【登録不要/無料】督促状テンプレート（Word）
「01 お支払い状況のご確認」や「02 催促状（お支払いのお願い）」の案内を送っても入金も連絡もないときに、3回目の連絡として送るためのテンプレートです。
請求書の送付から01・02の書面までのやりとりを「これまでのご連絡」の表にまとめ、お支払期限（必着）をはっきり伝える文面にしています。
それまでの連絡の経緯を1枚で示せるため、取引先の担当者が社内で支払いの手続きを進めやすくなります。期限までに支払いも連絡もない場合は「今後のお取引について検討させていただく場合がございます」と伝える一文を入れ、02より一段強い文面にしています。
段階を踏んで連絡してきたことを明確に伝えたい方や、支払期限をはっきり区切りたい方はこのテンプレートがおすすめです。支払いが難しい事情がある場合に、支払い方法の相談に応じることも案内しています。
| 送るタイミング | 「01 お支払い状況のご確認」「02 催促状（お支払いのお願い）」を送っても入金も連絡もないとき（3回目の連絡） |
|---|---|
| 文面の強さ | 期限を示した支払いの要求（期限後の取引の検討に触れる一文あり） |
| これまでのご連絡の表 | 日付・方法（郵送／メール）・内容（3行） |
| 記載欄の項目 | 請求書番号・請求日・ご請求金額（税込）・当初のお支払期日・お支払期限（必着）・お振込先・口座名義 |
| 取引先からの回答欄 | なし |
| 法的措置・遅延損害金の記載 | なし |
| ファイル形式 | Word（.docx） |
| 用紙レイアウト | A4縦・1枚 |
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督促状を1通ずつ作成して送る方法は、未払いの件数が増えるほど担当者の負担が大きくなります。「誰に、いつ、どの書面を送ったか」の管理が担当者任せになり、送り漏れや二重送付が起きやすくなるためです。
「債権回収ロボ」は、「いつ・誰に・どの手段で」督促するかをシナリオとして設定するだけで、督促を自動で実行するサービスです。
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料金プラン・資料をもらうよくある質問
テンプレートは無料で使えますか？
無料です。会員登録や情報入力も不要で、ダウンロードしてすぐに使えます。
ファイル形式は何ですか？
Word（.docx）形式です。PDFで送りたい場合は、Wordの「名前を付けて保存」でファイルの種類を「PDF」にしてください。
催促状と督促状の違いは何ですか？
法律上の区別はなく、一般的には文面の強さで呼び分けられています。支払いのお願いにとどまる穏やかな書面を「催促状」、期限を示してより強く支払いを求める書面を「督促状」と呼ぶことが多いです。督促状テンプレート4種類のうち、「02 催促状（お支払いのお願い）」が催促状、「03 督促状」と「04 督促状（複数請求の一覧付き）」が督促状にあたります。
督促状はどの段階で送ればよいですか？
支払期日を過ぎた直後は、まず「01 お支払い状況のご確認」で入金状況を確認するのがおすすめです。それでも入金がない場合に、02 催促状、03 督促状の順に送ります。未払いの請求が2件以上ある場合は、03の代わりに04 督促状（複数請求の一覧付き）を送ります。各段階の間隔は、契約条件や社内規程に合わせて決めてください。
法的措置や遅延損害金について書き足してもよいですか？
書き足すこと自体はできますが、自社の法務担当者または弁護士に確認したうえで文言を追加してください。遅延損害金の利率や起算日は契約内容によって異なり、法的措置の予告は表現によって相手に過度な圧力を与えると受け取られるおそれがあります。
個人宛てにも使えますか？
法人間の取引を想定した文面ですが、宛名や言い回しを調整すれば使えます。宛名の「御中」を「様」に変え、会社名・部署名の欄を削除してください。
督促状はメールと郵送のどちらで送るべきですか？
取引先と普段使っている連絡手段に合わせるのが基本です。メールで連絡がつかない場合は、郵送に切り替えると相手に確実に届きやすくなります。督促状を郵送したあとの対応については、「未払いの請求書に内容証明は有効？書き方・例文と「払ってくれない場合の結末」を解説」も参考にしてください。
