【登録不要/無料】
サービス利用停止のご予告 督促状テンプレート（Word）
督促状を送っても入金を確認できない取引先に、サービスの利用を停止する前の最後の連絡として送る、無料のWordテンプレートです。
利用規約や契約書のどの条項に基づいて停止するのかを示したうえで、「ご入金期限」と「停止予定日」を分けて記載し、期限までに入金があれば停止しないことを伝える文面にしています。
月額制のサービスやSaaSなど、継続してサービスを提供している企業が、停止の前に書面で通知しておきたい場合に適しています。
| 送るタイミング | 「03 督促状」・「04 督促状（複数請求の一覧付き）」を送っても入金を確認できないとき（利用停止の前の連絡） |
|---|---|
| 文面の強さ | 契約に基づく利用停止の予告 |
| 停止の内容の表 | 対象サービス（ご契約番号）・停止の根拠（規約・契約書の条項）・ご入金期限（必着）・停止予定日・停止する範囲 |
| 記載欄の項目 | 請求書番号・未入金額（税込）・お振込先・口座名義 |
| 取引先からの回答欄 | なし |
| 法的措置・遅延損害金の記載 | なし |
| ファイル形式 | Word（.docx） |
| 用紙レイアウト | A4縦・1枚 |
テンプレートに記入する項目
【 】で囲まれた部分を書き換えて使います。書き換えたあとは【 】の記号も削除してください。
| 項目 | 記入する内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 対象サービス | 停止するサービスの名称と、取引先のご契約番号 | ○○クラウド（ご契約番号：A-12345） |
| 停止の根拠 | 未払いの場合に利用を停止できると定めた、利用規約または契約書の条項番号 | ○○クラウド利用規約 第12条 |
| ご入金期限 | 停止を避けるための入金の期限 | 2026年11月10日（必着） |
| 停止予定日 | ご入金期限までに入金がない場合に、利用を停止する日 | 2026年11月13日 |
| 停止する範囲 | サービス全体を止めるのか、一部の機能だけを止めるのか | サービス全体／管理画面へのログインのみ |
| 請求書番号 | 未入金の請求書の番号。複数ある場合は別紙に一覧をまとめる | INV-2026-0901 |
| 未入金額（税込） | 未入金の合計金額 | 110,000円 |
| 本文中の日付 | 直前に送った督促状の日付 | 2026年10月20日 |
送る前に確認すること
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Step01利用規約・契約書に停止できる条項があるか
このテンプレートは、未払いを理由にサービスの利用を停止できる条項が利用規約や契約書にあることを前提にしています。条項がない場合や、内容がはっきりしない場合は、送る前に法務担当者または弁護士に確認してください。
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Step02停止の前に通知が必要な期間を守っているか
利用規約に「停止の○日前までに通知する」といった定めがある場合は、その期間を空けて停止予定日を設定してください。書面が取引先に届く日数も考慮して、送付日から停止予定日までの期間を決めます。
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Step03ご入金期限と停止予定日の間に余裕があるか
ご入金期限の当日に振り込まれた場合、自社で入金を確認できるまでに時間がかかることがあります。入金を確認する日数を見込んで、停止予定日はご入金期限の数営業日後に設定するのがおすすめです。
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Step04送付の直前に入金状況を確認したか
入金済みの取引先に利用停止の予告が届くと、関係の悪化につながります。送付する直前に、入金の有無を必ず確認してください。
文面のポイント
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- 「ご入金期限」と「停止予定日」を分けて記載している2つの日付を分けることで、取引先は「いつまでに払えば停止を避けられるか」を、自社は「いつ停止の作業をするか」を、それぞれはっきり把握できます。
- 期限までに入金があれば停止しないことを明記しているこの書面の目的は、サービスを停止することではなく、入金してもらうことです。停止を避ける方法を明記することで、取引先が支払いの手続きを優先しやすくなります。
- 停止の根拠となる条項を示している条項番号を記載することで、契約で合意した内容に基づく手続きであることを伝えられます。取引先が社内で状況を説明する際にも、根拠を示しやすくなります。
前後の段階で使うテンプレート
| 段階 | テンプレート | 使う場面 |
|---|---|---|
| ひとつ前 | 03 督促状／04 督促状（複数請求の一覧付き） | 期限を示して支払いを求める3回目の連絡 |
| このページ | 05 サービス利用停止のご予告 | 利用停止の前の連絡 |
| ひとつ後 | 06 サービス利用停止のお知らせ | ご入金期限までに入金がなく、利用を停止したとき |
督促から利用停止の予告までの連絡を自動化するなら
「債権回収ロボ」
督促状から利用停止の予告まで、段階ごとの書面を取引先ごとに管理するのは手間がかかります。
「債権回収ロボ」なら、「いつ・誰に・どの手段で」督促するかをシナリオとして設定するだけで、督促を自動で実行できます。
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督促シナリオの
自動実行条件に合わせて設定したシナリオどおりに督促を実行します。
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4つの
督促手段メール・SMS・オートコール（IVR）・郵送の4つの手段で督促できます。
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郵送督促の
自動化郵送督促では、登録したテンプレートをもとに、印刷・封入・投函までを自動で行います。
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回収状況の
一元管理取引先ごとの督促履歴や対応履歴をまとめて管理できます。
詳しい料金がわかる
料金プラン・資料をもらうよくある質問
テンプレートは無料で使えますか？
無料です。会員登録や情報入力も不要で、ダウンロードしてすぐに使えます。
ファイル形式は何ですか？
Word（.docx）形式です。PDFで送りたい場合は、Wordの「名前を付けて保存」でファイルの種類を「PDF」にしてください。
利用規約に停止の条項がなくても使えますか？
このテンプレートは、未払いを理由にサービスの利用を停止できる条項が、利用規約や契約書にあることを前提にしています。条項がない場合や内容がはっきりしない場合は、送る前に法務担当者または弁護士に確認してください。
ご入金期限と停止予定日は、どのくらい空ければよいですか？
利用規約に停止前の通知期間の定めがある場合は、その期間を守ってください。定めがない場合も、期限当日の入金を確認する日数を見込んで、停止予定日はご入金期限の数営業日後に設定するのがおすすめです。
一部の機能だけを停止することもできますか？
テンプレートの「停止する範囲」の欄に、停止する機能を記入して使えます。どの範囲まで停止できるかは、利用規約・契約書の定めに従ってください。
ご入金期限までに入金があった場合はどうすればよいですか？
サービスの利用は停止せず、そのまま提供を続けてください。入金を確認したことを取引先にメールなどで伝えておくと、行き違いを防げます。
個人宛てにも使えますか？
法人間の取引を想定した文面です。個人宛てに送る場合は、宛名の「御中」を「様」に変え、言い回しを調整してください。あわせて、個人向けサービスの利用規約に停止の条項があるかも確認してください。
