日々積み重なる請求書処理や入金確認、期日管理に追われていませんか？そんな煩雑な債権管理業務を効率化し、回収率アップを実現するツールが「債権管理システム」です。

システム導入により、従業員は手作業によるデータ入力や集計作業から解放され、人的ミスや人件費を大幅に削減できます。さらに、リアルタイムで入金状況を把握できるため、迅速な回収活動や意思決定の精度アップも可能です。

債権管理システムは、単なる業務効率化ツールではありません。回収率の向上による売上の増加、与信管理の強化によるリスク低減など、企業全体の収益向上にも大きく貢献します。

本記事では債権管理システムの主な機能や導入メリット、選び方をまとめて解説。おすすめシステムも、料金や機能を比較しながら紹介します。

導入に迷っている企業も多いかもしれませんが、システム導入によるメリットは計り知れません。まずは、この機会に債権管理システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

債権管理システムとは

取引先への商品・サービス販売によって発生する「売掛金」は、企業にとって重要な資産です。売掛金の回収が滞ると、資金繰りの悪化や業績の悪化につながる恐れがあります。

債権管理システムは、売掛金やその他の債権を効率的に管理・回収するためのツールです。手作業による煩雑な作業を自動化し、人的なミスを削減することで、回収率や業務効率を向上させます。

リスク管理機能も搭載されているシステムも多く、未回収リスクの低減にも役立ちます。

債権管理と与信管理の違い

与信管理とは、取引先への商品・サービス販売における信用リスクを評価・管理することです。具体的には、取引先の財務状況や過去の取引履歴などを調査・分析し、取引先への貸し倒れリスクを判断します。

一方、債権管理とは与信管理や請求書の発行・送付、入金消込や督促など、債権の回収・管理全般を扱う業務のことです。

一見すると、与信管理と債権管理は異なる業務のようですが、与信管理は債権管理の事前工程として位置づけられます。与信管理によって取引先のリスクを事前に評価することで、債権管理における未回収リスクを低減できるのです。つまり、与信管理は債権管理を円滑に進めるための重要な基盤といえます。

債権管理システムの主な機能

債権管理システムの機能は、大きく債権管理機能と債務管理機能に分類できます。

債権管理機能は、企業が保有する売掛金などの債権を効率的に管理・回収するための機能です。一方、債務管理機能は、企業が支払うべき買掛金などの債務を管理するための機能です。

債権管理に関する機能

債権管理機能は、企業が保有する売掛金などの債権を効率的に管理・回収するための機能です。具体的には、次のような機能が搭載されています。

これらの機能により、リアルタイムで債権状況を把握し、迅速な回収活動が可能です。手作業によるデータ入力や集計作業を自動化し、人件費や紙代などのコスト削減にもつながります。

売掛金の滞留状況を分析し、取引先のリスク評価に活用することで、与信管理の精度を高めることも可能です。

債務管理に関する機能

債務管理機能は、企業が支払うべき買掛金などの債務を管理するための機能です。具体的には、次のような機能が搭載されています。

債権管理機能と債務管理機能を組み合わせることで、自社の経営状況をより正確に、リアルタイムで把握できます。これにより企業の財務健全性が向上し、経営体質の強化につながります。

債権管理システムを導入するメリット

債権管理システムは、売掛金をはじめとする債権を効率的に管理・回収するためのツールです。導入することで回収率の向上や業務効率の向上、コスト削減、与信管理の強化、経営情報の可視化など、さまざまなメリットを得られます。その理由を、債権管理システムを導入する3つのメリットと併せて紹介します。

債権の回収漏れ防止

債権管理システムを導入することで、回収漏れを防止できます。システムにより常に最新の売掛金残高を把握でき、入金予定日が近づくとアラートで通知するため、期日超過を防げます。

期日を過ぎた売掛金に対して自動的に催促・督促メールを送信することもでき、回収の遅れや漏れを防ぎやすくなるでしょう。回収状況を分析し、与信管理や回収率向上に役立てることもできます。

