請求書と入金の照合作業「入金消込」。この作業は多くの企業で手作業で行われていますが、件数が多くなるほど担当者の負担も大きくなり、ミスや不正が発生しやすくなるというリスクがあります。業務の属人化によってノウハウが蓄積されず、業務の効率化が阻害されることも問題です。

入金消込を自動化するシステムを導入すれば、これらの問題を解決できます。システムは請求書データと入金データを自動的に照合し、消込作業をスピーディに、正確に実行します。担当者は単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになります。

入金消込の自動化は業務効率化だけでなく、不正防止やキャッシュフロー改善など、多くのメリットをもたらします。まさに、企業にとっての「救世主」といえるでしょう。

本記事では入金消込を手作業のまま続けるリスクを紹介したうえで、システム導入により作業を自動化するメリット、システムのタイプと選び方を解説。おすすめのシステムも紹介するので、自社に合うものを探してみましょう。

入金消込とは

入金消込とは、企業が販売した商品やサービスの代金として将来受け取る売掛金と、入金された金額を照合し、売掛金を減らす会計処理のことです。一見、単純作業のように思えますが、企業の財務状況を正確に把握するためには非常に重要な役割を担っています。

入金消込を手作業のまま続けるリスク

入金消込を手作業で行うことは、担当者への負担増加、ミスや不正の発生、企業の信用失墜など多くのリスクをともないます。

これらのリスクを放置すると、企業の財務状況が悪化し、経営にも悪影響を及ぼしかねません。

ここからは入金消込を手作業で行うことによる具体的なリスクを紹介し、自動化システム導入の必要性をお伝えします。

担当者にとっての負担、かかる時間が大きい

入金消込は単純作業でありながら、かなりの集中力と正確性が必要です。長時間同じ作業を続けることで、集中力が途切れてミスが発生しやすくなります。件数が少ないうちは問題ないかもしれませんが、取引量が増えるにつれて作業時間は膨大になり、担当者の負担が大きくなります。

入金消込の件数が増えると、特に次のような原因によるミスが増えやすいです。

【顧客番号の入力漏れ】
顧客が顧客番号を記入し忘れた場合、どの入金がどの請求書に対応しているのかわからなくなり、消込作業の漏れや遅れが発生する可能性があります。

【振込人名の見づらさ】
口座振込の履歴は、振込人名がカナで表示されます。件数が膨大になると見づらくなり、特に同姓同名や同じ金額の入金を見間違える可能性が高いです。

【イレギュラーな入金】
入金額の間違い、滞納分をまとめて振り込む顧客、売掛金と買掛金の相殺など、イレギュラーな入金があると確認に時間がかかり、業務の負担が大きくなります。

ミスが発生すると二重請求や消込漏れなどの問題が発生し、取引先とのトラブルに発展する可能性があります。また、消込漏れによって売掛金の回収が遅れ、資金繰りが悪化するリスクもあります。

さらに、担当者の負担が大きくなると、モチベーション低下や離職につながることも。自社の業務を理解した人材の流出は、企業にとって大きな損失です。

担当者による不正に気づきづらい

入金消込を手作業で行う場合、担当者による不正が行われても気づきにくいという大きなリスクがあります。

特定の担当者だけが消込作業を担当していると、その担当者が不正を行ってもなかなか気づけません。入金消込や入出金をシステムで管理していないと、不正行為の痕跡が残りにくくなり、発覚が遅くなります。

近年、従業員による着服事件がニュースで報じられることが増えました。数千万、億単位の着服が発覚し、企業に大きな損害を与えているケースも少なくありません。

入金消込を手作業で行うことは、このような不正行為の温床となる恐れがあります。

消込作業の精度は自社の信用に直結する

入金消込は、企業の財務状況を正確に把握するために必要不可欠な作業です。しかし手作業で行う場合、ミスや不正が発生しやすく、企業の信用を損なうリスクがあります。

たとえば消込作業のミスにより、すでに支払いが済んでいる取引先に対して督促状を送ってしまうことがあります。このようなミスは、顧客に不信感を与えたりトラブルに発展したりするかもしれません。

先述のように、担当者による不正行為が発覚した場合、企業は顧客や取引先からの信頼を失ってしまうでしょう。特に不正行為が報道された場合、企業のイメージが大きく悪化し、顧客離れや株価下落などの影響を受ける恐れがあります。

入金消込を自動化するシステムを導入すれば、システムによる自動照合により人為的なミスを防いだり、システムによるログ記録や複数担当者によるチェック体制により不正行為を抑制したりできます。

