01 お支払い状況のご確認
1回目支払期日を過ぎた直後
【無料ダウンロード】
督促状テンプレート一覧（Word）
取引先からの入金が期日までに確認できないときに使える、督促状のWordテンプレートを4種類掲載しています。
支払期日を過ぎた直後に送る「お支払い状況のご確認」から、複数の未払い請求をまとめて伝える「督促状（複数請求の一覧付き）」まで、未払いの段階に合わせて選べます。法人間の取引で使うことを想定した文面です。
会員登録や情報入力は不要です。一覧から使いたいテンプレートを選び、「テンプレートダウンロード」をクリックしてください。
督促状テンプレート一覧（Word・無料）
Guide未払いの段階に合わせた
テンプレートの選び方
督促は、最初から強い文面を送るのではなく、段階を踏んで少しずつ伝え方を強めるのが基本です。最初の連絡の時点では、取引先が支払いを忘れている、請求書が届いていないといった事情も考えられるためです。
| 段階 | 状況 | 使うテンプレート | 文面の強さ |
|---|---|---|---|
| 1回目 | 支払期日を過ぎた直後 | 01 お支払い状況のご確認 | 確認・問い合わせ |
| 2回目 | 1回目の連絡後も入金がない | 02 催促状（お支払いのお願い） | 支払いの依頼 |
| 3回目 | 2回目の連絡後も入金・連絡がない（未払いの請求が1件） | 03 督促状 | 期限を示した支払いの要求 |
| 3回目 | 2回目の連絡後も入金・連絡がなく、未払いの請求が2件以上ある | 04 督促状（複数請求の一覧付き） | 期限を示した支払いの要求 |
各段階の間隔は、取引先との契約条件や自社の社内規程に合わせて決めてください。
なお、「催促状」と「督促状」は法律で区別されている書類ではなく、一般的には文面の強さで呼び分けられています。督促状の法的な位置づけや、催告書との違いについては「督促状とは？書き方や例文、送り方や未払いへの対処法も紹介」で解説しています。
How to useテンプレートの使い方
（3ステップ）
-
Step01テンプレートをダウンロードする
未払いの段階に合ったテンプレートを選び、「テンプレートダウンロード」をクリックしてWordファイルを保存します。
-
Step02【 】の部分を書き換える
テンプレート内の【 】で囲まれた部分を、自社と取引先の情報に書き換えます。書き換えたあとは【 】の記号も削除してください。
書き換える項目 記載する内容 発行日・ 文書番号 督促状を発行する日付と、自社で管理している文書番号 宛先 取引先の会社名・部署名・担当者名 差出人 自社名・部署名・担当者名・住所・電話番号・FAX番号・メールアドレス（FAXを使わない場合はFAX番号の欄を削除） 日付 請求日、当初のお支払期日、過去に書面を送った日（03・04は「これまでのご連絡」の表）、新しい期日・回答期日 請求の内容 請求書番号、請求日、ご請求金額（税込） 振込先 銀行名・支店名・口座種別・口座番号・口座名義 -
Step03内容を確認して送付する
送付する前に、次の3点を確認してください。
- 入金の行き違いがないか送付直前に入金状況を再確認します。テンプレートには行き違いの場合のお詫びの一文を入れていますが、入金済みの取引先に督促状が届くと関係悪化の原因になります。
- 金額・日付・請求書番号が請求書と一致しているか督促状の記載と請求書の記載が違うと、取引先が支払い手続きを進められません。
- 送った記録を残しているか送付日・送付方法・送付した書面の控えを保存します。次の段階の書面で過去の送付日を記載する際や、03・04の「これまでのご連絡」の表を埋める際に必要です。
PDFで送る場合は、Wordの「名前を付けて保存」でファイルの種類を「PDF」にすると変換できます。
Noticeテンプレートに
記載していない内容と、
追記する場合の注意点
このテンプレートは、取引先との関係を保ちながら支払いをお願いすることを目的とした文面にしています。そのため、次の内容はあえて記載していません。