これらの機能により人的ミスによる回収の漏れや遅れをなくし、確実に売掛金を回収できます。

債権の管理・回収の効率化

債権管理システムを導入することで、債権の管理・回収業務を効率化できます。システムは会計システムや銀行口座のデータを取り込み、自動的に消込作業を進めるため、従業員の負担を大きく軽減できます。自動化は振込人名義の見間違いや集中力の低下などによる人的ミスの防止にもつながります。

特に、請求書発行サービスに債権管理に関する機能が付帯している場合、請求書の作成・送付の自動化・効率化も可能です。

これらの機能により、手作業によるデータ入力や集計作業を大幅に削減し、人件費や時間コストを削減できます。

部署間の連携強化

債権管理システムを導入することで、営業や経理、財務など、複数の部署間での情報共有がスムーズになります。

営業担当者は顧客の支払状況をリアルタイムで把握し、営業活動に活かせます。システム上で支払状況を把握できるため、従来のように、経理担当者に確認する必要はありません。

経理部では売掛金の回収状況を正確に把握し、資金繰りを効率的に管理できます。システムには債権に関するデータが蓄積され、リスク分析に活かされるため、財務部や経営層はデータに基づく戦略策定が可能になります。

従来は各部署が独自のデータで管理していたため、情報共有が遅れたり、データの不整合が生じたりするリスクがありました。債権管理システムを導入することで情報を一元管理し、部署間の連携を強化することで、企業全体の業務効率化につながります。

債権管理システムの選び方

債権管理システムは売掛金の回収率向上や業務効率化、コスト削減など、さまざまなメリットをもたらします。しかし、数多くのシステムが存在するため、自社に最適なシステムを選ぶのは難しいかもしれません。

そこで、債権管理システムを選ぶための4つのポイントを紹介します。記事後半ではおすすめの債権管理システムの紹介・比較もしているので、これらのポイントを軸に、自社に合うシステムを探してみましょう。

自社の課題や導入目的を明確にする

債権管理システムを導入する前に、自社の課題や導入目的を明確にすることが重要です。

たとえば回収率が低いなら、リスク管理や催促・督促などの機能が充実したシステムがおすすめです。業務効率が低いなら、具体的にどの業務が非効率なのかを特定し、その業務に強いシステムを選ぶといいでしょう。対応できる業務範囲が広いシステム、自動化に関する機能が優れたシステムを選ぶのもおすすめです。

自社の課題を特定し、導入目的を明確にしてシステムを選ぶことで、コスト削減や与信管理の強化などの導入メリットも大きくなります。

また、導入後の効果測定を行うための指標も、この段階で設定しておきましょう。回収率、業務処理時間、コスト削減額などを指標として設定することで、導入効果を具体的な数値で測定できます。

導入するタイプを決める

債権管理システムには、大きく分けて3つのタイプがあります。自社の課題や導入目的、既存のシステム・サービスに応じて、適したタイプを見極めましょう。

【入金消込に特化したタイプ】
入金消込業務の効率化に特化しており、ミス削減、属人化防止、処理時間の短縮などのメリットがあります。機能は限定されているものの、コストを抑えてスモールスタートしやすいです。すでに請求書発行システムや販売管理システムを導入していて、これらのシステムに入金消込機能がない場合におすすめです。

【請求書発行サービスに入金消込の機能が付帯するタイプ】
請求書発行サービスの一機能として、入金消込機能や督促代行サービスが付帯するタイプです。請求書の発行・管理システムは営業担当者もよく使うため、営業部門との連携強化に役立ちます。

【販売管理全体を管理できるタイプ】
ERPや販売管理システムの一機能として入金消込機能が提供されるタイプです。導入コストは割高ですが、後から機能を追加できるシステムも多く、このようなタイプはスモールスタートにも向いています。