システム導入により、企業は顧客や取引先からの信頼を得て、持続的に成長していけるでしょう。

入金消込を自動化するシステムとは？

入金消込や債権管理に関するシステムを導入することで、消込作業を自動化できます。

システムが売掛金データと入金データを自動的に照合するため、担当者は手作業で照合する必要がありません。システムで入金状況をリアルタイムに確認できるため、資金繰りを効率的に管理できます。

このような機能により、先述した「入金消込を手作業で行うことによるリスク」を抑えられるのです。

入金消込にシステムを活用するメリット

入金消込システムは消込作業の効率化やミス防止、部署間の連携強化、キャッシュフローの改善など、さまざまなメリットをもたらします。

これらのメリットにより、企業は人件費や事務処理コストを削減し、経営効率の向上が可能です。ここからは、入金消込システム導入による具体的なメリットを紹介します。

消込業務の効率化とミス・不正防止

入金消込システムを導入すると、売掛金と入金明細の照合作業が自動化されるため、担当者の負担を大幅に軽減できます。従来は手作業で行っていた単純作業から解放され、より付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。

作業時間の短縮により、人件費も削減できます。特に取引量が多い企業では、人件費削減効果が大きいです。

また、記事前半で紹介したように、入金消込を手作業で行うとミスや不正が発生しやすいです。ミスや不正は企業の信用失墜につながる可能性があります。

入金消込システムを導入することで、自動照合や複数担当者でのチェック体制により、ミスや不正を抑制できます。万が一不正行為が行われた場合でも、誰が、いつ、どのような操作を行ったのか、操作ログを遡って追跡できます。

これらの対策により、企業は信用失墜リスクを軽減し、自社の信頼を守れるのです。

部署間の連携強化

手作業では消込作業に時間がかかるため、担当者間の情報共有が遅れ、連携に支障をきたすことがありました。たとえば、営業担当者が顧客の入金状況を把握したい場合、経理担当者に確認する必要がありました。

入金消込システムを導入すると、消込作業が自動化され、リアルタイムで入金状況を把握できます。営業担当者はシステム上で入金状況を確認できるようになり、経理担当者に確認する必要がありません。

また、システム上で消込結果を共有することができるため、営業担当者や督促担当者は、最新の入金状況に基づいた顧客対応ができます。

キャッシュフローの改善

手作業での消込作業は、情報が最新化されるまでに時間がかかり、正確性も担保しづらい状況がありました。そのため、企業は資金繰りの状況を正確に把握できず、適切な意思決定を下すことが難しい状況でした。

入金消込システムを導入することで、消込作業が自動化され、入金情報がリアルタイムに反映されます。さらに、システムによる自動照合により、情報の正確性も向上します。

入金の遅れや未納の有無を迅速に把握し適切な対応を取れるようになる、キャッシュフローの悪化を早期に察知し対策を講じられるなど、経営層にかかわるメリットも多いです。

入金消込システムを導入することで、未回収リスクを低減し、企業の財務体質を強化できます。

入金消込システムのタイプ

入金消込システムには、大きく分けて3つのタイプがあります。それぞれのタイプの特徴や、どのような企業におすすめなのかを紹介します。

入金消込に特化したタイプ

入金消込に特化したタイプは、すでに請求書発行サービスや販売管理システムを導入している企業におすすめです。導入済みのサービスやシステムに入金消込機能がない場合、消込作業と債権管理をピンポイントでフォローできます。

後述する2つのタイプに比べると機能が限定されていますが、その分価格を抑えやすく、スモールスタートしやすいです。

請求書発行サービスに付帯したタイプ

請求書発行サービスに、入金消込や債権管理に関する機能が付帯されていることもあります。サービスにより発行した請求書のデータに基づき、未入金を自動で抽出したり、督促業務を代行したり、請求に関する一連の業務をそのままアウトソース・自動化できます。

すでに請求書発行サービスを利用している企業、取引先・顧客が多く処理が膨大な企業におすすめのタイプです。

ERPや販売管理システムに付帯したタイプ

ERPや販売管理システムの中には、入金消込や債権管理の機能が一体となったものもあります。

販売管理システムは見積りや受注、出荷、納品、請求、入金の一連の流れを管理できるシステムです。ERPは基幹システムとも呼ばれ、ヒト・モノ・カネ・情報の経営資源を一元管理できるシステムです。

これらのシステムは機能がやや複雑で導入コストも割高なものの、部署をまたいで業務や情報を一元管理できるメリットがあります。社内のあらゆる情報をシームレスに連携できるため、業務効率が大幅に向上するでしょう。

