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サービス利用停止のお知らせ 督促状テンプレート（Word）
利用停止を予告したご入金期限までに入金を確認できず、実際にサービスの利用を止めたときに送る、無料のWordテンプレートです。
予告の書面を送った日付と停止の根拠となる条項を示し、停止日と停止した範囲を伝える文面にしています。 「ご利用再開のお手続き」の表に、未入金額・振込先・再開までの目安を載せているのが特徴です。
停止を伝えるだけで終わらせず、入金すれば利用を再開できることを案内したい場合に適しています。
| 送るタイミング | 「05 サービス利用停止のご予告」の期限までに入金を確認できず、サービスの利用を停止したとき |
|---|---|
| 文面の強さ | 契約に基づく利用停止の通知 |
| 停止の内容の表 | 対象サービス（ご契約番号）・停止の根拠（規約・契約書の条項）・停止日・停止した範囲 |
| 再開のお手続きの表 | 請求書番号・未入金額（税込）・お振込先・口座名義・再開までの目安 |
| 取引先からの回答欄 | なし |
| 法的措置・遅延損害金の記載 | なし |
| ファイル形式 | Word（.docx） |
| 用紙レイアウト | A4縦・1枚 |
テンプレートに記入する項目
【 】で囲まれた部分を書き換えて使います。書き換えたあとは【 】の記号も削除してください。
| 項目 | 記入する内容 | 記入例 |
|---|---|---|
| 対象サービス | 停止したサービスの名称と、取引先のご契約番号 | ○○クラウド（ご契約番号：A-12345） |
| 停止の根拠 | 利用停止の根拠とした、利用規約または契約書の条項番号 | ○○クラウド利用規約 第12条 |
| 停止日 | 実際に利用を停止した日 | 2026年11月13日 |
| 停止した範囲 | サービス全体を止めたのか、一部の機能だけを止めたのか | サービス全体／管理画面へのログインのみ |
| 請求書番号 | 未入金の請求書の番号。複数ある場合は別紙に一覧をまとめる | INV-2026-0901 |
| 未入金額（税込） | 再開に必要な未入金の合計金額 | 110,000円 |
| 再開までの目安 | 入金を確認してから利用を再開するまでの営業日数 | ご入金確認後3営業日以内 |
| 本文中の日付 | 「サービス利用停止のご予告」を送った日付 | 2026年10月27日 |
送る前に確認すること
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Step01書面の停止日・停止した範囲が、実際の停止と一致しているか
書面に記載した停止日や停止した範囲が、実際のシステム上の停止と違っていると、取引先からの問い合わせやトラブルの原因になります。停止の作業をした担当者に、日付と範囲を確認してから送付してください。
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Step02再開の手順と日数を社内で決めているか
「再開までの目安」に記載した日数で再開できるよう、入金の確認から再開の作業までの担当者と手順を、送付前に社内で決めておいてください。
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Step03停止期間中のデータと料金の扱いを規約で確認したか
このテンプレートでは、停止期間中のデータの取り扱いとご利用料金について、「利用規約・契約書の定めに従います」とだけ記載しています。取引先から問い合わせがあった場合に答えられるよう、該当する条項を確認しておいてください。データの削除や契約の解除について書面で通知する場合は、法務担当者または弁護士に確認したうえで文言を追加してください。
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Step04送付の直前に入金状況を確認したか
停止の作業をしたあとに入金があった場合は、この書面ではなく、利用を再開した旨の連絡を送ってください。
文面のポイント
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- 再開の方法を具体的に案内している利用停止の目的は、未入金の回収です。未入金額・振込先・再開までの目安を1枚にまとめることで、取引先が入金の手続きを進めやすくなります。
- 停止期間中のデータと料金は、規約の定めに委ねているデータの扱いや停止期間中の料金は、会社やサービスごとに契約の内容が異なります。テンプレートに具体的な内容を書くと自社の契約と食い違うおそれがあるため、規約・契約書の定めに従う旨だけを記載しています。
- 予告の書面との関係を示している「サービス利用停止のご予告」を送った日付を記載することで、事前に通知したうえでの停止であることを伝えられます。
前後の段階で使うテンプレート
| 段階 | テンプレート | 使う場面 |
|---|---|---|
| ひとつ前 | 05 サービス利用停止のご予告 | 利用停止の前の連絡 |
| このページ | 06 サービス利用停止のお知らせ | ご入金期限までに入金がなく、利用を停止したとき |
| 入金後 | ― | 入金を確認して利用を再開したら、メールなどで再開した旨を取引先に連絡してください |
未入金の取引先ごとの対応状況を管理するなら
「債権回収ロボ」
利用停止まで進んだ取引先は、督促の経緯や入金の状況を正確に把握しておく必要があります。
「債権回収ロボ」では、取引先ごとの督促履歴や対応履歴をまとめて管理できます。
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督促シナリオの
自動実行「いつ・誰に・どの手段で」督促するかをシナリオとして設定し、督促を自動で実行できます。
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4つの
督促手段メール・SMS・オートコール（IVR）・郵送の4つの手段に対応しています。
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郵送督促の
自動化郵送督促では、印刷・封入・投函までを自動で行います。
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回収状況の
一元管理取引先ごとの督促履歴や対応履歴をまとめて管理できます。
詳しい料金がわかる
料金プラン・資料をもらうよくある質問
テンプレートは無料で使えますか？
無料です。会員登録や情報入力も不要で、ダウンロードしてすぐに使えます。
ファイル形式は何ですか？
Word（.docx）形式です。PDFで送りたい場合は、Wordの「名前を付けて保存」でファイルの種類を「PDF」にしてください。
「サービス利用停止のご予告」を送らずに、このお知らせを送ってもよいですか？
このテンプレートは、事前に「サービス利用停止のご予告」で停止予定日を知らせていることを前提にした文面です。利用規約に停止前の通知の定めがある場合、予告なしに停止するとその定めに反するおそれがあるため、先に「サービス利用停止のご予告」を送ることをおすすめします。
停止期間中の料金は請求できますか？
停止期間中の料金の扱いは、利用規約・契約書の定めによって異なります。このテンプレートでは「利用規約・契約書の定めに従います」とだけ記載しています。料金を請求する旨を書き足す場合は、法務担当者または弁護士に確認したうえで文言を追加してください。
停止中のデータは削除してもよいですか？
データの保存期間や削除の条件は、利用規約・契約書の定めに従ってください。データの削除を取引先に通知する場合は、法務担当者または弁護士に確認したうえで文言を追加してください。
入金があったら、いつ利用を再開すればよいですか？
書面の「再開までの目安」に記載した日数以内に再開してください。再開したら、メールなどで再開したことを取引先に連絡してください。
停止したあとも入金がない場合はどうすればよいですか？
契約の解除や法的な手続きを検討する段階です。このページのテンプレートでは扱っていないため、法務担当者または弁護士に相談してください。督促状の法的な位置づけや未払いへの対処法は、「督促状とは？書き方や例文、送り方や未払いへの対処法も紹介」で解説しています。