既存システムとの連携を確認する

ITツールを導入する際、既存システムとの連携は重要です。債権管理システムを導入する場合、会計システムと銀行口座との連携を特に確認しましょう。

まずは自社の会計システムとシームレスに連携できるか確認しましょう。連携することで、手入力によるデータ転記作業を減らし、二重入力や打ち間違いなどによるミスを防げます。会計システムを導入していない場合は、会計システムや販売管理システムに入金消込機能が付帯したタイプを選ぶといいでしょう。

銀行口座との連携も大切です。銀行口座の入金データを自動で、リアルタイムに取り込めるか確認しましょう。連携することで、手作業でデータを取得しシステムにインポートする必要がなくなり、消込作業を大幅に効率化できます。

既存システムとのスムーズな連携には、システム間の互換性やデータフォーマットなどを事前に確認することが重要です。システムのベンダーに連携に関するサポートがあるかどうかも確認しておきましょう。

イレギュラーな入金に対応できるか確認する

債権管理システムがイレギュラーな入金にも対応できるか確認しましょう。

顧客による入金額の間違いや複数の請求書に対する一括入金、システムに登録しているものと異なる名義での入金など、さまざまなイレギュラーが考えられます。

これらのイレギュラーな入金はシステムで自動的に処理できないことも多いです。イレギュラーな入金の通知や抽出、一覧表示、手動で処理できる機能が必要です。

おすすめの債権管理システム8選を比較

おすすめの債権管理システムを紹介します。特徴や機能、料金を徹底比較するので、自社に合うシステムを探してみましょう。

請求管理ロボ

・金融機関と連動して自動入金消込
・未入金管理と催促
・複数決済手段の活用

「請求管理ロボ」は、代金回収手段の提供や、入金消込の自動化により、未収対策にも貢献します。請求書発行後の債権管理に活用でき、また会計ソフトへの仕訳連携にも対応しています。

請求管理ロボの自動消込機能なら、金融機関と連動し毎日自動で消込を行い、クラウド上で場所や時間を選ばず入金情報を確認できたり、売掛金や入金を1つに集約することができます。

また、金融機関から入金情報を取得し、自動で請求と入金の照合が行われることで入金状況の把握を簡単に行うことが可能になります。

さらに、クレジットカード、口座振替、銀行振込といった様々な決済手段の管理オペレーションを、1つのシステムで管理することが可能です。

＞＞請求管理ロボの詳細はこちら＜＜

請求まるなげロボ

・1つのプラットフォームで全ての請求を管理
・入金情報（滞納・未収金）を見える化
・入金遅延・貸し倒れの場合、100％債権を保証

「請求まるなげロボ」は、売掛金100%保証の掛け払いサービスです。企業間取引における与信・請求・集金・入金消込・請求書発行後の債権管理・督促業務を代行します。

与信審査を通過した請求だけではなく、審査に落ちた請求も同じプラットフォームで管理ができます。同じフォーマットでの請求書発行や、クレジットカード決済など複数の決済手段も利用可能です。

さらに、ダッシュボードで回収状況を俯瞰的に可視化することができます。取引先の滞納・未収金状況をリアルタイムに確認可能です。またメール開封履歴・入金履歴など各取引先の状況が確認でき、社内での情報共有もスムーズです。

＞＞請求まるなげロボの詳細はこちら＜＜

Paid

・請求業務が2ステップで完了
・審査のプロが与信を判断
・遅延や未払いの場合も100％代金保証

Paidは、請求業務の手間を省き未回収を無くすBtoB/企業間の後払い決済サービスです。東証プライム上場企業のグループ会社であり、高い信頼と安心が特徴です。

情報が少なく与信判断に時間がかかる中小企業・個人事業主でも審査のプロがスピーディーに与信を審査するため、安心して取引することが可能です。また、支払いが遅延した場合や未回収が発生した場合もPaidが100％代金を保証してくれるというのもポイントです。