記載していない内容
- 法的措置（訴訟・支払督促の申立てなど）の予告
- 遅延損害金の請求
- 取引停止・契約解除を明言する予告（03・04には「今後のお取引について検討させていただく場合がございます」という一文のみ入れています）
- 保証人など第三者への連絡の予告
これらを追記する場合は、必ず自社の法務担当者または弁護士に確認したうえで文言を追加してください。記載のしかたによっては、契約内容と合わない請求になったり、相手に過度な圧力を与える表現と受け取られたりするおそれがあります。
法的措置の予告や遅延損害金を記載した督促状の例文は、「督促状とは？書き方や例文、送り方や未払いへの対処法も紹介」で紹介しています。文言を検討する際の参考にしてください。
また、このテンプレートは法人間の取引を想定した文面です。個人宛てに送る場合は、宛名（「御中」を「様」にする）や言い回しを調整してください。
Solution督促業務の手間を減らすなら
「債権回収ロボ」
督促状を1通ずつ作成して送る方法は、未払いの件数が増えるほど担当者の負担が大きくなります。「誰に、いつ、どの書面を送ったか」の管理が担当者任せになり、送り漏れや二重送付が起きやすくなるためです。
「債権回収ロボ」は、「いつ・誰に・どの手段で」督促するかをシナリオとして設定するだけで、督促を自動で実行するサービスです。
-
督促シナリオの
自動実行条件に合わせて設定したシナリオどおりに督促を実行します。
-
4つの
督促手段メール・SMS・オートコール（IVR）・郵送に対応しています。
-
郵送督促の
自動化登録したテンプレートをもとに、督促状の印刷・封入・投函までを自動で行います。差し込みコードで宛名や本文を取引先ごとに変えて一括発送できます。
-
回収状況の
一元管理取引先ごとの督促履歴や対応履歴をまとめて管理できます。
詳しい料金がわかる
料金プラン・資料をもらうFAQよくある質問
テンプレートは無料で使えますか？
無料です。会員登録や情報入力も不要で、ダウンロードしてすぐに使えます。
ファイル形式は何ですか？
Word（.docx）形式です。PDFで送りたい場合は、Wordの「名前を付けて保存」でファイルの種類を「PDF」にしてください。
催促状と督促状の違いは何ですか？
法律上の区別はなく、一般的には文面の強さで呼び分けられています。支払いのお願いにとどまる穏やかな書面を「催促状」、期限を示してより強く支払いを求める書面を「督促状」と呼ぶことが多いです。督促状テンプレート4種類のうち、「02 催促状（お支払いのお願い）」が催促状、「03 督促状」と「04 督促状（複数請求の一覧付き）」が督促状にあたります。
督促状はどの段階で送ればよいですか？
支払期日を過ぎた直後は、まず「01 お支払い状況のご確認」で入金状況を確認するのがおすすめです。それでも入金がない場合に、02 催促状、03 督促状の順に送ります。未払いの請求が2件以上ある場合は、03の代わりに04 督促状（複数請求の一覧付き）を送ります。各段階の間隔は、契約条件や社内規程に合わせて決めてください。
法的措置や遅延損害金について書き足してもよいですか？
書き足すこと自体はできますが、自社の法務担当者または弁護士に確認したうえで文言を追加してください。遅延損害金の利率や起算日は契約内容によって異なり、法的措置の予告は表現によって相手に過度な圧力を与えると受け取られるおそれがあります。
個人宛てにも使えますか？
法人間の取引を想定した文面ですが、宛名や言い回しを調整すれば使えます。宛名の「御中」を「様」に変え、会社名・部署名の欄を削除してください。
督促状はメールと郵送のどちらで送るべきですか？
取引先と普段使っている連絡手段に合わせるのが基本です。メールで連絡がつかない場合は、郵送に切り替えると相手に確実に届きやすくなります。督促状を郵送したあとの対応については、「未払いの請求書に内容証明は有効？書き方・例文と「払ってくれない場合の結末」を解説」も参考にしてください。
