事前にお問い合わせください。
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高度なセキュリティと万全の運用サポート

金融機関レベルのセキュリティに入金データを

大切な顧客情報、売上・入金情報こそ、クラウド上で管理しましょう。セキュリティのプロフェッショナルが貴社の大切な情報を守ります。

金融機関レベルのセキュリティに入金データを

高度なセキュリティ環境に、顧客情報を集約

請求管理ロボは決済代行会社として20年以上の歴史を持ち、毎年数百万件の決済情報を取り扱っている、ROBOT PAYMENTが開発したクラウドサービスです。当社はプライバシーマークも取得しておりますので、個人情報をクラウドに預けることが不安な方も安心してご利用いただくことができます。

国際基準のセキュリティ&万全の運用サポート

  • PCI DSSロゴ

    国際基準のセキュリティ

    PCI DSS:クレジットカード業界におけるグローバルセキュリティ基準に準拠したシステム、管理体制によって業務を運用しております。
    プライバシーマーク:プライバシーマークを取得し、個人情報の保護に努めております。

  • 運用サポート

    万全の運用サポート

    お電話口、またはメールにてサポート担当スタッフが導入、運用までをサポート。ご不明な点などはお気軽にご質問ください。

入金管理の効率化

様々なパターンの入金をすぐに可視化

請求管理ロボの入金管理機能は、決済手段を組み合わせている場合や複数口座を利用している場合など、
入金の経路を問わずダッシュボードで即時可視化が可能です。

入金状況の可視化

作業0で入金管理表をリアルタイム表示

エクセルで入金管理表を作成するなど特別な作業は発生しません。クレジットカードや口座振替など、どの決済手段を使って、どの銀行口座に入金があったか、リアルタイムで売上入金情報を確認できるダッシュボードが標準搭載されています。 これまでひとつひとつ通帳で確認していた各口座の入金情報をすべてまとめて一覧表示することも可能となり、情報活用のスピード向上と新たな用途への展開が可能です。

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請求管理ロボならIT導入補助金も活用できます!

インボイス制度対応を見据えた場合、IT導入補助金の採択率・補助金額ともに異例の好待遇となっております。
面倒な補助金の申請手続きは、知見を持つ弊社の補助金専門チームがサポートします。

おトクな理由①
IT導入補助金を活用するとお得な理由①

補助金の採択率87%超!

2022年5月27日ではデジタル化基盤導入枠のIT導入補助金の採択率は87%を超え、法対応を進めたい企業様にチャンスがきております。面倒な手続きは弊社がサポートいたします。

おトクな理由②
IT導入補助金を活用するとお得な理由②

最大2年分の利用料を2/3補助!

例年のIT導入補助金とは違い、2年分の利用料に対して補助金が適用されます。また今回は、クラウドサービスの利用料だけでなくクラウド導入に関するサポート費用も適用されます。

料金体系

  • 導入・定着支援費用
  • +
  • 月額費用

本サービスは月額制のサービスです。別途、別途、請求件数によって別途費用が発生しますので個別でお見積りください。

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請求管理ロボのよくあるご質問 | FAQ

  • 請求書の自動作成はできますか?

    はい、可能です。請求情報登録時に指定した、請求書発行日のAM1時になると自動的に請求書が発行されます。

  • 請求書発行後の編集は可能ですか?

    請求書の状態(有効,無効)、通信欄、請求書送付予定日、請求書送付日、決済期限、消込ステータスは請求書発行後でも編集できます。 請求書一覧より対象の請求書番号を選択して編集が可能です。

  • 会計ソフトとの連携はできますか?

    はい、現在のところ以下の会計ソフトに対応しております。csvファイルをエクスポートすることで連携可能です。
    「PCA会計」「勘定奉行」「弥生会計」「マネーフォワード クラウド会計」他
    ※記載の会計ソフト以外の連携も順次対応してまいります。お気軽にお問い合わせください。

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