V-ONEクラウド

・債権管理帳票機能搭載
・入金消込をAI(機械学習)が瞬時に照合
・消込シミュレーション機能搭載

V-ONEクラウドは、入金消込作業に特化しており、属人化解消・大幅な業務効率化を実現します。販売管理システムのデータと銀行からの入金データを1クリックでAIが照合し、自動で入金消込入力を行います。さらに、V-ONEクラウドの帳票機能を使えば、1-Clickでさまざまな帳票ファイルが自動出力できるようになります。またチャット・メール機能が搭載されているため、面倒な催促の手間を軽減することが可能です。

NP掛け払い

・与信から代金回収、保証まで網羅
・API連携サービスの利用で、登録作業も自動化
・業界最安水準の料金設定

NP掛け払いは、未回収保証型の企業間後払い決済サービスで、BtoB決済代行シェアNo.1（2022年10月ミックITリポート調べ）を誇ります。与信審査、請求書発行、入金管理、督促一連の請求業務を丸投げすることが可能であり、遅延・未払い・貸倒の債権保証がされている点が特徴です。

買い手企業の倒産や、支払いの遅延が起きた場合も、NP掛け払いにより代金の100%を保証されているため、キャッシュフローに影響が出ないという点もポイントです。

ZAC

・プロジェクト単位での収支の見える化
・未来の売上利益を正確に予測
・一元管理で業務の効率化

ZACは、案件・契約・プロジェクト単位で業務進行する業種に最適なクラウドERPです。経営管理・商慣習・機能要件に対応した、業種特化のソリューションを提供しているため、システム業、IT業、広告業、クリエイティブ業、イベント業、士業、コンサルティング業等に適しています。

見込時点からの損益管理が可能でスピーディーに経営判断ができる点や、一元管理により転記や二重入力のヌケモレ・ミスが無くせることもポイントです。

RP掛け払い決済

・業界最安水準の手数料
・売掛金保証100％
・最短3営業日の入金が可能

RP掛け払い決済とは、決済を含む、与信・請求書作成/送付・集金・入金消込・催促までの業務を代行するサービスです。請求情報をアップロードするだけでその後の業務はすべてPR掛け払い決済に任せられるため、コア業務へ専念することが可能です。

導入後は事前準備からテスト運用、実運用まで打ち合わせ等のサポートが充実しています。毎月の入金が数百件あり、請求業務中のミスやトラブル、ストレスを無くしたい方や管理の手間に悩んでいる方へおすすめです。

＞＞RP掛け払い決済の詳細はこちら＜＜

freee会計

・テンプレートを活用して取引先への請求書を簡単に作成
・請求書からそのまま取引登録、入金消込も簡単
・インボイス制度と電子帳簿保存法に対応

「freee会計」は市場シェアNo.1のクラウド会計ソフトです。

債権情報の正確性を保証するために重要な請求書発行の際も、面倒な計算は一切不要で、豊富なテンプレートから選んで入力するだけで完了します。

また、請求書を作成するだけで自動で取引登録されるので、業務を効率的に進められます。入金があった場合は、請求内容に対する入金の登録（消し込み）も簡単に行えます。

さらに、インボイス制度に対応した請求書の作成、電子帳簿保存法に対応したデータの保管ができます。税務処理や監査にも備えられるため、安心してビジネスに集中できます。

債権管理システムは使う部署や解決したい課題を軸に比較しよう

債権管理システムは単なる業務効率化だけでなく、回収率の向上や経営リスクの低減など、さまざまなメリットをもたらします。

しかし、債権管理システムと一口に言っても、入金消込に特化したタイプ、請求書発行サービスや販売管理システムに付帯するタイプなど、さまざまなシステムがあります。自社の既存システムや利用する部署などを踏まえ、総合的な視点で導入するものを選ばなくてはなりません。

本記事で紹介したシステムのなかに気になるものがあったら、まずは公式HPをチェックしてみてください。初期費用や月額料金、詳しいサポート内容など、わからないことがあったら問い合わせをしてみましょう。なるべくたくさんのシステムの情報を集め、自社にとって費用対効果が高いものを選ぶことが大切です。