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お支払い状況のご確認 督促状テンプレート（Word）
支払期日を過ぎた直後に、最初の連絡として送るためのテンプレートです。
入金を確認できていないことを伝えたうえで、「お支払い手続きがまだお済みでない」「請求書がお手元に届いていない」「請求内容に不明な点や相違がある」の3つのチェック項目で、取引先に状況を確かめてもらう文面にしています。
支払い忘れや請求書の未着など、取引先に悪意がないケースを想定した、最も穏やかな文面です。督促に慣れていない方や、取引先との関係を損ねずに入金状況を確認したい方はこのテンプレートがおすすめです。
| 送るタイミング | 支払期日を過ぎた直後（1回目の連絡） |
|---|---|
| 文面の強さ | 確認・問い合わせ |
| 本文の確認項目 | チェックボックス3項目（支払い手続き／請求書の未着／請求内容の相違） |
| 記載欄の項目 | 請求書番号・請求日・ご請求金額（税込）・お支払期日・お振込先・口座名義 |
| 取引先からの回答欄 | なし |
| 法的措置・遅延損害金の記載 | なし |
| ファイル形式 | Word（.docx） |
| 用紙レイアウト | A4縦・1枚 |
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督促状を1通ずつ作成して送る方法は、未払いの件数が増えるほど担当者の負担が大きくなります。「誰に、いつ、どの書面を送ったか」の管理が担当者任せになり、送り漏れや二重送付が起きやすくなるためです。
「債権回収ロボ」は、「いつ・誰に・どの手段で」督促するかをシナリオとして設定するだけで、督促を自動で実行するサービスです。
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料金プラン・資料をもらうよくある質問
テンプレートは無料で使えますか？
無料です。会員登録や情報入力も不要で、ダウンロードしてすぐに使えます。
ファイル形式は何ですか？
Word（.docx）形式です。PDFで送りたい場合は、Wordの「名前を付けて保存」でファイルの種類を「PDF」にしてください。
催促状と督促状の違いは何ですか？
法律上の区別はなく、一般的には文面の強さで呼び分けられています。支払いのお願いにとどまる穏やかな書面を「催促状」、期限を示してより強く支払いを求める書面を「督促状」と呼ぶことが多いです。督促状テンプレート4種類のうち、「02 催促状（お支払いのお願い）」が催促状、「03 督促状」と「04 督促状（複数請求の一覧付き）」が督促状にあたります。
督促状はどの段階で送ればよいですか？
支払期日を過ぎた直後は、まず「01 お支払い状況のご確認」で入金状況を確認するのがおすすめです。それでも入金がない場合に、02 催促状、03 督促状の順に送ります。未払いの請求が2件以上ある場合は、03の代わりに04 督促状（複数請求の一覧付き）を送ります。各段階の間隔は、契約条件や社内規程に合わせて決めてください。
法的措置や遅延損害金について書き足してもよいですか？
書き足すこと自体はできますが、自社の法務担当者または弁護士に確認したうえで文言を追加してください。遅延損害金の利率や起算日は契約内容によって異なり、法的措置の予告は表現によって相手に過度な圧力を与えると受け取られるおそれがあります。
個人宛てにも使えますか？
法人間の取引を想定した文面ですが、宛名や言い回しを調整すれば使えます。宛名の「御中」を「様」に変え、会社名・部署名の欄を削除してください。
督促状はメールと郵送のどちらで送るべきですか？
取引先と普段使っている連絡手段に合わせるのが基本です。メールで連絡がつかない場合は、郵送に切り替えると相手に確実に届きやすくなります。督促状を郵送したあとの対応については、「未払いの請求書に内容証明は有効？書き方・例文と「払ってくれない場合の結末」を解説」も参考にしてください。