すでにERPや販売管理システムを利用している企業、業務全体を効率化したい大規模な企業などにおすすめです。

入金消込システムの選び方

入金消込システムは、企業にとって重要なツールのひとつです。システムを導入することで入金消込作業の効率化、未回収リスクの低減、資金繰りの改善などさまざまなメリットを得られます。

しかし、システムによって機能や対応できる業務範囲は異なるため、自社のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。入金消込システムを比較・検討する際のポイントを紹介します。

既存システムとの連携

入金消込システムを選ぶ際には、既存のシステムとの連携を考慮することが重要です。特に、会計システムや銀行口座との連携を重視しましょう。

多くの企業は、会計システムを導入しています。入金消込システムと会計システムが連携していない場合、手作業でデータを移行する必要があり、作業効率が低下します。

銀行口座の入金データを自動で、リアルタイムに取り込める入金消込システムを選ぶことで、消込作業のさらなる効率化が可能です。

これらの連携により、手作業で入金データを入力する必要がなくなり、人的ミスも防ぎやすくなります。

連携方法の確認も確認しましょう。入金消込システムと既存システムの連携方法は、大きく「API連携」と「CSVファイル連携」に分けられます。

API連携はシステム間でデータを自動的に連携する方法で、手作業でデータの入出力をする必要がありません。CSVファイル連携はデータをCSVファイル形式で出力・入力する方法です。API連携の方が、データ転送の速度やセキュリティ面で優れています。

イレギュラーな入金への対応

売掛金の入金では、入金額の間違いや売掛金と買掛金の相殺、クレジットカードの期限切れなどにより、イレギュラーな入金が発生することがあります。このようなイレギュラーな入金にシステムが対応できないと、手作業での確認や消込にかかる時間が増えてしまいます。

イレギュラーな入金を検知し、一覧として抽出できる入金消込システムを選ぶことが重要です。

イレギュラーな入金は、システムで自動的に処理できない場合があります。そのため、イレギュラーな入金の検知や抽出は自動で、処理は手動でというように、システムと人間で作業を分担できるものがおすすめです。

将来の課題やシステム構成も視野に入れる

入金消込システムを選ぶ際には、自社の現在の課題だけでなく、将来の課題も視野に入れることが重要です。

たとえば、将来的に取引量が大幅に増加する予定がある場合、拡張性の高いシステムを選ぶ必要があります。また、新しいシステムを導入する予定があるなら、システム連携に柔軟に対応できることが必要です。

法改正への対応も確認しましょう。入金消込システムは、法改正の影響を受ける場合があります。たとえば消費税率の変更や電子帳簿保存法の改正などにより、システム改修が必要になるかもしれません。

そのため、法改正への対応がスムーズなベンダーを選ぶことも重要です。

おすすめの入金消込システム9選を比較

おすすめの入金消込システムを紹介します。特徴や機能、料金を徹底比較するので、自社に合うシステムを探してみましょう。

請求管理ロボ

・金融機関と連動して自動入金消込
・消込仕訳データは各種会計ソフトと連携
・自動入金催促機能

「請求管理ロボ」は、今までエクセルと手作業で行っていた、請求・集金・消込・催促といった作業を全て自動化し、毎月の請求業務を約80％削減するクラウドサービスです。

請求管理ロボの自動消込機能なら、金融機関と連動し毎日自動で消込を行い、クラウド上で場所や時間を選ばず入金情報を確認できたり、売掛金や入金を1つに集約することができます。

また、MFクラウド、PCA会計、勘定奉行をはじめ、他社会計ソフトに対応した消込データを出力することが可能であるため転記作業の負担を軽減することができます。

さらに、自動入金催促機能により、入金期限を過ぎた際に取引先に対して素早く漏れなくメール通知することが可能です。

＞＞請求管理ロボの詳細はこちら＜＜

請求まるなげロボ

・1つのプラットフォームで全ての請求を管理
・入金情報（滞納・未収金）を見える化
・入金遅延・貸し倒れの場合、100％債権を保証

「請求まるなげロボ」は、売掛金100%保証の掛け払いサービスです。企業間取引における与信・請求・集金・入金消込・督促業務を代行します。

与信審査を通過した請求だけではなく、審査に落ちた請求も同じプラットフォームで管理ができます。同じフォーマットでの請求書発行や、クレジットカード決済など複数の決済手段も利用可能です。

さらに、ダッシュボードで回収状況を俯瞰的に可視化することができます。取引先の滞納・未収金状況をリアルタイムに確認可能です。またメール開封履歴・入金履歴など各取引先の状況が確認でき、社内での情報共有もスムーズです。

