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入金消込業務のお悩み

入金消込とは、事業規模が大きくなり、取引先が増えるのと比例するように煩雑さを増していく業務です。 月次決算の締めが遅れる要因のひとつともいわれています。 そこで消込作業のシステム化を検討したくなるわけですが、入金期限を過ぎても予定通りの入金がない売掛金や、振り込み元の人が金額を間違える可能性があるし、同じ金額の売掛金が複数存在するなどイレギュラーも発生するため一筋縄ではいきません。 その他、名義違い、「振込人カナ」が見づらい、入金額の間違いが発生しやすいなど、様々な出来事も考慮に入れなければなりません。

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  請求名義と振込名義が違う

  請求名義と実際の振込名義が異なる、似たような社名や同姓同名の請求先があるといった場合は、消込先の確認に手間が発生します。 また振込名義はカタカナで表記されるため、見間違いによるミスも想定されます。

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  複数の請求書を合算して支払われる

  １つの取引先企業であっても、複数のサービスを提供している場合など、2枚以上の請求書を送付することがあります。 それに対して支払う側の企業は、複数の請求額を合算して1度の振込で対応することも。この場合もまた、消込先の確認が必要になります。

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  請求金額と入金金額が違う

  入金はされているが請求金額と一致しない、振込手数料が差し引かれた金額を入金されるなどもよくあります。 この場合も、消込先を探すのに困るだけでなく、不足分の催促や繰越請求の対応も必要になります。

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  未入金発生時の繰越請求の管理

  未入金がある場合、消込を行わず次月に合算して請求することを繰越請求といいます。 繰越請求を行う場合、前月までの未入金額（繰越残高）がいくらで、当月の請求金額がいくらなのか、経理にとって面倒な請求管理と消込作業が必要になります。

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  目視・手作業によるリスク

  入金消込を、社員の目視と手作業によって行うことは大きなリスクです。人間が手作業で仕訳を入力しているうちは、いつでもヒューマンエラーが起こり得ます。 例えば未回収の売掛金を消込してしまい、そのまま代金を回収せずに終わってしまうことや、。 逆に入金済みにもかかわらず、消込漏れのために二重請求をしてしまうことがあるかもしれません。 ミスが発覚した場合、取引先への説明と対応が必要になるほか、決算時に「帳簿と実際の残高が一致しない」という事態が起こってしまいます。

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  退職・異動によるリスク

  経理担当者が退職や異動も大きなリスクと考えられます。 ノウハウ不足の社員で経理業務を行ったために、請求書の記載内容や決算においてミスが頻発すれば、企業の信用にまで影響してしまいます。