＞＞請求まるなげロボの詳細はこちら＜＜

マネーフォワード ケッサイ

・掛売りに必要なすべての業務をカバーし請求業務を大幅に削減
・インボイス制度・電子帳簿保存法対応
・IPアドレス制限や2段階認証などで不正ログインを制限

マネーフォワードケッサイは、掛け売りに必要な与信審査・請求書の発行発送・入金管理・未入金フォローなど、請求にかかわるすべてのプロセスを代行するサービスです。

入金消込を行い、未入金の際はお取引様に督促を実施できるため、審査通過取引は100％入金を保証されているのがポイントです。マネーフォワードケッサイの入金管理・未入金フォローで精神的な負担を無くし、本業務に専念することができます。

Paid

・作業は2つで、すべての請求業務を代行
・Web完結でロケーションフリー
・支払い遅延や未入金のリスクなし

Paidは、請求業務の手間を省き未回収をなくすBtoB/企業間の後払い決済サービスです。東証プライム上場企業のグループ会社であり、高い信頼と安心が特徴です。

取引先登録と請求情報の登録の2ステップだけで、あとの与信審査から請求書発行、代金回収、入金管理、催促まですべて代行できるため、請求業務の負担がなくなります。また支払い遅延や未回収の場合はPaidが100％代金を負担するというのもポイントです。

V-ONEクラウド

・入金消込をAI（機械学習）が瞬時に照合
・消込シミュレーション機能搭載
・入金データの自動連携

V-ONEクラウドは、入金消込作業に特化しており、属人化解消・大幅な業務効率化を実現します。販売管理システムのデータと銀行からの入金データを1クリックでAIが照合し、自動で入金消込入力を行います。またチャット・メール機能が搭載されているため、面倒な催促の手間を軽減することが可能です。

手入力や目視の作業などを無くし、入金消込を秒で終わらせたい方におすすめです。

NP掛け払い

・与信から代金回収、保証まで網羅
・API連携サービスの利用で、登録作業も自動化
・業界最安水準の料金設定

NP掛け払いは、未回収保証型の企業間後払い決済サービスで、BtoB決済代行シェアNo.1(2022年10月ミックITリポート調べ)を誇ります。NP掛け払いは口座を毎日確認し、管理画面に反映することで、買い手企業は支払い済みだが管理画面上では未払いであるといったすれ違いを防ぐことが可能です。

買い手企業の倒産や、支払いの遅延が起きた場合も、NP掛け払いにより代金の100%を保証されているため、キャッシュフローに影響が出ないという点もポイントです。

ZAC

・プロジェクト単位での収支の見える化
・未来の売上利益を正確に予測
・IPOを見据えた内部統制の強化

ZACは、案件・契約・プロジェクト単位で業務進行する業種に最適なクラウドERPです。経営管理・商慣習・機能要件に対応した、業種特化のソリューションを提供しているため、システム業、IT業、広告業、クリエイティブ業、イベント業、士業、コンサルティング業等に適しています。

リアルタイムな損益管理で赤字案件を事前に察知することが可能なほか、一元管理により業務の効率化を図ることもできます。プロジェクトごとに収支を管理したい方や、赤字プロジェクトの改善をしたい方へおすすめです。

RP掛け払い決済

・業界最安水準の手数料
・売掛金保証100％
・最短3営業日の入金が可能

RP掛け払い決済とは、決済を含む、与信・請求書作成/送付・集金・入金消込・催促までの業務を代行するサービスです。請求情報をアップロードするだけでその後の業務はすべてPR掛け払い決済に任せられるため、コア業務へ専念することが可能です。

導入後は事前準備からテスト運用、実運用まで打ち合わせ等のサポートが充実しているのもポイントです。毎月の入金が数百件あり、入金消込にかかる手間と時間を削減したい方へおすすめです。

＞＞RP掛け払い決済の詳細はこちら＜＜

freee会計

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自社の課題や規模に合うシステムで、入金消込を自動化しよう

入金消込は、経理担当者にとって負担が大きい業務の一つです。入金消込作業を自動化することで、 人手で行う作業時間を大幅に減らし、集中力低下による人的ミスやモチベーション低下による離職などを防げるでしょう。

システムを活用することで属人化を回避し、担当者の退職により業務が滞るリスク、着服をはじめとする不正のリスクも抑えられます。

ただ、そのためには自社の状況やニーズに合ったシステムを選ぶことが大切です。

本記事で紹介したシステムのなかに気になるものがあったら、まずは公式HPをチェックしてみてください。初期費用や月額料金、詳しいサポート内容など、わからないことがあったら問い合わせをしてみましょう。なるべくたくさんのシステムの情報を集め、自社にとって費用対効果が高いものを選ぶことが大切です。